FLUXO DE PROCEDIMENTOS PARA ALTERAÇÃO DE REGIMENTO DO IFSP

Analisar as alterações solicitadas

a. Verifique as informações constantes no formulário do SUAP, modelo: INSTITUCIONAL: REQUERIMENTO - ALTERAÇÃO DE REGIMENTO, anexo aos autos do processo de solicitação;

b. Confirme se há no processo despacho de anuência do Pró-Reitor de Planejamento e Desenvolvimento Institucional, ou de seu substituto interino.

Atualizar Documento

a. Acesse a pasta Regimento IFSP Versão_Editável > Últimas Versões - Anexos e Portaria, e faça uma cópia do documento do regimento que será alterado, em seguida mova a cópia para a pasta Regimento IFSP_Versão Editável > Propostas em Andamento;

b. Proceda com as atualizações no texto do documento: alteração textual, formatação do texto, atualização da numeração dos artigos, parágrafos, incisos... Por fim, atualize o sumário e cheque se os links dos títulos estão funcionando corretamente;

c. Renomeie o arquivo, atualizando a data da versão;

Obs.: se o solicitante enviar para o e-mail da DDI, conforme indicado no formulário de solicitação, o arquivo editável atualizado, não será necessário tomar as ações "a", "b" e "c" desta etapa. Apenas revise o documento, comparando-o com as indicações do pedido, e faça ajustes, quando necessário.

d. Baixe o documento em PDF;

e. Salve o PDF na pasta do Google Drive seguindo o caminho Regimento IFSP Publicação > Anexos dos Regimentos (Histórico e Vigentes) > Vigentes com o mesmo nome do arquivo.

IMPORTANTE! Deixar o arquivo com acesso público.

Criar Link Encurtado

a. Copie o link de compartilhamento do PDF.
b. Use TinyURL para criar um link curto e nomeie-o, de preferência atualizando conforme a sequência de versões (por exemplo, Reitoria16).

c. Copie o link gerado.

Atualizar Portaria

a. Acesse a pasta Regimento IFSP Versão_Editável > Últimas Versões - Anexos e Portaria, e faça uma cópia do arquivo da portaria vigente, em seguida mova a cópia para a pasta Regimento IFSP_Versão Editável > Propostas em Andamento;

b. Substitua o link encurtado do PDF do anexo do regimento que será alterado, assim como atualize as informações da minuta da Portaria que será emitida;

c. Baixe arquivos em Word e PDF da nova Portaria Normativa.

d. Envie o arquivo Word para o e-mail do Gabinete (gab@ifsp.edu.br).

e. Envie o PDF via processo SUAP para GAB-RET, solicitando a emissão da Portaria Normativa.

f. Após receber a Portaria assinada, geralmente recebemos por e-mail, salve-a na pasta do Google Drive seguindo o caminho Regimento IFSP_Publicação > Regimento - Vigente (Portaria).

IMPORTANTE! Deixar o arquivo com acesso público.

g. ~~Tranfira~~Transfira o arquivo da portaria anteriormente vigente da pasta Regimento IFSP_Publicação > Regimento - Vigente (Portaria) para Regimento IFSP_Publicação > Regimento - Histórico (Portarias);

h. Transfira os arquivos da minuta da portaria e arquivo do regimento alterado da pasta "Regimento IFSP_Versão Editável> Propostas em Andamento" para a pasta Regimento IFSP_Versão Editável > Últimas Versões - Anexos e Portaria;

i) Transfira da pasta Regimento IFSP_Versão Editável> Últimas Versões - Anexos e Portaria os arquivos das versões anteriormente vigentes da portaria e do regimento atualizado para a pasta Regimento IFSP_Versão Editável > Histórico - Anexos e Portarias;