# TRAMITA GOV.BR - Tramitar processos com outros órgãos

O Tramita GOV.BR é uma plataforma do governo federal que integra diferentes sistemas de processo administrativo eletrônico, facilitando a comunicação entre órgãos e entidades públicas. Ele permite a tramitação de processos e documentos avulsos de forma rápida, segura e transparente, impulsionando a eficiência e a redução de custos no serviço público.

Neste livro você vai encontrar capítulos contendo as orientações para cada ator envolvido no processo, conforme a seguir:

- Gestor do Tramita GOV.BR (Coordenador do Protocolo Geral)
- Agentes de Protocolo nas Unidades - APU
- Todos os servidores do IFSP que necessitam encaminhar ou receber um processo eletrônico de outro órgão, independentemente do sistema de processo eletrônico adotado (SEI, Sapiens, SIPAC, Suap...) desde que o órgão esteja cadastrado na plataforma TRAMITA GOV.BR, para operar tramitações externas entre instituições.

# Visão Geral

A plataforma Tramita GOV.BR tem por objetivo tornar a tramitação de processos e documentos avulsos, entre os diferentes órgãos da Administração Pública, mais rápida, segura e transparente.

# Funcionamento, benefícios e Instrumentos Legais

## <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Funcionamento do Tramita GOV.BR no IFSP</span>

<div drawio-diagram="15652"><img src="https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/drawio/2026-03/drawing-110-1772668010.png" alt=""/></div>

### <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Os atores envolvidos</span>

<div drawio-diagram="14587"><img src="https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/drawio/2025-10/drawing-110-1759356041.png" alt=""/></div>

#### **No Instituto Federal de São Paulo os atores envolvidos são**:

- **o usuário**, que corresponde ao servidor lotado em setores do IFSP que necessita tramitar processo eletrônico ou documento avulso (autuado no processo) do SUAP para outro órgão/entidade;
- **o Agentes de Protocolo da Unidade - APU**, são servidores designados pela autoridade competente da unidade (\*), para atuarem no Grupo de Trabalho de Ações de Protocolo Digital, sendo um titular e outro substituto, responsáveis em operacionalizar o envio de processo eletrônico para o destinatário externo ao IFSP, assim como outras demandas do Protocolo Digital;
- **o Gestor do Portal Tramita GOV.BR do IFSP** atribuído ao Coordenador de Protocolo Geral do IFSP, que coordena as atividades de protocolo geral do IFSP e será responsável pelo recebimento de processos e pela gestão centralizada de trâmites externos no IFSP;
- **equipe da DSI-PRD** para apoio e suporte de tecnologia da informação, desenvolvimento de funcionalidades no SUAP e realização de integração de sistemas;
- **equipe da CGI-DDI** para apoio e suporte relacionado a inclusão e alterações de tipos de documentos parametrizados com o Tramita GOV.BR;
- **Comissão de Implantação do módulo Tramita GOV.BR no SUAP**, trata-se de comissão temporária responsável pela implementação do Tramita GOV.BR no IFSP até seu pleno funcionamento.

<p class="callout info">(\*) A autoridade competente da unidade corresponde à Direção Geral do câmpus, Pró-Reitoria ou Direção Sistêmica da reitoria. E irá abrir um chamado na Central de Serviços no SUAP &gt; Tramitação Externa de Processos Eletrônicos &gt; Cadastrar APU do Tramita GOV.BR no IFSP para indicar um titular e um substituto para atuar com Agente de Protocolo da Unidade - APU para serem incluídos na portaria do Grupo de Trabalho de Ações de Protocolo Digital no âmbito do IFSP.</p>

#### **Administrador da Plataforma PEN Tramita GOV.BR**

É o perfil de servidor lotado no Ministério da Gestão e da Inovação em Serviços Públicos, responsável por gerenciar o funcionamento do Tramita GOV.BR em todos os órgãos cadastrados na plataforma. Veja abaixo o vídeo sobre a plataforma.

