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Guia do Avaliador

Introdução

Este tutorial é destinado aos servidores responsáveis pela gestão do agendamento das salas de reuniões no SUAP Administração.

O objetivo deste tutorial é orientar os avaliadores de sala para realizar deferimento/indeferimento, consultas e cancelamentos de reservas de salas.

O cadastro de salas agendáveis e os avaliadores de reserva de sala são pré-requisitos para utilizar as funcionalidades descritas neste tutorial.

Tutorial SUAP- ADM -Reserva de Sala – Guia do Usuário

Tutorial SUAP – ADM - Cadastro de Prédios/Salas

Grupos e Perfis

As definições de permissões de usuários estão na tabela a seguir.

Denominação

Grupo - perfil

Descrição

Destinado a

Solicitante de reserva

Geral - Comum

Possui permissão para solicitar, consultar e cancelar reserva de sala

Qualquer servidor do IFSP

Avaliador de reserva de sala

Comum - Avaliador de sala

Servidor que irá analisar a solicitação de reserva e posteriormente deferir ou indeferir

Servidor responsável pela gestão de salas de reuniões

Cadastrador de sala

Patrimônio – Coordenador de Patrimônio e Operador

Possuem permissões para adicionar/editar prédios, salas e avaliadores de reserva de sala.

Servidores do setor de patrimônio

Acessando o SUAP

Entrar com as credenciais de sua conta do IFSP: usuário e senha.

Solicitar cadastro de sala agendável e avaliadores de sala

A solicitação de cadastro de sala agendável e avaliadores de sala deverá ser encaminhada ao setor de patrimônio do Câmpus, contendo as seguintes informações:

  • Cadastramento de sala agendável (Finalidade da sala, sugestão de nome para a sala, setores relacionados, capacidade em nº de pessoas, informar se será exclusivo aos servidores do câmpus e informações complementares)
  • Adicionar perfil de Avaliador de Sala ao servidor (nome e SIAPE) ou terceirizado (nome e CPF).

O modelo de solicitação está disponibilizado no link:

https://nuvem.ifsp.edu.br/public.php?service=files&t=de13c3468369e69c32a54c6d40835abf

Avaliar solicitação de reserva de sala

Verificar solicitações pendentes de avaliação

Verificar notificações e clicar no ícone da mensagem

  • Também é possível verificar agendamentos pendentes de avaliação no menu de Reservas de Salas e selecionar “Solicitações de Reserva”.
  • Esta funcionalidade tem por objetivo listar as solicitações de reserva de sala cadastradas no sistema. Disponível ao Servidor e Avaliador de Sala.
  • Através do formulário de busca, é possível buscar as solicitações de reserva de sala através dos seguintes campos: Nome da sala solicitada e do solicitante e ainda filtrar por Situação, exemplo, deferida ou não. O resultado é paginado e apenas 100 registros são listados por vez. Para visualizar outros registro navegue clicando no link da página contendo seu respetivo número de página.

Selecionar solicitação pendente de avaliação.

Deferir/ Indeferir agendamento

Consultar, Cancelar e Excluir Reserva

A tela de “Solicitações de Reserva de Sala”, que possibilita a realização de consultas das requisições encaminhadas. A exclusão do registro da reserva poderá ser realizada ao clicar no ícone da figura da lata de lixo. Para cancelar a reserva será necessário selecionar a opção para visualizar Solicitação de Reserva de Sala.

O cancelamento poderá ser realizado selecionando os ícones destacados. A justificativa é obrigatória e ao concluir a operação o status da solicitação ficará registrada como “Indeferida”.

A funcionalidade de “Reservas Deferidas” permite a consulta da listagem de todas as reservas aprovadas.

Indisponibilizar sala

É possível indisponibilizar uma sala para agendamento em um período determinado. Basta selecionar a funcionalidade “Indisponibilizações” e “Registrar Indisponibilização”

Informações para avaliação

Na hipótese de duplicidade de solicitação de agendamento na mesma data e horário, recomenda-se excluir ou cancelar a solicitação que não foi deferida, para não manter a ocorrência de Conflito.

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