TRAMITA GOV.BR - Tramitar processos com outros órgãos

• Visão Geral
• Funcionamento, benefícios e Instrumentos Legais
• 1- Orientações para os usuários do IFSP
• Encaminhar e receber processos eletrônicos entre outros órgãos/ entidades - papel do usuário
• 2- Orientações para o Agente de Protocolo da Unidade - APU
• Procedimentos do APU
• 3- Orientações para o Gestor do Tramita GOV BR no IFSP

Visão Geral

Funcionamento, benefícios e Instrumentos Legais

Funcionamento do Tramita GOV.BR no IFSP

Os atores envolvidos

No Instituto Federal de São Paulo os atores envolvidos são:

• o usuário, que corresponde ao servidor lotado em setores do IFSP que necessita tramitar processo eletrônico ou documento avulso (autuado no processo) do SUAP para outro órgão/entidade;
• o Agentes de Protocolo da Unidade - APU, são servidores designados pela autoridade competente da unidade (*), para atuarem no Grupo de Trabalho de Ações de Protocolo Digital, sendo um titular e outro substituto,  responsáveis em operacionalizar o envio de processo eletrônico para o destinatário externo ao IFSP, assim como outras demandas do Protocolo Digital;
• o Gestor do Portal  Tramita GOV.BR do IFSP atribuído ao Coordenador de Protocolo Geral do IFSP, que coordena as atividades de protocolo geral do IFSP e será responsável pelo recebimento de processos e pela gestão centralizada de trâmites externos no IFSP;
• equipe da DSI-PRD para apoio e suporte de tecnologia da informação, desenvolvimento de funcionalidades no SUAP e realização de integração de sistemas;
• equipe da CGI-DDI para apoio e suporte relacionado a inclusão e alterações de tipos de documentos parametrizados com o Tramita GOV.BR;
• Comissão de Implantação do módulo Tramita GOV.BR no SUAP, trata-se de comissão temporária responsável pela implementação do Tramita GOV.BR no IFSP até seu pleno funcionamento.

(*) A autoridade competente da unidade corresponde à Direção Geral do câmpus, Pró-Reitoria ou Direção Sistêmica da reitoria. E irá abrir um chamado na Central de Serviços no SUAP > Tramitação Externa de Processos Eletrônicos > Cadastrar APU do Tramita GOV.BR no IFSP para indicar um titular e um substituto para atuar com Agente de Protocolo da Unidade - APU para serem incluídos na portaria do Grupo de Trabalho de Ações de Protocolo Digital no âmbito do IFSP.

Administrador da Plataforma PEN Tramita GOV.BR

É o perfil de servidor lotado no Ministério da Gestão e da Inovação em Serviços Públicos, responsável por gerenciar o funcionamento do Tramita GOV.BR em todos os órgãos cadastrados na plataforma. Veja abaixo o vídeo sobre a plataforma.

https://www.youtube.com/watch?v=cIjkoCQPouY&t=9s

Usuário de outro órgão

É o servidor de outro órgão ou colaboradar de entidade que utiliza sistema de processo eletrônico integrado ao PEN, tais como o SEI, SAPIENS, SUAP, SIPAC, entre outros, que poderá tanto encaminhar como receber processo eletrônico por meio de tramitação externa.

Fluxo Geral de trâmite externo de processo eletrônico e "documento avulso"

O diagrama a seguir representa o fluxo geral do caminho do trâmite externo, tanto para encaminhar quanto para receber processos eletrônicos. Desta maneira, um processo criado no SUAP IFSP poderá ser encaminhado à outro órgão/entidade habilitado no Portal Tramita GOV.BR gerenciado pelo Ministério da Gestão e da Inovação em Serviços Públicos - MGI, assim como podemos receber processo eletrônico de outro órgão/entidade.

O Tramita GOV.BR permite substituir o envio de e-mail nos casos de documentos avulsos como ofício, portaria, atestados e comprovantes, desde que sejam anexados a um processo eletrônico para tramitação externa, trazendo vantagens de segurança, transparência e economicidade.

Para assuntos sigilosos de documentos e processos eletrônicos não será possível realizar a tramitação externa.

Os benefícios do Tramita GOV.BR

Instrumentos legais

Links dos Instrumentos legais para aplicação do Tramita GOV.BR

Elaboração: Suzana Mayumi Iha Chardulo (CPAG-DDI)
Revisão: Adalberto Rodrigues de Queiroz (CPG-PRA)
IFSP - Versão 01 - março/2026

1- Orientações para os usuários do IFSP

Encaminhar e receber processos eletrônicos entre outros órgãos/ entidades - papel do usuário

1A - ENCAMINHAR PROCESSOS ELETRÔNICOS

Você precisa encaminhar um processo eletrônico a outro órgão/entidade?

Agora é possivel enviar um processo eletrônico ou um documento avulso a outro órgão/entidade, você poderá substituir o uso de e-mail pelos recursos do Tramita GOV.BR. Basta seguir passos a seguir.

VAMOS UTILIZAR O SEGUINTE EXEMPLO 

O campus de Presidente Prudente do IFSP precisa encaminhar um documento avulso à Prefeitura de Presidente Prudente, e abriu um processo eletrônico para ser encaminhado por meio do Tramita GOV.BR.

