Acordos
Acordos
Quem faz? O módulo é administrado pela PRX
Permissão / Ação |
Diretor |
Cadastrador |
Coordenador (no acordo) |
Criar e editar acordos |
✅ |
✅ |
❌ |
Excluir ou encerrar acordos |
✅ |
❌ |
✅ |
Notificar por e-mail |
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✅ |
❌ |
Editar configurações (notificação) |
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✅ |
❌ |
Adicionar atividades |
✅ |
✅* |
✅ |
Remover e concluir atividades |
✅ |
❌ |
✅ |
Adicionar termos (aditivos) |
✅ |
✅ |
❌ |
Remover termos (aditivos) |
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❌ |
❌ |
Adicionar relatórios |
✅ |
✅ |
✅ |
Remover relatórios |
✅ |
❌ |
✅ |
Gerenciar representantes/participantes |
✅ |
✅ |
❌ |
Visualizar acordos |
✅ |
✅(apenas próprios) |
✅(apenas próprios) |
Legenda
✅ = Permissão concedida
❌ = Permissão negada
✅* = Permissão concedida apenas se o cadastrador também for designado como coordenador no acordo
✅ (apenas próprios) = Visualização limitada aos acordos em que o usuário está envolvido
1. Acessar o SUAP: https://suap.ifsp.edu.br/accounts/login/?next=/
2. Para CONSULTAR o menu Acordos, siga estas etapas abaixo:
-
Clique em Administração;
-
Em seguida, clique em Acordos;
-
Por fim, clique na opção Acordos;
Quando acessar o menu de "Acordos", você poderá realizar as seguintes ações:
a) Adicionar Acordo: Esta opção permite cadastrar um novo Acordo Técnico de Cooperação.
b) Notificar: Nesta opção, é possível enviar notificações para Acordos prestes a vencer e Acordos sem relatório, selecione o Acordo e em seguida clique em "Enviar".
Notificar Acordos Vencendo: | Após configurar os dias de vencimento dos Acordos no menu Configurações, quando faltar exatamente o número de dias configurados para o vencimento do Acordo, o mesmo ficará disponível na tela "Notificar Acordos Vencendo" para que a ação de enviar um alerta/e-mail de lembrete seja acionada. |
Notificar Acordos Sem Relatório: | Após o término do período do Acordo, se ele for passível de relatório e o prazo tiver finalizado sem que um relatório tenha sido emitido, ele será exibido na tela de "Notificar Acordos Vencidos com Relatório Pendente". Isso possibilitará que a ação de enviar um alerta/e-mail seja acionada. |
Notificação enviadas com sucesso!
3. Para FILTRAR os Acordos, utilize os seguintes critérios:
- Para filtrar por TEXTO: informe o número do Acordo, o objeto, as metas ou as ações que foram cadastradas ao criar o Acordo e clique em "Filtrar".
- Para filtrar por CAMPI: selecione o campus correspondente ao expandir as opções disponíveis e em seguida clique em "Filtrar".
- Para filtrar por Partícipe Externo: selecione o campus correspondente ao expandir as opções disponíveis e em seguida clique em "Filtrar".
-
Para filtrar por Área: selecione o setor correspondente ao expandir as opções disponíveis e em seguida clique em "Filtrar":
-
- PRA
- PRD
- PRE
- PRP
- PRX
-
-
Para filtrar por Tipo: selecione o tipo correspondente ao expandir as opções disponíveis e em seguida clique em "Filtrar":
-
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Sem Contrapartida Financeira
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Com Contrapartida Financeira
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Protocolo de Intenções
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Memorando de Entendimento
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Chamada Pública
-
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- Para filtrar por Acordo com ou sem relatório: selecione as opções após expandir as opções disponíveis e, em seguida, clique em "Filtrar".
