FAQ Documentos Eletrônicos - SUAP

JáAtualizado formuleiem algumas14/07/2021 perguntas,por paraCEPR-PRD a construção deste FAQ deve se ter como orientações:

1. ordenar as perguntas
2. trazer o FAQ da página do/ IFSP Digital para cá
3. as perguntas precisam ser agrupadas por assunto ?!?!    (PENSO QUE SIM, MAS NÃO CLASSIFICANDO-AS FORMALMENTE, inclusive esse agrupamento pode ser utilizado para a construção da Base de Conhecimento da Central de Serviços)
4. responder as perguntas de maneira objetiva e sucinta (NO MÁXIMO 3 LINHAS), se possível/necessário anexar links para telas/exemplos existentes   (JÁ COLOQUEI ALGUMAS RESPOSTAS EM MAIÚSCULO AO LADO DA QUESTÃO)
5. as perguntas frequentes da página do IFSP Digital foram trazidas para cá, estão no final, e devem ser incorporadas a esse FAQ
6. verificar posteriormente com a Janaína a revisão deste FAQ para o acerto dos termos de documentos e processos eletrônicos conforme o CONARQ e que serão feitos nas telas
7. colocar em algum espaço a data de atualização deste FAQ, alterando-o a cada atualização
8.  
9. PUBLICAÇÃO DO FAQ:
10. Como desenvolvimento e publicação deste FAQ oriento que seja feita a criação de uma outra página de "elaboração do FAQ", esta não visível ao público, onde se vai colocando e respondendo às novas perguntas ou deixa-se lá aquelas que estamos buscando uma resposta mais bem formulada e outra página, pode ser essa, já com as questões respondidas e já aberta ao público. Ou seja o objetivo para a publicação deste FAQ é ir fazendo-o parcialmente
11.  
12. após finalização e revisão desta página, ela precisa ler liberada para leitura pública e o link dela colocada na página do IFSP em
13. colocar o link desta página de FAQ na página do IFSP Digital no lugar de "Perguntas Frequentes" que está lá: https://www.ifsp.edu.br/cursos/85-assuntos/desenvolvimento-institucional/189-ifsp-digital

 

Perguntas:

Por que o IFSP está utilizando documentos eletrônicos?

Qual a diferença entre um documento digital e um documento nato-digital?  Tem alguma legislação que trata disso?

O que é um documento eletrônico?

Como faço para criar um documento eletrônico?

Quem pode criar um documento eletrônico?

Um documento eletrônico pode ser enviado para um setor ou servidor?

Como faço para compartilhar um documento eletrônico, para leitura ou edição? Posso compartilhar para um grupo de pessoas?

Quais são os passos ou etapas para criar um documento eletrônico ?  CRIAR, EDITAR, REMOVER, CONCLUIR, ASSINAR, FINALIZAR, CANCELAR

Como faço para assinar digitalmente um documento eletrônico?

É possível solicitar a assinatura digital de um documento eletrônico por mais de uma pessoa?  Se sim, pode-se criar uma ordem obrigatória de assinaturas no documento?

Tenho como criar um grupo de pessoas que normalmente assinam um documento eletrônico recorrente e importar essa lista de pessoas para assinar o documento eletrônico?

Existe diferença entre assinatura digital e assinatura eletrônica ?

A assinatura digital ou eletrônica em um documento digital tem valor legal?

É possível verificar as ações realizadas em um documento eletrônico?

Um documento eletrônico fica guardado no SUAP para sempre?

Um documento eletrônico já vem com um cabeçalho e rodapé prontos, como faço para alterá-los?  NÃO É POSSÍVEL SE ALTERAR O CABEÇALHO OU O RODAPÉ DE UM DOCUMENTO ELETRÔNICO, ELES PADRONIZAM A IDENTIDADE VISUAL DE UM DOCUMENTO DO IFSP, COMO TAMBÉM SUA PROCEDÊNCIA E UMA NUMERAÇÃO ÚNICA EM ALGUNS CASOS POR ISSO NÃO DEVEM SER ALTERADOS.

O meu documento eletrônico na tela fica todo desformatado, mas na sua impressão/exportação fica correto, isso é normal?

O documento eletrônico já vem com alguns texto marcados ou coloridos, isso é normal? O que se deve fazer com eles?

Vejo no documento eletrônico alguns textos envoltos em {{ xxx }}, o que é isso? Pode/deve ser apagado?

Na edição do meu documento eletrônico as margens não ficam corretas, qual o problema?

Tenho um documento eletrônico que é recorrente, existe alguma forma de se aproveitar o preenchimento já realizado anteriormente? CLONAR UM DOCUMENTO ELETRÔNICO

Preciso de um modelo específico de documento eletrônico que não existe, o que faço? ENTRAR EM CONTATO COM...

Como anexo um documento eletrônico a um processo?

É possível vincular um documento eletrônico a outro(s) documento(s) eletrônico(s)?

Como faço para colocar interessados no meu documento eletrônico?

