Manual SRP IFSP 2021/2022
1. INTRODUÇÃINTRODUÇÃO
1.1 Com base na Lei nºnº 8.666/1993, no Decreto nºnº 7.892/2013 e nas diretrizes da atual gestãgestão do Instituto Federal de EducaçãEducação, CiêCiência e Tecnologia de SãSão Paulo –– IFSP, os processos de Registro de PreçPreços do IFSP serãserão elaborados conforme disposto neste manual.
1.2 A opçãopção pelo processamento das compras atravéatravés do Sistema de Registro de PreçPreços –– SRP éé fundamentada no inciso II do artigo 15 da Lei nºnº 8.666/1993 e no artigo 3º do Decreto nº 7.892/2013 e justifica-se pelo fato de haver necessidades de contrataçõcontratações frequentes, entregas parceladas, impossibilidade de definir previamente o quantitativo a ser demandado pela AdministraçãAdministração, aléalém de atender a mais de um exercíexercício financeiro, tornar mais áágil as aquisiçõaquisições e favorecer a padronizaçãpadronização dos materiais adquiridos. TambéTambém éé possípossível citar, como fatores determinantes dessa escolha, a reduçãredução do núnúmero de licitaçõlicitações, a reduçãredução de estoques fífísicos e a economia de tempo, recursos tétécnicos e financeiros.
1.3 Para facilitar a leitura deste manual, segue separaçãseparação dos temas que permeiam os processos de Registro de PreçPreços e respectivos tótópicos:
Tema | |
1, 2, 3 e 4 | |
5, 6, 7 e |
|
9 | |
10, 11 e 12 | |
13 e 14 |
2. DA NOMENCLATURA UTILIZADA EM REGISTRO DE PREÇPREÇOS
2.1 Segundo o artigo 2º2º do Decreto nºnº 7.892/2013, que regulamenta o sistema de Registro de PreçPreços, sãsão adotadas as seguintes definiçõdefinições:
I. ““Sistema de Registro de PreçPreços - SRP - conjunto de procedimentos para registro formal de preçpreços relativos àà prestaçãprestação de serviçserviços e aquisiçãaquisição de bens, para contrataçõcontratações futuras;
II. Ata de registro de preçpreços - documento vinculativo, obrigacional, com caracterícaracterística de compromisso para futura contrataçãcontratação, em que se registram os preçpreços, fornecedores, órgãórgãos participantes e condiçõcondições a serem praticadas, conforme as disposiçõdisposições contidas no instrumento convocatóconvocatório e propostas apresentadas;
III. ÓrgãÓrgão gerenciador - órgãórgão ou entidade da administraçãadministração púpública federal responsáresponsável pela conduçãcondução do conjunto de procedimentos para registro de preçpreços e gerenciamento da ata de registro de preçpreços dele decorrente;
IV. ÓrgãÓrgão participante - órgãórgão ou entidade da administraçãadministração púpública que participa dos procedimentos iniciais do Sistema de Registro de PreçPreços e integra a ata de registro de preçpreços;
V. ÓrgãÓrgão nãnão participante - órgãórgão ou entidade da administraçãadministração púpública que, nãnão tendo participado dos procedimentos iniciais da licitaçãlicitação, atendidos os requisitos desta norma, faz adesãadesão àà ata de registro de preçpreços;
VI. Compra nacional - compra ou contrataçãcontratação de bens e serviçserviços, em que o órgãórgão gerenciador conduz os procedimentos para registro de preçpreços destinado àà execuçãexecução descentralizada de programa ou projeto federal, mediante préprévia indicaçãindicação da demanda pelos entes federados beneficiados; e
VII. ÓrgãÓrgão participante de compra nacional - órgãórgão ou entidade da administraçãadministração púpública que, em razãrazão de participaçãparticipação em programa ou projeto federal, éé contemplado no registro de preçpreços independente de manifestaçãmanifestação formal.””
Para um melhor entendimento, seguem definiçõdefinições dentro do IFSP:
1. ÓrgãÓrgão gerenciador = Reitoria do IFSP
2. ÓrgãÓrgão participante = CâCâmpus pleno do IFSP
3. ÓrgãÓrgão participante sem UASG = CâCâmpus avançavançado e própró-reitorias
4. ÓrgãÓrgão participante externo = outros órgãórgãos do Governo Federal que, porventura, manifestem interesse na ata do IFSP
Termos utilizados no sistema governamental - Comprasnet 4.0:
1. IRP = IntençãIntenção de Registro de PreçPreços
2. ManifestaçãManifestação de Interesse = estimativa de quantitativos
3. DAS FASES, ATRIBUIÇÕATRIBUIÇÕES E SETORES RESPONSÁRESPONSÁVEIS
FASE | REALIZADA POR | ||
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Planejamento |
DLA-PRA
CGRP-PRA |
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Planilha de Itens INICIAL |
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Checklist documental e |
Realizar checklist da |
CGRP-PRA |
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(
DLA-PRA e CGRP-PRA ( |
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Minuta da Ata, Minuta do Contrato, Minuta do Edital e |
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COC-PRA
CLT-PRA |
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CLT-PRA
DLA-PRA |
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Assinatura das atas |
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Atas Vigentes |
Gerir
Processos de |
CGRP-PRA
|
|
Atas Vencidas/encerradas |
- | - |
Setores mencionados na tabela acima:
1. DLA-PRA = Diretoria de LogíLogística e AquisiçõAquisições
2. CGRP-PRA = Coordenadoria de GestãGestão de Registro de PreçPreços
3. CLT-PRA = Coordenadoria de LicitaçõLicitações e ContrataçãContratação Direta
4. COC-PRA = Coordenadoria de Contratos
5. CâCâmpus/Setor/ComissãComissão ResponsáResponsável = Figura responsáresponsável por elaborar os documentos do planejamento da contrataçãcontratação, Termo de ReferêReferência, entre outros, para a Reitoria do IFSP
Para cada ano háhá um cronograma especíespecífico dos processo de SRP. Para consultar cronograma do ano vigente, acesse o link a seguir: https://drive.google.com/drive/u/3/folders/1ttFvjGBBcSjsSxK3xJl3dN7pXvku2er_
Para acompanhar o andamento dos processos, acesse a Planilha de Status SRP disponídisponível no link: https://docs.google.com/spreadsheets/d/1JsZEhYOyPF22bcel_djuorOC7L3ksygQ/edit#gid=32864890.
