Manual SRP 2021
1. INTRODUÇÃO
1.1 Com base na Lei nº 8.666/1993, no Decreto nº 7.892/2013 e nas diretrizes da atual gestão do Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia de São Paulo – IFSP, os processos de Registro de Preços do IFSP serão elaborados conforme disposto neste manual.
1.2 A opção pelo processamento das compras através do Sistema de Registro de Preços – SRP é fundamentada no inciso II do artigo 15 da Lei nº 8.666/1993 e justifica-se pelo fato de haver necessidades de contratações frequentes, entregas parceladas, impossibilidade de definir previamente o quantitativo a ser demandado pela Administração, além de atender a mais de um exercício financeiro, tornar mais ágil as aquisições e favorecer a padronização dos materiais adquiridos. Também é possível citar, como fatores determinantes dessa escolha, a redução do número de licitações, a redução de estoques físicos e a economia de tempo, recursos técnicos e financeiros.
1.3 Para facilitar a leitura, segue separação dos temas que permeiam os processos de Registro de Preços e respectivos tópicos do presente manual:
| Tema | Tópicos |
| Conteúdo comum a todos os temas | 1, 2, 3 e 4 |
| Elaboração de novas atas | 5, 6, 7 e 8 |
| Manifestação de Interesse | 9 |
| Licitação e assinatura de atas | 10, 11 e 12 |
| Gestão de atas vigentes | 13 e 14 |
2. DA NOMENCLATURA UTILIZADA EM REGISTRO DE PREÇOS
2.1 Segundo o artigo 2º do Decreto nº 7.892/2013, que regulamenta o sistema de Registro de Preços, são adotadas as seguintes definições:
I. “Sistema de Registro de Preços - conjunto de procedimentos para registro formal de preços relativos à prestação de serviços e aquisição de bens, para contratações futuras;
II. Ata de registro de preços - documento vinculativo, obrigacional, com característica de compromisso para futura contratação, em que se registram os preços, fornecedores, órgãos participantes e condições a serem praticadas, conforme as disposições contidas no instrumento convocatório e propostas apresentadas;
III. Órgão gerenciador - órgão ou entidade da administração pública federal responsável pela condução do conjunto de procedimentos para registro de preços e gerenciamento da ata de registro de preços dele decorrente;
IV. Órgão participante - órgão ou entidade da administração pública que participa dos procedimentos iniciais do Sistema de Registro de Preços e integra a ata de registro de preços;
V. Órgão não participante - órgão ou entidade da administração pública que, não tendo participado dos procedimentos iniciais da licitação, atendidos os requisitos desta norma, faz adesão à ata de registro de preços;
VI. Compra nacional - compra ou contratação de bens e serviços, em que o órgão gerenciador conduz os procedimentos para registro de preços destinado à execução descentralizada de programa ou projeto federal, mediante prévia indicação da demanda pelos entes federados beneficiados; e
VII. Órgão participante de compra nacional - órgão ou entidade da administração pública que, em razão de participação em programa ou projeto federal, é contemplado no registro de preços independente de manifestação formal.”
3. DAS FASES, ATRIBUIÇÕES E SETORES RESPONSÁVEIS
| FASE | DESCRIÇÃO | ATRIBUIÇÕES | REALIZADA POR |
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1ª |
Planejamento |
Reunião de planejamento + definição dos objetos dos processos + definição dos responsáveis pela elaboração do processo + abertura e organização IRP, SRP e processos eletrônicos |
DLA-PRA
CPCA-PRA |
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2ª |
Planilha de Itens INICIAL |
Definição da planilha de itens INICIAL |
CÂMPUS/SETOR/COMISSÃO RESPONSÁVEL |
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3ª |
Lançamento dos itens no Comprasnet 4.0 - IRP e devolução do processo eletrônico |
Elaboração da planilha de itens FINAL + elaboração da documentação processual + lançamento IRP no sistema + análise prévia da documentação pela CPCA-PRA + montagem e devolução do processo eletrônico |
CÂMPUS/SETOR/COMISSÃO RESPONSÁVEL |
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4ª |
Checklist documental e conferência do lançamento da IRP |
Realizar checklist da documentação inserida no processo eletrônico + conferência do lançamento na IRP + comunicado de abertura para Manifestação de Interesse/Estimativa de quantitativo. |
