3. Orientações simplificadas aos fiscais de contratos
3. Orientações simplificadas aos fiscais de contratos
Após a leitura dos instrumentos da contratação, em especial o Termo de Referência e o Termo de Contrato, a equipe de fiscalização iniciará sua atuação, com o início da vigência contratual. Os serviços passarão a ser prestados, ou iniciará o prazo para entrega dos materiais ou bens adquiridos. Para os diferentes tipos de contratações, a Coordenadoria de Contratos da Reitoria elaborou as seguintes orientações, de maneira simplificada:
2.1. AQUISIÇÕES COM ENTREGA RECORRENTE2.2. AQUISIÇÕES COM ENTREGA ÚNICA2.3. SERVIÇOS NÃO CONTINUADOS (POR ESCOPO)2.4. SERVIÇOS CONTINUADOS SEM MÃO DE OBRA EM DEDICAÇÃO EXCLUSIVA2.5. SERVIÇOS CONTINUADOS COM MÃO DE OBRA EM DEDICAÇÃO EXCLUSIVA2.6. CONCESSÃO DE USO DE ESPAÇO FÍSICO
3.1. AQUISIÇÕES
QuandoA chegarfiscalização ou o material/bem,requisitante deverá avaliar o material entregue, se ele está em conformidade com o que foi descrito no Termo de Referência. Estando em desconformidade, deverá acionar a CAP vai receber provisoriamente ou vai chamar o setor requisitanteempresa para receber.que Noesta casopromova dea haversubstituição, algumaestipulando ocorrência,um pedirprazo para a empresa solucionar, dando prazo parasua resoluçãoo. O requisitante/fiscal requisitante deverá formalizar (por e mail, notificação, ofício), enviar para a empresa o pedido de solução e encaminhar com cópia para CAP CAP-PRA realizar o acompanhamento.
Se a empresa não entregar os materiais no prazo estipulado, ou não resolver os problemas apontados pela fiscalização técnica, será necessário avaliar a necessidade de aplicação de sanções e rescindir o contrato. Para isto, acionar a Coordenadoria de Processos Administrativos Contratuais (CPAC-PRA) para melhores orientações.
Em caso de qualquer necessidade de adequação do contrato (acréscimo/supressão/alteração), deverá acionar o Setor de Contratos.
Se houver inexecução dos serviços contratados, esgotadas todas as tentativas de resolução, será necessário avaliar a possibilidade de aplicação de sanção e rescindir o contrato. Para isso, verificar com a Coordenadoria de Processos Administrativos Contratuais (CPAC-PRA) os procedimentos.
3.2. Escopo
SERVIÇOS NÃO CONTINUADOS (POR ESCOPO)
Dependendo do tipo de serviço (dedetização e desinfecção, por exemplo), programar as execuções dos serviços preferencialmente em dias em que o campus estiver vazioVerificarvazio, verificando a possibilidade de um servidor acompanhar a execução dos serviços
os.
No caso de haver alguma ocorrência, pedir para a empresa solucionar, dando prazo para resolução
o.
Não havendo ocorrências, pedirreceber a nota fiscal para a empresa, com valor total proporcional da prestação de serviços.
Abrir um processo de pagamento no SuapSuap.
A fiscalização deverá ser acionada em caso de ocorrer alguma das faltas indicadas no Termo de Referência (se for o caso). Ela é responsável por avaliar se o serviço foi executado de acordo com o que foi contratado.
Em caso de qualquer necessidade de adequação do contrato (acréscimo/supressão/alteração), a fiscalização deverá acionar o Setor de Contratos.
Se houver inexecução dos serviços contratados, esgotadas todas as tentativas de resolução, será necessário avaliar a possibilidade de aplicação de sanção e rescindir o contrato. Para isso, verificar com a Coordenadoria de Processos Administrativos Contratuais (CPAC-PRA) os procedimentos.
3.2. ContSERVIÇOS semCONTINUADOS MO
SEM MÃO DE OBRA EM DEDICAÇÃO EXCLUSIVA
Acompanhar a execução dos serviços
os, e, se necessário, manter um registro de ocorrências, num caderno/Word/sistema Comprasnet Contratos.