4. DAS RESPONSABILIDADES
4.1 DA DIRETORIA DE LOGÍLOGÍSTICA E AQUISIÇÕAQUISIÇÕES E SETORES CORRELACIONADOS (ÓRGÃÓRGÃO GERENCIADOR):
4.1.1 Promover questionáquestionários/encontros/reuniõreuniões/videoconferêvideoconferências para planejamento das açõações e levantamento de informaçõinformações;
4.1.2 Organizar e coordenar a abertura dos processos eletrôeletrônicos, abertura das IntençõIntenções de Registro de PreçPreços - IRP no sistema e a numeraçãnumeração dos pregõpregões;
4.1.3 Disponibilizar manuais e modelos de documentos que envolvam os processos de registro de preçpreços;
4.1.4 Realizar anáanálise préprévia da documentaçãdocumentação elaborada pelo CâCâmpus/Setor/ComissãComissão responsáresponsável, aléalém dos lançlançamentos realizados no sistema IRP e o preenchimento realizado nas planilhas de itens;
4.1.5 Recepcionar o processo eletrôeletrônico elaborado pelo CâCâmpus/Setor/ComissãComissão responsáresponsável;
4.1.6 Divulgar para toda a comunidade do IFSP, atravéatravés de comunicado, as datas para realizaçãrealização da ManifestaçãManifestação de Interesse/Estimativa de quantitativos e confirmaçãconfirmação da ManifestaçãManifestação de Interesse;
4.1.7 Recepcionar a estimativa de quantitativo e/ou documentos dos ÓrgãÓrgãos participantes sem UASG e ÓrgãÓrgãos participantes externos, de acordo com as informaçõinformações do item 9 do presente manual;
4.1.8 Realizar anáanálise/negociaçãnegociação da ManifestaçãManifestação de Interesse no sistema Comprasnet 4.0 - IRP;
4.1.9 Realizar lançlançamento do quantitativo dos ÓrgãÓrgãos participantes sem UASG no DivulgaçãDivulgação de Compras;
4.1.10 Realizar a conclusãconclusão do processo com o valor total estimado da licitaçãlicitação;
4.1.11 Elaborar minuta da ata de registro de preçpreços e minuta do contrato (se necessánecessário);
4.1.12 Elaborar minuta do edital, solicitar autorizaçãautorização para abertura dos procedimentos licitatólicitatórios e preenchimento do formuláformulário ENQUETES IFSP;
4.1.13 Submeter os autos àà anáanálise juríjurídica, procedendo com as alteraçõalterações das documentaçõdocumentações junto ao CâCâmpus/Setor/ComissãComissão responsáresponsável, caso haja apontamentos da PRF;
4.1.14 Realizar os procedimentos licitatólicitatórios e, quando couber, descentralizar a realizaçãrealização do certame ao câcâmpus responsáresponsável pela elaboraçãelaboração da documentaçãdocumentação;
4.1.15 Realizar homologaçãhomologação dos pregõpregões e convocaçãconvocação dos fornecedores para formaçãformação de cadastro reserva;
4.1.16 Elaborar, coletar assinaturas e publicar no DOU as atas de registro de preçpreços;
4.1.17 Inserir vigêvigência das atas no sistema SIASG (HOD SERPRO);
4.1.18 Divulgar para toda a comunidade do IFSP o iníinício da vigêvigência das atas, atravéatravés de comunicado e atualizaçãatualização da Planilha de Status SRP;
4.1.19 Realizar a gestãgestão das atas de registro de preçpreços (processos de aquisiçõaquisições das própró-reitorias, confirmar quantitativo dos câcâmpus avançavançados no momento das aquisiçõaquisições, autorizar as adesõadesões solicitadas no sistema, remanejar quantitativos, recepcionar solicitaçõsolicitações de alteraçõalterações de marca e/ou modelo e cancelamentos de ata);
4.1.20 Solicitar anáanálise tétécnica ao CâCâmpus/Setor/ComissãComissão responsáresponsável, durante e apóapós a vigêvigência da ata, sobre possípossíveis solicitaçõsolicitações de alteraçãalteração de marca e/ou modelo;
4.1.21 Divulgar para toda a comunidade do IFSP, atravéatravés de comunicado, as informaçõinformações sobre alteraçõalterações de marca e/ou modelo e os cancelamentos de atas.
