TRAMITA GOV.BR - Tramitar processos com outros órgãos

• Visão Geral
• Funcionamento, benefícios e Instrumentos Legais
• 1- Orientações para os usuários do IFSP
• Encaminhar e receber processos eletrônicos de outros órgãos/ entidades - papel do usuário
• 2- * em construção* Orientações para o Agente de Protocolo da Unidade - APU
• * em construção* Procedimentos do Agente de Protocolo na Unidade - APU
• 3- * em construção * Orientações para o Gestor do Tramita GOV BR no IFSP

Visão Geral

Funcionamento, benefícios e Instrumentos Legais

Funcionamento do Tramita GOV.BR no IFSP

Os atores envolvidos

No Instituto Federal de São Paulo os atores envolvidos são:

• o usuário, que corresponde ao servidor lotado em setores do IFSP que necessita tramitar processo eletrônico ou documento avulso (autuado no processo) do SUAP para outro órgão/entidade;
• o Agentes de Protocolo da Unidade - APU, são servidores designados pela autoridade competente da unidade (*), para atuarem no Grupo de Trabalho de Ações de Protocolo Digital, sendo um titular e outro substituto,  responsáveis em operacionalizar o envio de processo eletrônico para o destinatário externo ao IFSP, assim como outras demandas do Protocolo Digital;
• o Gestor do Portal  Tramita GOV.BR do IFSP atribuído ao Coordenador de Protocolo Geral do IFSP, que coordena as atividades de protocolo geral do IFSP e será responsável pelo recebimento de processos e pela gestão centralizada de trâmites externos no IFSP;
• equipe da DSI-PRD para apoio e suporte de tecnologia da informação, desenvolvimento de funcionalidades no SUAP e realização de integração de sistemas;
• equipe da CGI-DDI para apoio e suporte relacionado a inclusão e alterações de tipos de documentos parametrizados com o Tramita GOV.BR;
• Comissão de Implantação do módulo Tramita GOV.BR no SUAP, trata-se de comissão temporária responsável pela implementação do Tramita GOV.BR no IFSP até seu pleno funcionamento.

(*) A autoridade competente da unidade corresponde à Direção Geral do câmpus, Pró-Reitoria ou Direção Sistêmica da reitoria. E irá abrir um chamado na Central de Serviços no SUAP > Tramitação Externa de Processos Eletrônicos > Cadastrar APU do Tramita GOV.BR no IFSP para indicar um titular e um substituto para atuar com Agente de Protocolo da Unidade - APU para serem incluídos na portaria do Grupo de Trabalho de Ações de Protocolo Digital no âmbito do IFSP.

Administrador da Plataforma PEN Tramita GOV.BR

É o perfil de servidor lotado no Ministério da Gestão e da Inovação em Serviços Públicos, responsável por gerenciar o funcionamento do Tramita GOV.BR em todos os órgãos cadastrados na plataforma. Veja abaixo o vídeo sobre a plataforma.

https://www.youtube.com/watch?v=cIjkoCQPouY&t=9s

Usuário de outro órgão

É o servidor de outro órgão ou colaboradar de entidade que utiliza sistema de processo eletrônico integrado ao PEN, tais como o SEI, SAPIENS, SUAP, SIPAC, entre outros, que poderá tanto encaminhar como receber processo eletrônico por meio de tramitação externa.

Fluxo Geral de trâmite externo de processo eletrônico e "documento avulso"

O diagrama a seguir representa o fluxo geral do caminho do trâmite externo, tanto para encaminhar quanto para receber processos eletrônicos. Desta maneira, um processo criado no SUAP IFSP poderá ser encaminhado à outro órgão/entidade habilitado no Portal Tramita GOV.BR gerenciado pelo Ministério da Gestão e da Inovação em Serviços Públicos - MGI, assim como podemos receber processo eletrônico de outro órgão/entidade.

O Tramita GOV.BR permite substituir o envio de e-mail nos casos de documentos avulsos como ofício, portaria, atestados e comprovantes, desde que sejam anexados a um processo eletrônico para tramitação externa, trazendo vantagens de segurança, transparência e economicidade.

Para assuntos sigilosos de documentos e processos eletrônicos não será possível realizar a tramitação externa.

