Acordos

Acordos

Quem faz? O módulo é administrado pela PRX

Permissão / Ação

Diretor

Cadastrador

Coordenador (no acordo)

Criar e editar acordos

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Excluir ou encerrar acordos

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Notificar por e-mail

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Editar configurações (notificação)

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Adicionar atividades

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✅*

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Remover e concluir atividades

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Adicionar termos (aditivos)

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Remover termos (aditivos)

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Adicionar relatórios

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Remover relatórios

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Gerenciar representantes/participantes

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Visualizar acordos

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✅(apenas próprios)

✅(apenas próprios)

Legenda

✅ = Permissão concedida
❌ = Permissão negada
✅* = Permissão concedida apenas se o cadastrador também for designado como coordenador no acordo
✅ (apenas próprios) = Visualização limitada aos acordos em que o usuário está envolvido

1. Acessar o SUAP: https://suap.ifsp.edu.br/accounts/login/?next=/

2. Para CONSULTAR o menu Acordos, siga estas etapas abaixo:

Quando acessar o menu de "Acordos", você poderá realizar as seguintes ações:

a) Adicionar Acordo: Esta opção permite cadastrar um novo Acordo Técnico de Cooperação.

b) Notificar: Nesta opção, é possível enviar notificações para Acordos prestes a vencer e Acordos sem relatório, selecione o Acordo e em seguida clique em "Enviar". 

Notificar Acordos Vencendo: Após configurar os dias de vencimento dos Acordos no menu Configurações, quando faltar exatamente o número de dias configurados para o vencimento do Acordo, o mesmo ficará disponível na tela "Notificar Acordos Vencendo" para que a ação de enviar um alerta/e-mail de lembrete seja acionada.
Notificar Acordos Sem Relatório:  Após o término do período do Acordo, se ele for passível de relatório e o prazo tiver finalizado sem que um relatório tenha sido emitido, ele será exibido na tela de "Notificar Acordos Vencidos com Relatório Pendente". Isso possibilitará que a ação de enviar um alerta/e-mail seja acionada.

Notificação enviadas com sucesso!

3. Para FILTRAR os Acordos, utilize os seguintes critérios:


Meus Acordos

A funcionalidade está disponível para usuários pertencentes ao(s) seguinte(s) grupo(s): Diretor de acordos de colaboração, Cadastrador de Acordos de Colaboração e Coordenador/Suplente (com permissões limitadas aos acordos em que estão designados).

1. Acessar o SUAP: https://suap.ifsp.edu.br/accounts/login/?next=/

2. Para VISUALIZAR e AJUSTAR informações em Meus Acordos, siga estas etapas abaixo:

3- Visualizar Acordo Técnico

Permissões compartilhadas entre Coordenadores e Diretores de Acordo de Colaboração: Encerrar e visualizar acordos. A ação de editar o acordo, participantes, representante legal, coordenador e configurações, além de poder cadastrar e remover aditivos é exclusiva para o diretor.

a) Ao clicar na lupa, você será redirecionado para a tela referente ao Acordo Técnico. Nesta página é possível:

4- Editar Acordo Técnico

 

 

No botão "Editar Acordo" , você poderá ajustar as informações cadastradas ao criar um "Novo Acordo" incluindo Área, Tipo, Número, Objetivo, Metas, Ações, data de início, data de término, publicação DOU, Unidades Envolvidas e Processos.

Acordo alterado com sucesso!

5- Editar de Partícipes Internos e Externos

Nas abas "Partícipe Interno" e "Partícipe Externo", é possível editar as informações dos participantes, incluindo Dados Gerais e Representante Legal, Coordenador e Suplente.

a) Para o Partícipe Interno, as informações editáveis em Dados Gerais são: Documento e Endereço. No caso do Representante Legal, as informações editáveis são: Nome, E-mail, Telefone e Cargo.

b) Para o Partícipe Externo, as informações editáveis em Dados Gerais são: Identificação, Documento e Endereço. No caso do Representante Legal, as informações editáveis são: Nome, CPF e Telefone (sem pontuação e hífen), E-mail e Cargo.

Informações editadas com sucesso!

c) Na aba do Partícipe Interno, é possível substituir as informações cadastradas inicialmente ao criar um novo acordo, como:

Tanto o Suplente quanto o Cadastrador têm permissão para realizar as mesmas atividades que o Coordenador, mesmo que este esteja ativo em suas funções, sem a necessidade de estar afastado ou de férias.

Ao substituir o Coordenador ou Suplente, o novo participante não poderá estar cadastrado no acordo já existente.

Participante substituído com sucesso!

d) Na aba do Partícipe Externo, é possível adicionar o Coordenador e/ou Suplente. Ao cadastrar, será necessário informar as seguintes informações:

Participante cadastrado com sucesso!

6- Cadastrar "Cronograma"

a) O botão "Adicionar Atividade" permite o registro de atividades do Acordo. Na tela, estão disponíveis os seguintes campos:

Ações como cadastrar, editar, concluir e remover atividades específicas de seus acordos, são exclusivas para os coordenadores.

Cadastro de atividade concluído com sucesso!