CPCA-PRA |
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5ª |
Manifestação de Interesse/Estimativa de quantitativo, análise/negociação e confirmação da IRP |
Órgão Participante - Manifestação de interesse no sistema IRP + confirmação da manifestação de interesse no sistema IRP + montagem do processo de participação
Órgão Participante (sem UASG) - Manifestação de interesse por trâmites internos
Órgão Gerenciador - Disponibilizar IRP para manifestação de interesse + realizar análise e negociação + comunicado para confirmação da participação + inserção dos quantitativos dos câmpus avançados e pró-reitorias no Divulgação de Compras + atualizar processo com valor total estimado |
CÂMPUS PLENO (Órgão Participante)
CÂMPUS AVANÇADOS E PRÓ-REITORIAS
DLA-PRA e CPCA-PRA (Órgão Gerenciador) |
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6ª |
Minuta da Ata, Minuta do Edital e Análise jurídica |
Elaboração da Minuta da Ata de Registro de Preços e Minuta de Contrato (se necessário)
Elaboração da Minuta do Edital + envio para análise jurídica + realizar adequações (se necessário) junto aos responsáveis |
COC-PRA
CLT-PRA |
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7ª |
Licitação |
Publicação no DOU + realização do certame licitatório + análise das propostas + análise de amostras (se necessário) + habilitação do fornecedor + homologação + convocação de fornecedores para formação de cadastro reserva |
CLT-PRA
CÂMPUS/SETOR/COMISSÃO RESPONSÁVEL
DLA-PRA |
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8ª |
Assinatura das atas |
Elaboração das atas + coleta de assinaturas + validade da ata no sistema + publicação no DOU |
COC-PRA |
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9ª |
Atas Vigentes |
Atualização Planilha de Status SRP + comunicado de ata vigente + recepcionar processos de aquisição dos câmpus avançados e pró-reitorias + remanejamento de quantitativo de todo o IFSP + aprovar adesões como Órgão Gerenciador + solicitar adesões para Pró-Reitorias
Gerir possíveis alterações de marca/modelo/valor e cancelamentos solicitados pelos fornecedores detentores das atas |
DLA-PRA
COC-PRA |
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10ª |
Atas Vencidas/encerradas |
- | - |
Para cada ano há um cronograma específico para as fases da SRP. Para consultar cronograma do ano vigente, acesse o link a seguir: https://drive.ifsp.edu.br/s/uvrQPC3qmBDubjt
Para acompanhar o andamento dos processos, acesse a Planilha de Status SRP disponível no link: https://docs.google.com/spreadsheets/d/1ksX4tkKDgqiZh97I4R9BMaAH7qTUlDka/edit#gid=32864890
4. DAS RESPONSABILIDADES
4.1 DA DIRETORIA DE LOGÍSTICA E AQUISIÇÕES E SETORES CORRELACIONADOS (ÓRGÃO GERENCIADOR):
4.1.1 Promover questionários/encontros/reuniões/videoconferências para planejamento das ações e levantamento de informações;
4.1.2 Organizar e coordenar a abertura dos processos eletrônicos, abertura das Intenções de Registro de Preços - IRP no sistema e a numeração dos pregões;
4.1.3 Disponibilizar manuais e modelos de documentos que envolvam os processos de registro de preços;
4.1.4 Realizar análise prévia da documentação elaborada pelo Câmpus/Setor/Comissão responsável, além dos lançamentos realizados no sistema IRP e o preenchimento realizado nas planilhas de itens;
4.1.5 Recepcionar o processo eletrônico elaborado pelo Câmpus/Setor/Comissão responsável;
4.1.6 Divulgar para toda a comunidade do IFSP, através de comunicado, as datas para realização da Manifestação de Interesse/Estimativa de quantitativos e confirmação da Manifestação de Interesse, via Comprasnet 4.0 - IRP;
4.1.7 Recepcionar a estimativa de quantitativo e demais documentos, com base nas informações do item 9 do presente manual;
4.1.8 Realizar análise/negociação da Manifestação de Interesse no sistema Comprasnet 4.0 - IRP;
4.1.9 Realizar lançamento do quantitativo dos Órgãos Participantes sem UASG no Divulgação de Compras;
4.1.10 Conclusão da montagem do processo com o valor total estimado da licitação;
4.1.11 Elaborar minuta da ata de registro de preços, minuta do contrato (se necessário); minuta do edital e demais anexos;
