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Consulta Pública de Processos Eletrônicos do IFSP no SUAP

A auditoria do Acórdão 484/2021 - TCU - Plenário, motivada pelo princípio da transparência e para facilitar o acesso dos cidadãos aos documentos dos processos administrativos, deliberou determinações e recomendações a toda rede federal de ensino visando atingir dois principais objetivos:

a) que as IFEs implementem meio eletrônico para a realização de processo administrativo, de modo que os autos sejam autuados em formato digital (item 9.1.1 do Acórdão); e

b) que seja possível a consulta pública do inteiro teor dos documentos e processos eletrônicos administrativos, mediante ferramenta de transparência ativa - Pesquisa Pública (item 9.1.2 ).

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Este tutorial possuioferece orientações detalhadas para a realização da consulta pública de processos eletrônicos do IFSP,Instituto Federal de São Paulo (IFSP), autuados desde 2018, noutilizando o Sistema Unificado dade Administração Pública -(SUAP). SUAP. NeleAqui você iráencontrará encontrarinformações esclarecimentos/e exemplos de:sobre:
    1. Como realizar a consulta por número do processo, interessados ou assunto, comincluindo a opção de utilização de filtrofiltros de busca relacionadoconforme àa situação do processo;
    2. Exemplo de resultado de uma pesquisa porpelo número de processo;
    3.Procedimentos Comopara realizar a consulta pública de inteiro teor por tipo de processo; e
    4.Como Obtenção deobter diferentes resultados dade pesquisapesquisa, variando de acordo com o nível de acesso do processo e dos documentos inseridos.associados.

    Atenção: TendoEm emconsonância vistacom a Lei Geral de Proteção de Dados - LGPD, foi divulgadodestacamos o Comunicado 001/2024 - CGI-DDI de 04/07/2024, emitido em 04/07/2024, que fala  sobreaborda "Proteção de Dados Pessoais / Sensíveis - Novas diretrizes para o atendimento ao Acórdão 484/2021- TCU - Plenário" e divulga as orientações, conforme segue:

    Considerando o OFÍCIO Nº 13/2023 - PRO-PRD/RET/IFSPNovas de 09/08/2023, do processo eletrônico 23305.014753.2023-78, que trata das novas diretrizes do TCUDiretrizes para o atendimentoAtendimento ao Acórdão 484/20212021-TCU - TCUPlenário". -Este documento disponibiliza orientações atualizadas que devem ser seguidas. Não deixe de lê-lo.Plenário, para a consulta pública do inteiro teor dos documentos e processos eletrônicos administrativos,

    Esta coordenadoria informa aos gestores das pró-reitorias, diretorias sistêmicas e diretores de campus o que segue:

    1)     Ao autuar um processo eletrônico com consulta pública ativada, os documentos que são de interesse público e que, porventura, contenham dados pessoais e/ou dados pessoais sensíveis estão dispensados de anonimização, sendo suficiente autuar apenas o documento original com nível de acesso Restrito;

    2)     No caso de solicitação de acesso às informações contidas em um documento/processo via Fala.SR (Plataforma Integrada de Ouvidoria e Acesso à Informação do Governo Federal), a área responsável deverá anonimizar os dados pessoais e/ou pessoais sensíveis contidos neste documento/processo, através do tarjamento desses dados, orientações e ferramentas para isto podem ser consultadas em Ferramentas para tarjamento de dados pessoais/sensíveis;

    3)  O TCU destacou a importância da adequação dos documentos eletrônicos, no que tange à supressão de dados pessoais e/ou pessoais sensíveis desnecessários para a compreensão de seus conteúdos. Desta forma, solicitamos às áreas responsáveis pela elaboração de documentos eletrônicos a revisão dos seus modelos para minimizar os dados desnecessários no documento. Para a atualização dos modelos de documentos no Suap, o gestor deverá abrir chamado na Central de Serviços do IFSP Digital. Saiba como, consultando o Tutorial - Abrindo Chamado na Central de Serviços para Suporte do IFSP Digital.

    O passoPasso a passo para a consulta de processos:
    1. Como realizar a consulta por número do processo, interessado ou assunto com opção de utilização do filtro de busca relacionada à situação do processo
    1.1 Consulta por n.º de processo

    A forma mais simples e direta para pesquisar um determinado processo é pelo seu número. Desta forma, deve-se digitar a seguinte estrutura: XXXXX.XXXXXX-XXXX-XX, ex.: 23305.011633.2021-57. Quando o pesquisador não possuir o n.º do processo, pode-se efetuar a consulta por:

    • Interessado; e/ou
    • Assunto

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    1.2  Consulta por interessado

    Neste campo insira o nome ou parte do nome da pessoa física ou jurídica que fazem parte do processo pesquisado. 

    Ex:Ex.: “Carolina”

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    1.3  Consulta por assunto

    Procure digitar uma palavra-chave relacionada ao assunto referente ao processo.

