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Cadastrar Empenho

 

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PRÓ-REITORIA DE ADMINISTRAÇÃO – PRA

DIRETORIA DE LOGÍSTICA E AQUISIÇÕES - DLA

DIRETORIA ADJUNTA DE MATERIAIS E SERVIÇOS - DAMS

COORDENADORIA DE ALMOXARIFADO E PATRIMÔNIO - CAP

Quem pode cadastar? - Servidor com perfil de executor das rotinas do Almoxarifado.

Onde Cadastrar?

- SISTEMA: SUAP

  • MÓDULO: ADMINISTRAÇÃO
  • PERFIL: Almoxarifado
  • OPÇÃO: Empenhos

Figura 1 - Tela do SUAP para adicionar empenho.

PREMISSAS:

Conferir na Nota de Empenho - NE os seguintes dados:

  •  EMITENTE: deve ser o mesmo código da UG (Unidade Gestora) do campus cadastrador;
  •  NATUREZA DA DESPESA: deve ser igual a: 339030 (Material de Consumo) ou 449052 (Material Permanente)
  •  SUBITEM: define a conta em que o material será cadastrado.

Figura 2 - Nota de Empeno - NE

Antes de iniciar o cadastro da NE, faça uma consulta da mesma para verificar se já não foi cadastrada anteriormente, conforme demonstrado na figura abaixo.

Passo 1:

Figura 3 - Tela 1 do SUAP para adicionar empenho.

Cadastrando a Nota de Empenho

Passo 2:

Figura 4 - Tela 2 do SUAP para adicionar empenho.

Passo 3:

Preencher os seguintes campos:

Figura 5 - Tela 3 do SUAP para adicionar empenho.

Os campos com "Lupa": 1, 3, 4, 6, e 9 são preenchidos a partir de lista de opções que se abrem e que devem estar compatíveis com os dados da Nota de Empenho.

No caso do campo 6 - Fornecedor, quando não localizado, deve-se providenciar o seu cadastro (Ver Tutorial Cadastro de Fornecedores)

Os campos 2, 5, e 10 devem ser prenchidos de acordo com os dados encontrados na NE.

O campo 7 deve ser preenchido a partir do documento do formnecedor confirmando o recebimento da NE que pode ser, por exemplo: um e-mail, um Aviso de Recebimento-AR, etc.

O campo 8 deve ser verificado no Termo de Referência do Processo Licitatório (Ver Tutorial - Pesquisa de Dados da Licitação)

O campo 11 é livre para inserir informações que facilitem a identificação do requisitante/área; de alteração do material entregue que tenha sido deferida anteriromente pelo solicitante ou qualquer outra que o cadastrador julgar necessária.

Passo 4:

Adicionar os itens da Nota de Empenho:

Figura 6 - Tela 1 do SUAP para adicionar item do empenho.

Figura 7 - Tela 2 do SUAP para adicionar item do empenho.

Campo 1 (com lupa): deve ser preenchido a partir da relação de materiais da lista que se abre, os quais estão inseridos no Cadastro de Materiais existente no SUAP, classificados em Elemento de Despesa-ED (subitem). 

Atencão: um mesmo material pode estar classificado em Elementos de Despesas-ED (subitens) diferentes.

Verifique sempre se o material que foi localizado na relação está classificado no mesmo Elemento de Despesa-ED (subitem) da NE. Caso o material não seja localizado na lista existente ou, apesar de ter sido localizado o Elemento de Despesa-ED (subitem) não for o mesmo da NE, deve-se solicitar o respectivo cadastramento à CAP-Reitoria, através do seguinte e-mail: cadastrodemateriais@ifsp.edu.br, informando a descrição do material, a unidade de distribuição e em qual Elemento de Despesa-ED (subitem) deve ser inserido.

Uma NE pode conter vários Elementos de Despesas-ED (subitens), portanto, muita atenção na hora de "Empenhar" o item no SUAP!

Campos 2 e 3 - devem ser preenchidos de acordo com o que está expresso na NE.

Campo 4 - este campo vem marcado e serve para incluir quantos itens existirem na NE. Caso a NE possua um único item, conforme o exemplo deste Tutorial, este campo deve ser desmarcado.

Botão 5 - após conferidos os campos anteriores, clicar em <Salvar>

Figura 8 - Tela 3 do SUAP comprovando o cadastro do item do empenho e com a possibilidade de inserção de outros itens, caso seja necessário.

Sempre faça uma conferência de todas as informações alimentadas no Sistema. Verifique se a quantidade do marterial, o valor unitário, o valor total estão de acordo com o da NE e se o material está no Elemento de Despesa-ED correto.

Pronto! A NE foi cadastrada com sucesso.

IFSP/CAP/ras - junho/2020 - v1

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