4.1.12 Elaborar minuta do edital e documento de autorização da abertura dos procedimentos licitatórios;
4.1.12 Submeter os autos à análise jurídica, procedendo com as alterações das documentações junto área técnica, caso necessário;
4.1.14 Realizar os procedimentos licitatórios e, quando couber, descentralizar a realização dos mesmos aos câmpus responsáveis;
4.1.15 Realizar homologação dos pregões e convocação dos fornecedores para formação de cadastro reserva;
4.1.16 Elaborar, coletar assinaturas e publicar as atas de registro de preços;
4.1.17 Inserir vigência das atas no sistema SIASG (HOD SERPRO);
4.1.18 Divulgar para toda a comunidade do IFSP o início da vigência das atas, através de comunicado e atualização da Planilha de Status SRP;
4.1.19 Realizar a gestão das atas de registro de preços, responsabilizando-se pelas atividades inerentes à gestão das atas, sem prejuízo de outras: aquisições do órgão gerenciador, autorização das adesões, remanejamento de quantitativos recepcionar solicitações de alterações de marca e/ou modelo e cancelamentos;
4.1.20 Solicitar análise técnica ao Câmpus/Setor/Comissão responsável, durante e após a vigência da ata, sobre possíveis solicitações de alteração de marca e/ou modelo
4.2 DO CÂMPUS, SETOR E COMISSÃO RESPONSÁVEL:
4.2.1 Tomar conhecimento dos documentos divulgados pelo Órgão Gerenciador com relação aos Registros de Preços;
4.2.2 Seguir os manuais e modelos disponibilizados pelo Órgão Gerenciador, visando a padronização dos processos;
4.2.3 Obedecer os prazos estabelecidos no cronograma SRP do ano vigente;
4.2.4 Definir planilha de itens, elaborar documentação processual, realizar lançamento da IRP no sistema e devolver o processo eletrônico devidamente instruído com base nas informações dos itens 6 e 7 do presente manual;
4.2.5 Se necessário, responder apontamentos da análise jurídica;
4.2.5 Realizar os procedimentos licitatórios e/ou compor a equipe de apoio do pregão;
4.2.6 análise amostras e propostas;
4.2.10 Se necessário, elaborar/colher assinaturas/publicar/divulgar as atas de registro de preços;
4.2.11 Realizar análise das solicitações de alteração de marca e/ou modelo durante, e após o término da vigência da ata que se enquadrou como responsável;
4.2.12 Sanar dúvidas com relação as descrições completas, unidade de fornecimento, orçamentos, entre outros, durante todo o decorrer dos procedimentos e vigência da ata.
4.3 DE TODOS OS CÂMPUS E PRÓ-REITORIAS (ÓRGÃOS PARTICIPANTES)
4.3.1 Tomar conhecimento dos documentos divulgados pelo Órgão Gerenciador com relação aos Registros de Preços;
4.3.2 Seguir os manuais e modelos disponibilizados pelo Órgão Gerenciador, visando a padronização dos processos;
4.3.4 Realizar análise dos itens constantes nas atas de Registro de Preços do IFSP, visando evitar a duplicidade de itens nos processos de licitação tradicional;
4.3.5 Realizar a manifestação de interesse/estimativa de quantitativo e envio de documentação, no prazo fixado, de acordo com base nas informações do item 9 do presente manual;
4.3.7 Confirmar a manifestação de interesse, através do sistema SIASGnet – IRP, no prazo estipulado (Câmpus Pleno);
4.3.8 Montar os processos de participação nos pregões SRP; (Câmpus Pleno)
4.3.9 Montar os processos de aquisição, quando for o momento oportuno;
4.3.10 Solicitar remanejamentos ao Órgão Gerenciador, mediante aceite de doação de demais órgãos participantes e aceite de alteração de local de entrega dos fornecedores envolvidos, conforme disposto na IN SLTI nº 06/2014;
4.3.11 Aplicar, garantida a ampla defesa e o contraditório, as penalidades decorrentes do descumprimento do pactuado na ata de registro de preços ou do descumprimento das obrigações contratuais, em relação às suas próprias contratações, informando as ocorrências ao órgão gerenciador;
4.3.12 Acompanhar página destinada às atas de Registro de Preços no Portal do IFSP, além de informativos, comunicados e e-mails encaminhados pelo órgão gerenciador referente a todas as fases dos processos de registro de preços.
5. DA 1ª FASE - PLANEJAMENTO
5.1 A fase de planejamento compreende a realização de reunião entre a Pró-Reitoria de Administração e os câmpus do IFSP para definição de quais objetos serão registrados em atas de Registro de Preços e os atores responsáveis por cada objeto.
