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Consulta Pública de Processos Eletrônicos do IFSP no SUAP

A auditoria do Acórdão 484/2021 - TCU - Plenário, motivada pelo princípio da transparência e para facilitar o acesso dos cidadãos aos documentos dos processos administrativos, deliberou determinações e recomendações a toda rede federal de ensino visando atingir dois principais objetivos:

a) que as IFEs implementem meio eletrônico para a realização de processo administrativo, de modo que os autos sejam autuados em formato digital (item 9.1.1 do Acórdão); e

b) que seja possível a consulta pública do inteiro teor dos documentos e processos eletrônicos administrativos, mediante ferramenta de transparência ativa - Pesquisa Pública (item 9.1.2 ).

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Este tutorial possuioferece orientações detalhadas para a realização da consulta pública de processos eletrônicos do IFSP,Instituto Federal de São Paulo (IFSP), autuados desde 2018, noutilizando o Sistema Unificado dade Administração Pública -(SUAP). SUAP. NeleAqui você iráencontrará encontrarinformações esclarecimentos/e exemplos de:

sobre:
  • 1. Como realizar a consulta por número do processo, interessados ou assunto, comincluindo a opção de utilização de filtrofiltros de busca relacionadoconforme àa situação do processo;
  • 2. Exemplo de resultado de uma pesquisa porpelo número de processo;
  • 3.Procedimentos Comopara realizar a consulta pública de inteiro teor por tipo de processo; e
  • 4.Como Obtenção deobter diferentes resultados dade pesquisapesquisa, variando de acordo com o nível de acesso do processo e dos documentos inseridos.associados.

Atenção: TendoEm emconsonância vistacom a Lei Geral de Proteção de Dados - LGPD, foi divulgadodestacamos o Comunicado 001/2024 - CGI-DDI de 04/07/2024, emitido em 04/07/2024, que fala  sobreaborda "Proteção de Dados Pessoais / Sensíveis - Novas diretrizes para o atendimento ao Acórdão 484/2021- TCU - Plenário" e divulga as orientações, conforme segue:

Considerando o OFÍCIO Nº 13/2023 - PRO-PRD/RET/IFSPNovas de 09/08/2023, do processo eletrônico 23305.014753.2023-78, que trata das novas diretrizes do TCUDiretrizes para o atendimentoAtendimento ao Acórdão 484/20212021-TCU - TCUPlenário". - Plenário, para a consulta pública do inteiro teor dos documentos e processos eletrônicos administrativos,

Esta coordenadoria informa aos gestores das pró-reitorias, diretorias sistêmicas e diretores de campus o que segue:

1)     Ao autuar um processo eletrônico com consulta pública ativada, os documentos que são de interesse público e que, porventura, contenham dados pessoais e/ou dados pessoais sensíveis estão dispensados de anonimização, sendo suficiente autuar apenas oEste documento original com nível de acesso Restrito;

2)     No caso de solicitação de acesso às informações contidas em um documento/processo via Fala.SR (Plataforma Integrada de Ouvidoria e Acesso à Informação do Governo Federal), a área responsável deverá anonimizar os dados pessoais e/ou pessoais sensíveis contidos neste documento/processo, através do tarjamento desses dados,disponibiliza orientações eatualizadas ferramentasque para isto podemdevem ser consultadasseguidas. emNão Ferramentasdeixe para tarjamento de dados lê-lo.pessoais/sensíveis;

3)  O TCU destacou a importância da adequação dos documentos eletrônicos, no que tange à supressão de dados pessoais e/ou pessoais sensíveis desnecessários para a compreensão de seus conteúdos. Desta forma, solicitamos às áreas responsáveis pela elaboração de documentos eletrônicos a revisão dos seus modelos para minimizar os dados desnecessários no documento. Para a atualização dos modelos de documentos no Suap, o gestor deverá abrir chamado na Central de Serviços do IFSP Digital. Saiba como, consultando o Tutorial - Abrindo Chamado na Central de Serviços para Suporte do IFSP Digital.

O passoPasso a passo para a consulta de processos:

1. Como realizar a consulta por número do processo, interessado ou assunto com opção de utilização do filtro de busca relacionada à situação do processo
1.1 Consulta por n.º de processo

A forma mais simples e direta para pesquisar um determinado processo é pelo seu número. Desta forma, deve-se digitar a seguinte estrutura: XXXXX.XXXXXX-XXXX-XX, ex.: 23305.011633.2021-57. Quando o pesquisador não possuir o n.º do processo, pode-se efetuar a consulta por:

  • Interessado; e/ou
  • Assunto

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1.2  Consulta por interessado

Neste campo insira o nome ou parte do nome da pessoa física ou jurídica que fazem parte do processo pesquisado. 