Os benefícios do Tramita GOV.BR

Instrumentos legais

Links dos Instrumentos legais para aplicação do Tramita GOV.BR

Comunicados

COMUNICADO N.o 12/2026 - GAB-RET/RET/IFSP

Diretrizes para tramitação externa de processos eletrônicos e documentos avulsos com órgãos federais, estaduais e municipais cadastrados no Tramita GOV.BR - Âmbito campus e reitoria do IFSP

Elaboração: Suzana Mayumi Iha Chardulo (CPG-PRA)
Revisão: Adalberto Rodrigues de Queiroz (CPG-PRA)
IFSP - Versão  - jun/2026

1- Orientações para os usuários do IFSP

Encaminhar e receber processos eletrônicos de outros órgãos/ entidades - papel do usuário

I- ENCAMINHAR PROCESSOS ELETRÔNICOS

Você sabia que é possível encaminhar documentos avulsos (como um ofício) e processos eletrônicos do SUAP para outro órgão/entidade?

A utilização de e-mail e correios para envio de documentos será menos prioritária com a chegada do Tramita GOV.BR, pois a plataforma permite que a comunicação entre órgãos aconteça de maneira mais ágil, rastreável e transparente. Veja como proceder:

VAMOS UTILIZAR O SEGUINTE EXEMPLO 

O campus de Presidente Prudente do IFSP precisa encaminhar um documento avulso à Prefeitura de Presidente Prudente, e abriu um processo eletrônico para ser encaminhado por meio do Tramita GOV.BR.

I.1- Verificar se o órgão destinatário do processo está apto a receber um trâmite externo

A verificação do órgão destinatário poderá ser realizada no site do Ministério da Gestão e da Inovação em Serviços Públicos - MGI, disponível neste link. Se o órgão constar da lista de "Implantado", siga em frente, caso contrário você deverá encaminhar os documentos/processos por outro meio institucional de comunicação, como por exemplo o e-mail.

São mais de 200 órgãos/entidades nas lista de "Implantado: O órgão/ entidade é classificado como implantado após a realização de testes de envio e de recebimento com sucesso, bem como de recusa em ambiente de produção."

Ao consultar a lista, que está em ordem alfabética, foi possível localizar a Prefeitura de Presidente Prudente, que utiliza o SEI como sistema de processo eletrônico.

I.2- Abrir o processo e inserir o(s) documento(s) no SUAP

Ao abrir o processo eletrônico para tramitação externa de documento avulso ou diversos documentos, selecionar o nível de acesso público ou restrito, pois não será possível a tramitação externa de documento sigiloso.

A mesma recomendação acima serve para inserir documentos ao processo, pois só poderão ser tramitados externamente os processos com documentos públicos ou restrito.

I.3- Fazer o ofício de solicitação de trâmite externo

Uma vez verificado que o órgão destinatário está na lista "Implantado", será necessário formalizar via ofício a solicitação de trâmite externo.

3.1 - Escolha o tipo de documento "Ofício" e o modelo "PROTOCOLO: TRAMITAÇÃO DE PROCESSO - OFÍCIO - TRÂMITE EXTERNO DE PROCESSO ELETRÔNICO"

3.2 - Selecione o destinatário do ofício

3.3 - Escreva o Assunto, a introdução contendo a motivação e a finalidade do trâmite externo, e número do processo

3.4 - Selecione o repositório do órgão/entidade destinatária

3.5 - Preencha os dados de identificação do destinatário

3.6 - Confirmação de que o órgão esta na lista de "Implantado".

3.7 - Assinar o documento e solicitar assinatura à autoridade competente de sua unidade, e inserir dentro do processo aberto que será encaminhado via Tramita GOV.BR.

I.4- Despachar o processo ao APU ou à CPG-PRA

O despacho do processo deverá ser realizado para o setor do Agente de Protocolo da Unidade - APU ou ao setor CPG-PRA da reitoria.

Pode ser que a sua unidade ainda não tenha um APU para receber o seu processo a ser encaminhado para outro órgão/entidade, neste caso você deverá despachar o processo para o setor CPG-PRA. 

Para saber se já existe um APU de sua unidade, basta realizar uma pesquisa Portaria da Comissão Permanente do Protocolo Digital do IFSP. 

Sugerimos utilizar o texto padrão no despacho do processo conforme a figura abaixo para que o processo seja recebido pelo servidor designado para a tarefa.

Depois de encaminhado, para saber se o seu processo foi recebido pelo outro órgão/entidade, basta consultar o histórico dos trâmites no processo no SUAP.

