13. Guia para Atribuir o Nível de Acesso aos Documentos e aos Processos Eletrônicos

A preocupação com a transparência e a proteção de dados pessoais pode provocar dúvidas na hora de escolher o nível de acesso para os documentos e os processos eletrônicos.

A classificação adequada do nível de acesso permite que a informação chegue a quem precisa e, ao mesmo tempo, impede o acesso indevido de quem não pode ver.

1. Visibilidade do Processo Eletrônico de acordo com o Nível de Acesso

O esquema a seguir apresenta o fluxo simples de um processo eletrônico e os diversos atores que podem ou não ter acesso a sua visualização, conforme a seleção de níveis de acesso atribuídos ao processo e aos respectivos documentos a ele inseridos. 

Figura - 1 - Fluxo

1.1. No esquema acima, os atores foram numerados de 1 a 7, conforme o seguinte critério:

1	É o servidor requerente lotado em um setor de origem que irá abrir um processo eletrônico, inserir documentos e depois tramitá-lo ao setor de destino. Para este esquema, este servidor também é o autor do documento eletrônico criado no SUAP.
2	São os servidores que estão lotados no mesmo setor do servidor requerente.
3	É a pessoa interessada no processo que pode ser qualquer pessoa que possui um cadastro de pessoa física no SUAP (servidor, aluno, prestador de serviço e pessoa externa cadastrada para fazer assinatura em documentos eletrônicos).
4	É o destinatário específico que irá receber o processo com nível de acesso privado. Pois só é possível encaminhar nominalmente e não para setores.
5	Qualquer pessoa do setor de destino poderá receber o processo encaminhado com nível de acesso público ou restrito.
6	São servidores lotados em outros setores do IFSP. Todos os processos com nível de acesso público poderão ser acessados por qualquer servidor do instituto.
7	É o cidadão sem cadastro no SUAP, que poderá acessar processos eletrônicos públicos ativados para Consulta Pública, sem a necessidade de fazer login e senha. (veja manual de Consulta Pública).

2. Visibilidade dos processos eletrônicos para cada tipo de nível de acesso: 

2.1. Processo Público:

Figura - 2

2.2. Processo Público Ativado para Consulta Pública:

Figura - 3

2.3. Processo Restrito:

Figura - 4

2.4. Processo Privado

Figura - 5

3. Exemplos de Tipos de Processos com Orientações para Escolha de Níveis de Acesso Adequados 

3.1. Pesquisa e Pós-Graduação: Bolsas e Auxílios

Processo que se aplica às rotinas administrativas relativas à implantação e/ou pagamento de bolsas ou auxílios a discentes ou servidores no âmbito da pesquisa no IFSP. Este é um tipo de processo que deve estar disponível para Consulta Pública a qualquer cidadão, segundo o TCU. Nas orientações de abertura de processo traz alertas para submeter duas versões de documentos de interesse público com dados pessoais, um com nível de acesso restrito sem anonimizar e uma cópia anonimizada com nível de acesso público.

Figura - 6 

(clicar na figura para melhor visualização)

3.2. Ética: Processo de Apuração Ética

Processo que se aplica às denúncias relativas ao Decreto 1.171/94 – Código de Ética Profissional do Servidor Público Civil do Poder Executivo Federal. Desta forma, não é recomendável que seja aberto com nível de acesso público. Nas orientações de abertura de processo o requerente pode optar por abrir um processo restrito ou privado.

Figura - 7

(clicar na figura para melhor visualização)

3.3. Controle Externo: Demandas do TCU e Controle Externo: Demandas da CGU.

Figura - 8 

3.3.1.  Atribuir Restrição ao Processo:

 Considerando a natureza e temáticas mais recorrentes dos processos de controle externo, antes da autuação recomendamos análise do enquadramento da temática do processo nas seguintes hipóteses de restrição ou sigilo:

Nível de Acesso	Nome da Hipótese Legal	Base Legal	Detalhamento
Restrito	Controle Interno	Art. 26, § 3º, da Lei nº 10.180/2001
Restrito	Documento Preparatório	Art. 7º, § 3º, da Lei nº 12.527/2011	Documento preparatório utilizado como fundamento de tomada de decisão ou de ato administrativo.
Restrito	Informação Pessoal	Art. 31 da Lei nº 12.527/2011	Informações pessoais relacionadas a uma pessoa identificável. São exemplos de dados pessoais: - nome e sobrenome; - data e local de nascimento; - RG; - CPF; - retrato em fotografia; - endereço residencial; - endereço de e-mail; - número de cartão bancário; - renda; - histórico de pagamentos; - hábitos de consumo; - dados de localização, como por exemplo, a função de dados de localização no celular; - endereço de IP (protocolo de internet); - testemunhos de conexão (cookies); - número de telefone.
Restrito	Investigação de Responsabilidade de Servidor	Art. 150 da Lei nº 8.112/1990
Restrito	Livros e Registros Contábeis Empresariais	Art. 1.190 do Código Civil
Restrito	Operações Bancárias	Art. 1º da Lei Complementar nº 105/2001	Informações protegidas por sigilo fiscal, bancário, comercial, empresarial e contábil.

3.3.2. Atribuir Restrição a Documentos Específicos do Processo:

 Se o processo como um todo não se enquadrar em nenhuma dessas hipóteses de restrição, deve ser autuado como processo público, mas caso haja algum documento onde constem informações sujeitas a restrição ou sigilo, estes documentos devem ser anexados ao processo com a devida restrição justificada pela sua hipótese legal.

3.3.3.  Orientações Gerais

Atenção com a escolha do texto no assunto e nos despachos realizados nos processos eletrônicos:

a) ASSUNTO- O texto do assunto fica visível a qualquer cidadão quando o processo é restrito ou público. Portanto devemos evitar a exposição de dados pessoais/pessoais sensíveis, e colocar as palavras-chave referente a temática tratada no processo eletrônico;

 b) DESPACHOS- O texto do despacho fica visível a qualquer cidadão quando o processo é público e está ativado para consulta pública. Desta forma, também devemos pensar na proteção da privacidade, salvo quando tratar-se de interesse público.

Como saber quando uma informação é de interesse público? Resp.: Veja os Novos Enunciados da CGU (CLIQUE AQUI)

Elaborado em 16/06/2023 por Suzana M. I. Chardulo - CEPR-PRD Revisão em 19/06/2023 por Regiani A. Silva - CEPR-PRD