1- Orientações para os usuários do IFSP

• Encaminhar e receber processos eletrônicos de outros órgãos/ entidades - papel do usuário

Encaminhar e receber processos eletrônicos de outros órgãos/ entidades - papel do usuário

I- ENCAMINHAR PROCESSOS ELETRÔNICOS

Você sabia que é possível encaminhar documentos avulsos (como um ofício) e processos eletrônicos do SUAP para outro órgão/entidade?

A utilização de e-mail e correios para envio de documentos será menos prioritária com a chegada do Tramita GOV.BR, pois a plataforma permite que a comunicação entre órgãos aconteça de maneira mais ágil, rastreável e transparente. Veja como proceder:

VAMOS UTILIZAR O SEGUINTE EXEMPLO 

O campus de Presidente Prudente do IFSP precisa encaminhar um documento avulso à Prefeitura de Presidente Prudente, e abriu um processo eletrônico para ser encaminhado por meio do Tramita GOV.BR.

I.1- Verificar se o órgão destinatário do processo está apto a receber um trâmite externo

A verificação do órgão destinatário poderá ser realizada no site do Ministério da Gestão e da Inovação em Serviços Públicos - MGI, disponível neste link. Se o órgão constar da lista de "Implantado", siga em frente, caso contrário você deverá encaminhar os documentos/processos por outro meio institucional de comunicação, como por exemplo o e-mail.

São mais de 200 órgãos/entidades nas lista de "Implantado: O órgão/ entidade é classificado como implantado após a realização de testes de envio e de recebimento com sucesso, bem como de recusa em ambiente de produção."

Ao consultar a lista, que está em ordem alfabética, foi possível localizar a Prefeitura de Presidente Prudente, que utiliza o SEI como sistema de processo eletrônico.

I.2- Abrir o processo e inserir o(s) documento(s) no SUAP

Ao abrir o processo eletrônico para tramitação externa de documento avulso ou diversos documentos, selecionar o nível de acesso público ou restrito, pois não será possível a tramitação externa de documento sigiloso.

A mesma recomendação acima serve para inserir documentos ao processo, pois só poderão ser tramitados externamente os processos com documentos públicos ou restrito.

I.3- Fazer o ofício de solicitação de trâmite externo

Uma vez verificado que o órgão destinatário está na lista "Implantado", será necessário formalizar via ofício a solicitação de trâmite externo.

3.1 - Escolha o tipo de documento "Ofício" e o modelo "PROTOCOLO: TRAMITAÇÃO DE PROCESSO - OFÍCIO - TRÂMITE EXTERNO DE PROCESSO ELETRÔNICO"

3.2 - Selecione o destinatário do ofício

3.3 - Escreva o Assunto, a introdução contendo a motivação e a finalidade do trâmite externo, e número do processo

3.4 - Selecione o repositório do órgão/entidade destinatária

3.5 - Preencha os dados de identificação do destinatário

3.6 - Confirmação de que o órgão esta na lista de "Implantado".

3.7 - Assinar o documento e solicitar assinatura à autoridade competente de sua unidade, e inserir dentro do processo aberto que será encaminhado via Tramita GOV.BR.

I.4- Despachar o processo ao APU ou à CPG-PRA

O despacho do processo deverá ser realizado para o setor do Agente de Protocolo da Unidade - APU ou ao setor CPG-PRA da reitoria.

Pode ser que a sua unidade ainda não tenha um APU para receber o seu processo a ser encaminhado para outro órgão/entidade, neste caso você deverá despachar o processo para o setor CPG-PRA. 

Para saber se já existe um APU de sua unidade, basta realizar uma pesquisa Portaria da Comissão Permanente do Protocolo Digital do IFSP. 

Sugerimos utilizar o texto padrão no despacho do processo conforme a figura abaixo para que o processo seja recebido pelo servidor designado para a tarefa.

Depois de encaminhado, para saber se o seu processo foi recebido pelo outro órgão/entidade, basta consultar o histórico dos trâmites no processo no SUAP.

II- RECEBER PROCESSOS DE OUTROS ÓRGÃOS

Agora você verá o caminho de como um processo criado por outro órgão/entidade chega até você como destinatário. Além disso haverá algumas orientações para finalização do processo recebido de outro órgão.

II.1- O fluxo do recebimento de um processo eletrônico de outro órgão/entidade 

Quando um outro órgão/entidade encaminhar um processo eletrônico ao IFSP haverá apenas um setor destinatário no IFSP apto para realizar o recebimento do tramite externo, que no caso será a Coordenadoria de Protocolo Geral - CPG-PRA lotada na reitoria (Gestor do Portal Tramita GOV.BR no IFSP), para depois encaminhar ao setor do APU da unidade, que irá identificar qual o setor destinatário e despachar o processo para o usuário realizar as providências solicitadas pelo órgão externo. 

Na ausência de APU na unidade, será a CPG -PRA que irá realizar o encaminhamento do processo ao setor de destino.

Caso o outro órgão externo tenha solicitado a devolução do processo após as providências do usuário lotado no IFSP, este deverá despachar o processo ao setor do APU da unidade ou para CPG-PRA, contendo o ofício de solicitação de trâmite externo.

II.2- Orientação para finalização de processo eletrônico externo no SUAP 

Caso o processo recebido de outro órgão/entidade deva ser finalizado no IFSP, será necessário realizar a alteração do tipo do processo antes de realizar a finalização, pois todos os processos externos recebem uma classificação automática do tipo de processo "Protocolo: Tramitação Externa", que deverá ser alterada para adequação à gestão documental de temporalidade e guarda conforme as normas do CONARQ e diretrizes da CGI-DDI e COPAD-IFSP. 

Abra um chamado para alterar o tipo de processo na central de serviços do SUAP Protocolo> Controlador Superior> Correção de Dados Básicos de Processos Eletrônicos (Assunto, interessado, tipos de processo)

A CPG-PRA, a cada inicio de ano irá emitir um relatório dos processos com a situação de "finalizados" no SUAP com o tipo de processo "Protocolo: Tramitação Externa", e irá solicitar a alteração de tipo de processo ao setor que finalizou os processos.

Elaboração: Suzana Mayumi Iha Chardulo (CPAG-DDI)
Revisão: Adalberto Rodrigues de Queiroz (CPG-PRA)
IFSP - Versão - junho/2026