[https://www.youtube.com/watch?v=cIjkoCQPouY&amp;t=9s](https://www.youtube.com/watch?v=cIjkoCQPouY&t=9s)

#### **Usuário de outro órgão**

É o servidor de outro órgão ou colaboradar de entidade que utiliza sistema de processo eletrônico integrado ao PEN, tais como o SEI, SAPIENS, SUAP, SIPAC, entre outros, que poderá tanto encaminhar como receber processo eletrônico por meio de tramitação externa.

### <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Fluxo Geral de trâmite externo de processo eletrônico e "documento avulso"</span>

O diagrama a seguir representa o fluxo geral do caminho do trâmite externo, tanto para encaminhar quanto para receber processos eletrônicos. Desta maneira, um processo criado no SUAP IFSP poderá ser encaminhado à outro órgão/entidade habilitado no Portal Tramita GOV.BR gerenciado pelo Ministério da Gestão e da Inovação em Serviços Públicos - MGI, assim como podemos receber processo eletrônico de outro órgão/entidade.

<div drawio-diagram="14888"><img src="https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/drawio/2025-11/drawing-110-1762994060.png" alt=""/></div>

<p class="callout info">O Tramita GOV.BR permite substituir o envio de e-mail nos casos de documentos avulsos como **ofício, portaria, atestados** **e comprovantes**, desde que sejam anexados a um processo eletrônico para tramitação externa, trazendo vantagens de segurança, transparência e economicidade.</p>

<p class="callout warning">Para assuntos sigilosos de documentos e processos eletrônicos não será possível realizar a tramitação externa.</p>


### <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Os benefícios do Tramita GOV.BR</span>

<div drawio-diagram="15653"><img src="https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/drawio/2026-03/drawing-110-1772668382.png" alt=""/></div>

### <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Instrumentos legais</span>

Links dos Instrumentos legais para aplicação do Tramita GOV.BR

<div class="documentDescription description" id="bkmrk-instrumento-ementa-p"><table border="1" style="border-collapse: collapse; width: 100%; height: 139.766px;"><colgroup><col style="width: 50%;"></col><col style="width: 50%;"></col></colgroup><tbody><tr style="height: 29.7969px;"><td style="height: 29.7969px;">Instrumento</td><td style="height: 29.7969px;">Ementa</td></tr><tr style="height: 80.1719px;"><td style="height: 80.1719px;">[PORTARIA SEGES/MGI Nº 1.363, DE 21 DE FEVEREIRO DE 2025 (Revoga a Portaria SEGES/ME nº 9.412, de 26 de outubro de 2022)](https://www.gov.br/compras/pt-br/acesso-a-informacao/legislacao/portarias/portaria-seges-mgi-no-1-363-de-21-de-fevereiro-de-2025)</td><td style="height: 80.1719px;">Institui o Tramita GOV.BR</td></tr><tr style="height: 29.7969px;"><td style="height: 29.7969px;">[Decreto nº 11.946 de 12 de março de 2024](https://pesquisa.in.gov.br/imprensa/jsp/visualiza/index.jsp?data=13/03/2024&jornal=515&pagina=9&totalArquivos=225)</td><td style="height: 29.7969px;">Institui o Programa Nacional de Processo Eletrônico - ProPEN</td></tr><tr><td>[PORTARIA No 0924/IFSP, DE 07 DE MARÇO DE 2025](https://sippag.ifsp.edu.br/portarias/visualizar/?pk=29174&ano=2025&numero=924&hash=d5209aff107eba46a8e1a94a8460765c)</td><td>Constitui a Comissão de Impalntação do Módulo Tramita GOV.BR no SUAP do IFSP.</td></tr><tr><td>[PORTARIA NORMATIVA No 146/2025 - IFSP, DE 10 DE NOVEMBRO DE 2025](https://drive.google.com/file/d/16N7vX_8wRKcYcertbOnikQXf-4I3QwWz/view?usp=sharing)</td><td>Aprova o regulamento que normatiza o funcionamento do Tramita GOV.BR no Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia de São Paulo (IFSP)</td></tr><tr><td>PORTARIAS DE DESIGNAÇÃO DE APUs para compor Grupo de Trabalho de Ações de Protocolo Digital no âmbito do IFSP</td><td>Link da pasta do GoogleDrive IFSP, contendo as portarias emitidas pelas autoridades competentes de cada unidade que nomeiam os APUs e substituto.</td></tr></tbody></table>