II- RECEBER PROCESSOS DE OUTROS ÓRGÃOS

Agora você verá o caminho de como um processo criado por outro órgão/entidade chega até você como destinatário. Além disso haverá algumas orientações para finalização do processo recebido de outro órgão.

II.1- O fluxo do recebimento de um processo eletrônico de outro órgão/entidade 

Quando um outro órgão/entidade encaminhar um processo eletrônico ao IFSP haverá apenas um setor destinatário no IFSP apto para realizar o recebimento do tramite externo, que no caso será a Coordenadoria de Protocolo Geral - CPG-PRA lotada na reitoria (Gestor do Portal Tramita GOV.BR no IFSP), para depois encaminhar ao setor do APU da unidade, que irá identificar qual o setor destinatário e despachar o processo para o usuário realizar as providências solicitadas pelo órgão externo. 

Na ausência de APU na unidade, será a CPG -PRA que irá realizar o encaminhamento do processo ao setor de destino.

Caso o outro órgão externo tenha solicitado a devolução do processo após as providências do usuário lotado no IFSP, este deverá despachar o processo ao setor do APU da unidade ou para CPG-PRA, contendo o ofício de solicitação de trâmite externo.

II.2- Orientação para finalização de processo eletrônico externo no SUAP 

Caso o processo recebido de outro órgão/entidade deva ser finalizado no IFSP, será necessário realizar a alteração do tipo do processo antes de realizar a finalização, pois todos os processos externos recebem uma classificação automática do tipo de processo "Protocolo: Tramitação Externa", que deverá ser alterada para adequação à gestão documental de temporalidade e guarda conforme as normas do CONARQ e diretrizes da CGI-DDI e COPAD-IFSP. 

Abra um chamado para alterar o tipo de processo na central de serviços do SUAP Protocolo> Controlador Superior> Correção de Dados Básicos de Processos Eletrônicos (Assunto, interessado, tipos de processo)

A CPG-PRA, a cada inicio de ano irá emitir um relatório dos processos com a situação de "finalizados" no SUAP com o tipo de processo "Protocolo: Tramitação Externa", e irá solicitar a alteração de tipo de processo ao setor que finalizou os processos.

Elaboração: Suzana Mayumi Iha Chardulo (CPAG-DDI)
Revisão: Adalberto Rodrigues de Queiroz (CPG-PRA)
IFSP - Versão - junho/2026

2- * em construção* Orientações para o Agente de Protocolo da Unidade - APU

* em construção* Procedimentos do Agente de Protocolo na Unidade - APU

I- HABILITAÇÃO DO APU 

Para o APU poder operar as funcionalidades de trâmites externos no SUAP, será preciso que a CPG-PRA tenha realizado previamente:

• A habilitação do setor do APU no portal Tramita GOV.BR para enviar trâmites externos

• O cadastro do APU no grupo e usuários "Tramita GOV" no SUAP

II- TRAMITAÇÃO EXTERNA PELO APU 

Encaminhar processo SUAP para outro órgão/entidade:

II.1- Dar o recebimento no processo eletrônico encaminhado pelo usuário

Após o usuário encaminhar o processo eletrônico ao setor de lotação do APU, o servidor designado como APU da unidade deverá fazer o recebimento do processo normalmente pela caixa de processos a receber de seu setor. Observando o despacho padrão para Tramtite Externo:

II.2- Encaminhar o processo eletrônico a outro órgão/entidade

II.2.1- O APU deverá analisar o ofício de tramite externo anexado ao processo antes do despacho e selecionar Encaminhar >para outras instituições.

 

II.2.2- Escolher o "Repositório" na lista de opões e clicar em "buscar".

 

II.2.3- Depois selecionar o setor que está "Apto a Receber Trâmites"

 

II.3- Monitorar os processos encaminhado a outros órgãos 

 

II.3.1- Acesso à tela de Trâmites Externos

 

Os servidores com o perfil de  APU no SUAP poderão acessar à tela de "Trâmites Externos" para poderá visualizar os processos que foram encaminhados do seu setor de lotação à outros órgãos/entidades. 

a) O caminho para acessar : DOCUMENTOS/PROCESSOS> Processos Eletrônicos> Tramitação Externa > Trâmites Externos

3- * em construção * Orientações para o Gestor do Tramita GOV BR no IFSP