4.2 DO CÂCÂMPUS, SETOR E COMISSÃCOMISSÃO RESPONSÁRESPONSÁVEL:
4.2.1 Tomar conhecimento dos documentos divulgados pela Reitoria do IFSP com relaçãrelação aos Registros de PreçPreços;
4.2.2 Seguir os manuais e modelos disponibilizados pela Reitoria do IFSP, visando a padronizaçãpadronização dos processos;
4.2.3 Obedecer os prazos estabelecidos no cronograma SRP do ano vigente;
4.2.4 Definir planilha de itens, elaborar documentaçãdocumentação processual, realizar lançlançamento da IRP no sistema e devolver o processo eletrôeletrônico devidamente instruíinstruído com base nas informaçõinformações dos itens 6 e 7 do presente manual;
4.2.5 Se necessánecessário, responder apontamentos da anáanálise juríjurídica;
4.2.6 Realizar os procedimentos licitatólicitatórios e/ou compor a equipe de apoio do pregãpregão;
4.2.7 Realizar anáanálise das propostas e amostras, se for o caso, durante a realizaçãrealização do certames;
4.2.8 Se necessánecessário, elaborar e coletar as assinaturas das atas de registro de preçpreços;
4.2.9 Realizar anáanálise das solicitaçõsolicitações de alteraçãalteração de marca e/ou modelo durante e apóapós o tétérmino da vigêvigência da ata que se enquadrou como responsáresponsável;
4.2.10 Sanar dúdúvidas com relaçãrelação as descriçõdescrições completas, unidade de fornecimento, orçorçamentos, entre outros, durante todo o decorrer dos procedimentos e vigêvigência da ata.
4.3 DO CÂCÂMPUS PLENO, CÂCÂMPUS AVANÇAVANÇADO E PRÓPRÓ-REITORIA (ÓRGÃÓRGÃO PARTICIPANTE/ÓRGÃÓRGÃO PARTICIPANTE SEM UASG)
4.3.1 Tomar conhecimento dos documentos divulgados pela Reitoria do IFSP com relaçãrelação aos Registros de PreçPreços;
4.3.2 Seguir os manuais e modelos disponibilizados pela Reitoria do IFSP, visando a padronizaçãpadronização dos processos;
4.3.3 Realizar anáanálise dos itens constantes nas atas de Registro de PreçPreços do IFSP, visando evitar a duplicidade de itens nos processos de licitaçãlicitação tradicional;
4.3.4 Realizar a manifestaçãmanifestação de interesse/estimativa de quantitativo, no prazo estipulado no comunicado, e documentos de acordo com as informaçõinformações constantes no item 9 do presente manual;
4.3.5 Confirmar a manifestaçãmanifestação de interesse, atravéatravés do sistema Comprasnet 4.0 –– IRP, no prazo estipulado (somente CâCâmpus Pleno);
4.3.6 Montar os processos de participaçãparticipação nos pregõpregões SRP (somente CâCâmpus Pleno);
4.3.7 Montar os processos de aquisiçãaquisição dos itens, no momento oportuno;
4.3.8 Solicitar remanejamentos ao ÓrgãÓrgão Gerenciador, mediante aceite de doaçãdoação de demais órgãórgãos participantes e aceite de alteraçãalteração de local de entrega dos fornecedores envolvidos, conforme disposto na IN SLTI nºnº 06/2014;
4.3.9 Aplicar, garantida a ampla defesa e o contraditócontraditório, as penalidades decorrentes do descumprimento do pactuado na ata de registro de preçpreços ou do descumprimento das obrigaçõobrigações contratuais, em relaçãrelação ààs suas própróprias contrataçõcontratações, informando as ocorrêocorrências ao órgãórgão gerenciador;
4.3.10 Acompanhar pápágina destinada ààs atas de Registro de PreçPreços no Portal do IFSP, aléalém de informativos, comunicados e e-mails encaminhados pelo órgãórgão gerenciador referente a todas as fases dos processos de registro de preçpreços.
5. DA 1ª1ª FASE - PLANEJAMENTO
5.1 A fase de planejamento compreende a realizaçãrealização de reuniãreunião entre a PróPró-Reitoria de AdministraçãAdministração e os câcâmpus do IFSP para definiçãdefinição de quais objetos serãserão registrados em atas de Registro de PreçPreços e os atores responsáresponsáveis por cada objeto.
5.2 As reuniõreuniões acontecem anualmente e os processos elaborados sãsão para o exercíexercício vigente e o subsequente.
5.3 A Reitoria tambétambém ficaráficará encarregada de organizar a abertura dos processos eletrôeletrônicos no SUAP, definir núnúmero de IRP, SRP e encaminhar os processos eletrôeletrônicos para o CâCâmpus/Setor/ComissãComissão responsáresponsável pela elaboraçãelaboração da documentaçãdocumentação.
5.4 Tipo de processo eletrôeletrônico no SUAP: LicitaçãLicitação: PregãPregão EletrôEletrônico-Registro de PreçPreço
6. DA 2ª2ª FASE - PLANILHA DE ITENS INICIAL
6.1 A planilha de itens inicial seráserá composta pelos itens mais adquiridos nas atas de Registro de PreçPreços do IFSP nos úúltimos anos. Para tanto, o CâCâmpus/Setor/ComissãComissão responsáresponsável realizarárealizará estudo das porcentagens adquiridas de cada item nos pregõpregões SRP anteriores com o mesmo objeto.
6.2 O CâCâmpus/Setor/ComissãComissão responsáresponsável poderápoderá realizar a inserçãinserção de novos itens, desde que o item seja de subelemento igual ou similar ao objeto do processo.
6.3 Caso haja dúdúvida na classificaçãclassificação da natureza de despesa dos itens, o CâCâmpus/Setor/ComissãComissão responsáresponsável deve consultar o Plano de Contas e/ou o setor orçamentáorçamentário do câcâmpus ou da Reitoria.
6.4 A planilha de itens inicial deve conter:
I. NúNúmero do item;
II. DescriçãDescrição SUMÁSUMÁRIA (caracterícaracterísticas bábásicas do item) e
III. Unidade de medida.
6.5 O modelo de planilha de itens de cada SRP estáestá disposto na coluna "NºNº SRP" da Planilha de Status SRP -https://docs.google.com/spreadsheets/d/1JsZEhYOyPF22bcel_djuorOC7L3ksygQ/edit#gid=32864890.
