O papel das Pró-Reitorias e Diretorias Sistêmicas - Etapa 1
O objetivo desta seção é detalhar os procedimentos a serem realizados pelos responsáveis por autorizar a consulta pública dos tipos de processos classificados como prioritários pelo TCU - ETAPA 1, que permitirá o acesso do inteiro teor de processos eletrônicos às pessoas externas ao IFSP, de acordo com a data definida para liberação.
Pró-Reitorias, Diretorias Sistêmicas e Gabinete
Os responsáveis por tipos de processos cadastrados no SUAP encontram-se na Reitoria do IFSP, pois são eles que estabelecem procedimentos e diretrizes a serem seguidas institucionalmente, conforme consta no Regimento Geral do IFSP.
Figura - 1
Ações das Pró-Reitorias e Diretorias-RET - (3, 4, 5, 6 e 7)
Aqui extraímos do fluxo geral as atividades da raia da Diretoria-RET/Pró-Reitoria, que se iniciam após o despacho do processo eletrônico pela CPGID ao gestor responsável pela autorização da ativação de consulta pública.
Figura - 2
Ação 3- Receber o processo da ETAPA 1
Realizar o recebimento do processo encaminhado pela CPGID, que solicita o preenchimento da minuta de Autorização para ativação de consulta pública de tipos de processos e verificar:
3.1. Os documentos anexados ao processo:
Ao receber o processo eletrônico, verificar se foram anexados os seguintes documentos:
Figura - 3
3.2. A aba "Minutas":
Aparecerá um documento não editável denominado "Minuta" no processo eletrônico.
Figura - 4
3.3. A aba de "Documentos":
Quando uma minuta é inserida em um processo eletrônico, automaticamente aparecerá um registro na aba "Documentos" com o tipo de documento que foi utilizado e o número sequencial dentro do Suap. No exemplo temos a seguinte identificação: "Autorização: Documento 380982".
Figura - 5
3.3.1. Acessar o documento:
a) Para acessar o documento originado da minuta, copiar o número (no exemplo: 380982) e dentro do "Módulo de Documentos Eletrônicos > Documentos > Documentos de Texto", colar ou digitar o número no campo "Texto" e clicar em "Filtrar".
Figura - 6
b) Com a filtragem, o documento será mostrado na consulta. A área gestora deverá clicar na "Lupa" para acessar o documento.
Figura - 7
c) Com o documento aberto, clicar em "Retornar para Rascunho" e, na janela que se abre, será apresentada a seguinte pergunta: "Tem certeza que deseja continuar?", clicar em "OK"
Figura - 8
d) Clicar em "Editar" e escolher a opção "Texto"
Figura - 9
e) Na tela do modo Editar Documento, o gestor deve preencher o documento com as informações solicitadas, de acordo com os procedimentos descritos a partir da Ação 4 desta página..
Figura - 10
Ação 4- Verificação de responsabilidade de tipos de processos prioritários pelo TCU
Os anexos 1 a 4 que foram ineridos no processo eletrônico de solicitação de preenchimento da minuta de autorização servem para auxiliar os gestores na tarefa de verificação de:
4.1. Será que a minha área é responsável por algum macroprocesso prioritário pelo TCU?
No Acórdão do TCU foram elencados 9 macroprocessos prioritários para transparência ativa. Para saber se a sua área é responsável por algum macroprocesso prioritário pelo TCU, basta identificar se o assunto está relacionado ao escopo de trabalho. Se a sua área não é responsável por nenhum macroprocesso, pule para o passo 5 desta página.
A figura abaixo mostra um diagnóstico preliminar de identificação de áreas responsáveis pelos macroprocessos prioritários pelo TCU:
Figura - 11
4.2. Quais tipos de processos que estão sob a responsabilidade da minha área e que são prioritários pelo TCU?
Uma vez identificado um macroprocesso prioritário, a área gestora irá identificar quais tipos de processos que estão sob sua responsabilidade. Por exemplo: o gestor de PRA identifica que o macroprocesso "1. Dispensa e Inexigibilidade" está sob sua responsabilidade pois é a Diretoria de Logística e Aquisição DLA/PRA que disponibiliza as orientações para montagem e tramitação dos processos.
Então, a área deverá consultar nos anexos 2, 3 e 4 os tipos de processos relativos a dispensa e inexigibilidade, conforme figura abaixo.
A figura a seguir se refere a um recorte do conteúdo do Anexo 2, onde estão listados os tipos de processos com acesso Público e que se enquadram na classificação dos Macroprocessos Prioritários do TCU:
Figura - 12
Ação 5- Quando a área não é responsável por tipo de processo prioritário pelo TCU
Devolver o processo com manifestação de inexistência de tipo de prioritário.