No caso de haver alguma ocorrência, pedir para a empresa solucionar, dando prazo para resolução
o.
Abrir o processo de pagamento, preencher IMRIMR* (se for o caso), mandamandar o processo de pagamento para Financeiro
ContA fiscalização técnica deverá ser acionada, por meio de procedimento próprio a ser indicado pela fiscalização (abertura de chamado, ligação, protocolo, e-mail), se ocorrer algum problema na execução dos serviços.
Verificada alguma desconformidade no serviço ou na entrega de materiais (para os contratos de serviço com MOfornecimento de insumos), a fiscalização técnica deverá notificar a empresa, dando prazo para correção.
Em caso de qualquer necessidade de adequação do contrato, deverá acionar o Setor de Contratos.
Se houver inexecução dos serviços contratados, esgotadas todas as tentativas de resolução, será necessário avaliar a possibilidade de aplicação de sanção e rescindir o contrato. Para isso, verificar com a Coordenadoria de Processos Administrativos Contratuais (CPAC-PRA) os procedimentos.
3.2.1. PRORROGAÇÃO DE PRAZO
Quando o contrato estiver próximo do fim da vigência o gestor de contratos vai mandar um ofício pedindo para a fiscalização se manifestar sobre a prorrogação de prazo = renovação do contrato. (Utilizar o Roteiro 002 CTADP – SERV CONT SEM DEDICAÇÃO MO)
A fiscalização técnica deverá responder com o documento
Tipo de documento: Relatório de Atividade – Geral
Modelo de documento: CONTRATO: ADITAMENTO CTADP 03 – RELATÓRIO DA FISCALIZAÇÃO – PRORROGAÇÃO DE PRAZO
Se a fiscalização achar pertinente, pode realizar uma pesquisa de preços via Painel de Preços/Fonte de Preços, e elaborar a análise crítica:
Tipo de Documento: Estudo
Modelo de documento: CONTRATO: FISCALIZAÇÃO CTFIS 02 – ANÁLISE CRÍTICA DA PESQUISA DE PREÇOS
OBS.: Sempre que for aberto novo processo, relacionar o processo original de contratação.
3.2.2. REAJUSTE
Verificar no Termo de Referência (TR) as regras relativas ao reajuste.
Se constar no TR que a empresa deverá encaminhar solicitação de reajuste, no ato da prorrogação de prazo, a empresa deve enviar o ofício com a concordância da prorrogação da vigência do contrato e solicitar o reajuste junto;
Se não constar a necessidade do pedido da empresa, a Administração deverá conceder o reajuste de ofício.
OBS.: Sempre que for aberto novo processo, relacionar o processo original de contratação.
3.2.3. ALTERAÇÕES (ADITAMENTOS) - Se for o caso
Caso seja necessária alguma alteração no contrato, o gestor de contratos vai mandar um ofício pedindo para a fiscalização se manifestar sobre a alteração, ou a própria fiscalização poderá enviar um ofício ao gestor com as justificativas da necessidade de alteração. (Utilizar Roteiro 005 – CTADV)
A fiscalização poderá utilizar o modelo de documento “CTADP 03”, alterando a fundamentação legal e incluindo as justificativas da necessidade de alterar o contrato.
Tipo de Documento: Relatório de Atividade – Geral
Modelo de Documento: CONTRATO: ADITAMENTO CTADP 03 – RELATÓRIO DA FISCALIZAÇÃO – PRORROGAÇÃO DE PRAZO
OBS.: Sempre que for aberto novo processo, relacionar o processo original de contratação.
3.3. SERVIÇOS CONTINUADOS COM MÃO DE OBRA EM DEDICAÇÃO EXCLUSIVA
Fiscalização técnica:
Acompanhar a execução dos serviços
os, e, se necessário, manter um registro de ocorrências, num caderno/Word/sistema Comprasnet Contratos.
No caso de haver alguma ocorrência, pedir para a empresa solucionar, dando prazo para resolução
o.