1A.1- Verificar se o órgão destinatário do processo está apto a receber um trâmite externo

A verificação do órgão destinatário poderá ser realizada no site do Ministério da Gestão e da Inovação em Serviços Públicos - MGI, disponível neste link. Se o órgão constar da lista de "Implantado", siga em frente, caso contrário você deverá encaminhar os documentos/processos por outro meio institucional de comunicação, como por exemplo o e-mail.

São mais de 200 órgãos/entidades nas lista de "Implantado: O órgão/ entidade é classificado como implantado após a realização de testes de envio e de recebimento com sucesso, bem como de recusa em ambiente de produção."

Ao consultar a lista, que está em ordem alfabética, foi possível localizar a Prefeitura de Presidente Prudente, que utiliza o SEI como sistema de processo eletrônico.

1A.2- Abrir o processo e inserir o(s) documento(s) no SUAP

Ao abrir o processo eletrônico para tramitação externa de documento avulso ou diversos documentos, selecionar o nível de acesso público ou restrito, pois não será possível a tramitação externa de documento sigiloso.

A mesma recomendação acima serve para inserir documentos ao processo, pois só poderão ser tramitados externamente os processos com documentos públicos ou restrito.

1A.3- Fazer o ofício de solicitação de trâmite externo

Uma vez verificado que o órgão destinatário está na lista "Implantado", será necessário formalizar via ofício a solicitação de trâmite externo.

A3.1 - Escolha o tipo de documento "Ofício" e o modelo "PROTOCOLO: TRAMITAÇÃO DE PROCESSO - OFÍCIO - TRÂMITE EXTERNO DE PROCESSO ELETRÔNICO"

A3.2 - Selecione o destinatário do ofício

A3.3 - Escreva o Assunto, a introdução contendo a motivação e a finalidade do trâmite externo, e número do processo

A3.4 - Selecione o repositório do órgão/entidade destinatária

A3.5 - Preencha os dados de identificação do destinatário

A3.6 - Confirmação de que o órgão esta na lista de "Implantado".

A3.7 - Assinar o documento e solicitar assinatura à autoridade competente de sua unidade, e inserir dentro do processo aberto que será encaminhado via Tramita GOV.BR.

1A.4- Despachar o processo ao APU ou à CPG/PRA

Pode ser que a sua unidade ainda não tenha um APU para receber o seu processo a ser encaminhado para outro órgão/entidade, neste caso você deverá despachar o processo para o setor CPG-PRA. Para saber se já existe um setor APU de sua unidade, basta realizar uma pesquisa no SUAP, no módulo de GESTÃO DE PESSOAS e depois Setores.

Para saber se o seu processo foi recebido pelo outro órgão/entidade, basta consultar os trâmites ao acessar seu processo no SUAP.

1B - RECEBER PROCESSOS ELETRÔNICOS

Agora você verá o caminho de como um processo criado por outro órgão/entidade chega até você como destinatário, além disso haverá algumas orientações para finalização do processo recebido de outro órgão.

1B.1- O fluxo do recebimento de um processo eletrônico de outro órgão/entidade 

Quando um outro órgão/entidade encaminhar um processo eletrônico ao IFSP haverá apenas um setor destinatário no IFSP apto para realizar o recebimento do tramite externo, que no caso será a Coordenadoria de Protocolo Geral - CPG-PRA lotada na reitoria, para depois encaminhar ao setor informal do APU da unidade, que irá identificar qual o setor destinatário e despachar o processo para o usuário realizar as providências solicitadas pelo órgão externo. 

Na ausência de APU na unidade, será a CPG -PRA que irá realizar o encaminhamento do processo ao setor de destino.

Caso o outro órgão externo tenha solicitado a devolução do processo após as providências do usuário lotado no IFSP, este deverá despachar o processo ao setor do APU da unidade ou para CPG-PRA, contendo o ofício de solicitação de trâmite externo.

1B.2- Orientação para finalização de processo eletrônico externo no SUAP 

Caso o processo recebido de outro órgão/entidade deva ser finalizado no IFSP, será necessário realizar a alteração do tipo do processo antes de realizar a finalização, pois todos os processos externos recebem uma classificação automática do tipo de processo "Protocolo: Tramitação Externa", que deverá ser alterada para adequação à gestão documental de temporalidade e guarda conforme as normas do CONARQ e diretrizes da CGI-DDI e COPAD-IFSP. 

B2.1 - Abrir um chamado na Central de Serviços IFSP Digital, na aba de "Processos Eletrônicos" e escolher o serviço "Criação e atualização de tipos de processos eletrônicos"

Elaboração: Suzana Mayumi Iha Chardulo (CPAG-DDI)
Revisão: Adalberto Rodrigues de Queiroz (CPG-PRA)
IFSP - Versão 01 - novembro/25

2- Orientações para o Agente de Protocolo da Unidade - APU

Procedimentos do APU

3A - OPERAR TRAMITAÇÃO EXTERNA PELO APU 

A operação de tramitação externa realizada pelo APU consiste em:

Agora é possivel enviar um processo eletrônico ou um documento avulso a outro órgão/entidade, você poderá substituir o uso de e-mail pelos recursos do Tramita GOV.BR. Basta seguir passos a seguir.

3- Orientações para o Gestor do Tramita GOV BR no IFSP