Consigo associar revisore(s) a um documento eletrônico?

Como faço para excluir ou apagar um documento eletrônico? REMOVER SE NÃO ESTIVER CONCLUÍDO ou CANCELAR SE ESTIVER FINALIZADO

Um documento eletrônico já finalizado pode ser excluído ou apagado? CANCELAR SE ESTIVER FINALIZADO

O que é o Dashboard de documentos eletrônicos?

Como faço para procurar um documento eletrônico específico?

Como consigo facilmente ver documentos eletrônicos que necessitam alguma ação minha? DASHBOARD / COLUNA À DIREITA DA TELA "MEUS DOCUMENTOS PENDENTES"

Onde encontro manuais ou mais orientações sobre a utilização de documentos eletrônicos?

O que é o IFSP Digital e qual a sua relação com os documentos eletrônicos do SUAP?   EXPLICAR O PROJETO IFSP DIGITAL, COM OS MÓDULOS DE DOCUMENTOS E PROCESSO ELETRÔNICOS E COLOCAR AQUI A PÁGINA INSTITUCIONAL DO IFSP DIGITAL

Existe alguma página institucional que trate do assunto?

Existe algum tutorial ou cursos que eu possa fazer para entender ou trabalhar melhor com os documentos eletrônicos do SUAP?

Como peço auxílio ou suporte quando tenho um problema na utilização de um documento eletrônico?

Como posso dar sugestões de melhorias nos documentos eletrônicos?   MELHORIAS NO MÓDULO DE DOCUMENTOS ELETRÔNICOS SÃO SEMPRE BEM VINDAS, CASO AS TENHA, FAVOR ENTRAR EM CONTATO CONOSCO ATRAVÉS DO NOSSO EMAIL  IFSPDIGITAL@IFSP.EDU.BR QUE ENTRAREMOS EM CONTATO CONTIGO

 

PERGUNTAS FREQUENTES DA PÁGINA DO IFSP DIGITAL (https://www.ifsp.edu.br/cursos/85-assuntos/desenvolvimento-institucional/189-ifsp-digital) , DEVEM SER INCORPORADAS AQUI, SEPARANDO-SE DOCUMENTOS E PROCESSOS ELETRÔNICOS (ou não, analisar)

Quando nos referimos a documentos e processos eletrônicos, quais as principais mudanças?
Teremos dois módulos para utilização no SUAP: Documentos Eletrônicos e Processos Eletrônicos.
No primeiro poderá se elaborar documentos com assinatura digital, já existindo modelos pré-definidos que auxiliarão na padronização dos nossos documentos.
No segundo módulo serão criados os processos eletrônicos adicionado-se documentos nato-digitais ou digitalizados substituindo o processo físico para tramitação.

Como defino o nível de acesso e classifico um documento nos módulos de documentos e processos eletrônicos ?
Pedimos que acessem o documento Nível de Acesso e Classificação de Documentos onde há links para as orientações sobre como definir nível de acesso e classificação de documentos.

Que tipos de processos devo utilizar ?
Cada processo eletrônico tem seu tipo correspondente definido no módulo já com as parametrizações básicas desse processo, como nível de acesso e sua classificação. Caso não haja o tipo de processo que precise envie sua solicitação para o .

Faço os ofícios da Direção Geral, que antes tinha a sigla DRG/SLT, mas nesse novo formato ele sai com a sigla e nome da Coordenadoria de Apoio à Direção. Não teria como eu fazer e sair DRG ?
O servidor em função de chefia pode gerenciar as pessoas ou setores que podem gerar documentos com a sigla de sua área. As orientações estão no capítulo 2 do tutorial de documentos eletrônicos disponível na página do IFSP DIGITAL ou no link https://drive.ifsp.edu.br/s/wThdBfBn11229o3.

O rodapé, que não pode ser editado, está sem o telefone, como podemos arrumar isso ?
O telefone é uma "variável" no documento eletrônico que o puxa automaticamente do cadastro de telefones do módulo de Gestão de Pessoas na opção "Setores do menu". Apenas a chefia do setor possui a permissão de inserir e modificar o telefone, para isso ele deve, dentro do SUAP, ir no Módulo Gestão de Pessoas | Setores , buscar o setor desejado, clicar em "Gerenciar Telefones" e atualizar as informações. Lembrando que a variável reproduzirá o que está no cadastro do setor relacionado ao setor dono do documento criado e que foi selecionado pelo(s) operador(es) deste documento eletrônico.

Os ofícios externos feitos por outros setores do câmpus, que antigamente tinham a numeração da Diretoria Geral (DRG) agora podem ser feitos diretamente por esses setores (numeração e sigla deles) e apenas assinados pela Direção ?
Sim é possível pois a identificação do documento não é feita apenas pelo número, mas sim por todo o conjunto de número + setor. Mas é claro que fica a critério do câmpus convencionar a sigla que deverá ser usada, caso seja apenas DRG será necessário o compartilhamento do setor DRG com outras pessoas ou setores, vai depender de uma análise de conveniência e risco.