Ex:Ex.: “Carolina”

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1.3  Consulta por assunto

Procure digitar uma palavra-chave relacionada ao assunto referente ao processo.

Ex:Ex.: “cantina”. 

Você pode consultar o [Assunto] juntamente com [Interessado] para refinar a sua busca. 

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1.4  Opção de utilização de filtro de busca relacionada à situação do processo

Após preencher os dados de busca mencionados acima, você poderá determinar em qual situação sua pesquisa deve ser filtrada. Você poderá também deixar assinalada a caixinha "Todas as situações" (opção recomendada, caso você não tenha certeza da situação em que o processo se encontra).

1.4.1 Situações disponíveis e ativas:
  • Em trânsito;
  • Aguardando ciência;
  • Aguardando juntada de documentos;
  • Em validação de juntada de documentos;
  • Finalizado; e
  • Anexado.
1.4.2 Situações disponíveis, ainda não ativas 
  • Em trâmite externo;
  • Arquivado;
  • Sobrestado; e 
  • Reaberto.
1.5  Enviar os dados da pesquisa

Uma vez que os dados foram preenchidos e os filtros selecionados, será necessário assinalar [Não sou um robô] e em seguida clicar em [Enviar].

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2. Exemplo de resultado de pesquisa por número de processo


2.1 Tela 1 - Consulta de Processo Eletrônico:  

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2.2 Tela 2 - Consulta de Processo Eletrônico:

NestaEsta tela será possível encontrarapresenta informações geraisdetalhadas do processo, incluindo trâmites realizados e listauma listagem dos tipos de documentos autuados. NesteNo exemplo aparecemostrado, o botão “Baixar/Visualizar Processo” que permitepossibilita o acesso ao conteúdo dos documentos do processoprocesso, quandodesde que estes também foremestejam disponíveis para acesso públicos.blico.

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 Ao clicar no Botão image-1631272343527.png    Baixar, Visualizar Processo   selecione a opção "Baixar/Visualizar em PDF"

 


2.3 Tela de Tarefa:

AguardarAguarde a geração do arquivo até chegarque ao progresso alcance 100%, eem clicarseguida sobreclique em   Continuar   

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2.4 Resultado da Pesquisa:

Pronto! Aparecerá o conteúdo do processo em PDF para poder realizar o download ou imprimir.

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Observação:

A pesquisa por:

  • "Interessado" trará todos os processos públicos envolvendo a pessoa física ou jurídica informada; e

  • "Assunto" trará todos os processos públicos envolvendo o assunto informado.

Os passos para execução dessas consultas são os mesmos descritos acima.


3. Como realizar a consulta pública de inteiro teor por tipo de processo

Esta opção de pesquisa possibilita encontrar uma lista de processos eletrônicos agrupados por tipos de processos habilitados para a transparência ativa, ou seja, que permite baixar e visualizar todo o conteúdo dos processos com nível de acesso público.

3.1 Tipos de processos já habilitados para consulta pública de inteiro teor:

Na barra de seleção de “Tipo de Processo” estão disponíveis para consulta os tipos já habilitados para a transparência ativa, conforme autorização das área gestoras. 

Acesse aqui para conhecer as áreas responsáveis por cada tipo de processo.

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Observação:

A habilitação para consulta pública é feita pela área gestora do Tipo de Processo, autorizando a exibição no filtro da Consulta Pública e a partir de que data a consulta passou a ser permitida.

 


3.2 Tela de Consulta

Ao selecionar o tipo de processo, marcar “Não sou robô” e “Enviar”, irá aparecer uma lista de todos os processos eletrônicos deste tipo.

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O exemplo acima retornou um total de 3 processos eletrônicos. Note que o primeiro processo não apresenta o botão “Baixar/Visualizar Processo” pois o processo foi classificado com o nível de acesso restrito de acordo com uma hipótese legal.
Já o segundo processo disponibiliza o botão que permite a consulta ao seu inteiro teor.


4. Obtenção de diferentes resultados da pesquisa de acordo com o nível de acesso do processo e dos documentos inseridos

Os resultados de conteúdo e andamentos (trâmites) apresentados pelo Módulo de Consulta de Processos Eletrônico do SUAP dependem da categorização de nível de acesso público, restrito ou sigiloso/privado realizado pelo usuário interno do SUAP e estão detalhados abaixo. 

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Elaborado por: Regiani Aparecida da Silva e Suzana Mayumi Iha Chardulo
Revisado por: Antonio Airton Palladino
IFSP/CEPR/DADI-PRD - Versão 01 - dezembro/2021

Atualizado por: CGI-DDI - Regiani A da Silva em 31/08/2024

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