Planejamento, instrução processual e lançamento da IRP

6. DO PLANEJAMENTO
6.1 A fase de planejamento compreende a realização de reunião entre a CGRP-PRA, a Comissão de SRP e o setor demandante, para definição de quais objetos serão registrados em atas de Registro de Preços e da equipe de planejamento do contratação responsável pela instrução de cada processo.
6.2 As reuniões acontecem periodicamente e os processos elaborados são para o exercício vigente e o subsequente.
6.3 A equipe de planejamento é composta por, no mínimo, um representante da área requisitante, um representante da área técnica e um representante da área administrativa.
6.4 A CGRP-PRA ficará encarregada de organizar a abertura dos processos eletrônicos no SUAP (Tipo de processo eletrônico: Licitação: Pregão Eletrônico-Registro de Preço), abrir a IRP no compras.gov.br, divulgar o número da IRP e SRP e encaminhar os processos eletrônicos para o GT-LCT-PRA (setor da Comissão SRP no SUAP) responsável pela elaboração da documentação.
7. PLANILHA DE ITENS 
7.1 A planilha de itens INICIAL será composta pelos itens mais adquiridos nas atas de Registro de Preços do IFSP nos últimos anos. Para tanto, o Campus/Setor/Comissão responsável realizará estudo das porcentagens adquiridas de cada item nos pregões SRP anteriores com o mesmo objeto.
7.2 O Campus/Setor/Comissão responsável poderá realizar a inserção de novos itens, desde que seja identificada a demanda e que o item seja de subelemento igual ou similar ao objeto do processo.
7.3 Caso haja dúvida na classificação da natureza de despesa dos itens, o Campus/Setor/Comissão responsável deve consultar o Plano de Contas e/ou o setor orçamentário do campus ou da Reitoria.
7.4 A planilha de itens inicial deve conter:
Número do item;
II. Descrição SUMÁRIA (características básicas do item) e
III. Unidade de medida.
7.5 Após a decisão sobre os itens, deve ser elaborada a planilha de itens FINAL. O modelo de está disponível aqui.
7.6 Para continuidade do processo, o Campus/Setor/Comissão responsável deverá preencher todas as colunas da planilha de itens disponibilizada na coluna "Nº SRP" da Planilha de Status SRP.
Para editar a planilha de itens disponível na Planilha de Status SRP, solicite acesso à CGRP-PRA. O acesso será liberado somente para os servidores que fazem parte das áreas técnica e administrativa da licitação.
Em caso de dúvidas no preenchimento das informações constantes na planilha de itens, consultar ANEXO I - PREENCHIMENTO DA PLANILHA DE ITENS.
ATENÇÃO: Sugerimos que cada planilha não ultrapasse 150 itens, mas cada caso deve ser analisado de acordo com sua especificidade.
8. INSTRUÇÃO PROCESSUAL
8.1 Para fins de instrução processual, o Campus/Setor/Comissão responsável deverá elaborar os documentos da tabela abaixo.
Ordem
Documento
Embasamento legal
Modelos e Manuais
 
Assinaturas
1
Documento de Formalização de Demanda - DFD 
ou
Documento de Oficialização de Demanda – DOD (TIC)
IN SEGES nº 05/2017
IN SLTI nº 01/2019 (TIC)
DFD
Preenchimento nos Artefatos Digitais do Compras.gov.br
DOD
Requisitantes e indicados para representar áreas técnica e administrativa
2
Estudo Técnico Preliminar Digital – ETPD na UASG 158154
IN SEGES nº 58, de 08/08/2022
 
Preenchimento nos Artefatos Digitais do Compras.gov.br
 
Instruções para preenchimento ETPD
Manual ETP Digital
Equipe de
Planejamento da Contratação
3
Matriz de Riscos 
ou 
Mapa de Gerenciamento de Riscos - MGR (TIC)
IN SEGES nº 05/2017
IN SLTI nº 01/2019 - (TIC)
Preenchimento nos Artefatos Digitais do Compras.gov.br
 
Matriz de Riscos (material de consumo)
Área técnica e
área administrativa.
Equipe de
Planejamento.
4
Termo de Referência
IN CGNOR/ME n 81, de 25/11/2022
Preenchimento nos Artefatos Digitais do Compras.gov.br
 
Modelo de TR - verificar as atualizações disponíveis.
Áreas técnica e administrativa, com autorização do DRG e da PRA.
5
Apêndice I do Termo de Referência
-
Apêndice I do TR
 
Áreas técnica e administrativa
6
Pesquisa de preços
IN SEGES nº 65, de 07/07/2021
 
CADERNO DE LOGÍSTICA PESQUISA DE PREÇOS 2024
Os responsáveis pela pesquisa de preço devem ser identificados no processo.
7
Mapa Comparativo*
-
Mapa comparativo
 
Área técnica ou o agente que realizou a pesquisa de preços e montagem do mapa comparativo.
8
Análise crítica da obtenção dos orçamentos*
IN SEGES nº 65, de 07/07/2021
 
Análise crítica
 
Área técnica ou o agente que realizou a pesquisa de preços e montagem do mapa comparativo.
9
Ofício de devolução
-
Ofício de devolução
 
Área técnica e área administrativa
* Se as cotações forem realizadas pelo sistema e Pesquisa de Preços, disponível no Compras.gov.br, não será necessário anexar estes documentos.
Os modelos da Lei nº 14.133/21 para pregão aprovados pela AGU, com as devidas notas informativas, estão disponíveis aqui.
8.2 Após a elaboração de toda a documentação e lançamento da IRP no sistema, o Campus/Setor/Comissão responsável deverá encaminhar um e-mail para gestaosrp@ifsp.edu.br com todos os links dos documentos eletrônicos e número do ETPD lançado no sistema. Não se faz necessário o encaminhamento da pesquisa de preços.
Não esquecer de realizar o compartilhamento dos documentos eletrônicos com o os membros da CGRP-PRA para possibilitar a visualização. 
8.3 Após análise prévia da documentação e possíveis ajustes, o Campus/Setor/Comissão responsável realizará a instrução processual com os documentos constantes na tabela acima, na ordem indicada.
8.4 O processo eletrônico deve ser encaminhado pelo SUAP à CGRP-PRA.
9. LANÇAMENTO DA IRP NO Compras.gov.br
As orientações para a realização do lançamento dos itens no módulo IRP estão dispostas em https://manuais.ifsp.edu.br/books/sistema-de-registro-de-pre%C3%A7os-a49/page/comprasnet-lancamento-da-irp
Após os trâmites descritos acima, a CGRP-PRA irá realizar checklist da documentação inserida no processo eletrônico, conferência do lançamento da IRP no sistema compras.gov.br, divulgação da IRP no sistema e envio de comunicado para abertura para Manifestação de Interesse/Estimativa de Quantitativo.