2- * em construção* Orientações para o Agente de Protocolo da Unidade - APU
Os Agentes de Protocolo da Unidade - APUs são servidores designados pela autoridade competente da unidade, um como titular e outro como substituto, que serão responsáveis por operacionalizar o envio de processo eletrônico para o destinatário externo ao IFSP, utilizando as funcionalidades de tramitação externa no SUAP.
Atividades relacionadas ao Tramita GOV.BR:
- encaminhar processo eletrônico para outro órgão, mediante autorização da autoridade competente;
- monitorar o status do trâmite externo dos processos enviados;
- receber processos de outros órgãos encaminhados pelo Gestor do Tramita GOV BR do IFSP para identificação e encaminhamento do processo ao setor destinatário do IFSP.
* em construção* Procedimentos do Agente de Protocolo na Unidade - APU
I- HABILITAÇÃO DO APU
Para o APU poder operar as funcionalidades de trâmites externos no SUAP, será preciso que a CPG-PRA tenha realizado previamente:
-
A habilitação do setor do APU no portal Tramita GOV.BR para enviar trâmites externos
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O cadastro do APU no grupo e usuários "Tramita GOV" no SUAP
II- TRAMITAÇÃO EXTERNA PELO APU
Encaminhar processo SUAP para outro órgão/entidade:
II.1- Dar o recebimento no processo eletrônico encaminhado pelo usuário
Após o usuário encaminhar o processo eletrônico ao setor de lotação do APU, o servidor designado como APU da unidade deverá fazer o recebimento do processo normalmente pela caixa de processos a receber de seu setor. Observando o despacho padrão para Tramtite Externo:
II.2- Encaminhar o processo eletrônico a outro órgão/entidade
II.2.1- O APU deverá analisar o ofício de tramite externo anexado ao processo antes do despacho e selecionar Encaminhar >para outras instituições.
II.2.2- Escolher o "Repositório" na lista de opões e clicar em "buscar".
II.2.3- Depois selecionar o setor que está "Apto a Receber Trâmites"
II.3- Monitorar os processos encaminhado a outros órgãos
II.3.1- Acesso à tela de Trâmites Externos
Os servidores com o perfil de APU no SUAP poderão acessar à tela de "Trâmites Externos" para poderá visualizar os processos que foram encaminhados do seu setor de lotação à outros órgãos/entidades.
a) O caminho para acessar : DOCUMENTOS/PROCESSOS> Processos Eletrônicos> Tramitação Externa > Trâmites Externos
