Consulta Pública de Processos Eletrônicos do IFSP no SUAP

A auditoria do Acórdão 484/2021 - TCU - Plenário, motivada pelo princípio da transparência e para facilitar o acesso dos cidadãos aos documentos dos processos administrativos, deliberou determinações e recomendações a toda rede federal de ensino visando atingir dois principais objetivos:

a) que as IFEs implementem meio eletrônico para a realização de processo administrativo, de modo que os autos sejam autuados em formato digital (item 9.1.1 do Acórdão); e

b) que seja possível a consulta pública do inteiro teor dos documentos e processos eletrônicos administrativos, mediante ferramenta de transparência ativa - Pesquisa Pública (item 9.1.2 ).

Desde 2017, o IFSP ativou no Suap a funcionalidade de Consulta Pública de Processo.

Em 16 de abril de 2018 todos os novos processos do IFSP passaram a ser criados no Módulo de Processos Eletrônicos, no Suap.

Em 03 de dezembro de 2021, o botão específico da funcionalidade de Pesquisa Pública foi implementado na página do IFSP.

Este tutorial possui orientações para a realização da consulta pública de processos eletrônicos do IFSP, autuados desde 2018, no Sistema Unificado da Administração Pública - SUAP. Nele você irá encontrar esclarecimentos/exemplos de:

1. Como realizar a consulta por número do processo, interessados ou assunto, com a opção de utilização de filtro de busca relacionado à situação do processo;

2. Exemplo de resultado de pesquisa por número de processo;

3. Como realizar a consulta pública de inteiro teor por tipo de processo; e

4. Obtenção de diferentes resultados da pesquisa de acordo com o nível de acesso do processo e dos documentos inseridos.

Atenção: Tendo em vista a Lei Geral de Proteção de Dados - LGPD, foi divulgado o Comunicado 001/2024 - CGI-DDI de 04/07/2024, que fala sobre "Proteção de Dados Pessoais / Sensíveis - Novas diretrizes para o atendimento ao Acórdão 484/2021- TCU - Plenário" e divulga as orientações, conforme segue:

Considerando o OFÍCIO Nº 13/2023 - PRO-PRD/RET/IFSP de 09/08/2023, do processo eletrônico 23305.014753.2023-78, que trata das novas diretrizes do TCU para o atendimento ao Acórdão 484/2021 - TCU - Plenário, para a consulta pública do inteiro teor dos documentos e processos eletrônicos administrativos,

Esta coordenadoria informa aos gestores das pró-reitorias, diretorias sistêmicas e diretores de campus o que segue:

1) Ao autuar um processo eletrônico com consulta pública ativada, os documentos que são de interesse público e que, porventura, contenham dados pessoais e/ou dados pessoais sensíveis estão dispensados de anonimização, sendo suficiente autuar apenas o documento original com nível de acesso Restrito;

2) No caso de solicitação de acesso às informações contidas em um documento/processo via Fala.SR (Plataforma Integrada de Ouvidoria e Acesso à Informação do Governo Federal), a área responsável deverá anonimizar os dados pessoais e/ou pessoais sensíveis contidos neste documento/processo, através do tarjamento desses dados, orientações e ferramentas para isto podem ser consultadas em Ferramentas para tarjamento de dados pessoais/sensíveis;

3) O TCU destacou a importância da adequação dos documentos eletrônicos, no que tange à supressão de dados pessoais e/ou pessoais sensíveis desnecessários para a compreensão de seus conteúdos. Desta forma, solicitamos às áreas responsáveis pela elaboração de documentos eletrônicos a revisão dos seus modelos para minimizar os dados desnecessários no documento. Para a atualização dos modelos de documentos no Suap, o gestor deverá abrir chamado na Central de Serviços do IFSP Digital. Saiba como, consultando o Tutorial - Abrindo Chamado na Central de Serviços para Suporte do IFSP Digital.

O passo a passo para a consulta de processos:

1. Como realizar a consulta por número do processo, interessado ou assunto com opção de utilização do filtro de busca relacionada à situação do processo

1.1 Consulta por n.º de processo

A forma mais simples e direta para pesquisar um determinado processo é pelo seu número. Desta forma, deve-se digitar a seguinte estrutura: XXXXX.XXXXXX-XXXX-XX, ex.: 23305.011633.2021-57. Quando o pesquisador não possuir o n.º do processo, pode-se efetuar a consulta por:

Interessado; e/ou
Assunto

1.2 Consulta por interessado

Neste campo insira o nome ou parte do nome da pessoa física ou jurídica que fazem parte do processo pesquisado.