</div>*Elaboração: Suzana Mayumi Iha Chardulo (CPAG-DDI)*  
*Revisão: Adalberto Rodrigues de Queiroz (CPG-PRA)*  
*IFSP - Versão 01 - março/2026*

# 1- Orientações para os usuários do IFSP

Os usuários são todos os servidores do IFSP que necessitam encaminhar ou receber um processo eletrônico de outro órgão, independentemente do sistema de processo eletrônico adotado (SEI, Sapiens, SIPAC, Suap...) desde que o órgão esteja cadastrado na plataforma TRAMITA GOV.BR, para operar tramitações externas entre instituições.

# Encaminhar e receber processos eletrônicos entre outros órgãos/ entidades - papel do usuário

## <span style="color: rgb(255, 255, 255); background-color: rgb(22, 145, 121);">1A - ENCAMINHAR PROCESSOS ELETRÔNICOS</span>

### <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Você precisa encaminhar um processo eletrônico a outro órgão/entidade?</span>

Agora é possivel enviar um processo eletrônico ou um documento avulso a outro órgão/entidade, você poderá substituir o uso de e-mail pelos recursos do Tramita GOV.BR. Basta seguir passos a seguir.

<div drawio-diagram="14885"><img src="https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/drawio/2025-11/drawing-110-1762990839.png" alt=""/></div>

##### <span style="color: rgb(0, 0, 0);">VAMOS UTILIZAR O SEGUINTE EXEMPLO </span>

> <span style="color: rgb(0, 0, 0);">O campus de Presidente Prudente do IFSP precisa encaminhar um documento avulso à **Prefeitura de Presidente Prudente**, e abriu um processo eletrônico para ser encaminhado por meio do Tramita GOV.BR.</span>

### <span style="background-color: rgb(22, 145, 121); color: rgb(255, 255, 255);">1A.1- Verificar se o órgão destinatário do processo está apto a receber um trâmite externo</span>

#### <span style="color: rgb(0, 0, 0);">A verificação do órgão destinatário poderá ser realizada no site do Ministério da Gestão e da Inovação em Serviços Públicos - MGI, disponível neste [link](https://www.gov.br/gestao/pt-br/assuntos/gestaoeinovacao/informacoes-sistemas-e-servicos-de-gestao/processo-eletronico-nacional/conteudo/tramita.gov.br/relacao-dos-orgaos-e-entidades). Se o órgão constar da lista de "Implantado", siga em frente, caso contrário você deverá encaminhar os documentos/processos por outro meio institucional de comunicação, como por exemplo o e-mail.</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">São mais de 200 órgãos/entidades nas lista de "**Implantado:** O órgão/ entidade é classificado como implantado após a realização de testes de envio e de recebimento com sucesso, bem como de recusa em ambiente de produção."</span>

<div drawio-diagram="14629"><img src="https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/drawio/2025-10/drawing-110-1759962597.png" alt=""/></div>

Ao consultar a lista, que está em ordem alfabética, foi possível localizar a Prefeitura de Presidente Prudente, que utiliza o SEI como sistema de processo eletrônico.

<div drawio-diagram="14633"><img src="https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/drawio/2025-10/drawing-110-1759965474.png" alt=""/></div>

### <span style="background-color: rgb(22, 145, 121); color: rgb(255, 255, 255);">1A.2- Abrir o processo e inserir o(s) documento(s) no SUAP</span>

##### <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Ao abrir o processo eletrônico para tramitação externa de documento avulso ou diversos documentos, selecionar o nível de acesso público ou restrito, pois não será possível a tramitação externa de documento sigiloso.</span>

<div drawio-diagram="14635"><img src="https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/drawio/2025-10/drawing-110-1759966530.png" alt=""/></div>

##### A mesma recomendação acima serve para inserir documentos ao processo, pois só poderão ser tramitados externamente os processos com documentos públicos ou restrito.

