Orientações para a realização de Mapeamento de Processos

Durante as sessões de mapeamento realizadas pelo Escritório de Processos do IFSP / CEPR-PRD (aqui definido como EP-IFSP) com os servidores das áreas do IFSP, constatamos algumas boas práticas que auxiliam no desenvolvimento deste trabalho e assim, o melhor entendimento de todos os envolvidos.

Por definição, no mapeamento, tudo é considerado uma atividade, as denominações de processo, sub-processo e tarefa dependem do nível de especialização (a tarefa) e generalização (o sub-processo, o processo) da atividade.

Aqui são expostos pontos a serem considerados nas ações de mapeamento e criação da árvore de atividades:

Antes de iniciar a construção da árvore de atividades

• a árvore de atividades é muito útil para o conhecimento de todas as atividades realizadas, facilitando a priorização dos processos a serem modelados, além de análises de força de trabalho alocadas na execução dos mesmos;

• a árvore de atividades normalmente é agrupada por funções que são realizadas nas áreas organizacionais;
  

• as atividades desenvolvidas pelas áreas são dinâmicas, ou seja, se modificam no tempo influenciadas por fatores externos e internos, dessa forma não se deve esquecer de registrar o momento (data/hora) e os envolvidos que realizaram esse trabalho. Deve-se colocar essa informação no processo ou na processo principal da árvore sendo atualizado sempre que esta for alterada;
  

• uma forma da realização institucional da construção da árvore de atividades é a montagem de uma comissão formalizada, o que indicamos, ou um grupo de trabalho informal, convidando os envolvidos nas atividades da reitoria e câmpus para haver uma representação dos processos estratégicos, gerenciais e operacionais realizados, o grande objetivo aqui é a padronização de processos para a utilização por todos os câmpus. Deles, não é necessária a participação de vários servidores e vários câmpus participando, claro que quanto mais houverem é melhor, mas a árvore deve ser validada posteriormente com todos, pode-se enviá-la a eles pedindo sugestões e depois finalizá-la; 
  

• na construção da árvores de atividades representando processos realizados na reitoria e nos câmpus, vimos que normalmente os ramos da árvore acabam agrupando na reitoria os processos estratégicos, como definir políticas e normas, e os processos gerenciais, como o controle da execução/aplicação dessas ações além dos operacionais do setor. E, vemos nos câmpus, os processos gerenciais de controle / aplicação das políticas e normas definidas e os operacionais dessa execução, além daqueles que podemos considerar "os principais" que são a realização da prestação do serviço aos usuários diretos da instituição;

• inserir nas atividades do mapeamento informações principais do processo, os envolvidos nele podem ser colocados entre parênteses;

• sugerimos a utilização de ferramentas de mapa mental para a construção da árvore de atividades.

Construindo a árvore de atividades

• construir a árvore tendo o olhar da geração dos produtos/serviços oriundos das atividades, observando o ciclo de vida do produto/serviço dentro do macro-processo na área ou seja: entrada/criação -> desenvolvimento/vida -> saída/descarte;

• organizar os macro-processos, processos e atividades em ordem cronológica de ocorrência das atividades ou seja, as atividades que ocorrem primeiro aparecerão primeiro no mapeamento, ou seja, nos ramos mais acima da árvore do processo, lembrando que normalmente é assim que os usuários descrevem o processo, pelas atividades que ocorrem primeiro até as que são realizadas por último;

• colocar no desenho da Árvore de Atividades todas as atividades, mesmo as mais atômicas (tarefas), não limitando assim o desenvolvimento do mapeamento e a construção da árvore, essas atividades filhas podem ser ocultas depois, mas o fato delas estarem expressas na árvore facilitam a visão e entendimento do usuário além da construção posterior da modelagem do processo caso este seja feito. Também, a estratégia da granularidade do mapeamento pode ser definida pela estratégia da organização para a realização desse trabalho;

• as atividades são ações portanto devem ser descritas utilizando-se um verbo no infinitivo, descrições com mais de um verbo denotam que esta atividade pode ser dividida em outras;

• as decisões de fluxo (gateways) devem ter suas atividades agrupadas em ramos específicos e são representadas no processo na própria descrição da atividade. Ex. Gerar relatório caso... ;

• registrar atividades que tenham eventos e marcos dentro do processo com as datas que podem iniciar contagem de prazos, valores que podem determinar decisões;
  

• atividades com somente uma atividade filha devem ser repensadas, incorporando-se assim essa atividade filha na atividade pai;

• utilizar a atividade "Gerenciar" (nível mais macro) ou "Tratar" como atividade genérica de acompanhamento de ações/atividades que não estão sendo propriamente realizadas pelo ator do processo e registrar essas ações na árvore com os atores entre parênteses;

• após uma primeira "finalização" da construção da árvore do processo, deve-se revê-la várias vezes com os envolvidos, com o objetivo de ajustá-la para a melhor representação possível do processo, procurando sempre consolidar atividades em processos e abrindo assim ramos para estas e ajustando a posição dos ramos na árvore;

• para facilitar a visualização da árvore de atividades como um todo, devido à quantidade de atividades que ela apresenta, a sua impressão no formato PDF deve apresentar somente os processos e seus sub-processos, sem chegar no maior nível de detalhe (tarefa), que podem ser apresentados em outros formato de disponibilização da árvore, como um documento HTML ou XML, onde o detalhamento dos processos com suas atividades podem ser vistos;

Validação da árvore de atividades

• após a construção da árvore, validá-la elencando os produtos/serviços entregues pelas áreas associando-as aos processos mapeados, caso haja produtos/serviços sem processos que a geram isto indica a necessidade da sua colocação na árvore, caso haja processos que gerem produtos/serviços que não foram relatados isso indica uma não informalização desse processo realizado pela área;

• devem ser observados quais são os produtos/serviços gerados por cada atividade entendendo a cadeia de valor com os atores envolvidos, observando-se os usuários que receberão os produtos/serviços do processo;

• PRE: Coordenadoria de Registros Acadêmicos, Bibliotecas
  
• PRA: Almoxarifado e Patrimônio
• PRD: Gerenciar a Administração de Pessoal, Gerenciar o Cadastro, Movimentação e Pagamento de Pessoal, Gerenciar o Desenvolvimento de Pessoa
• PRD/DDI/CEPR, Gerenciar o Escritório de Processos