Cadastrar Empenho
Quem pode cadastar? - ServidoresServidor com perfil de executor das rotinas do Almoxarifado.
Onde Cadastrar?
- SISTEMA: SUAP
Figura 1 - Tela do SUAP para adicionar empenho.
PREMISSAS:
Conferir na Nota de Empenho - NE os seguintes dados:
Figura 2 - Nota de Empeno - NE
Antes de iniciar o cadastro da NE, faça uma consulta da mesma para verificar se já não foi cadastrada anteriormente, conforme demonstrado na figura abaixo.
Passo 1:
Figura 3 - Tela 1 do SUAP para adicionar empenho.
Cadastrando a Nota de Empenho
Passo 2:
Figura 4 - Tela 2 do SUAP para adicionar empenho.
Passo 3:
Preencher os seguintes campos:
Figura 5 - Tela 3 do SUAP para adicionar empenho.
Os campos com "Lupa": 1, 3, 4, 6, e 9 são preenchidos a partir de lista de opções que se abrem e que devem estar compatíveis com os dados da Nota de Empenho.
No caso do campo 6 - Fornecedor, quando não localizado, deve-se providenciar o seu cadastro (Ver Tutorial Cadastro de Fornecedores)
Os campos 2, 5, e 10 devem ser prenchidos de acordo com os dados encontrados na NE.
O campo 7 deve ser preenchido a partir do documento do formnecedor confirmando o recebimento da NE que pode ser, por exemplo: um e-mail, um Aviso de Recebimento-AR, etc.
O campo 8 deve ser verificado no Termo de Referência do Processo Licitatório (Ver Tutorial - Pesquisa de Dados da Licitação)
O campo 11 é livre para inserir informações que facilitem a identificação do requisitante/área; de alteração do material entregue que tenha sido deferida anteriromente pelo solicitante ou qualquer outra que o cadastrador julgar necessária.
Passo 4:
Adicionar os itens da Nota de Empenho:
Figura 6 - Tela 1 do SUAP para adicionar item do empenho.
Figura 7 - Tela 2 do SUAP para adicionar item do empenho.
Campo 1 (com lupa): deve ser preenchido a partir da relação de materiais da lista que se abre, os quais estão inseridos no Cadastro de Materiais existente no SUAP, classificados em Elemento de Despesa-ED (subitem).
Atencão: um mesmo material pode estar classificado em Elementos de Despesas-ED (subitens) diferentes.
Verifique sempre se o material que foi localizado na relação está classificado no mesmo Elemento de Despesa-ED (subitem) da NE. Caso o material não seja localizado na lista existente ou, apesar de ter sido localizado o Elemento de Despesa-ED (subitem) não for o mesmo da NE, deve-se solicitar o respectivo cadastramento à CAP-Reitoria, através do seguinte e-mail: cadastrodemateriais@ifsp.edu.br, informando a descrição do material, a unidade de distribuição e em qual Elemento de Despesa-ED (subitem) deve ser inserido.
Uma NE pode conter vários Elementos de Despesas-ED (subitens), portanto, muita atenção na hora de "Empenhar" o item no SUAP!
Campos 2 e 3 - devem ser preenchidos de acordo com o que está expresso na NE.
Campo 4 - este campo vem marcado e serve para incluir quantos itens existirem na NE. Caso a NE possua um único item, conforme o exemplo deste Tutorial, este campo deve ser desmarcado.
Botão 5 - após conferidos os campos anteriores, clicar em <Salvar>
Figura 8 - Tela 3 do SUAP comprovando o cadastro do item do empenho e com a possibilidade de inserção de outros itens, caso seja necessário.
Sempre faça uma conferência de todas as informações alimentadas no Sistema. Verifique se a quantidade do marterial, o valor unitário, o valor total estão de acordo com o da NE e se o material está no Elemento de Despesa-ED correto.
Pronto! A NE foi cadastrada com sucesso.