<div drawio-diagram="14637"><img src="https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/drawio/2025-10/drawing-110-1759967758.png" alt=""/></div>

### <span style="background-color: rgb(22, 145, 121); color: rgb(255, 255, 255);">1A.3- Fazer o ofício de solicitação de trâmite externo</span>

#### <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Uma vez verificado que o órgão destinatário está na lista "Implantado", será necessário formalizar via ofício a solicitação de trâmite externo.</span>

##### <span style="color: rgb(0, 0, 0);">A3.1 - Escolha o tipo de documento "Ofício" e o modelo "PROTOCOLO: TRAMITAÇÃO DE PROCESSO - OFÍCIO - TRÂMITE EXTERNO DE PROCESSO ELETRÔNICO"</span>

<div drawio-diagram="14632"><img src="https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/drawio/2025-10/drawing-110-1759963911.png" alt=""/></div>

##### <span style="color: rgb(0, 0, 0);">A3.2 - Selecione o destinatário do ofício</span>

<div drawio-diagram="14874"><img src="https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/drawio/2025-11/drawing-110-1762988914.png" alt=""/></div>

##### <span style="color: rgb(0, 0, 0);">A3.3 - Escreva o Assunto, a introdução contendo a motivação e a finalidade do trâmite externo, e número do processo</span>

<div drawio-diagram="14879"><img src="https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/drawio/2025-11/drawing-110-1762989456.png" alt=""/></div>

##### <span style="color: rgb(0, 0, 0);">A3.4 - Selecione o repositório do órgão/entidade destinatária</span>

<div drawio-diagram="14878"><img src="https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/drawio/2025-11/drawing-110-1762989435.png" alt=""/></div>

##### <span style="color: rgb(0, 0, 0);">A3.5 - Preencha os dados de identificação do destinatário</span>

<div drawio-diagram="14881"><img src="https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/drawio/2025-11/drawing-110-1762989683.png" alt=""/></div>

##### <span style="color: rgb(0, 0, 0);">A3.6 - Confirmação de que o órgão esta na lista de "Implantado".</span>

<div drawio-diagram="14883"><img src="https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/drawio/2025-11/drawing-110-1762990066.png" alt=""/></div>

##### <span style="color: rgb(0, 0, 0);">A3.7 - Assinar o documento e solicitar assinatura à autoridade competente de sua unidade, e inserir dentro do processo aberto que será encaminhado via Tramita GOV.BR.</span>


### <span style="background-color: rgb(22, 145, 121); color: rgb(255, 255, 255);">1A.4- Despachar o processo ao APU ou à CPG/PRA</span>

#### <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Pode ser que a sua unidade ainda não tenha um APU para receber o seu processo a ser encaminhado para outro órgão/entidade, neste caso você deverá despachar o processo para o setor CPG-PRA. Para saber se já existe um setor APU de sua unidade, basta realizar uma pesquisa no SUAP, no módulo de GESTÃO DE PESSOAS e depois Setores.</span>

<div drawio-diagram="14884"><img src="https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/drawio/2025-11/drawing-110-1762990152.png" alt=""/></div>

<p class="callout info">Para saber se o seu processo foi recebido pelo outro órgão/entidade, basta consultar os trâmites ao acessar seu processo no SUAP.</p>

## <span style="color: rgb(255, 255, 255); background-color: rgb(22, 145, 121);">1B - RECEBER PROCESSOS ELETRÔNICOS</span>

### <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Agora você verá o caminho de como um processo criado por outro órgão/entidade chega até você como destinatário, além disso haverá algumas orientações para finalização do processo recebido de outro órgão.</span>