Para solicitar o acesso a ediçãedição da planilha, CLIQUE nos 3 pontinhos no canto direito superior e CLIQUE em solicitar acesso ou mande um e-mail para dla@ifsp.gestaosrp@ifsp.edu.br, solicitando acesso a ediçãedição da planilha de itens SRP XX/20XX e o endereçendereço de e-mail do servidorservidor. (gmail)O acesso será liberado somente para os servidores que seráfazem liberadoparte odas acesso.áreas PAREItécnica AQUIe administrativa da licitação.
ATENÇÃATENÇÃO: Indicamos que cada planilha nãnão ultrapasse 150 itens.
7. DA 3ª3ª FASE - LANÇLANÇAMENTO DOS ITENS NO COMPRASNET 4.0 E DEVOLUÇÃDEVOLUÇÃO DO PROCESSO ELETRÔELETRÔNICO
7.1 DA ELABORAÇÃELABORAÇÃO DA PLANILHA DE ITENS FINAL
7.1.1 Para continuidade do processo, o CâCâmpus/Setor/ComissãComissão responsáresponsável deverádeverá preencher todas as colunas da planilha de itens disponibilizada na coluna "NºNº SRP" da Planilha de Status SRP - Link: https://docs.google.com/spreadsheets/d/1ksX4tkKDgqiZh97I4R9BMaAH7qTUlDka/1JsZEhYOyPF22bcel_djuorOC7L3ksygQ/edit#gid=32864890.1677637799
Em caso de dúdúvidas no preenchimento das informaçõinformações constantes na planilha de itens, consultar ANEXO I - PREENCHIMENTO DA PLANILHA DE ITENS.
7.2 DA ELABORAÇÃELABORAÇÃO DA DOCUMENTAÇÃDOCUMENTAÇÃO PROCESSUAL
7.2.1 Para fins de instruçãinstrução processual, o CâCâmpus/Setor/ComissãComissão responsáresponsável deverádeverá elaborar os documentos da tabela abaixo.
ATENÇÃATENÇÃO: Antes de finalizar os documentos e coletar as assinaturas, realizar a ANÁANÁLISE PRÉPRÉVIA descrita no item 7.4 deste manual.
Ordem | Documento | Embasamento legal | Modelos e Manuais | Assinaturas |
1 |
Documento de Documento de |
IN SLTI |
|
Requisitante (PRA) e indicados para representar |
2 |
Estudo |
IN SEGES |
Manual ETP Digital |
Equipe de Planejamento |
3 |
Mapa de Riscos (se
Mapa de Gerenciamento de Riscos - MGR (TIC) |
IN SLTI |
|
Equipe de Planejamento |
4 | Termo de |
Decreto |
Modelo SUAP TR - |
|
5 | - |
|
||
6 | Pesquisa de |
IN SEGES |
- |
- |
7 | Mapa Comparativo | - | Colunas: Item, CATMAT, |
|
8 | IN SEGES |
|
||
9 | - | |
A equipe de planejamento éé composta por, no mímínimo, um representante da áárea requisitante, um representante da áárea tétécnica e um representante da áárea administrativa.
7.3 DO LANÇLANÇAMENTO DA IRP NO SISTEMA COMPRASNET 4.0
7.3.1 As orientaçõorientações para a realizaçãrealização do lançlançamento dos itens no mómódulo IRP estãestão dispostas no ANEXO II –– LANÇLANÇAMENTO IRP.
7.4 DA ANÁANÁLISE PRÉPRÉVIA DA DOCUMENTAÇÃDOCUMENTAÇÃO PELA CGRP-PRA
7.4.1 ApóApós a elaboraçãelaboração de toda a documentaçãdocumentação e lançlançamento da IRP no sistema, o CâCâmpus/Setor/ComissãComissão responsáresponsável deverádeverá encaminhar um e-mail para gestaosrp@ifsp.edu.br com todos os links dos documentos eletrôeletrônicos e núnúmero do ETPD lançlançado no sistema. NãNão se faz necessánecessário o encaminhamento da pesquisa de preçpreços.
NãNão esqueçesqueça de realizar o compartilhamento do documento eletrôeletrônico no SUAP com o setor CPCA-PRA para possibilitar a visualizaçãvisualização.
7.5 DA MONTAGEM E DEVOLUÇÃDEVOLUÇÃO DO PROCESSO ELETRÔELETRÔNICO
7.5.1 ApóApós anáanálise préprévia da documentaçãdocumentação e possípossíveis ajustes, o CâCâmpus/Setor/ComissãComissão responsáresponsável realizarárealizará a instruçãinstrução processual com os documentos constantes na tabela 7.2.1 deste manual na ordem indicada.
7.5.2 Encaminhar o processo eletrôeletrônico para CGRP-PRA no SUAP.
8. DO CHECKLIST DOCUMENTAL E CONFERÊCONFERÊNCIA DO LANÇLANÇAMENTO DA IRP
8.1 A CGRP-PRA iráirá realizar checklist da documentaçãdocumentação inserida no processo eletrôeletrônico, conferêconferência do lançlançamento da IRP no sistema Comprasnet 4.0, divulgaçãdivulgação da IRP no sistema e envio de comunicado para abertura para ManifestaçãManifestação de Interesse/Estimativa de Quantitativo.