5.2 As reuniões acontecem anualmente e os processos elaborados são para o exercício vigente e o subsequente.
5.3 A Reitoria também ficará encarregada de organizar a abertura dos processos eletrônicos no SUAP, definir número de IRP, SRP e encaminhar os processos eletrônicos para o Câmpus/Setor/Comissão responsável pela elaboração da documentação.
6. DA 2ª FASE - PLANILHA DE ITENS INICIAL
6.1 A planilha de itens inicial será composta pelos itens mais adquiridos nas atas de Registro de Preços do IFSP nos últimos anos. Para tanto, o Câmpus/Setor/Comissão responsável realizará estudo das porcentagens adquiridas de cada item nos pregões SRP anteriores com o mesmo objeto.
6.2 O Câmpus/Setor/Comissão responsável poderá realizar a inserção de novos itens, desde que o item seja de subelemento igual ou similar ao objeto do processo.
6.3 Caso haja dúvida na classificação da natureza de despesa dos itens, o Câmpus/Setor/Comissão responsável deve consultar o Plano de Contas e/ou o setor orçamentário do câmpus ou da Reitoria.
6.4 A planilha de itens inicial deve conter:
I. Número do item;
II. Descrição SUMÁRIA (características básicas do item) e
III. Unidade de medida.
6.5 O modelo de planilha de itens de cada SRP está disposto na coluna "Nº SRP" da Planilha de Status SRP -https://docs.google.com/spreadsheets/d/1ksX4tkKDgqiZh97I4R9BMaAH7qTUlDka/edit#gid=32864890.
Para solicitar o acesso a edição da planilha, CLIQUE nos 3 pontinhos no canto direito superior e CLIQUE em solicitar acesso ou mande um e-mail para dla@ifsp.edu.br, com os dados da SRP e endereço de e-mail, solicitando acesso a edição da planilha de itens.
ATENÇÃO: Indicamos que cada planilha não ultrapasse 150 itens.
7. DA 3ª FASE - LANÇAMENTO DOS ITENS NO COMPRASNET 4.0 E DEVOLUÇÃO DO PROCESSO ELETRÔNICO
7.1 DA ELABORAÇÃO DA PLANILHA DE ITENS FINAL
7.1.1 Para continuidade do processo, o Câmpus/Setor/Comissão responsável deverá preencher as demais colunas da planilha de itens disponibilizada na coluna "Nº SRP" da Planilha de Status SRP - Link: https://docs.google.com/spreadsheets/d/1ksX4tkKDgqiZh97I4R9BMaAH7qTUlDka/edit#gid=32864890.
Em caso de dúvidas no preenchimento das informações constantes na planilha de itens, consultar ANEXO I - Preenchimento da planilha de itens.
7.2 DA ELABORAÇÃO DA DOCUMENTAÇÃO PROCESSUAL
7.2.1 Para fins de instrução processual, o Câmpus/Setor/Comissão responsável deverá elaborar os documentos da tabela abaixo.
ATENÇÃO: Antes da coleta das assinaturas nos documentos elencados na tabela a seguir, realizar a ANÁLISE PRÉVIA descrita no item 7.4 deste manual.
| Ordem | Documento | Embasamento legal | Modelos e Manuais | Assinaturas |
| 1 |
Documento de Formalização de Demanda - DFD ou Documento de Oficialização de Demanda – DOD (TIC) |
IN SLTI nº 01/2019 (TIC) |
|
Requisitante (PRA) e indicados para representar área técnica e administrativa |
| 2 |
Estudo Técnico Preliminar Digital – ETPD na UASG 158154 |
IN SEGES nº 40/2020 | Instruções para preenchimento ETPD Manual ETP Digital |
Equipe de Planejamento |
| 3 |
Mapa de Riscos (se necessário) ou
Mapa de Gerenciamento de Riscos - MGR (TIC) |
IN SLTI nº 01/2019 - (TIC) |
|
Área administrativa e área técnica.
Equipe de Planejamento |
| 4 | Termo de Referência | Decreto nº 10.024/2019 | Modelo SUAP TR - última versão AGU | Área administrativa, área técnica, autorização do DRG e PRA |
| 5 | Apêndice I do Termo de Referência | - |
Área administrativa, área técnica e DRG |
|
| 6 | Pesquisa de preços | IN SEGES nº 73/2020 |
- |
- |
| 7 | Mapa Comparativo | - | Colunas: Item, CATMAT, Descrição Sumária, Unidade de Fornecimento, Orçamentos e Valor estimado unitário da Planilha de Itens |
Área técnica ou o agente que realizou a pesquisa de preços e montagem do mapa comparativo. |
| 8 | Análise crítica da obtenção dos orçamentos | IN SEGES nº 73/2020 | Análise crítica | Área técnica ou o agente que realizou a pesquisa de preços e montagem do mapa comparativo. |
| 9 | Ofício de devolução | - | Ofício de devolução | Área administrativa e área técnica |
A equipe de planejamento é composta por, no mínimo, um representante da área requisitante, um representante da área técnica e um representante da área administrativa.