Abrir o processo de pagamento, preencher IMRIMR* e ateste provisório:
Tipo de documento: Termo
Modelo de documento: CONTRATO: FISCALIZAÇÃO CTFIS 06.02 – TERMO CIRCUNSTANCIADO DE ATESTE PROVISÓRIO DE SERVIÇOS – FISCAL TÉCNICO
Fiscalização administrativa:
Receber a documentação enviada pela empresa, relativo ao período da prestação de serviços (mês)
Instruir o processo de pagamento com a documentação enviada pela empresa
Preencher o ateste provisório:
Tipo de documento: Termo
Modelo de documento: CONTRATO: FISCALIZAÇÃO CTFIS 06.01 – TERMO CIRCUNSTANCIADO DE ATESTE PROVISÓRIO – FISCAL ADMINISTRATIVO
Na ocorrência de algum problema, a fiscalização técnica deverá ser acionada, por meio de procedimento próprio a ser indicado pela fiscalização (abertura de chamado, ligação, protocolo, e-mail).
Verificada alguma desconformidade no serviço ou na entrega de materiais (para os contratos de serviço com fornecimento de insumos), a fiscalização técnica deverá notificar a empresa, dando prazo para correção.
Em caso de qualquer necessidade de adequação do contrato, deverá acionar o Setor de Contratos.
Se houver inexecução dos serviços contratados, esgotadas todas as tentativas de resolução, será necessário avaliar a possibilidade de aplicação de sanção e rescindir o contrato. Para isso, verificar com a Coordenadoria de Processos Administrativos Contratuais (CPAC-PRA) os procedimentos.
3.3.1. PRORROGAÇÃO DE PRAZO
Quando o contrato estiver próximo do fim da vigência, o gestor de contratos vai mandar um ofício pedindo para a fiscalização se manifestar sobre a prorrogação de prazo = renovação do contrato. (Utilizar o Roteiro 001 CTADP – SERV CONT COM DEDICAÇÃO MO)
A fiscalização técnica deverá responder com o documento
Tipo de documento: Relatório de Atividade – Geral
Modelo de documento: CONTRATO: ADITAMENTO CTADP 03 – RELATÓRIO DA FISCALIZAÇÃO – PRORROGAÇÃO DE PRAZO
Se a fiscalização achar pertinente, pode realizar uma pesquisa de preços via Banco de Preços, e realizar análise crítica
Tipo de Documento: Estudo
Modelo de documento: CONTRATO: FISCALIZAÇÃO CTFIS 02 – ANÁLISE CRÍTICA DA PESQUISA DE PREÇOS
3.3.2. REPACTUAÇÕES
A empresa deverá enviar um ofício para o IFSP, assim que a Convenção Coletiva de Trabalho (CCT) for HOMOLOGADA no Ministério do Trabalho, requerendo a repactuação
A empresa deverá encaminhar as planilhas de custos com os novos valores indicados na CCT
A fiscalização administrativa abre o processo de repactuação no Suap, relaciona ao processo original de contratação, inclui os documentos, realiza as análises pertinentes e envia para a PRF. (Utilizar o Roteiro 007 – CTREP)
3.3.3. ALTERAÇÕES (ADITAMENTOS) - Se for o caso
Caso seja necessária alguma alteração no contrato, o gestor de contratos vai mandar um ofício pedindo para a fiscalização se manifestar sobre a alteração, ou a própria fiscalização poderá enviar um ofício ao gestor com as justificativas da necessidade de alteração. (Utilizar Roteiro 005 – CTADV)
A fiscalização poderá utilizar o modelo de documento “CTADP 03”, alterando a fundamentação legal e incluindo as justificativas da necessidade de alterar o contrato.
Tipo de Documento: Relatório de Atividade – Geral
Modelo de Documento: CONTRATO: ADITAMENTO CTADP 03 – RELATÓRIO DA FISCALIZAÇÃO – PRORROGAÇÃO DE PRAZO
* Algumas contratações têm o IMR: Instrumento de Medição de Resultado. Ele consta como anexo do Termo de Referência, e possui os critérios para medição, ou seja, os níveis esperados de qualidade dos serviços e as respectivas adequações de pagamento, conforme IN 05/2017.