9. DA ESTIMATIVA DE QUANTITATIVOS, ANÁANÁLISE/NEGOCIAÇÃNEGOCIAÇÃO E CONFIRMAÇÃCONFIRMAÇÃO DA IRP
9.1 ORGÃORGÃO GERENCIADOR (REITORIA)
9.1.1 A Reitoria do IFSP conduziráconduzirá o processo licitatólicitatório como ÓrgãÓrgão Gerenciador da ata de Registro de PreçPreços.
9.1.2 Os quantitativos dos câcâmpus avançavançados e própró-reitorias comporãcomporão a estimativa do ÓrgãÓrgão Gerenciador.
9.1.3 Nesta etapa, o ÓrgãÓrgão Gerenciador iráirá recepcionar as estimativas de quantitativo dos ÓrgãÓrgãos participantes e documentos, de acordo com o enquadramento de cada um, conforme itens 9.2 a 9.5 deste manual.
9.1.4 A realizaçãrealização da anáanálise/negociaçãnegociação dentro do sistema éé exclusiva do ÓrgãÓrgão Gerenciador.
9.1.5 ApóApós anáanálise/negociaçãnegociação, o ÓrgãÓrgão Gerenciador encaminharáencaminhará comunicado sobre a ConfirmaçãConfirmação da ManifestaçãManifestação de Interesse aos ÓrgãÓrgãos Participantes.
9.1.6 A estimativa de quantitativos dos ÓrgãÓrgãos Participantes sem UASG serãserão inseridas no DivulgaçãDivulgação de Compras.
9.1.7 A montagem do processo seráserá concluíconcluída com o valor total estimado da licitaçãlicitação.
9.2 ÓRGÃÓRGÃO PARTICIPANTE (CÂCÂMPUS PLENO E ÓRGÃÓRGÃOS EXTERNOS)
9.2.1 Os CâCâmpus plenos figurarãfigurarão como ÓrgãÓrgão Participante da ata de Registro de PreçPreços e deverãdeverão realizar suas ManifestaçõManifestações de Interesse (estimativa), exclusivamente, pelo sistema governamental Comprasnet 4.0 - IRP.
9.2.2 No sistema Comprasnet 4.0 - IRP deverádeverá ser anexado termo de concordâconcordância com o objeto a ser licitado, inclusive quanto aos quantitativos e termo de referêreferência de acordo com o Art. 5º5º, inciso V do Decreto nºnº 7.892/2013.
PARA OS ÓRGÃÓRGÃOS PARTICIPANTES EXTERNOS
No sistema Comprasnet 4.0 - IRP deverádeverá ser anexado:
1) termo de concordâconcordância com o objeto a ser licitado, inclusive quanto aos quantitativos e termo de referêreferência de acordo com o Art. 5º5º, inciso V do Decreto nºnº 7.892/2013; e
2) endereçendereço completo dos locais de entrega.
9.2.3 ÉÉ de responsabilidade do Órgão do Órgão Participante:
I. A inserçãinserção da demanda no Plano Anual de ContrataçõContratações - PAC de suas respectivas respectivas Unidades Administrativas de ServiçServiços Gerais - UASG para que haja alinhamento entre a contrataçãcontratação e o planejamento
II. ElaboraçãElaboração do Documento de FormalizaçãFormalização de Demanda - DFD - https://suap.ifsp.edu.br/documento_eletronico/visualizar_documento/182457/
III. ElaboraçãElaboração do Estudo TéTécnico Preliminar Digital - ETPD
9.2.4 O ÓrgãÓrgão Gerenciador nãnão recepcionarárecepcionará os documentos acima elencados no momento da ManifestaçãManifestação de Interesse. PoréPorém, caso haja auditoria auditoria externa, os documentos poderão poderão ser solicitados a qualquer momento.
Em caso de dúdúvidas para realizaçãrealização da ManifestaçãManifestação de Interesse e ConfirmaçãConfirmação da ManifestaçãManifestação de Interesse no sistema Comprasnet 4.0 - IRP, consultar ANEXO III –– MANIFESTAÇÃMANIFESTAÇÃO DE INTERESSE E CONFIRMAÇÃCONFIRMAÇÃO.
RECOMENDAÇÃRECOMENDAÇÃO: Para confirmar o envio da ManifestaçãManifestação de Interesse ao ÓrgãÓrgão Gerenciador, consultar: Compranest 4.0 - IRP > Quadro IRP > Filtro de UASG e NúNúmero de IRP > A UASG participante deve constar na Lista de Gestor de Compras Interessado no campo ManifestaçõManifestações de Interesse da IRP.
ATENÇÃATENÇÃO: NãNão serãserão aceitas demandas dos CâCâmpus Plenos por e-mail, ofíofício ou por upload de arquivos no drive do IFSP.
9.2.5 ApóApós finalizado o prazo para envio das ManifestaçõManifestações de Interesse, seráserá realizada a etapa de AnáAnálise/NegociaçãNegociação pelo ÓrgãÓrgão Gerenciador.
9.2.6 O ÓrgãÓrgão Participante receberáreceberá um comunicado contendo o prazo de 2 (dois) dias úúteis para realizaçãrealização da CONFIRMAÇÃCONFIRMAÇÃO da ManifestaçãManifestação de Interesse. Caso o ÓrgãÓrgão Participante nãnão realize a confirmaçãconfirmação, via sistema, todo o quantitativo inserido seráserá excluíexcluído da IRP.