-
-
- Todos
- Com relatório
- Sem relatório
-
-
Meus Acordos
A funcionalidade está disponível para usuários pertencentes ao(s) seguinte(s) grupo(s): Diretor de acordos de colaboração, Cadastrador de Acordos de Colaboração e Coordenador/Suplente (com permissões limitadas aos acordos em que estão designados).
1. Acessar o SUAP: https://suap.ifsp.edu.br/accounts/login/?next=/
2. Para VISUALIZAR e AJUSTAR informações em Meus Acordos, siga estas etapas abaixo:
-
Clique em Administração.
-
Em seguida, clique em Acordos.
-
Por fim, clique na opção Meus Acordos.
3- Visualizar Acordo Técnico
Permissões compartilhadas entre Coordenadores e Diretores de Acordo de Colaboração: Encerrar e visualizar acordos. A ação de editar o acordo, participantes, representante legal, coordenador e configurações, além de poder cadastrar e remover aditivos é exclusiva para o diretor.
a) Ao clicar na lupa, você será redirecionado para a tela referente ao Acordo Técnico. Nesta página é possível:
- Editar acordo (Diretor e Cadastrador);
- Encerrar (Diretor e Coordenador);
- Navegar pelas guias:
- Partícipe Interno;
- Partícipe Externo;
- Cronograma;
- Aditivos;
- Relatório.
4- Editar Acordo Técnico
No botão "Editar Acordo" , você poderá ajustar as informações cadastradas ao criar um "Novo Acordo" incluindo Área, Tipo, Número, Objetivo, Metas, Ações, data de início, data de término, publicação DOU, Unidades Envolvidas e Processos.
Acordo alterado com sucesso!
5- Editar de Partícipes Internos e Externos
Nas abas "Partícipe Interno" e "Partícipe Externo", é possível editar as informações dos participantes, incluindo Dados Gerais e Representante Legal, Coordenador e Suplente.
a) Para o Partícipe Interno, as informações editáveis em Dados Gerais são: Documento e Endereço. No caso do Representante Legal, as informações editáveis são: Nome, E-mail, Telefone e Cargo.
b) Para o Partícipe Externo, as informações editáveis em Dados Gerais são: Identificação, Documento e Endereço. No caso do Representante Legal, as informações editáveis são: Nome, CPF e Telefone (sem pontuação e hífen), E-mail e Cargo.
Informações editadas com sucesso!
c) Na aba do Partícipe Interno, é possível substituir as informações cadastradas inicialmente ao criar um novo acordo, como:
-
Coordenador
-
Suplente
Tanto o Suplente quanto o Cadastrador têm permissão para realizar as mesmas atividades que o Coordenador, mesmo que este esteja ativo em suas funções, sem a necessidade de estar afastado ou de férias.
Ao substituir o Coordenador ou Suplente, o novo participante não poderá estar cadastrado no acordo já existente.
Participante substituído com sucesso!
d) Na aba do Partícipe Externo, é possível adicionar o Coordenador e/ou Suplente. Ao cadastrar, será necessário informar as seguintes informações:
-
Nome: Informe o nome completo do coordenador externo;
-
CPF: Informe apenas os números do CPF válido;
-
E-mail: Informe um e-mail válido.
Participante cadastrado com sucesso!
6- Cadastrar "Cronograma"
a) O botão "Adicionar Atividade" permite o registro de atividades do Acordo. Na tela, estão disponíveis os seguintes campos:
- Especificação: Informe uma especificação da atividade a ser cadastrada;
- Início: A data de início informada deve ser igual ou posterior à data de início do Acordo;
- Fim: A data fim informada deve ser anterior ou igual à data de término do Acordo;
- Por fim, clique no botão "Salvar" para cadastrar a atividade;
Ações como cadastrar, editar, concluir e remover atividades específicas de seus acordos, são exclusivas para os coordenadores.
Cadastro de atividade concluído com sucesso!
O Diretor de acordos de colaboração e o Coordenador de um determinado Acordo em específico podem cadastrar, remover e concluir atividades.