### <span style="background-color: rgb(22, 145, 121); color: rgb(255, 255, 255);">1B.1- O fluxo do recebimento de um processo eletrônico de outro órgão/entidade </span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Quando um outro órgão/entidade encaminhar um processo eletrônico ao IFSP haverá apenas um setor destinatário no IFSP apto para realizar o recebimento do tramite externo, que no caso será a Coordenadoria de Protocolo Geral - CPG-PRA lotada na reitoria, para depois encaminhar ao setor informal do [APU da unidade](https://manuais.ifsp.edu.br/books/tramita-govbr-tramitar-processos-com-outros-orgaos/page/os-atores-envolvidos-fluxo-geral-instrumentos-legais#:~:text=o%20Agentes%20de%20Protocolo%20da%20Unidade%20%2D%20APU%2C%20s%C3%A3o%20servidores%20designados%20pela%20autoridade%20competente%20da%20unidade%2C%20sendo%20um%20titular%20e%20outro%20substituto%2C%20%C2%A0respons%C3%A1veis%20em%20operacionalizar%20o%20envio%20de%20processo%20eletr%C3%B4nico%20para%20o%20destinat%C3%A1rio%20externo%20ao%20IFSP%3B), que irá identificar qual o setor destinatário e despachar o processo para o usuário realizar as providências solicitadas pelo órgão externo. </span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Na ausência de APU na unidade, será a CPG -PRA que irá realizar o encaminhamento do processo ao setor de destino.</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Caso o outro órgão externo tenha solicitado a devolução do processo após as providências do usuário lotado no IFSP, este deverá despachar o processo ao setor do APU da unidade ou para CPG-PRA, contendo o [ofício de solicitação de trâmite externo](https://manuais.ifsp.edu.br/link/2318#bkmrk-2--fazer-o-of%C3%ADcio-de).</span>

<div drawio-diagram="14965"><img src="https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/drawio/2025-11/drawing-110-1764202769.png" alt=""/></div>

### <span style="background-color: rgb(22, 145, 121); color: rgb(255, 255, 255);">1B.2- Orientação para finalização de processo eletrônico externo no SUAP </span>

Caso o processo recebido de outro órgão/entidade deva ser finalizado no IFSP, será necessário realizar a alteração do tipo do processo antes de realizar a finalização, pois todos os processos externos recebem uma classificação automática do tipo de processo "Protocolo: Tramitação Externa", que deverá ser alterada para adequação à gestão documental de temporalidade e guarda conforme as normas do CONARQ e diretrizes da CGI-DDI e COPAD-IFSP.

B2.1 - Abrir um chamado na Central de Serviços IFSP Digital, na aba de "Processos Eletrônicos" e escolher o serviço "Criação e atualização de tipos de processos eletrônicos"

<div drawio-diagram="15654"><img src="https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/drawio/2026-03/drawing-110-1772669845.png" alt=""/></div>

*Elaboração: Suzana Mayumi Iha Chardulo (CPAG-DDI)*  
*Revisão: Adalberto Rodrigues de Queiroz (CPG-PRA)*  
*IFSP - Versão 01 - novembro/25*

# 2- Orientações para o Agente de Protocolo da Unidade - APU

Os Agentes de Protocolo da Unidade - APUs são servidores designados pela autoridade competente da unidade, um como titular e outro como substituto, que serão responsáveis por operacionalizar o envio de processo eletrônico para o destinatário externo ao IFSP, utilizando as funcionalidades de tramitação externa no SUAP.

Atividades relacionadas ao Tramita GOV.BR:

- encaminhar processo eletrônico para outro órgão, mediante autorização da autoridade competente;
- monitorar o status do trâmite externo dos processos enviados;
- receber processos de outros órgãos encaminhados pelo Gestor do Tramita GOV BR do IFSP para identificação e encaminhamento do processo ao setor destinatário do IFSP.

# Procedimentos do APU

## <span style="color: rgb(255, 255, 255); background-color: rgb(22, 145, 121);">3A - OPERAR TRAMITAÇÃO EXTERNA PELO APU </span>

### <span style="color: rgb(0, 0, 0);">A operação de tramitação externa realizada pelo APU consiste em:</span>

<div drawio-diagram="15661"><img src="https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/drawio/2026-03/drawing-110-1773271297.png" alt=""/></div>

Agora é possivel enviar um processo eletrônico ou um documento avulso a outro órgão/entidade, você poderá substituir o uso de e-mail pelos recursos do Tramita GOV.BR. Basta seguir passos a seguir.

# 3- Orientações para o Gestor do Tramita GOV BR no IFSP

Este capítulo é destinado ao Coordenador de Protocolo Geral e seus substitutos na função. Que terá o perfil de Gestor do Tramita GOV BR na plataforma do PEN Tramita GOV BR e no SUAP IFSP.