Gestão das atas vigentes

15. AQUISIÇÃO DE MATERIAIS OU SERVIÇOS CONSTANTES EM ATAS DE REGISTRO DE PREÇOS (ARP)

15.1 Verificação de quantitativos

Antes de abrir o processo, o requisitante deve:

- Confirmar se há saldo de quantitativo disponível na ata:

Campus com UASG própria ⇨ consultar em: https://contratos.sistema.gov.br/transparencia

Campus sem UASG própria (utilizam a UASG da Reitoria 158154) ⇨ consultar as planilhas de manifestação de interesse ou à CGRP-PRA.
- Se não houver saldo, solicitar o remanejamento de quantitativo, conforme orientações do item 16 deste manual.

15.2 Abertura do processo

Todas as aquisições devem ser realizadas via processo eletrônico no SUAP.

15.3 Documentos obrigatórios

O processo de aquisição com base em Atas de Registro de Preços deve conter os seguintes documentos:

Documento	Descrição / Acesso
Tipo de processo no SUAP	`Licitação: Aquisição atas vigentes – Gerenciador e Participante`
Ofício-padrão (modelo)	Acessar modelo
Planilha de aquisição	Acessar planilha

15.4 Relação com outros processos

Deve-se vincular o processo de aquisição aos seguintes:

- Processo de participação do campus/setor requisitante na IRP (vide o item 10.2.6 deste manual);
- Processo original da ARP, elaborado pelo órgão gerenciador.

15.5 Tramitação dos processos

Durante a vigência da ARP:

- A CGRP/PRA é responsável por receber e analisar os processos eletrônicos de aquisição enviados pelos Campi sem UASG própria (antigos "Avançados") e setores das Pró-Reitorias.

16. REMANEJAMENTO DE QUANTITATIVO

Quando houver demanda por itens cujo campus requisitante não possua saldo suficiente, é possível fazer a redistribuição dos quantitativos entre as unidades participantes.

16.1 A CGRP-PRA realizará os remanejamentos que envolvam os campi/setores sem UASG própria.

Nesse caso, as solicitações devem ser direcionadas ao endereço de e-mail gestaosrp@ifsp.edu.br com as seguintes informações:

Encaminhar o e-mail com o aceite do campus de origem
Aceite do fornecedor beneficiário da ata (somente se o campus de destino não constar nos "locais de entrega" do Termo de Referência do processo original da SRP)
Número da licitação SRP (SRP 9xxxx/20xx)
Número da UASG Origem
Número da UASG Destino
Número do item e respectiva quantidade

16.2 A seguir, a CGRP-PRA procederá com a solicitação e/ou aceitação no sistema de Gestão de Atas do compras.gov.br .

Entenda:
UASG Origem é o campus que cede o o quantitativo.
UASG Destino é o campus que receberá o quantitativo.

Lembrando: Segundo o art. 30, § 5º, do Decreto 11.462/2023, caso o remanejamento seja feito entre órgãos de Estados ou Municípios distintos, caberá ao fornecedor beneficiário da Ata de Registro de Preços, observadas as condições nela estabelecidas, optar pela aceitação ou não do fornecimento decorrente do remanejamento dos itens.

16.3 Quanto ao remanejamento de itens entre campi que utilizam UASG própria, deve ser efetuado conforme os procedimentos do manual: https://docs.google.com/document/d/1fAxf5rbQ9RFjqHSmEGgpFoy7JxCXA1CO/edit?usp=sharing&ouid=113045178790646567730&rtpof=true&sd=true

17. ADESÕES

17.1 Os pedidos de adesões deverão ser solicitadas exclusivamente pelo Portal de compras governamentais - Módulo de contratos - Gestão da Ata.

17.2 Para pesquisar materiais e serviços em atas pertencentes a outros órgãos, acessar o Portal de Compras do Governo Federal e seguir o caminho:

Na nova página, clicar em Consultar Itens de Atas e pesquisar pela palavra-chave:

17.3 O licitante vencedor deve ser consultado sobre a possibilidade de fornecimento para o órgão, especialmente se o local de entrega desejado não conste no processo de licitação original. Portanto, o mesmo deverá estar de acordo para que a adesão seja efetivada no sistema.

Deverá ser instaurado um processo eletrônico para adesão às atas de registro de preços de outros órgãos, contendo os documentos relacionados aqui.

Vide: PARECER REFERENCIAL n.. 00009/2025/GERTEC/ELIC/PGF/AGU: aplicável aos procedimentos de adesão à ata de registro de preços (ARP).

Vide: Lista de Verificação Adesão à Ata de Registro de Preços Lei 14.133 (Set/24)

17.4 A CGRP-PRA encaminhará, via sistema, adesões à ARPs gerenciadas por outros órgãos, exclusivamente para as Pró-reitorias, mediante o envio das informações a seguir para o e-mail gestaosrp@ifsp.edu.br:

Número da UASG Gerenciadora da Licitação
Número e ano da licitação - Pregão 9xxxx/20xx
Número do item e respectiva quantidade
Número do processo original de compra
Justificativa para a adesão
Respostas às perguntas:

Pergunta 01 - Foi realizada ampla pesquisa de mercado e, quando couber, elaboradas as respectivas especificações ou termo de referência ou projeto básico ou planejamento da contratação?

