Orientações Iniciais
Pré-requisitos:
Ler a Portaria IFSP n.º 2.162, de 18 de abril de 2022
Ler a Portaria Vigente de designação dos servidores responsáveis pela assinatura do diploma digital
O estudante deverá ter colado grau e estar quite com todas as pendências junto ao IFSP
O prazo para emissão e registro de diploma é o seguinte:
De 120 (cento e vinte) dias corridos a partir da data da realização da colação de grau do(a) estudante, sem necessidade do requerimento do estudante, para Diplomas de Cursos de Graduação.
O estudante deverá devolver todos os livros à Coordenadoria de Biblioteca e os livros didáticos à Coordenação de Apoio ao Estudante (CAE) ou setor equivalente, antes de finalizar o pedido do Diploma ou Certificado de Conclusão do curso, e antes de colar grau para os cursos de Graduação.
A Coordenadoria de Registros Acadêmicos ou setor equivalente deverá verificar todos os dados pessoais, documentais e acadêmicos do estudante, corrigindo os erros, se for o caso, e ainda, verificar se cumpriu todos os requisitos do curso, conforme segue:
I - O nome completo do(a) estudante verificar se há divergência do documento de identidade oficial apresentado com a Certidão de Nascimento, Casamento ou averbação de divórcio (quando for o caso);
II - A data de colação de grau será posterior a data de conclusão para os Cursos de Graduação, sendo a conclusão a data que o(a) estudante cumpriu todos requisitos do curso, com exceção da colação de grau;
III - Atos autorizativos de funcionamento de todos os cursos e de reconhecimento ou renovação de reconhecimento para os cursos de graduação e pós-graduação stricto sensu.cursos;
IV - Dados de registro do processo seletivo;
V - Dados da formação do nível anterior do(a) estudante;
VI - Registros de Estágio, TCC (Trabalho de Conclusão de Curso), AC (Atividades Complementares) e derivados, dissertação;
VII - O ENADE, nos casos dos cursos de graduação, é necessário que contenha o registro da situação de ingressante e concluinte, no ano correto, e com a situação final correta;
VIII - Verificar se não houve duplicidade no registro de algum componente curricular, principalmente, através do registro duplicado em equivalência de estudos e aproveitamento de estudos.
A Coordenadoria de Registros Acadêmicos do Câmpus ou setor equivalente é responsável pela verificação do registro correto dos dados constantes nos itens anteriores, e caso não possua acesso para alteração dos dados no Sistema Acadêmico, deverá solicitar as correções necessárias antes de requerer a Emissão do Diploma ou Certificado de Conclusão do curso e de realizar seu registro.
Os diplomas dos Cursos de Graduação, e os de Pós-Graduação stricto sensu serão emitidos e registrados pela Pró-Reitoria de Ensino, por meio da Coordenadoria de Registros de Diplomas – CRDI-PRE, que integra a Diretoria de Dados e Gestão Acadêmica.
A CRA ou setor equivalente deverá encaminhar a solicitação da expedição do Diploma e registro para a PRE, mediante a abertura de Processo Eletrônico, direcionado à Coordenadoria de Registro de Diplomas da Pró-Reitoria de Ensino – CRDI-PRE, após realizar as verificações previstas neste manual, conforme relato no texto acima.
O Processo Eletrônico deverá ser aberto, individualmente, para cada estudante, selecionado como “tipo de processo” a opção “Ensino: Certificados e Diplomas”.
O processo deverá conter o estudante como interessado(a), para que este acompanhe no Sistema Acadêmico a tramitação do processo.
No assunto do Processo Eletrônico deverá conter o nome completo do(a)estudante, o prontuário e o curso.
A CRA do Câmpus, ou setor responsável, deverá enviar o Processo Eletrônico para a CRDI-PRE em até 30 dias corridos, da colação de grau, para os cursos de graduação.
No Processo Eletrônico, será necessário inserir os documentos a seguir, por meio de arquivo(s) em formato .pdf:
I - Ofício do tipo: Termo de Responsabilidade pela Regularidade das Informações Acadêmicas e Pessoais do Formando - conforme Anexo IV - Ofício - Termo de Responsabilidade;
II - CNH/RG ou RNE com número de CPF;
III - Certidão de Nascimento, ou Casamento (Quando houver);
IV - Histórico Escolar e Certificado de Conclusão do Ensino Médio (para os cursos de graduação);
V - Histórico Escolar do Curso Superior de Graduação (para os cursos de graduação);
Para os diplomas de Cursos Superiores de Graduação, caso não haja nenhuma divergência, a CRDI-PRE realizará a emissão do Diploma Digital, o seu registro e solicitará as assinaturas do Reitor e do Diretor Geral do Câmpus.
Após a finalização das assinaturas, o XML do Diploma Digital e a Representação Visual do Diploma serão enviados, pela CRDI-PRE, para o(a) estudante via e-mails institucionais e particulares, nos endereços eletrônicos, cadastrados no Sistema Acadêmico.
A CRA também terá acesso ao XML do Diploma Digital e da Representação Visual do Diploma, por meio do Sistema Acadêmico.
A CRDI-PRE, após a emissão e registro do Diploma, deverá anexar no Processo Eletrônico o termo de responsabilidade da autoridade competente para o registro do Diploma, atestando a regularidade dos procedimentos realizados para o registro.
No mesmo Processo Eletrônico, a CRDI-PRE anexará a cópia da Representação Visual do Diploma Digital emitido e registrado.
A CRDI-PRE finalizará o Processo Eletrônico no Sistema Acadêmico, após os procedimentos realizados nos itens anteriores.
A Coordenadoria de Registro de Diploma (CRDI-PRE) publicará, mensalmente, no DOU (Diário Oficial da União), um extrato do quantitativo de diplomas emitidos dos cursos superiores de graduação do IFSP.
Orientações Iniciais Finalizadas.