7.3 DO LANÇAMENTO DA IRP NO SISTEMA COMPRASNET 4.0
7.3.1 As orientações para a realização do lançamento dos itens no módulo IRP estão dispostas no ANEXO II – LANÇAMENTO IRP deste manual.
7.4 DA ANÁLISE PRÉVIA DA DOCUMENTAÇÃO PELA CPCA-PRA
7.4.1 Após a elaboração de toda a documentação e lançamento da IRP no sistema, o Câmpus/Setor/Comissão responsável deverá encaminhar um e-mail para planejamentocontratacao@ifsp.edu.br com todos os links dos documentos eletrônicos e número do ETPD lançado no sistema. Não se faz necessário o encaminhamento da pesquisa de preços.
Não esqueça de realizar o compartilhamento do documento eletrônico no SUAP com o setor CPCA-PRA para possibilitar a visualização.
7.5 DA MONTAGEM E DEVOLUÇÃO DO PROCESSO ELETRÔNICO
7.5.1 Após análise prévia da documentação e possíveis ajustes, o Câmpus/Setor/Comissão responsável realizará a instrução processual com os documentos constantes na tabela 7.2.1 deste manual na ordem indicada.
7.5.2 Encaminhar o processo eletrônico para CPCA-PRA no SUAP.
8. DO CHECKLIST DOCUMENTAL E CONFERÊNCIA DO LANÇAMENTO DA IRP
8.1 A CPCA-PRA irá realizar checklist da documentação inserida no processo eletrônico, conferência do lançamento da IRP no sistema Comprasnet 4.0 e encaminhará comunicado de abertura para Manifestação de Interesse/Estimativa de Quantitativo.
9. DA ESTIMATIVA DE QUANTITATIVOS, ANÁLISE/NEGOCIAÇÃO E CONFIRMAÇÃO DA IRP
9.1 ORGÃO GERENCIADOR
. A Reitoria do IFSP conduzirá o processo licitatório como Órgão Gerenciador da ata de Registro de Preços.
9.2 ÓRGÃO PARTICIPANTE (CÂMPUS PLENO)
9.3 ÓRGÃO PARTICIPANTE SEM UASG (CÂMPUS AVANÇADO)
9.4 ÓRGÃO PARTICIPANTE EXTERNO
Órgão Participante - Manifestação de interesse no sistema IRP + confirmação da manifestação de interesse no sistema IRP + montagem do processo de participação
Órgão Participante (sem UASG) - Manifestação de interesse por trâmites internos
Órgão Gerenciador - Disponibilizar IRP para manifestação de interesse + realizar análise e negociação + comunicado para confirmação da participação + inserção dos quantitativos dos câmpus avançados e pró-reitorias no Divulgação de Compras + editar processo com valor total estimado
10. DA MINUTA DA ATA DE REGISTRO DE PREÇOS, DA MINUTA DO EDITAL E DA ANÁLISE JURÍDICA
Elaboração da Minuta da Ata de Registro de Preços e Minuta de Contrato (se necessário)
Elaboração da Minuta do Edital + envio para análise jurídica + realizar adequações (se necessário) junto aos responsáveis
11. DA LICITAÇÃO
Publicação no DOU + realização do certame licitatório + análise das propostas + análise de amostras (se necessário) + habilitação do fornecedor + homologação + convocação de fornecedores para formação de cadastro reserva
12. DA ASSINATURA DAS ATAS
Elaboração das atas + coleta de assinaturas + validade da ata no sistema + publicação no DOU
13. DAS ATAS VIGENTES
Atualização Planilha de Status SRP + comunicado de ata vigente + recepcionar processos de aquisição dos câmpus avançados e pró-reitorias + remanejamento de quantitativo de todo o IFSP + aprovar adesões como Órgão Gerenciador + solicitar adesões para Pró-Reitorias
Gerir possíveis alterações de marca/modelo/valor e cancelamentos solicitados pelos fornecedores detentores das atas
14. DAS ATAS VENCIDAS/ENCERRADAS