Pergunta 02 - Houve anuência do fornecedor beneficiário da ata de registro de preços?

Pergunta 03 - A cidade de entrega desejado para o item é igual ao informado no edital?

Em caso de resposta negativa para a pergunta 03: O fornecedor está ciente e de acordo que o local de entrega desejado para o item é diferente do informado no edital?

17.5 Os campi do IFSP são responsáveis pelos seus pedidos de adesão.

17.6 Durante a vigência da ata, a CGRP-PRA realizará, como órgão gerenciador, a aprovação das adesões no sistema.

18. ALTERAÇÃO DE MARCA/MODELO

18.1 A CGRP-PRA irá gerir as possíveis alterações de marca/modelo/valor e as solicitações de cancelamentos solicitados pelos fornecedores detentores das atas de registro de preços. As solicitações devem ser direcionadas ao endereço de e-mail gestaosrp@ifsp.edu.br.

18.2 Para realização da formalização do pedido de o fornecedor deverá enviar:

Carta em papel timbrado, devidamente assinada, contendo a identificação do pregão, dos itens para os quais se solicita a alteração de marca/modelo e a devida fundamentação para a solicitação (obrigatório);
Folder, catálogo ou descrição técnica do novo produto ofertado em substituição ao produto originalmente licitado, para análise da área técnica (obrigatório);
Declaração do fabricante, do distribuidor ou do importador, referendando a alegação fundamentada no pedido de troca (nos casos de itens descontinuados/fora de linha).

Lembrando: O novo produto ofertado deverá atender, por força de lei, aos seguintes quesitos, concomitantemente:
1) Ter qualidade e especificações técnicas iguais ou superiores às do produto originalmente licitado;
2) Ter preço igual ou superior ao produto originalmente licitado.

18.3 A seguir, a CGRP-PRA instruirá o processo eletrônico original e encaminhará à equipe técnica para apreciação e parecer.

19. REEQUILÍBRIO ECONÔMICO FINANCEIRO POR FATO SUPERVENIENTE

19.1 O reequilíbrio econômico-financeiro na Lei 14.133/2021, restabelece a equação financeira original do contrato quando fatos imprevisíveis ou previsíveis de consequências incalculáveis (álea extraordinária) alteram o custo de execução.

19.2 Para formalizar o pedido, o fornecedor deverá enviar:

Carta em papel timbrado, devidamente assinada, contendo a identificação do pregão, relação dos itens para os quais se solicita a revisão de preços, relato dos motivos que ocasionaram o desequilíbrio econômico-financeiro e o aumento pretendido para cada item (obrigatório);
Memorial de cálculos, inicial e atual, onde serão demonstradas as composições de todos os custos considerados para a confecção dos preços, tais como, o custo do bem adquirido, de impostos e transporte; as taxas, a margem de lucro, valores de comissão, etc (opcional);
Informações que justifiquem que a proposta apresentada na época da licitação era economicamente viável (nota fiscal do produto da época da apresentação da proposta e tabela de preços do fabricante, como exemplos) (opcional);
Informações que justifiquem o reajuste pretendido (como exemplos: informação do fabricante sobre o aumento dos preços, nota fiscal de compra do produto na época da solicitação de revisão de preços) (opcional).

19.3 A seguir, a CGRP-PRA/ UASG instruirá o processo eletrônico original e encaminhará à autoridade competente para apreciação.

Vide: Orientações e jurisprudência do TCU: 6.2.2.1.1. Reequilíbrio econômico-financeiro (recomposição ou revisão)

20. LIBERAÇÃO DO COMPROMISSO DE FORNECIMENTO

20.1 Para formalizar o pedido, o fornecedor deverá enviar:

Solicitação em papel timbrado, devidamente assinada, contendo a identificação do pregão, dos itens para os quais se solicita a liberação do compromisso e os motivos que justifiquem a solicitação (obrigatório);
Cópias de documentos que comprovem a ocorrência de fato superveniente (opcional).

21. PRORROGAÇÃO DE VIGÊNCIA DAS ATAS DE REGISTRO DE PREÇOS

21.1 No interesse da Administração e mediante concordância expressa do fornecedor em manter as condições de habilitação, a CGRP-PRA promoverá a prorrogação da validade da ARP - sendo de até 1 (um) ano prorrogável por igual período - por meio de termo aditivo, desde que haja previsão de prorrogação no instrumento convocatório e que a assinatura do termo se dê dentro da vigência original.

21.2 Deverá ser justificado o interesse público e comprovada a vantajosidade dos preços, inclusive por meio de pesquisa de mercado.

Vide: Advocacia-Geral da União: Lista de Verificação Aditivos contratuais Lei 14.133 (Set/24); PARECER REFERENCIAL n. 00005/2025/GERTEC/ELIC/PGF/AGU.

22. DAS ATAS VENCIDAS/ENCERRADAS

22.1 As atas de registro de preços vencidas servirão de base para estudo de demanda e elaboração das novas atas de registro de preços nos anos subsequentes.

Para enviar sugestões de novas SRPs e itens, enviar um e-mail à Comissão Permanente de Sistema de Registro de Preços: comissao.srp@ifsp.edu.br