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2. Adicionar Documento Eletrônico

2.1 Acessar o Módulo de DOCUMENTOS / PROCESSOS do Suap

 

a) Caminho para a Tela 1:

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Tela 1 - MENÚ DO MÓDULO DOCUMENTOS/PROCESSOS - SUAP

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b) Caminho para a Tela 2:

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Tela 2 - DOCUMENTOS DE TEXTO - Clicar no Botão "Adicionar Documento de Texto"

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2.2 Preencher os Dados Básicos do Documento Eletrônico

a) Caminho para as Telas 3 à 16:

 

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Tela 3 - ADICIONAR DOCUMENTO DE TEXTO

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Tela 4 - Clicar no campo "TIPO DE DOCUMENTO" e escolher o tipo que será utilizado para a elaboração do Documento Eletrônico

Existem mais de 90 (noventa) tipos de documentos, para visualizar todos é só rolar com o mouse e clicar sobre o tipo desejado.

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Tela 5 - Neste exemplo, escolhemos o tipo Ata - clicar sobre o Tipo:

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Tela 6 - Tipo Ata fixado no campo TIPO DE DOCUMENTO:

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Tela 7 - Clicar no campo "MODELO" e escolher o que será utilizado para a elaboração do Documento Eletrônico

Existem vários modelos dentro de cada tipo de documento, para visualizar todos é só rolar com o mouse e clicar sobre o modelo desejado.

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Tela 8 - Neste exemplo, escolhemos o modelo ATA-Geral - clicar sobre o Modelo:

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Tela 9 - Modelo ATA-Geral fixado no campo MODELO:

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Tela 10 - Clicar no campo "NÍVEL DE ACESSO" e escolher o nível que será atribuído ao Documento Eletrônico

Existem 3 (três) níveis de acesso: SIGILOSO; RESTRITO e PÚBLICO. No campo já vem inserido o acesso padrão atribuído ao modelo. Porém, pode ser alterado de acordo com a necessidade do usuário.

No nosso exemplo, o "default" é Público e será alterado para Restrito:

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Tela 11 - Acesso Restrito fixado no campo NÍVEL DE ACESSO:

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Tela 12 -  O campo HIPÓTESE LEGAL só se abrirá caso o usuário queira atribuir a opção "SIGILOSO" ao Documento Eletrônico

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Tela 13 - O campo "SETOR DONO" trás o setor do usuário logado e ele somente se abrirá caso o usuário esteja cadastrado em mais de um setor, para que seja escolhido o setor de origem do DOCUMENTO ELETRÔNICO:

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Tela 14 - O campo "ASSUNTO" deve ser preenchido com informações sobre o objetivo da emissão do DOCUMENTO ELETRÔNICO. Este campo está limitado à 255 caracteres: 

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Tela 14.1 - O campo "ASSUNTO" preenchido

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Tela 15 - O campo "CLASSIFICAÇÕES" já vem com os códigos de classificações atribuídos ao MODELO DE DOCUMENTO ELETRÔNICO (*): 

(*) CLASSIFICAÇÃO, TEMPORALIDADE E DESTINAÇÃO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO RELATIVOS ÀS ATIVIDADES-MEIO DA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA

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Tela 16 - Clicar em   Salvar :      

Antes de salvar, confira todos os dados informados em ADICIONAR DOCUMETNNO DE TEXTO.

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2.3 Acessar o Documento Eletrônico para a sua elaboração

a) Caminho pra as Telas 17 à 19:

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Tela 17 - Clicar no botão "Editar ↓":

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Tela 18 - Clicar em "Texto":

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Tela 19 - Visualização da Edição do Documento:

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2.4 Preencher o Documento Eletrônico

a) Caminho para a Tela 20:

 

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Tela 20 - Clicar no botão image-1627069897333.png para Maximizar o Corpo do Documento:

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Tela 20.1 - Preencher o Documento Eletrônico:

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Tela 20.2 - Documento Eletrônico preenchido:

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continua...

image-1627090548796.png

continua...

image-1627090567258.png

continua...

image-1627090589904.png

continua...

image-1627090798548.png

O documento aceita inserção de imagens.

 

2.5 Salvar o Documento Eletrônico

a) Caminho para as Telas 21 e 22

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Tela 21 - Clicar no botão image-1627069897333.png para Minimizar o Corpo do Documento e acessar o Botão  Salvar e Visualizar :

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Tela 22 - Visualização do Documento:

Quando se salva o documento saímos do modo Edição e acessamos o modo Visualização do Documento. Observe que ao Documento salvo, o sistema atribuiu uma numeração, neste caso, é o DOCUMENTO 210520.  Essa numeração é sequencial e abrange todos os tipos de Documento Eletrônicos criados na plataforma.

