# Encaminhar e receber processos eletrônicos de outros órgãos/ entidades - papel do usuário

## <span style="color: rgb(255, 255, 255); background-color: rgb(22, 145, 121);">I- ENCAMINHAR PROCESSOS ELETRÔNICOS</span>

### <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Você sabia que é possível encaminhar documentos avulsos (como um ofício) e processos eletrônicos do SUAP para outro órgão/entidade?</span>

A utilização de e-mail e correios para envio de documentos será menos prioritária com a chegada do Tramita GOV.BR, pois a plataforma permite que a comunicação entre órgãos aconteça de maneira mais ágil, rastreável e transparente. Veja como proceder:

<div drawio-diagram="16365"><img src="https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/drawio/2026-06/drawing-110-1782432006.png" alt=""/></div>

##### <span style="color: rgb(0, 0, 0);">VAMOS UTILIZAR O SEGUINTE EXEMPLO </span>

> <span style="color: rgb(0, 0, 0);">O campus de Presidente Prudente do IFSP precisa encaminhar um documento avulso à **Prefeitura de Presidente Prudente**, e abriu um processo eletrônico para ser encaminhado por meio do Tramita GOV.BR.</span>

### <span style="background-color: rgb(191, 237, 210); color: rgb(0, 0, 0);">I.1- Verificar se o órgão destinatário do processo está apto a receber um trâmite externo</span>

#### <span style="color: rgb(0, 0, 0);">A verificação do órgão destinatário poderá ser realizada no site do Ministério da Gestão e da Inovação em Serviços Públicos - MGI, disponível neste [link](https://www.gov.br/gestao/pt-br/assuntos/gestaoeinovacao/informacoes-sistemas-e-servicos-de-gestao/processo-eletronico-nacional/conteudo/tramita.gov.br/relacao-dos-orgaos-e-entidades). Se o órgão constar da lista de "Implantado", siga em frente, caso contrário você deverá encaminhar os documentos/processos por outro meio institucional de comunicação, como por exemplo o e-mail.</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">São mais de 200 órgãos/entidades nas lista de "**Implantado:** O órgão/ entidade é classificado como implantado após a realização de testes de envio e de recebimento com sucesso, bem como de recusa em ambiente de produção."</span>

<div drawio-diagram="14629"><img src="https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/drawio/2025-10/drawing-110-1759962597.png" alt=""/></div>

Ao consultar a lista, que está em ordem alfabética, foi possível localizar a Prefeitura de Presidente Prudente, que utiliza o SEI como sistema de processo eletrônico.

<div drawio-diagram="14633"><img src="https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/drawio/2025-10/drawing-110-1759965474.png" alt=""/></div>

### <span style="background-color: rgb(191, 237, 210); color: rgb(0, 0, 0);">I.2- Abrir o processo e inserir o(s) documento(s) no SUAP</span>

##### <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Ao abrir o processo eletrônico para tramitação externa de documento avulso ou diversos documentos, selecionar o nível de acesso público ou restrito, pois não será possível a tramitação externa de documento sigiloso.</span>

<div drawio-diagram="14635"><img src="https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/drawio/2025-10/drawing-110-1759966530.png" alt=""/></div>

##### A mesma recomendação acima serve para inserir documentos ao processo, pois só poderão ser tramitados externamente os processos com documentos públicos ou restrito.

<div drawio-diagram="14637"><img src="https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/drawio/2025-10/drawing-110-1759967758.png" alt=""/></div>

### <span style="background-color: rgb(191, 237, 210); color: rgb(0, 0, 0);">I.3- Fazer o ofício de solicitação de trâmite externo</span>

#### <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Uma vez verificado que o órgão destinatário está na lista "Implantado", será necessário formalizar via ofício a solicitação de trâmite externo.</span>

##### <span style="color: rgb(0, 0, 0);">3.1 - Escolha o tipo de documento "Ofício" e o modelo "PROTOCOLO: TRAMITAÇÃO DE PROCESSO - OFÍCIO - TRÂMITE EXTERNO DE PROCESSO ELETRÔNICO"</span>

<div drawio-diagram="14632"><img src="https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/drawio/2025-10/drawing-110-1759963911.png" alt=""/></div>

##### <span style="color: rgb(0, 0, 0);">3.2 - Selecione o destinatário do ofício</span>

<div drawio-diagram="14874"><img src="https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/drawio/2025-11/drawing-110-1762988914.png" alt=""/></div>

##### <span style="color: rgb(0, 0, 0);">3.3 - Escreva o Assunto, a introdução contendo a motivação e a finalidade do trâmite externo, e número do processo</span>

<div drawio-diagram="14879"><img src="https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/drawio/2025-11/drawing-110-1762989456.png" alt=""/></div>

##### <span style="color: rgb(0, 0, 0);">3.4 - Selecione o repositório do órgão/entidade destinatária</span>

<div drawio-diagram="14878"><img src="https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/drawio/2025-11/drawing-110-1762989435.png" alt=""/></div>

##### <span style="color: rgb(0, 0, 0);">3.5 - Preencha os dados de identificação do destinatário</span>

<div drawio-diagram="14881"><img src="https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/drawio/2025-11/drawing-110-1762989683.png" alt=""/></div>

