Orientações para o Mapeamento de Processos

Durante as sessões de mapeamento realizadas com os servidores das áreas do IFSP constatamos algumas boas práticas que auxiliam no desenvolvimento do trabalho e melhor entendimento de todos os envolvidos, aqui são expostas essas pontos para serem considerados nas ações de mapeamento e criação da árvore de processos.

• colocar no desenho da Árvore de Atividades todas as atividades, mesmo as mais atômicas, não limitando a sua construção pelo usuário pois elas facilitam a sua visão do da atividade macro, as atividades filhas podem ser ocultas depois, mas o fato delas estarem expressas na árvore facilitarão a modelagem do processo caso este seja feito;

• registrar atividades que tenham eventos e marcos dentro do processo com as datas que podem iniciar contagem de prazos, valores que podem determinar decisões;

• organizar os macro-processos, processos e atividades em ordem cronológica de ocorrência das atividades;

• na construção da árvore, construí-la tendo o olhar da geração dos produtos/serviços oriundos das atividades, observando o ciclo de vida do produto/serviço dentro do macro-processo na área ou seja: entrada/criação -> vida -> saída/descarte/morte;

• atividades com somente uma atividade devem ser repensadas, a atividade filha então deve ser incorporada na atividade pai;

• utilizar a atividade "Gerenciar" como atividade genérica de acompanhamento de ações/atividades que não estão sendo propriamente realizadas pelo ator do processo e registrar essas ações na árvore com os atores entre parênteses;

• após a construção da árvore, validá-la elencando os produtos/serviços gerados pelas áreas associando-as às atividades mapeadas expostas, caso haja produtos sem atividades que a geram isto indica a necessidade da sua colocação na árvore;

• devem ser observados quais são os produtos/serviços gerados por cada atividade entendendo a cadeia de valor com os atores envolvidos, os usuários que receberão os produtos/serviços do processo;