9.2.7 Indicamos a todos os ÓrgãÓrgãos Participantes da IRP que instruam um Processo de ParticipaçãParticipação para cada IRP em que Manifestar Interesse com, no mímínimo, os seguintes documentos:
-
-
-
-
-
- Tipo de processo
eletrôeletrônico no SUAP:LicitaçãLicitação:ParticipaçãParticipação em ata RP
- Tipo de processo
- Documento de
FormalizaçãFormalização de Demanda - DFD - Estudo
TéTécnico Preliminar Digital - ETPD - Estudo de demanda (se houver)
- Termo de
ReferêReferência e seusapêapêndices - Resumo da
ManifestaçãManifestação de Interesse - Quadro IRP
- Edital e anexos
- Resultado por fornecedor
- Documento de
-
-
-
-
9.2.8 A instruçãinstrução do processo de participaçãparticipação seráserá realizada conforme o andamento dos processos.
9.3 ÓRGÃÓRGÃO PARTICIPANTE SEM UASG (CÂCÂMPUS AVANÇAVANÇADO)
9.3.1 1 A Reitoria do IFSP conduziráconduzirá o processo licitatólicitatório como ÓrgãÓrgão Gerenciador da ata da ata de Registro de PreçPreços e os quantitativos dos câcâmpus avançavançados comporãcomporão a estimativa da Reitoria.
9.3.2 Os câcâmpus avançavançados devem realizar sua estimativa de quantitativo atravéatravés de upload dos documentos abaixo elencados no link https://drive.ifsp.edu.br/s/ETIcVPBThPlFaJw:
I. Planilha de itens com estimativa (sem excluir cécélulas). Arquivo Arquivo no formato .xls ou .xlsx e nomeado com a sigla do câcâmpus, núnúmero e ano da da SRP (ex.: JND - SRP 02_2021)
II. Documento de FormalizaçãFormalização de Demanda - DFD - https://suap.ifsp.edu.br/documento_eletronico/visualizar_documento/182457/
III. Estudo TéTécnico Preliminar Digital - ETPD
9.3.3 ÉÉ de responsabilidade do câcâmpus avançavançado, a inserçãinserção da demanda no Plano Anual de ContrataçõContratações - PAC para que haja alinhamento entre a contrataçãcontratação e o planejamento.
9.4 ÓRGÃÓRGÃO PARTICIPANTE SEM UASG (PRÓPRÓ-REITORIA)
9.4.1 Os setores da Reitoria devem realizar sua estimativa de quantitativo atravéatravés de upload dos documentos abaixo elencados no link https://drive.ifsp.edu.br/s/ETIcVPBThPlFaJw:
I. Planilha de itens com estimativa (sem excluir cécélulas). Arquivo no formato .xls ou .xlsx e nomeado com a sigla do setor, núnúmero e ano da da SRP (ex.: DGP_PRD - SRP 02_2021)
II. Documento de FormalizaçãFormalização de Demanda - DFD - https://suap.ifsp.edu.br/documento_eletronico/visualizar_documento/182457/
9.4.2 ÉÉ de responsabilidade do setor requisitante, solicitar a inserçãinserção da demanda no Plano Anual de ContrataçõContratações - PAC para que haja alinhamento entre a contrataçãcontratação e o planejamento. Para maiores informaçõinformações entre em contato com a CPCA-PRA atravéatravés do e-mail planejamentocontratacao@ifsp.edu.br.
10. DA MINUTA DA ATA DE REGISTRO DE PREÇPREÇOS, DA MINUTA DO EDITAL E DA ANÁANÁLISE JURÍDICA JURÍDICA
10.1 As minutas da ata de registro de preçpreços e do contrato (se necessánecessário) serãserão elaboradas pela Coordenadoria de Contratos (COC-PRA).
10.2 A minuta do edital, a autorizaçãautorização para abertura dos procedimentos licitatólicitatórios, o preenchimento do formuláformulário ENQUETES IFSP e o envio para a anáanálise juríjurídica seráserá realizado pela Coordenadoria de LicitaçõLicitações e ContrataçãContratação Direta (CLT-PRA).
Utilizar minutas padrãpadrão da AGU disponídisponíveis em https://www.gov.br/agu/pt-br/composicao/consultoria-geral-da-uniao-1/modelos-de-convenios-licitacoes-e-contratos/modelos-de-licitacoes-e-contratos.
10.3 Caso haja apontamentos no parecer realizado pela Procuradoria Regional Federal - PRF, o processo eletrôeletrônico deverádeverá:
10.3.1 Ser tramitado para a Coordenadoria de Planejamento de ContrataçõContratações e AquisiçõAquisições (CPCA-PRA) quando os apontamentos realizados forem pertinentes aos documentos de planejamento da contrataçãcontratação para realizaçãrealização das adequaçõadequações junto ao CâCâmpus/setor/comissãcomissão responsáresponsável;
10.3.2 Ser tramitado para a Coordenadoria de Contratos (COC-PRA) quando os apontamentos realizados forem pertinentes as minutas de ata de registro de preçpreços ou minuta de contratos para realizaçãrealização das adequaçõadequações;
10.3.3 Ser adequado quando os apontamentos realizados forem pertinentes a minuta do edital.
11. DA LICITAÇÃLICITAÇÃO
11.1 A realizaçãrealização dos procedimentos licitatólicitatórios poderápoderá ocorrer pela Reitoria do IFSP ou pelo CâCâmpus responsáresponsável pela elaboraçãelaboração da documentaçãdocumentação inicial.
11.2 A anáanálise das propostas e amostras serãserão realizadas exclusivamente pelo CâCâmpus/setor/comissãcomissão responsáresponsável que elaborou a documentaçãdocumentação do processo.
11.3 A homologaçãhomologação e convocaçãconvocação dos fornecedores para o cadastro reserva seráserá realizada pela Reitoria do IFSP.