7- Cadastrar "Aditivos"
a) O botão "Adicionar Termo" permite o registro de aditivos do Acordo. Na tela, estão disponíveis os seguintes campos:
- Número: Informe o número do aditivo, conforme consta no documento anexado ao processo eletrônico que formaliza o mesmo;
- Início: A data de início informada deve ser igual ou posterior à data de início do Acordo;
- Fim: A data final do termo não pode ser anterior à data final do Acordo;
- Observações: Informe a observação, conforme consta no documento anexado ao processo eletrônico que formaliza o aditivo;
- Processos: Informe o número do proceso vinculado ao aditivo;
- Por fim, clique no botão "Salvar" para registrar as informações.
Cadastro de aditivo concluído com sucesso!
8- Cadastrar "Relatório"
a) O botão "Adicionar Relatório" permite o cadastro do relatório anual e o relatório para cada período de vigência do acordo. Na tela, estão disponíveis os seguintes campos:
- Tipo de Relatório: Neste campo, você encontrará duas opções:
-
- Anual: Gerado para cada ano de vigência do Acordo.
- Final: Gerado após o primeiro ano de vigência do Acordo.
-
- Descrição: Neste campo informe;
- Data: Informe a data;
- Documento: Realize a busca pelo número do processo eletrônico do Acordo;
- Salvar: Por fim, clique no botão "Salvar" para salvar as informações e gerar o relatório.
Importante ressaltar que em Acordos com 1 ano de vigência, haverá apenas o relatório final (obrigatório), enquanto Acordos com mais de 1 ano de vigência, será necessário um relatório anual para cada ano, além do relatório final (obrigatório).
Cadastro de relatório concluído com sucesso!
9- Encerrar Acordo
A ação de encerramento de um acordo é restrita a usuários com permissões específicas, sendo permitida apenas para os perfis "Diretor de Acordos de Colaboração" e "Coordenador". O perfil "Cadastrador de Acordos" não possui permissão para executar esta ação.
Antes de proceder com o encerramento, é fundamental que o mesmo esteja completamente configurado e não se encontre em "Situação" pendente de atividades ou documentos. O botão "Encerrar" será habilitado apenas quando todas as condições forem atendidas, ou seja:
-
Todas as atividades associadas ao acordo devem estar concluídas;
-
Todos os aditivos e relatórios vinculados ao acordo devem estar completos.
Caso algum desses itens esteja pendente, o botão de encerramento permanecerá desabilitado.
O coordenador ou diretor tem a permissão para realizar a substituição ou adição de coordenadores e suplentes. No entanto, o encerramento do acordo só poderá ser efetuado após a finalização dessas alterações.
No caso de Acordos com contrapartida e sem contrapartida, ao tentar encerrá-los, o sistema verificará se há relatório cadastrado. O encerramento desse tipo de Acordo só será possível se existir relatório cadastrado.
Novo Acordo
A funcionalidade está disponível para usuários pertencentes ao(s) seguinte(s) grupo(s): Coordenador de acordos de colaboração e Suplente.
1. Acessar o SUAP: https://suap.ifsp.edu.br/accounts/login/?next=/
2. Para CADASTRAR um novo acordo de colaboração, siga estas etapas abaixo:
-
- Clique em "Administração".
- Em seguida, selecione "Acordos".
- Por fim, clique na opção "Novo Acordo".
Ao acessar a tela de cadastro, você encontrará as seguintes opções:
1. Seleção de Setor:
- Escolha o setor no campo "Área", selecionando entre as opções disponíveis: PRX, PRA, PRD, PRE ou PRP.
2. Tipo de Acordo:
- Escolha o tipo de acordo entre as seguintes opções:
- Sem Contrapartida Financeira
- Com Contrapartida Financeira
- Protocolo de Intenções (pré-acordo)
- Memorando de Entendimento
- Chamada Pública
3. Número do acordo:
Informe o número do acordo, conforme consta no documento anexado ao processo eletrônico que formaliza o acordo.