##### <span style="color: rgb(0, 0, 0);">3.6 - Confirmação de que o órgão esta na lista de "Implantado".</span>

<div drawio-diagram="14883"><img src="https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/drawio/2025-11/drawing-110-1762990066.png" alt=""/></div>

##### <span style="color: rgb(0, 0, 0);">3.7 - Assinar o documento e solicitar assinatura à autoridade competente de sua unidade, e inserir dentro do processo aberto que será encaminhado via Tramita GOV.BR.</span>


### <span style="background-color: rgb(191, 237, 210); color: rgb(0, 0, 0);">I.4- Despachar o processo ao APU ou à CPG-PRA</span>

#### <span style="color: rgb(0, 0, 0);">O despacho do processo deverá ser realizado para o setor do Agente de Protocolo da Unidade - APU ou ao setor CPG-PRA da reitoria.</span>

#### <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Pode ser que a sua unidade ainda não tenha um APU para receber o seu processo a ser encaminhado para outro órgão/entidade, neste caso você deverá despachar o processo para o setor CPG-PRA. </span>

#### <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Para saber se já existe um APU de sua unidade, basta realizar uma pesquisa [Portaria da Comissão Permanente do Protocolo Digital do IFSP](https://drive.google.com/file/d/1eBxr5h_xmmTunvGXkq8755rWJqofx5JZ/view?usp=sharing). </span>

#### <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Sugerimos utilizar o texto padrão no despacho do processo conforme a figura abaixo para que o processo seja recebido pelo servidor designado para a tarefa.</span>

<div drawio-diagram="16144"><img src="https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/drawio/2026-05/drawing-110-1779134534.png" alt=""/></div>

<p class="callout info">Depois de encaminhado, para saber se o seu processo foi recebido pelo outro órgão/entidade, basta consultar o histórico dos trâmites no processo no SUAP.</p>

<div drawio-diagram="16152"><img src="https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/drawio/2026-05/drawing-110-1779747905.png" alt=""/></div>

## <span style="color: rgb(255, 255, 255); background-color: rgb(22, 145, 121);">II- RECEBER PROCESSOS DE OUTROS ÓRGÃOS</span>

### <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Agora você verá o caminho de como um processo criado por outro órgão/entidade chega até você como destinatário. Além disso haverá algumas orientações para finalização do processo recebido de outro órgão.</span>

### <span style="background-color: rgb(191, 237, 210); color: rgb(0, 0, 0);">II.1- O fluxo do recebimento de um processo eletrônico de outro órgão/entidade </span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Quando um outro órgão/entidade encaminhar um processo eletrônico ao IFSP haverá apenas um setor destinatário no IFSP apto para realizar o recebimento do tramite externo, que no caso será a Coordenadoria de Protocolo Geral - CPG-PRA lotada na reitoria (Gestor do Portal Tramita GOV.BR no IFSP), para depois encaminhar ao setor do APU da unidade, que irá identificar qual o setor destinatário e despachar o processo para o usuário realizar as providências solicitadas pelo órgão externo. </span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Na ausência de APU na unidade, será a CPG -PRA que irá realizar o encaminhamento do processo ao setor de destino.</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Caso o outro órgão externo tenha solicitado a devolução do processo após as providências do usuário lotado no IFSP, este deverá despachar o processo ao setor do APU da unidade ou para CPG-PRA, contendo o [ofício de solicitação de trâmite externo](https://manuais.ifsp.edu.br/link/2318#bkmrk-2--fazer-o-of%C3%ADcio-de).</span>

<div drawio-diagram="14965"><img src="https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/drawio/2025-11/drawing-110-1764202769.png" alt=""/></div>

### <span style="background-color: rgb(191, 237, 210); color: rgb(0, 0, 0);">II.2- Orientação para finalização de processo eletrônico externo no SUAP </span>

Caso o processo recebido de outro órgão/entidade deva ser finalizado no IFSP, será necessário realizar a alteração do tipo do processo antes de realizar a finalização, pois todos os processos externos recebem uma classificação automática do tipo de processo "Protocolo: Tramitação Externa", que deverá ser alterada para adequação à gestão documental de temporalidade e guarda conforme as normas do CONARQ e diretrizes da CGI-DDI e COPAD-IFSP.

Abra um chamado para alterar o tipo de processo na central de serviços do SUAP Protocolo&gt; Controlador Superior&gt; Correção de Dados Básicos de Processos Eletrônicos (Assunto, interessado, tipos de processo)

<div drawio-diagram="16153"><img src="https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/drawio/2026-05/drawing-110-1779748113.png" alt=""/></div>

A CPG-PRA, a cada inicio de ano irá emitir um relatório dos processos com a situação de "finalizados" no SUAP com o tipo de processo "Protocolo: Tramitação Externa", e irá solicitar a alteração de tipo de processo ao setor que finalizou os processos.

*Elaboração: Suzana Mayumi Iha Chardulo (CPAG-DDI)*  
*Revisão: Adalberto Rodrigues de Queiroz (CPG-PRA)*  
*IFSP - Versão - junho/2026*