12. DA ASSINATURA DAS ATAS
12.1 A elaboraçãelaboração das atas de registro de preçpreços e a coleta das assinaturas poderãpoderão ser descentralizadas para o CâCâmpus/Setor/ComissãComissão ResponsáResponsável, caso haja necessidade.
12.2 O ÓrgãÓrgão Gerenciador deve realizar a inserçãinserção da data de vigêvigência da ata no sistema SERPRO HOD.
12.3 O ÓrgãÓrgão Gerenciador deverádeverá publicar as atas de registro de preçpreços no DiáDiário Oficial da UniãUnião - DOU.
Passo a passo para inserçãinserção da vigêvigência da ata: https://drive.google.com/file/d/1MM-hSKqEOMdaBSlNMcMEIPB51BnExJ7Q/view?usp=sharing
13. DAS ATAS VIGENTES
13.1 ÓRGÃÓRGÃO GERENCIADOR (DLA-PRA)
13.1.1 A cada disponibilizaçãdisponibilização de processo de Registro de PreçPreços vigente, a DLA-PRA iráirá realizar a atualizaçãatualização Planilha de Status SRP e envio de comunicado de ata vigente para todo o IFSP.
13.1.2 Durante a vigêvigência da ata, a DLA-PRA iráirá recepcionar os processos eletrôeletrônicos de aquisiçãaquisição dos CâCâmpus avançavançados e própró-reitorias, via SUAP.
13.1.3 DO REMANEJAMENTO DE QUANTITATIVO
13.1.3.1 A DLA-PRA realizarárealizará os remanejamentos de quantitativos para todo o IFSP. As solicitaçõsolicitações de remanejamento devem ser direcionadas ao endereçendereço de e-mail gestaosrp@ifsp.edu.br com as seguintes informaçõinformações:
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- Aceite da UASG de Origem
- Aceite do fornecedor
beneficiábeneficiário da ata (em caso dealteraçãalteração do local de entrega) - SRP XX/20XX
NúNúmero da UASG OrigemNúNúmero da UASG DestinoNúNúmero do item e respectiva quantidade
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13.1.3.2 Para consultar os quantitativos de todas as atas de Registro de PreçPreços, acesse www.gov.br/compras > Consultas > GestãGestão de Ata de Registro de PreçPreços - https://www2.comprasnet.gov.br/siasgnet-atasrp/public/principal.do
Lembrando: InstruçãInstrução Normativa SLTI nºnº 6/2014, artigo 2º2º, §4º§4º - Caso o remanejamento seja feito entre órgãórgãos de Estados ou MunicíMunicípios distintos, caberácaberá ao fornecedor beneficiábeneficiário da Ata de Registro de PreçPreços, observadas as condiçõcondições nela estabelecidas, optar pela aceitaçãaceitação ou nãnão do fornecimento decorrente do remanejamento dos itens.
Entenda:
UASG Origem éé a UASG que estáestá cedendo o quantitativo.
UASG Destino éé a UASG que estaráestará recebendo o quantitativo.
13.1.4 SOLICITAÇÕSOLICITAÇÕES DE ADESÃADESÃO RECEBIDAS
13.1.4.1 Durante a vigêvigência da ata, a DLA-PRA iráirá realizar as aprovaçõaprovações de adesõadesões como ÓrgãÓrgão Gerenciador a cada 15 dias no sistema Comprasnet 4.0 - GestãGestão de Ata SRP.
13.1.5 SOLICITAÇÃSOLICITAÇÃO DE ADESÃADESÃO ENVIADAS (PróPró-reitorias)
13.1.5.1 A DLA-PRA solicitarásolicitará adesõadesões a atas gerenciadas por outros órgãórgãos, via sistema, para as própró-reitorias, mediante o envio das seguintes informaçõinformações para o endereçendereço de e-mail gestaosrp@ifsp.edu.br:
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NúNúmero da UASG Gerenciadora daLicitaçãLicitaçãoNúNúmero e ano dalicitaçãlicitação - PR XX/20XXNúNúmero do item e respectiva quantidadeNúNúmero do processo de compra- Justificativa para a
adesãadesão - Respostas das perguntas:
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Pergunta 01 - Foi realizada ampla pesquisa de mercado e, quando couber, elaboradas as respectivas
especificaçõespecificações ou termo dereferêreferência ou projetobábásico ou planejamento dacontrataçãcontratação? -
Pergunta 02 - Houve
anuêanuência do fornecedorbeneficiábeneficiário da ata de registro depreçpreços? -
Pergunta 03 - O local de entrega desejado para o item
éé igual ao informado no edital? -
Se resposta
nãnão para a pergunta 03 - O fornecedorestáestá ciente e de acordo que o local de entrega desejado para o iteméé diferente do informado no edital?
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13.1.6 A DLA-PRA, por meio da Coordenadoria de Contratos, iráirá gerir as possípossíveis alteraçõalterações de marca/modelo/valor e cancelamentos solicitados pelos fornecedores detentores das atas de registro de preçpreços. Favor redirecionar as solicitaçõsolicitações ao endereçendereço de e-mail contratos@ifsp.edu.br.
13.1.6.1 Para realizaçãrealização da formalizaçãformalização do pedido de alteraçãalteração de marca e modelo, o fornecedor deverádeverá enviar:
I - Carta em papel timbrado, devidamente assinada, contendo a identificaçãidentificação do pregãpregão, dos itens para os quais se solicita a alteraçãalteração de marca/modelo e a devida fundamentaçãfundamentação para a solicitaçãsolicitação (obrigatóobrigatório);
II- Folder, catácatálogo ou descriçãdescrição tétécnica do novo produto ofertado em substituiçãsubstituição ao produto originalmente licitado, para anáanálise da áárea tétécnica (obrigatóobrigatório);
III - DeclaraçãDeclaração do fabricante, do distribuidor ou do importador, referendando a alegaçãalegação fundamentada no pedido de troca (nos casos de itens descontinuados/fora de linha).
