Funcionamento, benefícios e Instrumentos Legais

Funcionamento do Tramita GOV.BR no IFSP
Os atores envolvidos
No Instituto Federal de São Paulo os atores envolvidos são:
o usuário, que corresponde ao servidor lotado em setores do IFSP que necessita tramitar processo eletrônico ou documento avulso (autuado no processo) do SUAP para outro órgão/entidade;
o Agentes de Protocolo da Unidade - APU, são servidores designados pela autoridade competente da unidade (*), para atuarem no Grupo de Trabalho de Ações de Protocolo Digital, sendo um titular e outro substituto,  responsáveis em operacionalizar o envio de processo eletrônico para o destinatário externo ao IFSP, assim como outras demandas do Protocolo Digital;
o Gestor do Portal  Tramita GOV.BR do IFSP atribuído ao Coordenador de Protocolo Geral do IFSP, que coordena as atividades de protocolo geral do IFSP e será responsável pelo recebimento de processos e pela gestão centralizada de trâmites externos no IFSP;
equipe da DSI-PRD para apoio e suporte de tecnologia da informação, desenvolvimento de funcionalidades no SUAP e realização de integração de sistemas;
equipe da CGI-DDI para apoio e suporte relacionado a inclusão e alterações de tipos de documentos parametrizados com o Tramita GOV.BR;
Comissão de Implantação do módulo Tramita GOV.BR no SUAP, trata-se de comissão temporária responsável pela implementação do Tramita GOV.BR no IFSP até seu pleno funcionamento.
(*) A autoridade competente da unidade corresponde à Direção Geral do câmpus, Pró-Reitoria ou Direção Sistêmica da reitoria. E irá abrir um chamado na Central de Serviços no SUAP > Tramitação Externa de Processos Eletrônicos > Cadastrar APU do Tramita GOV.BR no IFSP para indicar um titular e um substituto para atuar com Agente de Protocolo da Unidade - APU para serem incluídos na portaria do Grupo de Trabalho de Ações de Protocolo Digital no âmbito do IFSP.
Administrador da Plataforma PEN Tramita GOV.BR
É o perfil de servidor lotado no Ministério da Gestão e da Inovação em Serviços Públicos, responsável por gerenciar o funcionamento do Tramita GOV.BR em todos os órgãos cadastrados na plataforma. Veja abaixo o vídeo sobre a plataforma.
https://www.youtube.com/watch?v=cIjkoCQPouY&t=9s
Usuário de outro órgão
É o servidor de outro órgão ou colaboradar de entidade que utiliza sistema de processo eletrônico integrado ao PEN, tais como o SEI, SAPIENS, SUAP, SIPAC, entre outros, que poderá tanto encaminhar como receber processo eletrônico por meio de tramitação externa.
Fluxo Geral de trâmite externo de processo eletrônico e "documento avulso"
O diagrama a seguir representa o fluxo geral do caminho do trâmite externo, tanto para encaminhar quanto para receber processos eletrônicos. Desta maneira, um processo criado no SUAP IFSP poderá ser encaminhado à outro órgão/entidade habilitado no Portal Tramita GOV.BR gerenciado pelo Ministério da Gestão e da Inovação em Serviços Públicos - MGI, assim como podemos receber processo eletrônico de outro órgão/entidade.
O Tramita GOV.BR permite substituir o envio de e-mail nos casos de documentos avulsos como ofício, portaria, atestados e comprovantes, desde que sejam anexados a um processo eletrônico para tramitação externa, trazendo vantagens de segurança, transparência e economicidade.
Para assuntos sigilosos de documentos e processos eletrônicos não será possível realizar a tramitação externa.
Os benefícios do Tramita GOV.BR
Instrumentos legais
Links dos Instrumentos legais para aplicação do Tramita GOV.BR
Instrumento
Ementa
PORTARIA SEGES/MGI Nº 1.363, DE 21 DE FEVEREIRO DE 2025 (Revoga a Portaria SEGES/ME nº 9.412, de 26 de outubro de 2022)
Institui o Tramita GOV.BR
Decreto nº 11.946 de 12 de março de 2024
Institui o Programa Nacional de Processo Eletrônico - ProPEN
PORTARIA No 0924/IFSP, DE 07 DE MARÇO DE 2025
Constitui a Comissão de Impalntação do Módulo Tramita GOV.BR no SUAP do IFSP.
PORTARIA NORMATIVA No 146/2025 - IFSP, DE 10 DE NOVEMBRO DE 2025
Aprova o regulamento que normatiza o funcionamento do Tramita GOV.BR no Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia de São Paulo (IFSP)
PORTARIA No 3404/IFSP, DE 18 DE JUNHO DE 2026
Constitui a Comissão Permanente do Protocolo Digital do IFSP e designa agentes de protocolo da unidade - APU titular e suplente.
Comunicados
COMUNICADO N.o 12/2026 - GAB-RET/RET/IFSP
Diretrizes para tramitação externa de processos eletrônicos
e documentos avulsos com órgãos federais, estaduais e municipais cadastrados no Tramita GOV.BR - Âmbito campus e reitoria do IFSP
Elaboração: Suzana Mayumi Iha Chardulo (CPG-PRA)
Revisão: Adalberto Rodrigues de Queiroz (CPG-PRA)
IFSP - Versão  - jun/2026