[8] Consultar Viagens

A tela Viagens do módulo Frota reúne todas as viagens geradas a partir dos agendamentos deferidos. Nela é possível pesquisar uma viagem, consultar os dados efetivamente registrados (veículo utilizado, horários e odômetro) e acessar as informações do agendamento que deu origem à viagem.

Este manual descreve como acessar a tela, utilizar os filtros, interpretar a listagem e navegar entre os detalhes da viagem e os dados do agendamento.

 

Viagem x Agendamento
O agendamento é a solicitação de uso do veículo, com datas e horários previstos. Depois de autorizado e deferido, ele dá origem a uma viagem, onde ficam registradas as informações realizadas: viatura efetivamente utilizada, horários e odômetro de saída e de chegada.

 

1 - Acessando a tela de Viagens

1.       Acesse o SUAP com sua conta institucional.

2.       No menu lateral, selecione: ADMINISTRAÇÃO → Frota → Viagens → Viagens.

Figura 1 – Caminho no menu lateral do SUAP

O submenu Viagens também reúne as opções Viagens por Período e Passageiro, Cadastro Retroativo, Registrar Saída e Registrar Chegada, que são tratadas em manuais próprios.

Quem pode acessar

A tela de Viagens é exibida apenas para usuários que possuem um dos grupos de permissão do módulo Frota com acesso a essa funcionalidade. Caso não visualize essa opção ou precise de acesso, entre em contato com a PRA (Pró-Reitoria de Administração), setor responsável pela concessão das permissões do módulo Frota.

 

2 - Pesquisando Viagens

A tela apresenta a área de filtros, a navegação por ano e a listagem de viagens:

Figura 2 – Tela de Viagens

2.1 - Filtros de Pesquisa 

Campo

Descrição

Texto

Pesquisa livre, por exemplo, por parte do objetivo, do itinerário ou pela placa da viatura.

Campus

Filtra as viagens de acordo com o campus. Digite parte do nome e selecione na lista.

Viatura

Filtra as viagens realizadas por um veículo específico. Digite a placa ou o modelo e selecione na lista.

 

Após preencher os campos desejados, clique em "Filtrar". Os filtros podem ser combinados entre si para refinar a pesquisa.

2.2 - Navegação por Ano 

Logo abaixo dos filtros são exibidos os anos que possuem viagens registradas. Clique em um ano para exibir somente as viagens daquele período. Abaixo dos anos, a paginação indica a quantidade total de viagens encontradas e permite navegar entre as páginas de resultado.

2.3 - Colunas e Ações da Listagem

Coluna / Ícone

Descrição

Lupa (3)

Abre a página de detalhes da viagem (ver item 3).

Lápis (4)

Abre a tela de edição da viagem.

ID

Número de identificação da viagem.

Viatura

Placa e modelo do veículo.

Objetivo

Finalidade da viagem informada no agendamento.

Itinerário

Trajeto previsto da viagem.

Data de Saída (5)

Data e horário de saída. Os títulos em verde podem ser clicados para ordenar a listagem (crescente ou decrescente).

Data de Chegada

Data e horário de chegada. O traço ( - ) indica que a chegada ainda não foi registrada.

 

3 - Visualizando os Detalhes da Viagem

Ao clicar na lupa, o sistema abre a página Viagem #ID, com os dados gerais da viagem:

Figura 3 – Detalhes da viagem (nomes ocultados)

Campo

Descrição

Solicitante / Data de Solicitação

Quem solicitou a viagem e quando o agendamento foi registrado.

Motoristas

Condutor(es) responsável(is) pela viagem.

Setor

Setor do solicitante.

Viatura Reservada

Veículo reservado no agendamento.

Viatura Utilizada

Veículo efetivamente utilizado na viagem (pode ser diferente do reservado).

Saída / Chegada

Data e horário em que a saída e a chegada foram registradas. O traço ( - ) indica que ainda não houve registro.

Odômetro na Saída / na Chegada

Quilometragem do veículo no início e no fim da viagem.

Objetivo e Itinerário

Finalidade e trajeto da viagem.

Passageiros

Relação das pessoas transportadas.

 

No canto superior direito estão disponíveis dois botões:

•       Editar Viagem (1): abre a tela de edição da viagem.

•       Dados do Agendamento (2): exibe as informações do agendamento que deu origem à viagem (ver item 4).

4 - Consultando os Dados do Agendamento

Ao clicar em "Dados do Agendamento", o sistema exibe a tela Dados do Agendamento da Viagem, com todo o histórico da solicitação: quem pediu, quem autorizou, quem avaliou e o que estava previsto.

Figura 4 – Dados do Agendamento da Viagem (nomes e telefone ocultados)

Abaixo do título, uma etiqueta (1) indica a situação atual da viagem, por exemplo, "Viagem em andamento". Os campos exibidos são:

Campo

Descrição

Solicitante

Quem registrou o agendamento, com data e horário da solicitação.

Responsável / Contato

Pessoa responsável pela viagem e telefone para contato.

Setor

Setor do solicitante.

Chefia / Autorizado

Chefia que analisou o pedido e se a viagem foi autorizada (Sim/Não), com data e horário.

Avaliador / Situação

Quem avaliou o agendamento e o resultado: Deferida, Indeferida, Pendente ou Parcialmente Deferida.

Observações do Avaliador

Comentários registrados na avaliação, quando houver.

Saída Prevista / Chegada Prevista

Datas e horários planejados no agendamento.

Objetivo, Itinerário e Local de Saída

Finalidade, trajeto e ponto de partida previstos.

Viatura Prevista / Motorista(s) Previsto(s)

Veículo e condutor(es) indicados no agendamento.

Quantidade e Lista de Passageiros

Número de passageiros e a relação de nomes informada no agendamento.

 

Previsto x Realizado

Compare esta tela com os detalhes da viagem (item 3): aqui ficam os dados previstos no agendamento; na página da viagem ficam os dados efetivamente registrados. Diferenças entre viatura prevista e utilizada, ou entre horários previstos e registrados, podem ser identificadas por essa comparação.

 

4.1 - Retornar para os Agendamentos 

O botão "Retornar para os Agendamentos" direciona para a tela Agendamentos de Viagens, onde é possível consultar e filtrar os agendamentos por texto, campus, setor e situação, além de adicionar um novo agendamento.

Figura 5 – Tela de Agendamentos de Viagens

O funcionamento completo dessa tela está descrito no manual [3] Agendar Viagem.

5 - Dúvidas e Suporte

Em caso de dúvidas
Em caso de qualquer dúvida sobre o módulo Frota, permissões de acesso ou sobre o cadastro de motoristas temporários, entre em contato com a PRA pelo e-mail pra@ifsp.edu.br.

Encontrou algum problema? Se encontrou algum problema no fluxo de execução do sistema ou alguma informação equivocada neste manual, por favor, entre em contato através de suporte@ifsp.edu.br para reportar a situação.

A solicitação de qualquer melhoria no sistema depende da abertura de um chamado, por parte da própria PRA, junto à equipe de TI.

Elaborado por Karhyne Sousa Padilha de Assis (CDSA/DTI).

Revisado por Antônio Junior de Mattos (CDSA/DTI).