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Observe que onde constavam as variáveis, ou seja, as informações entre chaves duplas {{ }} dentro do modo Edição, no modo Visualização aparecem os dados preenchidos. Neste exemplo, Edição: {{ instituicao_sigla }} - {{ unidade_nome }} : {{ setor_sigla }}-{{ unidade_sigla }} = Visualização: IFSP - Reitoria : CEPR-PRD-RET

2.6 Concluir o Documento Eletrônico:

a) Caminho para a Tela 23 à 25:

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Tela 23 - Clicar em Concluir o Documento Eletrônico:

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Tela 24 - Clicar em    OK   :

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Tela 25 - Documento Concluído

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Mesmo depois de concluído, caso tenha necessidade de inserir conteúdo, retirar conteúdo ou revisar, é só clicar no Botão "Retornar para Rascunho" e em "OK", que a opção Editar | Texto se abre novamente.

 

2.7 Checar a visualização das margens do documento

Esta ação é opcional, mas é importante para garantir que o documento apresentará uma formatação harmônica entre o cabeçalho e o texto, respeitando as margens.

a) Caminho para a Tela 26 à 28:

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Tela 26 - Clicar em   Ações ↓  

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Tela 27 - Clicar em   Imprimir em Carta  

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Tela 28 - Visualização do documento para impressão / exportação PDF:

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continua...

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continua...

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continua...

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continua...

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continua...

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O texto, as imagens e as tabelas inseridas no documento estão alinhados às margens do cabeçalho.

 

2.8 Assinar o documento

 

Para voltar para a Visualização do Documento, clicar sobre a seta à esquerda ← no canto superior esquerdo da tela, conforme indicado abaixo:

Tela 29 - Sair da visualização em PDF para voltar à área de elaboração do documento:

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Tela 30 - Visualização do documento:

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Tela 31 - Clicar em Assinar:

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Tela 32 -Clicar em Com Senha:

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Tela 33 - Tela de ASSINATURA DE DOCUMENTO:

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Tela 34 - Clicar em Assinar Documento:

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Tela 35 - Digitar a senha, ou se ela já estiver salva, clicar sobre o usuário para que a senha seja fixada no campo:

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Teça 35.1 - Continua...

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Tela 35.2 - Continua...

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Tela 36 - Documento Assinado:

Ao assinar o documento, o sistema atribui o identificador e o nº sequencial do documento, no exemplo abaixo, o Documento 210520 recebeu o identificador: ATA N.º 7/2021 - CEPR-PRD/PRO-PRD/RET/IFSP

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Tela 36.1 - Documento Assinado:

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Tela 37 - Finalizar Documento:

Caso o documento tenha que ser assinado por mais pessoas, não o finalize. Encaminhe primeiro para colher as assinaturas e somente após, você poderá finalizá-lo. Veja como Solicitar Assinatura em Documentos Eletrônicos em Manuais.IFSP, caso contrário o, mas atenção: caso tenha que encaminhar 

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No exemplo abaixo, o nível de acesso da ata ser5á público:

O setor dono vem automático, quando o usuário está cadastrado em apenas um setor, mais do que um, deve-se abrir a lista e escolher de qual setor será emitido o documento.

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1.1. A partir do modelo de documento 

No Corpo do Documento, digite todas as informações e após, Salvar e Visualizar. Estando ok,  Concluir.
 

Salvando em PDF:

Fazer a checagem das margens e quebras na opção >Ações>Imprimir em Carta> ou mesmo >Exportar PDF/A(Carta). 

 

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Retorne a tela anterior pela seta do navegador no canto superior esquerdo e assine o documento, ou se for o caso, encaminhe para assinatura.

Neste caso vamos assinar o documento:

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Definir o Identificador:

 

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Insira a senha:

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Assinar o Documento: O SUAP atribui o identificados, que no caso é: RELATÓRIO DE ATIVIDADE Nº 3/2021 - CEPR-PRD/PRO-DI/RET/IFSP. Este dado é originário do cabeçalho do "Tipo de Documento" (Este Modelo de Documento é oriundo do Tipo de Documento: Relatório de Atividade - Geral)

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Documento Eletrônico Assinado:

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Detalhe

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Imprimindo em papel:

Na opção >Ações>Imprimir em Carta> ou mesmo >Exportar PDF/A(Carta), escolher a impressora e alterar o papel para A4 para que ele ajuste as margens inferiores e superiores nas quebras de páginas.

 

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Veja, quando não há a escolha do A4, o texto sairá sem as margens inferior e superior na quebra de páginas.

Detalhe de impressão em papel, no tipo Carta.

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Alterando para A4:

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Visualização de todo o documento na impressão em papel A4:

 

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