Ex: “Carolina”

1.3 Consulta por assunto

Procure digitar uma palavra-chave relacionada ao assunto referente ao processo.

Ex: “cantina”.

Você pode consultar o [Assunto] juntamente com [Interessado] para refinar a sua busca.

1.4 Opção de utilização de filtro de busca relacionada à situação do processo

Após preencher os dados de busca mencionados acima, você poderá determinar em qual situação sua pesquisa deve ser filtrada. Você poderá também deixar assinalada a caixinha "Todas as situações" (opção recomendada, caso você não tenha certeza da situação em que o processo se encontra).

1.4.1 Situações disponíveis e ativas:

Em trânsito;
Aguardando ciência;
Aguardando juntada de documentos;
Em validação de juntada de documentos;
Finalizado; e
Anexado.

1.4.2 Situações disponíveis, ainda não ativas

Em trâmite externo;
Arquivado;
Sobrestado; e
Reaberto.

1.5 Enviar os dados da pesquisa

Uma vez que os dados foram preenchidos e os filtros selecionados, será necessário assinalar [Não sou um robô] e em seguida clicar em [Enviar].

2. Exemplo de resultado de pesquisa por número de processo

2.1 Tela 1 - Consulta de Processo Eletrônico:

2.2 Tela 2 - Consulta de Processo Eletrônico:

Nesta tela será possível encontrar informações gerais do processo, trâmites e lista dos tipos de documentos autuados. Neste exemplo aparece o botão “Baixar/Visualizar Processo” que permite o acesso ao conteúdo dos documentos do processo quando também forem públicos.

Ao clicar no Botão Baixar, Visualizar Processo selecione a opção "Baixar/Visualizar em PDF"

2.3 Tela de Tarefa:

Aguardar a geração do arquivo até chegar a 100% e clicar sobre Continuar

2.4 Resultado da Pesquisa:

Pronto! Aparecerá o conteúdo do processo em PDF para poder realizar o download ou imprimir.

Observação:

A pesquisa por:

"Interessado" trará todos os processos públicos envolvendo a pessoa física ou jurídica informada; e

"Assunto" trará todos os processos públicos envolvendo o assunto informado.

Os passos para execução dessas consultas são os mesmos descritos acima.

3. Como realizar a consulta pública de inteiro teor por tipo de processo

Esta opção de pesquisa possibilita encontrar uma lista de processos eletrônicos agrupados por tipos de processos habilitados para a transparência ativa, ou seja, que permite baixar e visualizar todo o conteúdo dos processos com nível de acesso público.

3.1 Tipos de processos já habilitados para consulta pública de inteiro teor:

Na barra de seleção de “Tipo de Processo” estão disponíveis para consulta os tipos já habilitados para a transparência ativa, conforme autorização das área gestoras.

Acesse aqui para conhecer as áreas responsáveis por cada tipo de processo.

Observação:

A habilitação para consulta pública é feita pela área gestora do Tipo de Processo, autorizando a exibição no filtro da Consulta Pública e a partir de que data a consulta passou a ser permitida.

3.2 Tela de Consulta

Ao selecionar o tipo de processo, marcar “Não sou robô” e “Enviar”, irá aparecer uma lista de todos os processos eletrônicos deste tipo.

O exemplo acima retornou um total de 3 processos eletrônicos. Note que o primeiro processo não apresenta o botão “Baixar/Visualizar Processo” pois o processo foi classificado com o nível de acesso restrito de acordo com uma hipótese legal.
Já o segundo processo disponibiliza o botão que permite a consulta ao seu inteiro teor.

4. Obtenção de diferentes resultados da pesquisa de acordo com o nível de acesso do processo e dos documentos inseridos

Os resultados de conteúdo e andamentos (trâmites) apresentados pelo Módulo de Consulta de Processos Eletrônico do SUAP dependem da categorização de nível de acesso público, restrito ou sigiloso/privado realizado pelo usuário interno do SUAP e estão detalhados abaixo.

Elaborado por: Regiani Aparecida da Silva e Suzana Mayumi Iha Chardulo
Revisado por: Antonio Airton Palladino
IFSP/CEPR/DADI-PRD - Versão 01 - dezembro/2021

Atualizado por: CGI-DDI - Regiani A da Silva em 31/08/2024