4. Informações Adicionais:
a) Objeto: Descreva o objetivo do acordo conforme consta no documento anexo ao processo eletrônico do acordo. (Campo obrigatório)
b) Metas: Informe as metas conforme consta no documento anexo ao processo eletrônico do acordo. (Campo não obrigatório)
c) Ações: Informe as ações conforme consta no documento anexo ao processo eletrônico do acordo. (Campo não obrigatório)
5. Informações Complementares (todos os campos são obrigatórios):
a) Início: Informe a data de início do acordo conforme consta no documento anexo ao processos.
b) Fim: Informea data de término do acordo conforme consta no documento anexo ao processos..
c) Publicação no DOU: Informe a data da publicação do Diário Oficial da União.
Destaca-se que acordos com 1 ano de vigência terão um relatório final, enquanto aqueles com mais de um ano terão um relatório para cada ano de vigência, além de um relatório final.
6. Informações do Partícipe Interno (todos os campos são obrigatórios):
- Partícipe Interno: Selecione o campus do Partícipe Interno
- Representante legal: Selecione o representante legal (Chefe maior da unidade, por exemplo, Reitor, Pró-Reitor, Diretor).
- Coordenador: Informe o nome do coordenador do acordo.
- Suplente: Informe o nome dosuplente do acordo.
7. Informações do Partícipe Externo (todos os campos são obrigatórios):
- Partícipe Externo: Informe o nome da organização externa participante do acordo.
- CPF/CNPJ: Digite o número do CPF ou CNPJ da organização externa (No caso de CPF, informe sem pontos e hífens).
- Endereço: Forneça o endereço.
O cadastro das informações do coordenador externo e suplente externo pode ser realizado conforme consta no manual Partícipe Externo
8. Informações do Representante Legal Externo (todos os campos são obrigatórios):
- Nome: Informe o nome completo do representante legal.
- E-mail: Digite o endereço de e-mail do representante legal.
- CPF: Informe o número do CPF do representante legal.
- Telefone: Forneça o número de telefone do representante externo.
- Cargo: Indique o cargo do representante legal na organização externa.
Após o preenchimento de todas as informações, clique no botão "Enviar".
Cadastro do novo acordo concluído com sucesso!
Configurações
A funcionalidade está disponível para usuários pertencentes ao(s) seguinte(s) grupo(s): Diretor de acordos de colaboração e Coordenador/Suplente
1. Acessar o SUAP: https://suap.ifsp.edu.br/accounts/login/?next=/
2. Para EDITAR os prazos de notificações de vencimentos de acordos e atividades, siga estas etapas abaixo:
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- Clique em "Administração";
- Em seguida, selecione "Acordos";
- Por fim, clique na opção "Configurações";
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a) Notificar acordos vencendo em (dias): Prazo configurável manualmente.
Siga os passos abaixo para configurar esta opção:
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- Localize a opção "Notificar acordos vencendo em (dias)".
- Insira o número de dias antes do vencimento do acordo que deseja receber a notificação.
- Salve as alterações para aplicar a nova configuração.
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Após configurar esta opção, o sistema enviará automaticamente uma notificação por e-mail aos coordenadores quando faltar o número de dias configurado para o vencimento do acordo.
Na tela inicial do SUAP, a informação sobre o acordo a vencer será destacada na parte de "Pendências", e um Dashboard específico será habilitado para acompanhamento.
Configuração de prazo de acordo a vencer concluída com sucesso!
b) Notificar atividades vencendo em (dias): Prazo configurável manualmente.
Siga os passos abaixo para configurar esta opção:
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- Localize a opção "Notificar atividades vencendo em (dias)".
- Insira o número de dias antes do vencimento da atividade que deseja receber a notificação.
- Salve as alterações para aplicar a nova configuração.
-
Após configurar esta opção, o sistema enviará automaticamente uma notificação por e-mail quando faltar o número de dias configurado para o vencimento da atividade.
Configuração de prazo de atividade a vencer concluída com sucesso!