5.1 - Exemplo de devolutiva de minuta com manifestação de inexistência de processo prioritário:
O exemplo abaixo trata da minuta #1543 criada pela CPGID, anexada ao processo 23305.023172.2022-46, que foi encaminhado ao Gabinete da Reitoria.
O Suap gerou o documento eletrônico 423984 a partir dessa minuta.
O Gabinete deverá editar o referido documento e colher a manifestação das várias áreas que foram agrupadas neste documento, ou seja:
- Chefia de Gabinete - GAB-RET
- Procurador Chefe - PRF-RET
- Coordenador da Ouvidoria - OUV-RET
- Diretor da Diretoria de Comunicação Social – DICON-RET
- Diretor Diretoria de Relações Institucionais – DRIN-RET
Figura - 13
5.2 - Manifestar a inexistência de tipo de processo prioritário pelo TCU
Se a área não for responsável por nenhum tipo de processo prioritário pelo TCU, a tabela da minuta ficará sem preenchimento.
Desta forma, sem o preenchimento da tabela, o gestor deverá assinalar com um "X" na coluna "NÃO SE APLICA" e assinar.
No exemplo do Gabinete, o documento foi compartilhado para edição apenas com os setor GAB-RET, portanto será este setor que irá preencher todos "X" na coluna "NÃO SE APLICA" para todos os diretores.
Depois a Diretora de Gabinete irá:
a) assinar o documento;
b) solicitar a assinatura dos demais gestores
6- (Quando a área é responsável por tipo de processo prioritário pelo TCU) Preencher a Minuta de Autorização
6.1 Editar os dados básicos do documento eletrônico
Antes de preencher a minuta de autorização faça os mesmos passos dos itens 5.1 para identificar o número do documento e 5.2 para editar os dados básicos do documento eletrônico substituindo o setor dono de CPGID para o setor de sua área.
6.2 Preencher a tabela de liberação de consulta pública do tipo de processo (Exemplo de DLA-PRA)
6.2.1 - Coluna "SETOR"
Nesta coluna preencher a sigla do setor pertencente à diretoria/pró-reitoria que é responsável direto pelo tipo de processo, ou seja, é aquele setor que elabora os manuais, informativos e instruções em como se deve autuar o processo do tipo relacionado com suas rotinas de trabalho.
O setor indicado deverá recomendar as medidas necessárias para a proteção de dados pessoais e dados pessoais sensíveis.
Uma boa prática que a CPGID recomenda é a disponibilização das orientações sobre autuação e tramitação do processo eletrônico no SUAP no momento em que o servidor está abrindo o processo. Veja exemplo abaixo de uma orientação para abertura do processo para o tipo de processo "Ensino: Recuperação Paralela".
Para cadastrar as orientações para abertura de Processo, basta abrir um chamado na Central de Serviços do IFSP Digital, selecionar a aba "Processos Eletrônicos" e em seguida o serviço "Criação e atualização de tipos de processos eletrônicos". Se tiver dúvida para abrir o chamado clique aqui para ver o tutorial.
6.2.2 - Coluna "TIPO DE PROCESSO (*)"
Algumas minutas de autorização encontrarão esta coluna pré-preenchida com indicações de tipos de processos sugeridos pela CPGID aos gestores para análise e validação da sugestão. Os gestores poderão apagar ou inserir outros tipos que não foram identificados.
6.2.3 - Coluna "CONSULTA PÚBLICA ATIVA A PARTIR DE "
Nesta coluna o gestor irá informa a data a partir da qual será permitido a visualização e download do processo eletrônico marcados a qualquer pessoa externa ao IFSP.
Recomendamos que a data de ativação ocorra após as devidas orientações de proteção de dados pessoais e dados pessoais sensíveis no ato a autuação do processo.
6.2.4 - Coluna "MP(**)"
Nesta coluna será indicado o número de identificação do macroprocesso prioritário pelo TCU. Conforme figura do item 4.1 desta página.
7- Encaminhar o processo à CPGID
Depois que o documento de autorização for assinado e finalizado, clicar em "Adicionar a Processo" e buscar o número do processo de solicitação de preenchimento da consulta pública - ETAPA 1.
Após o despacho do processo, a CPGID dará continuidade ao projeto de implementação de consulta pública para realizar as ações 8 à 11 do fluxo geral.
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Elaborado em 08/11/2022 por Suzana M. I. Chardulo Revisão diagramação em 09/02/2023 por Regiani A da Silva Revisado em 08/02/2023 pela CPGID |