O Diretor de acordos de colaboração e o Coordenador de um determinado Acordo em específico podem cadastrar, remover e concluir atividades. 

7- Cadastrar "Aditivos"

a) O botão "Adicionar Termo" permite o registro de aditivos do Acordo. Na tela, estão disponíveis os seguintes campos:

Cadastro de aditivo concluído com sucesso!

8- Cadastrar "Relatório"

a) O botão "Adicionar Relatório" permite o cadastro do relatório anual e o relatório para cada período de vigência do acordo. Na tela, estão disponíveis os seguintes campos:

Importante ressaltar que em Acordos com 1 ano de vigência, haverá apenas o relatório final (obrigatório), enquanto Acordos com mais de 1 ano de vigência, será necessário um relatório anual para cada ano, além do relatório final (obrigatório).

Cadastro de relatório concluído com sucesso!

9- Encerrar Acordo

A ação de encerramento de um acordo é restrita a usuários com permissões específicas, sendo permitida apenas para os perfis "Diretor de Acordos de Colaboração" e "Coordenador". O perfil "Cadastrador de Acordos" não possui permissão para executar esta ação.

Antes de proceder com o encerramento, é fundamental que o mesmo esteja completamente configurado e não se encontre em "Situação" pendente de atividades ou documentos. O botão "Encerrar" será habilitado apenas quando todas as condições forem atendidas, ou seja:

Caso algum desses itens esteja pendente, o botão de encerramento permanecerá desabilitado.

O coordenador ou diretor tem a permissão para realizar a substituição ou adição de coordenadores e suplentes. No entanto, o encerramento do acordo só poderá ser efetuado após a finalização dessas alterações.

No caso de Acordos com contrapartida e sem contrapartida, ao tentar encerrá-los, o sistema verificará se há relatório cadastrado. O encerramento desse tipo de Acordo só será possível se existir relatório cadastrado. 

Novo Acordo

A funcionalidade está disponível para usuários pertencentes ao(s) seguinte(s) grupo(s): Coordenador de acordos de colaboração e Suplente.

1. Acessar o SUAP: https://suap.ifsp.edu.br/accounts/login/?next=/

2. Para CADASTRAR um novo acordo de colaboração, siga estas etapas abaixo:

Ao acessar a tela de cadastro, você encontrará as seguintes opções:

1. Seleção de Setor:

2. Tipo de Acordo:

3. Número do acordo:

Informe o número do acordo, conforme consta no documento anexado ao processo eletrônico que formaliza o acordo.

4. Informações Adicionais:

       a) Objeto: Descreva o objetivo do acordo conforme consta no documento anexo ao processo eletrônico do acordo.  (Campo obrigatório)

       b) Metas: Informe as metas conforme consta no documento anexo ao processo eletrônico do acordo. (Campo não obrigatório)

       c) Ações: Informe as ações conforme consta no documento anexo ao processo eletrônico do acordo. (Campo não obrigatório)

5. Informações Complementares (todos os campos são obrigatórios):

          a) Início: Informe a data de início do acordo conforme consta no documento anexo ao processos.

          b) Fim: Informea data de término do acordo conforme consta no documento anexo ao processos..

          c) Publicação no DOU: Informe a data da publicação do Diário Oficial da União.

Destaca-se que acordos com 1 ano de vigência terão um relatório final, enquanto aqueles com mais de um ano terão um relatório para cada ano de vigência, além de um relatório final.

6. Informações do Partícipe Interno (todos os campos são obrigatórios):

image.png

7. Informações do Partícipe Externo (todos os campos são obrigatórios):

image.png

O cadastro das informações do coordenador externo e suplente externo pode ser realizado conforme consta no manual  Partícipe Externo

8. Informações do Representante Legal Externo (todos os campos são obrigatórios):

Após o preenchimento de todas as informações, clique no botão "Enviar".

Cadastro do novo acordo concluído com sucesso!

Configurações

A funcionalidade está disponível para usuários pertencentes ao(s) seguinte(s) grupo(s): Diretor de acordos de colaboração e Coordenador/Suplente 

1. Acessar o SUAP: https://suap.ifsp.edu.br/accounts/login/?next=/

2. Para EDITAR os prazos de notificações de vencimentos de acordos e atividades, siga estas etapas abaixo:

No menu de configurações, você encontrará duas opções:

a) Notificar acordos vencendo em (dias): Prazo configurável manualmente.

Siga os passos abaixo para configurar esta opção:

Após configurar esta opção, o sistema enviará automaticamente uma notificação por e-mail aos coordenadores quando faltar o número de dias configurado para o vencimento do acordo.

Na tela inicial do SUAP, a informação sobre o acordo a vencer será destacada na parte de "Pendências", e um Dashboard específico será habilitado para acompanhamento.

Configuração de prazo de acordo a vencer concluída com sucesso!

b) Notificar atividades vencendo em (dias): Prazo configurável manualmente.

Siga os passos abaixo para configurar esta opção:

Após configurar esta opção, o sistema enviará automaticamente uma notificação por e-mail quando faltar o número de dias configurado para o vencimento da atividade.

Configuração de prazo de atividade a vencer concluída com sucesso!