Lembrando: O novo produto ofertado deverádeverá atender, por forçforça de lei, aos seguintes quesitos, concomitantemente:
1) Ter qualidade e especificaçõespecificações tétécnicas iguais ou superiores ààs do produto originalmente licitado;
2) Ter preçpreço igual ou superior ao produto originalmente licitado.
13.1.6.2 Para realizaçãrealização da formalizaçãformalização do pedido de reequilíreequilíbrio econôeconômico financeiro, o fornecedor deverádeverá enviar:
I - Carta em papel timbrado, devidamente assinada, contendo a identificaçãidentificação do pregãpregão, relaçãrelação dos itens para os quais se solicita a revisãrevisão de preçpreços, relato dos motivos que ocasionaram o desequilídesequilíbrio econôeconômico-financeiro e o aumento pretendido para cada item (obrigatóobrigatório);
II - Memorial de cácálculos, inicial e atual, onde serãserão demonstradas as composiçõcomposições de todos os custos considerados para a confecçãconfecção dos preçpreços, tais como, o custo do bem adquirido, de impostos e transporte; as taxas, a margem de lucro, valores de comissãcomissão, etc (opcional);
III - InformaçõInformações que justifiquem que a proposta apresentada na éépoca da licitaçãlicitação era economicamente viáviável (nota fiscal do produto da éépoca da apresentaçãapresentação da proposta e tabela de preçpreços do fabricante, como exemplos) (opcional);
IV - InformaçõInformações que justifiquem o reajuste pretendido (como exemplos: informaçãinformação do fabricante sobre o aumento dos preçpreços, nota fiscal de compra do produto na éépoca da solicitaçãsolicitação de revisãrevisão de preçpreços) (opcional).
13.1.6.3 Para realizaçãrealização da formalizaçãformalização do pedido de liberaçãliberação do compromisso de fornecimento do Registro de PreçPreços firmado junto ao IFSP, o fornecedor deverádeverá enviar:
I - SolicitaçãSolicitação em papel timbrado, devidamente assinada, contendo a identificaçãidentificação do pregãpregão, dos itens para os quais se solicita a liberaçãliberação do compromisso e os motivos que justifiquem a solicitaçãsolicitação (obrigatóobrigatório);
II - CóCópias de documentos que comprovem a ocorrêocorrência de fato superveniente (opcional).
13.2 ÓRGÃÓRGÃO PARTICIPANTE
13.2.1 Para a abertura de processos de aquisiçãaquisição durante a vigêvigência da ata, o requisitante deve se certificar que possui quantitativo para tal aquisiçãaquisição.
13.2.2 Caso nãnão tenha quantitativo, proceder com a solicitaçãsolicitação de remanejamento constante no item 13.1.3 deste manual.
13.2.3 Indicamos instruir os processos de aquisiçõaquisições de atas de Registro de PreçPreços com, no mímínimo, os seguintes documentos:
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- Tipo de processo
eletrôeletrônico no SUAP:LicitaçãLicitação:AquisiçãAquisição atas vigentes - Gerenciador e Participante
- Tipo de processo
OfíOfício desolicitaçãsolicitação deaquisiçãaquisição -CâCâmpusAvançAvançados e setores da Reitoria - https://suap.ifsp.edu.br/documento_eletronico/visualizar_documento/185290/ououOfíOfício desolicitaçãsolicitação deaquisiçãaquisição -CâCâmpus Pleno -https://suap.ifsp.edu.br/documento_eletronico/visualizar_documento/185294/- Planilha de
aquisiçãaquisição - Modelo - https://docs.google.com/spreadsheets/d/1hpa0e-DIk91qm_U6y_Tg_7eGeijFmUKnOWKo5Kc4eCM/edit#gid=0
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Para uma melhor organizaçãorganização, indicamos relacionar o processo de aquisiçãaquisição ao processo de participaçãparticipação aberto conforme item 9.2.7 (somente CâCâmpus Pleno).
14. DAS ATAS VENCIDAS/ENCERRADAS
14.1 As atas de registro de preçpreços vencidas servirãservirão de base para estudo de demanda e elaboraçãelaboração das novas atas de registro de preçpreços nos anos subsequentes.
CONSIDERAÇÕCONSIDERAÇÕES FINAIS
- Este manual tem a finalidade de padronizar os procedimentos dos
PregõPregões de Registro dePreçPreços, definindo as fases processuais, que compreendem desde a montagem dos processos originaisatéaté avigêvigência da ata, para uma melhorcompreensãcompreensão eorganizaçãorganização dagestãgestão administrativa do IFSP, visandoààdescentralizaçãdescentralização de algumasprápráticas operacionais; - Todas as condutas tomadas pelos desenvolvedores e executores dos procedimentos dos Registros de
PreçPreços devem ter por base a Lein°n° 8.666/1993, Leinºnº 10.520/2002, Decretonºnº 7.892/2013 e demais diplomas legais pertinentes; - Toda a
comunicaçãcomunicação entre a DLA e oscâcâmpus sedarádará por meio dosendereçendereços de e-mail institucionais adm.sigladocâsigladocâmpus@ifsp.edu.br; e - Em caso de
dúdúvidas, entrar em contato com a Diretoria deLogíLogística eAquisiçõAquisições - DLAatravéatravés doendereçendereço de e-mail dla@ifsp.edu.br.
Elaborado por DLA-PRA - VersãVersão atualizada em MAIO/2021