    Ex:Ex.: “cantina”. 

    Você pode consultar o [Assunto] juntamente com [Interessado] para refinar a sua busca. 

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    1.4  Opção de utilização de filtro de busca relacionada à situação do processo

    Após preencher os dados de busca mencionados acima, você poderá determinar em qual situação sua pesquisa deve ser filtrada. Você poderá também deixar assinalada a caixinha "Todas as situações" (opção recomendada, caso você não tenha certeza da situação em que o processo se encontra).

    1.4.1 Situações disponíveis e ativas:
    • Em trânsito;
    • Aguardando ciência;
    • Aguardando juntada de documentos;
    • Em validação de juntada de documentos;
    • Finalizado; e
    • Anexado.
    1.4.2 Situações disponíveis, ainda não ativas 
    • Em trâmite externo;
    • Arquivado;
    • Sobrestado; e 
    • Reaberto.
    1.5  Enviar os dados da pesquisa

    Uma vez que os dados foram preenchidos e os filtros selecionados, será necessário assinalar [Não sou um robô] e em seguida clicar em [Enviar].

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    2. Exemplo de resultado de pesquisa por número de processo


    2.1 Tela 1 - Consulta de Processo Eletrônico:  

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    2.2 Tela 2 - Consulta de Processo Eletrônico:

    NestaEsta tela será possível encontrarapresenta informações geraisdetalhadas do processo, incluindo trâmites realizados e listauma listagem dos tipos de documentos autuados. NesteNo exemplo aparecemostrado, o botão “Baixar/Visualizar Processo” que permitepossibilita o acesso ao conteúdo dos documentos do processoprocesso, quandodesde que estes também foremestejam públicos.disponíveis para acesso público.

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     Ao clicar no Botão image-1631272343527.png    Baixar, Visualizar Processo   selecione a opção "Baixar/Visualizar em PDF"

     8qMNc9gP8knwnbU6QsfZr_0DPO6hu8iTMgp82p9tHkHYHrCvbjgNcZAEjvky3peoGOBVYnXsFs3P8fKVsSaGJ1tKlQrC0Dm2G6RpN-cZGGETxsEfqaojrP-Jh4tU0g


    2.3 Tela de Tarefa:

    AguardarAguarde a geração do arquivo até chegarque ao progresso alcance 100%, eem clicarseguida sobreclique em   Continuar   

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    2.4 Resultado da Pesquisa:

    Pronto! Aparecerá o conteúdo do processo em PDF para poder realizar o download ou imprimir.

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    Observação:

    A pesquisa por:

    • "Interessado" trará todos os processos públicos envolvendo a pessoa física ou jurídica informada; e

    • "Assunto" trará todos os processos públicos envolvendo o assunto informado.

    Os passos para execução dessas consultas são os mesmos descritos acima.


    3. Como realizar a consulta pública de inteiro teor por tipo de processo

    Esta opção de pesquisa possibilita encontrar uma lista de processos eletrônicos agrupados por tipos de processos habilitados para a transparência ativa, ou seja, que permite baixar e visualizar todo o conteúdo dos processos com nível de acesso público.

    3.1 Tipos de processos já habilitados para consulta pública de inteiro teor:

    Na barra de seleção de “Tipo de Processo” estão disponíveis para consulta os tipos já habilitados para a transparência ativa, conforme autorização das área gestoras. 

    Acesse aqui para conhecer as áreas responsáveis por cada tipo de processo.

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    Observação:

    A habilitação para consulta pública é feita pela área gestora do Tipo de Processo, autorizando a exibição no filtro da Consulta Pública e a partir de que data a consulta passou a ser permitida.

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    3.2 Tela de Consulta

    Ao selecionar o tipo de processo, marcar “Não sou robô” e “Enviar”, irá aparecer uma lista de todos os processos eletrônicos deste tipo.

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    O exemplo acima retornou um total de 3 processos eletrônicos. Note que o primeiro processo não apresenta o botão “Baixar/Visualizar Processo” pois o processo foi classificado com o nível de acesso restrito de acordo com uma hipótese legal.
    Já o segundo processo disponibiliza o botão que permite a consulta ao seu inteiro teor.


    4. Obtenção de diferentes resultados da pesquisa de acordo com o nível de acesso do processo e dos documentos inseridos

    Os resultados de conteúdo e andamentos (trâmites) apresentados pelo Módulo de Consulta de Processos Eletrônico do SUAP dependem da categorização de nível de acesso público, restrito ou sigiloso/privado realizado pelo usuário interno do SUAP e estão detalhados abaixo. 

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    Elaborado por: Regiani Aparecida da Silva e Suzana Mayumi Iha Chardulo
    Revisado por: Antonio Airton Palladino
    IFSP/CEPR/DADI-PRD - Versão 01 - dezembro/2021

    Atualizado por: CGI-DDI - Regiani A da Silva em 31/08/2024

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