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Orientações para a realização de Mapeamento de Processos

Durante as sessões de mapeamento realizadas com os servidores das áreas do IFSP constatamos algumas boas práticas que auxiliam no desenvolvimento dodeste trabalho e assim, o melhor entendimento de todos os envolvidos,envolvidos.
aqui
Por definição, no mapeamento, tudo é considerado uma atividade, as denominações de processo, sub-processo e tarefa dependem do nível de especialização (a tarefa) e generalização (o sub-processo, o processo) da atividade.
Aqui são expostas essasexpostos pontos paraa serem considerados nas ações de mapeamento e criação da árvore de processos.atividades:
  • colocar no desenho da ÁrvoreAntes de Atividades todas as atividades, mesmo as mais atômicas, não limitandoiniciar a sua construção pelo usuário pois elas facilitam a sua visão do da atividade macro, as atividades filhas podem ser ocultas depois, mas o fato delas estarem expressas na árvore facilitarão a modelagem do processo caso este seja feito;
  • registrar atividades que tenham eventos e marcos dentro do processo com as datas que podem iniciar contagem de prazos, valores que podem determinar decisões;
  • organizar os macro-processos, processos e atividades em ordem cronológica de ocorrência das atividades;
  • na construção da árvore,rvore construí-lade atividades
    • sugerimos a utilização de ferramentas de mapa mental para a construção da árvore de atividades;
    • as atividades desenvolvidas pelas áreas são dinâmicas, dessa forma não se deve esquecer de registrar o momento (data/hora) e os envolvidos que realizaram esse trabalho;
    • a árvore de atividades normalmente é agrupada por funções que são realizadas nas áreas organizacionais;
    • inserir nas atividades do mapeamento informações principais do processo, os envolvidos nele podem ser colocados entre parênteses;
    • as atividades são ações portanto devem ser descritas utilizando-se um verbo no infinitivo, descrições com mais de um verbo denotam que esta atividade pode ser dividida em outras;
    • as decisões de fluxo (gateways) devem tem suas atividades agrupadas em ramos específicos e são representadas no processo na própria descrição da atividade. Ex. Gerar relatório caso... ;
    Construindo a árvore de atividades
    • construir a árvore tendo o olhar da geração dos produtos/serviços oriundos das atividades, observando o ciclo de vida do produto/serviço dentro do macro-processo na área ou seja: entrada/criação -> desenvolvimento/vida -> saída/descarte/morte;descarte;
    • organizar os macro-processos, processos e atividades em ordem cronológica de ocorrência das atividades ou seja, as atividades que ocorrem primeiro aparecerão primeiro no mapeamento, ou seja, nos ramos mais acima da árvore do processo, lembrando que normalmente é assim que os usuários descrevem o processo, pelas atividades que ocorrem primeiro até as que são realizadas por último;
    • colocar no desenho da Árvore de Atividades todas as atividades, mesmo as mais atômicas (tarefas), não limitando assim o desenvolvimento do mapeamento e a construção da árvore, essas atividades filhas podem ser ocultas depois, mas o fato delas estarem expressas na árvore facilitam a visão e entendimento do usuário além da construção posterior da modelagem do processo caso este seja feito. Também, a estratégia da granularidade do mapeamento pode ser definida pela estratégia da organização para a realização desse trabalho;
    • registrar atividades que tenham eventos e marcos dentro do processo com as datas que podem iniciar contagem de prazos, valores que podem determinar decisões;
    • atividades com somente uma atividade filha devem ser repensadas, aincorporando-se assim essa atividade filha então deve ser incorporada na atividade pai;
    • utilizar a atividade "Gerenciar" como atividade genérica de acompanhamento de ações/atividades que não estão sendo propriamente realizadas pelo ator do processo e registrar essas ações na árvore com os atores entre parênteses;
    • após a finalização da construção da árvore do processo, deve-se revê-la várias vezes com os envolvidos, com o objetivo de ajustá-la para a melhor representação possível do processo, procurando sempre consolidar atividades em processos e abrindo assim ramos para estas e ajustando a posição dos ramos na árvore;
    Validação da árvore de atividades
    • após a construção da árvore, validá-la elencando os produtos/serviços geradosentregues pelas áreas associando-as àsaos atividadesprocessos mapeadas expostas,mapeados, caso haja produtosprodutos/serviços sem atividadesprocessos que a geram isto indica a necessidade da sua colocação na árvore;rvore, caso haja processos que gerem produtos/serviços que não foram relatados isso indica uma não informalização desse processo realizado pela área;
    • devem ser observados quais são os produtos/serviços gerados por cada atividade entendendo a cadeia de valor com os atores envolvidos, observando-se os usuários que receberão os produtos/serviços do processo;

     

    Algumas ferramentas gratuitas para criação de mapas mentais
    Materiais sobre mapas mentais
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