2. Fiscalização Administrativa

A fiscalização administrativa consiste na conferência documental para verificação de conformidade trabalhista, previdenciária e fiscal, dos contratos continuados de serviços com mão de obra em regime de dedicação exclusiva.

Servidores que atuam na fiscalização administrativa fazem a análise dos documentos trabalhistas apresentados pela empresa,

A Lei 14.133/2021, no seu Art. 140:

Art. 140. O objeto do contrato será recebido:

I - em se tratando de obras e serviços:

a) provisoriamente, pelo responsável por seu acompanhamento e fiscalização, mediante termo detalhado, quando verificado o cumprimento das exigências de caráter técnico;

As atividades da fiscalização administrativa estão elencadas no Anexo VIII-B da Instrução Normativa Seges nº 05/2017, com um rol de documentação a ser analisada mensalmente, para realizar o recebimento provisório, prévio à emissão da nota fiscal por parte da empresa.

Relação de Funcionários

No primeiro mês da prestação dos serviços, a empresa deverá encaminhar uma lista com a relação dos funcionários que prestarão serviços no IFSP, nos termos da IN 05/2017, Anexo VIII-B, 2.1, a.1:

relação dos empregados, contendo nome completo, cargo ou função, horário do posto de trabalho, números da carteira de identidade (RG) e da inscrição no Cadastro de Pessoas Físicas (CPF), com indicação dos responsáveis técnicos pela execução dos serviços, quando for o caso;

Cartão de Ponto

Caso previsto no Termo de Referência, as empresas deverão apresentar mensalmente para a fiscalização administrativa os cartões de ponto referentes ao mês da prestação de serviços de todos os funcionários.

Na ocorrência de falta sem reposição, será necessário fazer o cálculo da glosa do dia.

Folha de Pagamento Analítica

A empresa deve apresentar a folha de pagamento analítica dos funcionários, nos termos da IN 05/2017, Anexo VIII-B, 2.1, c.2:

cópia da folha de pagamento analítica de qualquer mês da prestação dos serviços, em que conste como tomador o órgão ou entidade contratante;

Holerites

Caso previsto no Termo de Referência, a empresa deverá apresentar os holerites dos empregados que prestam serviços no IFSP, de acordo com a IN 05/2017, Anexo VIII-B, 2.1, c.3:

cópia dos contracheques dos empregados relativos a qualquer mês da prestação dos serviços ou, ainda, quando necessário, cópia de recibos de depósitos bancários;

Comprovantes de depósitos de salários

Mensalmente, a empresa contratada deverá enviar para conferência da fiscalização administrativa os comprovantes de depósito de salários dos funcionários. A IN 05/2017, Anexo VIII-B, 2.1, c.3 exige:

cópia dos contracheques dos empregados relativos a qualquer mês da prestação dos serviços ou, ainda, quando necessário, cópia de recibos de depósitos bancários;

IMPORTANTE!!!

Os pagamentos aos funcionários contratados pelas empresas terceirizadas que prestam serviços no IFSP devem ocorrer, de acordo com o art. 459 da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), até o quinto dia útil do mês subsequente ao vencido.

A contagem do prazo para pagamento deve excluir os domingos e feriados, mas deve incluir o sábado, conforme art. 14 da Instrução Normativa MPT Nº 02 de 08/11/2021.

O pagamento deverá ser efetuado em conta bancária de titularidade do funcionário, até o quinto dia útil ao mês posterior à prestação do serviço, sendo que sábado é considerado dia útil. Em caso de atraso de pagamento, as empresas deverão pagar multa e correção monetária. O Tribunal Superior do Trabalho manifesta:

Súmula 381: “O pagamento dos salários até o 5º dia útil do mês subsequente ao vencido não está sujeito à correção monetária. Se essa data limite for ultrapassada, incidirá o índice da correção monetária do mês subsequente ao da prestação dos serviços, a partir do dia 1º.”

