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12. Realizando a Juntada de Documento em Processo Eletrônico - Suap

Informações para o servidor solicitante de Juntada de Documentos
    O Sistema Suap permite a solicitação de juntada de documentos somente após o primeiro trâmite. Ou seja, o pedido de juntada acontece, num primeiro momento, apenas por parte do setor destinatário ou quando o setor destinatário devolve o processo à origem, possibilitando a ativação do botão para a solicitação de documento. (Figuras A e B). Porém, existem situações em que o servidor que abre o processo necessita solicitar juntada. Desta forma, será encaminhada à Área de TI da Reitoria solicitação de melhoria para que, já na abertura de processo, a origem tenha o botão "Documento" ativo. (06/06/2024)

    Figura A - Exemplo de Processo SEM tramitação = Não abre a opção "Documento" para a solicitação de Juntada por quem abriu o processo:

    image.png

    Figura B - Exemplo de Processo TRAMITADO = abre a opção "Documento" para a solicitação de Juntada:

    image.png

      Somente se consegue pedir juntada às pessoas indicadas como interessadas no processo. Ao solicitar juntada de documento o solicitante não consegue acesso ao processo até que a data limite para a ação de juntada tenha se expirado.
      Ações a serem tomadas pela pessoa que recebeu o pedido de juntada:
      1. Como acessar os processos com pedido de juntada de documentos?

      As solicitações de juntada de documentos são alertadas por 3 caminhos:

      a) Dois caminhos pela tela de início do Suap:

        Em sininho das notificações.

        Clicar sobre o sininho, e no pop-up clicar na mensagem (Figura - 1) e depois no link para acesso ao processo (Figura - 2): 

        Figura - 1

        image.png

        Figura - 2

        image.png

          Em PROCESSOS ELETRÔNICOS - SOLICITAÇÕES DE JUNTADA DE DOCUMENTOS.

          Clicar sobre o link para acesso ao processo:

          Figura - 3

          image.png

          b) Por e-mail.

          2. Acessando o processo para executar a juntada de documentos solicitada:

          a) Na tela que se abre após clicar no link para o processo, aparecerá a relação dos processos para os quais existe a solicitação de juntada. Observe que o filtro "Agrupamento" estará identificado como: "Solicitações de Juntada";

          b) Clicar na "Lupa" localizada à esquerda do número do processo:

          Figura - 4

          image.png

          c) Na tela que se abre, clicar na aba "Solicitações":

          Observe que o status do processo está como "Aguardando juntada de documentos"

          Figura - 5

          image.png

          d) Na tela que se abre, faça a leitura do campo "Justificativa da Solicitação" para saber qual(is) documento(s) deve(m) ser juntado(s) ao processo e clicar em uma das opções: "Adicionar Documento" (quando se tratar de documento eletrônico, ou seja, documento que foi criado dentro do Suap) ou "Realizar Upload de Documento" (quando se tratar de documento externo ao Suap):

          Observar qual a data limite para atendimento à solicitação. Ler a mensagem de "Atenção" que aparece na caixa azul.

          Figura - 6

          image.png

          3. Realizando a juntada do(s) documentos(s) solicitado(s)

          O exemplo deste tutorial trata da juntada de um documento eletrônico (criado no Suap). Porém, o procedimento será o mesmo caso seja solicitada a juntada de um documento externo. Neste caso, a juntada deve ser realizada na Aba: "Realizar Upload de Documento":

          3.1. Clicar na aba "Adicionar Documento"

          Figura - 7

          image.png

          3.2. Na tela que se apresenta, faça o filtro para que a relação dos documentos possa ser listada, lembrando que somente documentos finalizados aparecerão na lista, conforme figura abaixo:

          Figura - 8image.png

          3.3. Localizado o documento, clicar no Botão "Adicionar ao Processo:Processo": 

          Figura - 9

          image.png

          3.4. Na tela que se abre, preencher o Campo "Motivação" e clicar no Botão "Enviar"

          Figura - 10

          image.png

          As ações 3.5 a 3.8 a seguir são essenciais para a efetivação da juntada, pois, sem sua execução, o requerente não consegue visualizar os documentos juntados ao processo.

          3.5. Na tela que se abre, clicar na Aba "Concluir Solicitação"

          Figura - 11

          image.png

          3.6. Você será direcionado para a tela "Declaração de Conclusão de Juntada de Documento ao processo xxxxx.xxxxxx.xxxx-xx"

          Figura - 12

          Figura - 13 (Recorte da figura 12)

          3.7. Assinale a caixa "Concluir Solicitação", informar a sua senha do Suap e clicar no Botão "Enviar":

          Figura - 14

          image.png

          3.8. Ao clicar em "Enviar", abre-se a tela do Processo Eletrônico com o documento anexo, porém com o status de "Pendente", pois o Processo está com o status de "Em validação de juntada de documento", ou seja, falta o deferimento da pessoa solicitante:

          Figura - 15

          image.png

          4. Deferimento da Juntada pela Pessoa Solicitante

          4.1. A pessoa solicitante avaliará se o(s) documento(s) juntado(s) estão corretos:

          Figura - 16

          image.png

          4.2. Após análise, clicará em um dos botões: "Deferir" ou  "Indeferir" e preencherá a justificativa:

          Figura - 17

          image.png

          4.3. No exemplo abaixo, o atendimento foi deferido e o status da juntada alterado para "Finalizada":

          Figura - 18

          image.png

          5. Finalização do Pedido de Juntada

          5.1. Ao deferir a juntada, o processo volta ao status em que se encontrava, no exemplo, o status foi alterado para "Em trâmite":

          Figura - 19

          image.png

          Elaborado em março/2024 por: Regiani A. Silva e Suzana Mayumi Iha Chardulo (CEPR-PRD)

          Atualizado 06/06/2024

          Atualizado em 19/02/2025

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