# 1- Orientações para os usuários do IFSP

Os usuários são todos os servidores do IFSP que necessitam encaminhar ou receber um processo eletrônico de outro órgão, independentemente do sistema de processo eletrônico adotado (SEI, Sapiens, SIPAC, Suap...) desde que o órgão esteja cadastrado na plataforma TRAMITA GOV.BR, para operar tramitações externas entre instituições.

# Encaminhar e receber processos eletrônicos de outros órgãos/ entidades - papel do usuário

## <span style="color: rgb(255, 255, 255); background-color: rgb(22, 145, 121);">I- ENCAMINHAR PROCESSOS ELETRÔNICOS</span>

### <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Você sabia que é possível encaminhar documentos avulsos (como um ofício) e processos eletrônicos do SUAP para outro órgão/entidade?</span>

A utilização de e-mail e correios para envio de documentos será menos prioritária com a chegada do Tramita GOV.BR, pois a plataforma permite que a comunicação entre órgãos aconteça de maneira mais ágil, rastreável e transparente. Veja como proceder:

<div drawio-diagram="16365"><img src="https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/drawio/2026-06/drawing-110-1782432006.png" alt=""/></div>

##### <span style="color: rgb(0, 0, 0);">VAMOS UTILIZAR O SEGUINTE EXEMPLO </span>

> <span style="color: rgb(0, 0, 0);">O campus de Presidente Prudente do IFSP precisa encaminhar um documento avulso à **Prefeitura de Presidente Prudente**, e abriu um processo eletrônico para ser encaminhado por meio do Tramita GOV.BR.</span>

### <span style="background-color: rgb(191, 237, 210); color: rgb(0, 0, 0);">I.1- Verificar se o órgão destinatário do processo está apto a receber um trâmite externo</span>

#### <span style="color: rgb(0, 0, 0);">A verificação do órgão destinatário poderá ser realizada no site do Ministério da Gestão e da Inovação em Serviços Públicos - MGI, disponível neste [link](https://www.gov.br/gestao/pt-br/assuntos/gestaoeinovacao/informacoes-sistemas-e-servicos-de-gestao/processo-eletronico-nacional/conteudo/tramita.gov.br/relacao-dos-orgaos-e-entidades). Se o órgão constar da lista de "Implantado", siga em frente, caso contrário você deverá encaminhar os documentos/processos por outro meio institucional de comunicação, como por exemplo o e-mail.</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">São mais de 200 órgãos/entidades nas lista de "**Implantado:** O órgão/ entidade é classificado como implantado após a realização de testes de envio e de recebimento com sucesso, bem como de recusa em ambiente de produção."</span>

<div drawio-diagram="14629"><img src="https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/drawio/2025-10/drawing-110-1759962597.png" alt=""/></div>

Ao consultar a lista, que está em ordem alfabética, foi possível localizar a Prefeitura de Presidente Prudente, que utiliza o SEI como sistema de processo eletrônico.

<div drawio-diagram="14633"><img src="https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/drawio/2025-10/drawing-110-1759965474.png" alt=""/></div>

### <span style="background-color: rgb(191, 237, 210); color: rgb(0, 0, 0);">I.2- Abrir o processo e inserir o(s) documento(s) no SUAP</span>

##### <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Ao abrir o processo eletrônico para tramitação externa de documento avulso ou diversos documentos, selecionar o nível de acesso público ou restrito, pois não será possível a tramitação externa de documento sigiloso.</span>

<div drawio-diagram="14635"><img src="https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/drawio/2025-10/drawing-110-1759966530.png" alt=""/></div>

##### A mesma recomendação acima serve para inserir documentos ao processo, pois só poderão ser tramitados externamente os processos com documentos públicos ou restrito.

<div drawio-diagram="14637"><img src="https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/drawio/2025-10/drawing-110-1759967758.png" alt=""/></div>

### <span style="background-color: rgb(191, 237, 210); color: rgb(0, 0, 0);">I.3- Fazer o ofício de solicitação de trâmite externo</span>

#### <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Uma vez verificado que o órgão destinatário está na lista "Implantado", será necessário formalizar via ofício a solicitação de trâmite externo.</span>

##### <span style="color: rgb(0, 0, 0);">3.1 - Escolha o tipo de documento "Ofício" e o modelo "PROTOCOLO: TRAMITAÇÃO DE PROCESSO - OFÍCIO - TRÂMITE EXTERNO DE PROCESSO ELETRÔNICO"</span>

<div drawio-diagram="14632"><img src="https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/drawio/2025-10/drawing-110-1759963911.png" alt=""/></div>

##### <span style="color: rgb(0, 0, 0);">3.2 - Selecione o destinatário do ofício</span>

<div drawio-diagram="14874"><img src="https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/drawio/2025-11/drawing-110-1762988914.png" alt=""/></div>

##### <span style="color: rgb(0, 0, 0);">3.3 - Escreva o Assunto, a introdução contendo a motivação e a finalidade do trâmite externo, e número do processo</span>

<div drawio-diagram="14879"><img src="https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/drawio/2025-11/drawing-110-1762989456.png" alt=""/></div>

##### <span style="color: rgb(0, 0, 0);">3.4 - Selecione o repositório do órgão/entidade destinatária</span>

<div drawio-diagram="14878"><img src="https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/drawio/2025-11/drawing-110-1762989435.png" alt=""/></div>