Precedente Normativo 72: “Estabelece-se multa de 10% sobre o saldo salarial, na hipótese de atraso no pagamento de salário até 20 dias, e de 5% por dia no período subsequente.”

Portanto, em caso de atraso, a empresa deverá arcar com as penalidades previstas na Súmula 381 e Precedente Normativo 72, do TST, em favor dos empregados.

Além disso, deve ser consultada a Convenção Coletiva de Trabalho (CCT) eleita na contratação, que poderá estabelecer o percentual por dia de atraso no pagamento dos salários dos empregados. Havendo divergência entre o percentual do Precedente Normativo e a CCT, recomenda-se seguir a CCT.

Se as ocorrências de atrasos nos atrasos de pagamentos de salários se tornarem frequentes, orientamos as equipes de fiscalização de contratos realizar a abertura de processo administrativo contratual para aplicação de penalidades.

Benefícios

IN 05/2017, Anexo VIII-B, 2.1, c.4

comprovantes de entrega de benefícios suplementares (vale-transporte, vale-alimentação, entre outros), a que estiver obrigada por força de lei ou de Convenção ou Acordo Coletivo de Trabalho, relativos a qualquer mês da prestação dos serviços e de qualquer empregado; e

FGTS

Os relatórios relativos ao Fundo de Garantia por Tempo de Serviço - FGTS deverão ser enviados mensalmente pela empresa contratada.

Para a fiscalização administrativa, deve ser encaminhado o relatório completo do FGTS Digital, contendo os seguintes relatórios:

Relação de Trabalhadores
Relação de Categorias
Relação de Estabelecimentos
Relação de Tipos de Valor
Relação de Tomadores de Serviço

Além dos relatórios do FGTS Digital, a empresa deverá enviar a Guia de Recolhimento do FGTS (GRF) e seu respectivo comprovante de pagamento.

Observar!

1. Se o código de barras da guia bate com o comprovante;
2. Se o valor da guia é o valor que foi pago no comprovante;
3. Se a competência corresponde ao mês da prestação dos serviços que está sendo verificado.

Resumo de Documentos - FGTS:

Relatório completo de FGTS
GRF
Comprovante de pagamento

INSS

A documentação relativa ao INSS consta nos relatórios da DCTFWeb:

Recibo de Entrega da Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais Previdenciários
RELATÓRIO DA DECLARAÇÃO COMPLETA
RELATÓRIO DE CRÉDITOS
RELATÓRIO DE DÉBITOS
RELATÓRIO RESUMO DE CRÉDITOS

E, dependendo do caso, a empresa poderá apresentar também o RECIBO DE ENTREGA DA DECLARAÇÃO DE COMPENSAÇÃO:

PER/DCOMP WEB

Se a empresa não possuir créditos a compensar, terá que realizar o recolhimento do INSS. Neste caso, deverá apresentar o Documento de Arrecadação de Receitas Federais - DARF e o seu respectivo comprovante de pagamento.

Resumo de Documentos - INSS:

Relatório completo da DCTFWeb
PER D/COMP Web (Se for o caso)
DARF (Se for o caso)
Comprovante de pagamento da DARF (Se for o caso)

Certidões de regularidade

A fiscalização poderá emitir consulta ao Sicaf ou a empresa pode encaminhar as certidões de regularidade, conforme a IN 05/2017, Anexo VIII-B, 2.1, b, podendo ser elas:

Consulta de regularidade CADIN Estadual e Municipal
Certidão de Regularidade Fiscal Mobiliária
Certidão de Débitos Tributários Não Inscritos na Dívida Ativa do Estado de São Paulo
Certidão negativa ou positiva com efeitos de negativa de débitos relativos aos tributos federais e à dívida ativa da união
Certidão Negativa de Débitos Tributários da Dívida Ativa do Estado de São Paulo
Certidão Negativa Débitos Trabalhistas
Certificado de Regularidade do FGTS