O papel das Pró-Reitorias e Diretorias Sistêmica - Etapa 1
O objetivo desta seção é detalhar os procedimentos a serem realizados pelos responsáveis por autorizar a consulta pública dos tipos de processos prioritários pelo TCU - ETAPA 1, que permitirá o acesso do inteiro teor de processos eletrônicos às pessoas externas ao IFSP, de acordo com a data definida para liberação.
Pró-Reitorias, Diretorias Sistêmicas e Gabinete
Os responsáveis por tipos de processos cadastrados no SUAP encontram-se na Reitoria do IFSP, pois são eles que estabelecem procedimentos e diretrizes a serem seguidas institucionalmente, conforme atribuições do Regimento Geral do IFSP.
Ações da Diretoria-RET/ Pró-Reitoria (3, 4, 5, 6 e7)
Aqui extraímos do fluxo geral as atividades da raia da Diretoria-RET/Pró-Reitoria que iniciam após o despacho do processo eletrônico pela CPGID destinada ao gestor responsável pela autorização de ativação de consulta pública.
3- Receber o processo da ETAPA 1
Realizar o recebimento do processo encaminhado pela CPGID que solicita o preenchimento da minuta de autorização para ativação de consulta pública de tipos de processos.
avaliar suap 23305.021737.2022-51
3.1 - Verificação dos documentos anexados
Ao receber o processo eletrônico verifique se foram anexados os seguintes documentos:
3.2 - Na aba de Minuta
Para visualizar a Minuta de Autorizaçãono processo eletrônico vá até a aba "Minuta" e clique no link Minuta#número.
3.3 - Na aba de documentos
A minuta na verdade é o documento de autorização que ainda não foi finalizado e encontra-se na situação de "concluído" no módulo de documentos eletrônicos, este status permite retornar para o modo de rascunho.
Quando uma minuta é inserida, num processo eletrônico, automaticamente aparecerá um registro na aba de documento "Autorização: Documento xxxxx" com o número de identificação do documento eletrônico que foi compartilhado com a área gestora para que consiga editar, preencher e assinar, cujo acesso terá que ser feito no módulo de documentos eletrônicos.
No passo seguinte deve-se realizar a verificação de quais tipos de processos a área gestora é responsável.
4- Verificação de responsabilidade de tipos de processos prioritários pelo TCU
Os anexos 1 a 4 do processo eletrônico de solicitação de preenchimento da minuta de autorização foram inseridos para auxiliar os gestores na tarefa de verificação de:
4.1 - Será que a minha área é responsável por algum macroprocesso prioritário pelo TCU?
No Acórdão do TCU foram elencados 9 macroprocessos prioritários para transparência ativa. Para saber se a sua área é responsável por algum macroprocesso prioritário pelo TCU basta identificar se o assunto encontra-se dentro do seu escopo de trabalho. Se a sua área não é responsável por nenhum macroprocesso, pule para o passo 5 desta página.
4.2 - Quais tipos de processos que estão sob a responsabilidade da minha área e que são prioritários pelo TCU?
Uma vez identificado um macroprocesso prioritário a área gestora irá identificar quais tipos de processos.
Por exemplo o gestor de PRA identifica que o macroprocesso "1. Dispensa e Inexigibilidade" está sob sua responsabilidade pois é a Diretoria de Logística e Aquisição DLA/PRA que disponibiliza as orientações para montagem e tramitação dos processos e encontrar nos anexos 2 à 4 os tipos de processos relativos a dispensa e inexigibilidade, conforme figura abaixo.
5- ( Quando a área não é responsável por tipo de processo prioritário pelo TCU) Devolver o processo com manifestação de inexistência de tipo de prioritário
5.1 - Exemplo GAB-RET, PRF-RET, OUV-RET, DRI-RET, DRC-RET, DICON-RET, DALC-RET e DRIN-RET
A minuta #1543 anexado ao processo 23305.023172.2022-46 encaminhado ao Gabinete da reitoria, corresponde ao documento eletrônico 423984 foi criado pela CPGID para ser editado pelo GAB-RET com a manifestação dos setores acima citados.
5.2 Editar os dados básicos com alteração da sigla do setor dono de CPGID para o setor que irá editar.
No módulo de Documentos Eletrônico, abrir o documento eletrônico pelo número fornecido na minuta de autorização.
5.3 - Manifestar a inexistência de tipo de processo prioritário pelo TCU
Se a área não for responsável por nenhum tipo de processo prioritário pelo TCU, a tabela da minuta ficará sem preenchimento.
Desta forma, sem o preenchimento da tabela, o gestor deverá assinalar com um "X" na coluna "NÃO SE APLICA" e assinar.
No exemplo do Gabinete, o documento foi compartilhado para edição apenas com os setor GAB-RET, portanto será este setor que irá preencher todos "X" na coluna "NÃO SE APLICA" para todos os diretores. Depois a Diretora de Gabinete irá assinar o documento e solicitar a assinatura dos demais.
6- (Quando a área é responsável por tipo de processo prioritário pelo TCU) Preencher a Minuta de Autorização
6.1 Editar os dados básicos do documento eletrônico
Para preencher a minuta de autorização faça os mesmos passos dos itens 5.1 para identificar o número do documento e 5.2 para editar os dados básicos do documento eletrônico para substituir o setor dono de CPGID para o setor de sua área.
7- Encaminhar o processo à CPGID
Falta extrair uma planilha dos tipos de processos, colocar no drive para consulta e link