O papel das Pró-Reitorias e Diretorias Sistêmica - Etapa 1

O objetivo desta seção é detalhar os procedimentos a serem realizados pelos responsáveis por autorizar a consulta pública dos tipos de processos prioritários pelo TCU - ETAPA 1, que permitirá o acesso do inteiro teor de processos eletrônicos às pessoas externas ao IFSP, de acordo com a data definida para liberação.

Pró-Reitorias, Diretorias Sistêmicas e Gabinete

Os responsáveis por tipos de processos cadastrados no SUAP encontram-se na Reitoria do IFSP, pois são eles que estabelecem procedimentos e diretrizes a serem seguidas institucionalmente, conforme atribuições do Regimento Geral do IFSP.

Ações da Diretoria-RET/ Pró-Reitoria (3, 4, 5, 6 e7)

Aqui extraímos do fluxo geral as atividades da raia da Diretoria-RET/Pró-Reitoria que iniciam após o despacho do processo eletrônico pela CPGID destinada ao gestor responsável pela autorização de ativação de consulta pública.

3- Receber o processo da ETAPA 1

Realizar o recebimento do processo encaminhado pela CPGID que solicita o preenchimento da minuta de autorização para ativação de consulta pública de tipos de processos.

avaliar suap 23305.021737.2022-51

3.1 - Verificação dos documentos anexados

Ao receber o processo eletrônico verifique se foram anexados os seguintes documentos:

3.2 - Na aba de Minuta

Para visualizar a Minuta de Autorizaçãono processo eletrônico vá até a aba "Minuta" e clique no link Minuta#número.

3.3 - Na aba de documentos

A minuta na verdade é o documento de autorização que ainda não foi finalizado e encontra-se na situação de "concluído" no módulo de documentos eletrônicos, este status permite retornar para o modo de rascunho.

Quando uma minuta é inserida, num processo eletrônico,  automaticamente aparecerá um registro na aba de documento "Autorização: Documento xxxxx" com o número de identificação do documento eletrônico que foi compartilhado com a área gestora para que consiga editar, preencher e assinar, cujo acesso terá que ser feito no módulo de documentos eletrônicos.

No passo seguinte deve-se realizar a verificação de quais tipos de processos a área gestora é responsável.

4- Verificação de responsabilidade de tipos de processos prioritários pelo TCU

Os anexos 1 a 4 do processo eletrônico de solicitação de preenchimento da minuta de autorização foram inseridos para auxiliar os gestores na tarefa de verificação de: 

4.1 - Será que a minha área é responsável por algum macroprocesso prioritário pelo TCU?

No Acórdão do TCU foram elencados 9 macroprocessos prioritários para transparência ativa. Para saber se a sua área é responsável por algum macroprocesso prioritário pelo TCU basta identificar se o assunto encontra-se dentro do seu escopo de trabalho. Se a sua área não é responsável por nenhum macroprocesso, pule para o passo 5 desta página.

4.2 - Quais tipos de processos que estão sob a responsabilidade da minha área e que são prioritários pelo TCU?

Uma vez identificado um macroprocesso prioritário a área gestora irá identificar quais tipos de processos que estão sob sua responsibilidade.

Por exemplo o gestor de PRA identifica que o macroprocesso "1. Dispensa e Inexigibilidade" está sob sua responsabilidade pois é a Diretoria de Logística e Aquisição DLA/PRA que disponibiliza as orientações para montagem e tramitação dos processos e encontrar nos anexos 2 à 4 os tipos de processos relativos a dispensa e inexigibilidade, conforme figura abaixo.

5- ( Quando a área não é responsável por tipo de processo prioritário pelo TCU) Devolver o processo com manifestação de inexistência de tipo de prioritário

5.1 -  Exemplo GAB-RET, PRF-RET, OUV-RET, DRI-RET, DRC-RET, DICON-RET, DALC-RET e DRIN-RET

A minuta #1543  anexado ao processo 23305.023172.2022-46  encaminhado ao Gabinete da reitoria, corresponde ao documento eletrônico 423984 foi criado pela CPGID para ser editado pelo GAB-RET com a manifestação dos setores acima citados.

5.2 Editar os dados básicos com alteração da sigla do setor dono de CPGID para o setor que irá editar.

No módulo de Documentos Eletrônico, abrir o documento eletrônico pelo número fornecido na minuta de autorização. 

5.3 - Manifestar a inexistência de tipo de processo prioritário pelo TCU

Se a área não for responsável por nenhum tipo de processo prioritário pelo TCU, a tabela da minuta ficará sem preenchimento.

Desta forma, sem o preenchimento da tabela, o gestor deverá assinalar com um "X" na coluna "NÃO SE APLICA" e assinar.

No exemplo do Gabinete, o documento foi compartilhado para edição apenas com os setor GAB-RET, portanto será este setor que irá preencher todos "X" na coluna "NÃO SE APLICA" para todos os diretores. Depois a Diretora de Gabinete irá assinar o documento e solicitar a assinatura dos demais.

6- (Quando a área é responsável por tipo de processo prioritário pelo TCU) Preencher a Minuta de Autorização

6.1 Editar os dados básicos do documento eletrônico 

Antes de preencher a minuta de autorização faça os mesmos passos dos itens 5.1 para identificar o  número do documento e 5.2 para editar os dados básicos do documento eletrônico substituindo o setor dono de CPGID para o setor de sua área.

6.2 Preencher a tabela de liberação de consulta pública do tipo de processo (Exemplo de DLA-PRA)

6.2.1 - Coluna "SETOR"

Nesta coluna preencher a sigla do setor pertencente à diretoria/pró-reitoria que é responsável direto pelo tipo de processo, ou seja, é aquele setor que elabora os manuais, informativos e instruções em como se deve autuar o processo do tipo relacionado com suas rotinas de trabalho.

 

O setor indicado deverá recomendar as medidas necessárias para a proteção de dados pessoais e dados pessoais sensíveis. 

Uma boa prática que a CPGID recomenda é a disponibilização das orientações sobre autuação e tramitação do processo eletrônico no SUAP no momento em que o servidor está abrindo o processo. Veja exemplo abaixo de uma orientação para abertura do processo para o tipo de processo "Ensino: Recuperação Paralela".

Para cadastrar as orientações para abertura de Processo, basta abrir um chamado na Central de Serviços do IFSP Digital, selecionar a aba "Processos Eletrônicos" e em seguida o serviço "Criação e atualização de tipos de processos eletrônicos". Se tiver dúvida para abrir o chamado clique aqui para ver o tutorial.

6.2.2 - Coluna "TIPO DE PROCESSO (*)"

Algumas minutas de autorização encontrarão esta coluna pré-preenchida com indicações de tipos de processos sugeridos pela CPGID aos gestores para análise e validação deda tiposugestão. deOs processogestores poderão inserir outros tipos que não foram identificados.

6.2.3 - Coluna  "CONSULTA PÚBLICA ATIVA A PARTIR DE "

6.2.4 - Coluna "MP(**)"

7- Encaminhar o processo à CPGID

Falta extrair uma planilha dos tipos de processos, colocar no drive para consulta e link