##### <span style="color: rgb(0, 0, 0);">3.5 - Preencha os dados de identificação do destinatário</span>

<div drawio-diagram="14881"><img src="https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/drawio/2025-11/drawing-110-1762989683.png" alt=""/></div>

##### <span style="color: rgb(0, 0, 0);">3.6 - Confirmação de que o órgão esta na lista de "Implantado".</span>

<div drawio-diagram="14883"><img src="https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/drawio/2025-11/drawing-110-1762990066.png" alt=""/></div>

##### <span style="color: rgb(0, 0, 0);">3.7 - Assinar o documento e solicitar assinatura à autoridade competente de sua unidade, e inserir dentro do processo aberto que será encaminhado via Tramita GOV.BR.</span>


### <span style="background-color: rgb(191, 237, 210); color: rgb(0, 0, 0);">I.4- Despachar o processo ao APU ou à CPG-PRA</span>

#### <span style="color: rgb(0, 0, 0);">O despacho do processo deverá ser realizado para o setor do Agente de Protocolo da Unidade - APU ou ao setor CPG-PRA da reitoria.</span>

#### <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Pode ser que a sua unidade ainda não tenha um APU para receber o seu processo a ser encaminhado para outro órgão/entidade, neste caso você deverá despachar o processo para o setor CPG-PRA. </span>

#### <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Para saber se já existe um APU de sua unidade, basta realizar uma pesquisa [Portaria da Comissão Permanente do Protocolo Digital do IFSP](https://drive.google.com/file/d/1eBxr5h_xmmTunvGXkq8755rWJqofx5JZ/view?usp=sharing). </span>

#### <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Sugerimos utilizar o texto padrão no despacho do processo conforme a figura abaixo para que o processo seja recebido pelo servidor designado para a tarefa.</span>

<div drawio-diagram="16144"><img src="https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/drawio/2026-05/drawing-110-1779134534.png" alt=""/></div>

<p class="callout info">Depois de encaminhado, para saber se o seu processo foi recebido pelo outro órgão/entidade, basta consultar o histórico dos trâmites no processo no SUAP.</p>

<div drawio-diagram="16152"><img src="https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/drawio/2026-05/drawing-110-1779747905.png" alt=""/></div>

## <span style="color: rgb(255, 255, 255); background-color: rgb(22, 145, 121);">II- RECEBER PROCESSOS DE OUTROS ÓRGÃOS</span>

### <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Agora você verá o caminho de como um processo criado por outro órgão/entidade chega até você como destinatário. Além disso haverá algumas orientações para finalização do processo recebido de outro órgão.</span>

### <span style="background-color: rgb(191, 237, 210); color: rgb(0, 0, 0);">II.1- O fluxo do recebimento de um processo eletrônico de outro órgão/entidade </span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Quando um outro órgão/entidade encaminhar um processo eletrônico ao IFSP haverá apenas um setor destinatário no IFSP apto para realizar o recebimento do tramite externo, que no caso será a Coordenadoria de Protocolo Geral - CPG-PRA lotada na reitoria (Gestor do Portal Tramita GOV.BR no IFSP), para depois encaminhar ao setor do APU da unidade, que irá identificar qual o setor destinatário e despachar o processo para o usuário realizar as providências solicitadas pelo órgão externo. </span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Na ausência de APU na unidade, será a CPG -PRA que irá realizar o encaminhamento do processo ao setor de destino.</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Caso o outro órgão externo tenha solicitado a devolução do processo após as providências do usuário lotado no IFSP, este deverá despachar o processo ao setor do APU da unidade ou para CPG-PRA, contendo o [ofício de solicitação de trâmite externo](https://manuais.ifsp.edu.br/link/2318#bkmrk-2--fazer-o-of%C3%ADcio-de).</span>

<div drawio-diagram="14965"><img src="https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/drawio/2025-11/drawing-110-1764202769.png" alt=""/></div>

### <span style="background-color: rgb(191, 237, 210); color: rgb(0, 0, 0);">II.2- Orientação para finalização de processo eletrônico externo no SUAP </span>

Caso o processo recebido de outro órgão/entidade deva ser finalizado no IFSP, será necessário realizar a alteração do tipo do processo antes de realizar a finalização, pois todos os processos externos recebem uma classificação automática do tipo de processo "Protocolo: Tramitação Externa", que deverá ser alterada para adequação à gestão documental de temporalidade e guarda conforme as normas do CONARQ e diretrizes da CGI-DDI e COPAD-IFSP.

Abra um chamado para alterar o tipo de processo na central de serviços do SUAP Protocolo&gt; Controlador Superior&gt; Correção de Dados Básicos de Processos Eletrônicos (Assunto, interessado, tipos de processo)

<div drawio-diagram="16153"><img src="https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/drawio/2026-05/drawing-110-1779748113.png" alt=""/></div>

A CPG-PRA, a cada inicio de ano irá emitir um relatório dos processos com a situação de "finalizados" no SUAP com o tipo de processo "Protocolo: Tramitação Externa", e irá solicitar a alteração de tipo de processo ao setor que finalizou os processos.

*Elaboração: Suzana Mayumi Iha Chardulo (CPAG-DDI)*  
*Revisão: Adalberto Rodrigues de Queiroz (CPG-PRA)*  
*IFSP - Versão - junho/2026*