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Encaminhar Nota Fiscal de Fornecedor para Pagamento

Quem pode encaminhar? - Servidor com perfil de executor nas rotinas do Almoxarifado.

Origem da Nota Fiscal - Aceitar desde que venha de um fornecedor para o qual tenha havido a emissão de uma Nota de Empenho por parte do IFSP, que pode estar vinculado a uma compra de material ou a uma prestação de serviço. A nota fiscal pode ser recebida junto com a entrega do material pelo transportador ou encaminhada pelo fornecedor por e-mail.

Tipos de Nota Fiscal: de Venda ou de Serviço`- O exemplo apresentado a seguir se refere a um contrato de fornecimento de água mineral, classificado como venda e cuja fiscalização  está a cargo do próprio Almoxarifado.

Passo 1 - Receber a Nota Fiscal do Fornecedor e as declarações exigidas por lei

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Passo 2 - Fazer o download dos arquivos anexos ao e-mail do fornecedor:

  • Nota Fiscal - NF:


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  • Declarações:es:

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Passo 3 - Atestar a NF (Tem que ser o fiscal do contrato)

No exemplo deste Tutorial, a aquisição está vinculada a um contrato com cronograma, para o qual o fiscal deverá efetuar o ateste no SUAP, módulo Contrato. Neste caso, o fiscal deverá seguir as orientações apresentadas no Manual do Usuário - Módulo Contratos - subitem 5.2, conforme link: https://drive.ifsp.edu.br/s/CEAfORqTgQyzsT3?path=%2FMANUAIS%20E%20PROCEDIMENTOS%2FSuap#pdfviewer 

O Ateste gera um documento, conforme abaixo, o qual deverá ser anexado ao Processo Eletrônico, que será aberto para o envio da NF para o pagamento.

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Passo 4 - Dar entrada do Material no SUAP - Módulo Almoxarifado, conforme sequência de telas abaixo:

- SISTEMA: SUAP

  • MÓDULO: ADMINISTRAÇÃO
  • PERFIL: Almoxarifado
  • OPÇÃO: Entradas

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  • Capa de EntradaEntrada:

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  • Capa de PagamentoPagamento:

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Passo 5 - Dar saída do Almoxarifado

Somente execute esta etapa imediatamente após a entrada, quando se tratar de material para consumo imediato. 

- SISTEMA: SUAP

  • MÓDULO: ADMINISTRAÇÃO
  • PERFIL: Almoxarifado
  • OPÇÃO: Requisições / Saída de Material para Consumo

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- SISTEMA: SUAP

  • MÓDULO: ADMINISTRAÇÃO
  • PERFIL: Almoxarifado
  • OPÇÃO: Requisições / Buscar Requisições

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  • Nota de FornecimentoFornecimento:
    -
    • assinar

Assinar como Fornecedor e solicitar a assinatura do Solicitante. Manter esta Nota em arquivo na Coordenadoria de Almoxarifado e Patrimônio - CAP. 

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Passo 6 - Abrir Processo Eletrônico para o envio da NF para o pagamento.

Com a NF devidamente atestada e cadastrada no SUAP - Almoxarifado, encaminhar toda a documentação, via processo eletrônico, para a área responsável pelo pagamento.

Documentos a serem encaminhados:

  1. Nota Fiscal - NF
  2. Declarações exigidas por lei, que acompanham a NF 
  3. Despacho do ateste eletrônico do fiscal do contrato
  4. Capa Entrada no Suap
  5. Capa Pagamento

Para abrir o processo eletrônico no SUAP, seguir as orientações das telas abaixo:

- SISTEMA: SUAP

  • MÓDULO: DOCUMENTOS/PROCESSOS
  • PERFIL: Processos Eletrônicos
  • OPÇÃO: Processos

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Inserir os documentos ao processo um a um.

O arquivo de documento inserido deve ser de extensão "pdf".

Cada tipo de documento deve ser devidamente identificado e assinado por senha.

As duas telas que se seguem demonstram a inclusão de um tipo de documento e os dados que devem ser informados:

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Após a inserção de todos os documentos necessários para acompanhar a NF para o respectivo pagamento, encaminhar o processo para a área financeira, com despacho, conforme as 3 telas que se seguem:

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Pronto! O Processo foi encaminhado com sucesso!

IFSP/CAP-ras - 03/08/2020

 

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