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Coordenadoria de Gestão da Informação - CGI

1. Objetivo

A Coordenadoria de Gestão da Informação tem como objetivo organizar a informação da instituição por meio da estruturação de políticas internas para identificar e analisar as informações desde a sua aquisição até a custódia e distribuição, sempre de acordo com o ciclo de vida da informação. A Coordenadoria de Gestão da Informação do IFSP é composta por uma equipe multidisciplinar, formada por uma profissional de Ciência da Informação e Tecnologia da Informação, uma de Administração e outra de Gestão Pública. Nossa atuação é voltada para a elaboração de políticas, gestão e segurança da informação, transparência e propostas de melhorias nos sistemas. Para o projeto piloto, utilizamos o Sistema Unificado de Administração Pública (SUAP).

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2. Ações

As ações da área visam garantir que a informação seja gerida de forma eficiente e segura, apoiando a instituição em suas operações diárias e na tomada de decisões estratégicas. Somos responsáveis por diversas atividades essenciais para o gerenciamento eficaz das informações. De acordo com a cadeia de valor do IFSP, destacam-se as seguintes atividades:

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2.1. Planejar a Gestão da Informação e Documentação

A coordenadoria desenvolve rotineiramente manuais de operação do sistema e aplica normativas nacionais de gestão documental para a classificação de documentos. Entre as ações realizadas, incluem-se:

  • Levantamento das políticas existentes e aplicadas no IFSP, visando o aproveitamento ou adequação para a implementação de boas práticas na instituição.
  • Apoio à CGPD em auditorias realizadas pelos órgãos de controle.
  • Auditoria no módulo de Gestão de Documentos e Processos do SUAP e implantação do Projeto de Adequação da Gestão Documental do IFSP.

As ações da área visam que a informação seja gerida de forma eficiente e segura, apoiando a instituição em suas operações diárias e na tomada de decisões estratégicas. Somos responsáveis por diversas atividades essenciais para o gerenciamento eficaz das e informações, onde e de acordo com a cadeia de valor do IFSP, destacam-se:

2.2. Planejar a Gestão da Informação e Documentação.

A coordenadoria desenvolve rotineiramente manuais de operação do sistema bem como aplicação de normativas nacionais de gestão documental para classificação de documentos, tendo as ações feitas descritas em:

  • Levantamento das políticas existentes e aplicadas no IFSP para aproveitamento ou adequação para aplicação de boas práticas na instituição.
  • Apoiar a CGPD em auditorias dos órgãos de controle.
  • Auditoria no módulo de Gestão de Documentos e Processos do SUAP e implantação do Projeto para adequação da Gestão Documental do IFSP.
Ações desenvolvidas no projeto Reclassificação

Colar a Tabela Revisada

2.3. Segurança da informação e da documentação.

A coordenadoria desenvolve rotineiramente manuais de operação do sistema bem como aplicação de normativas nacionais de gestão de segurança da informação e classificação de privacidade, tendo as ações feitas descritas em:

  • Desenvolvimento de políticas de Segurança da Informação  - Classificação de Privacidade com a FLAG ”é pessoal” para tipos de documentos e processos eletrônicos.
  • Desenvolvimento de políticas de Segurança da Informação  com o  manual Tarjamento de Dados Pessoais/Pessoais Sensíveis em Documentos Eletrônicos e Externos - PDF
  • Desenvolvimento da Política de atribuição e uso de perfis de acesso ao SUAP – Módulo: Documentos/Processos.
  • Atualização do termo de uso do Suap com inclusão das diretrizes da LGPD.
  • Padronização dos assuntos dos processos eletrônicos com classificação de segurança “público e restrito”, a fim de evitar divulgação de dados pessoais e sensíveis.
  • Elaboração de manuais sobre segurança e transparência da Informação, disponível em: Como divulgar dados pessoais - LAI E LGPD
2.4. Transparência.

A coordenadoria se capacita rotineiramente de acordo com as normativas nacionais, utilizando como base a Lei de Acesso à Informação - LAI, tendo as ações realizadas descritas em:

  • Divulgação via comunicador (SUAP) das aplicações de grau de sigilo documental de acordo com a LAI - Artigo 23
  • Projeto da Consulta pública inteiro teor e aplicação do Acordão 484/TCU.
2.5. Monitorar a informação corporativa.

A coordenadoria se capacita rotineiramente de acordo com as normativas nacionais, tendo as ações realizadas descritas em:

  • Realização de auditorias regularmente nos sistemas de informação (site, suap, repositórios digitais)
  • Acompanhar e resolver denúncias/ solicitações de orientações e dúvidas realizadas através da central de serviços do IFSP Digital.
3. Resultados esperados:
  • Informações centralizadas, não duplicadas, organizadas e que cumpram totalmente seu ciclo de vida.
  • Economia de recursos humanos, tendo em vista a agilidade na busca da informação, bem como,  eliminação de retrabalho por parte dos operadores de documentos e processos do IFSP (todos os servidores).
  • Automatização do sistemas a fim de diminuição de erros no cadastramento de documentos e processos eletrônicos.
  • Destinação correta da informação com aplicação da tabela de temporalidade com a segurança do prazo de guarda quanto a eliminação documental.
  • Economia de recursos informáticos eliminando documentos e processos duplicados, vazios, tipo “teste” ou com prazo de guarda vencidos do servidor do IFSP (liberação em espaço do servidor).
  • Colaboração com a história do instituto como produto final da gestão documental.

Elaborado por: Janaina Zaffani - CGI-DDI - setembro/2024

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