Fases da SRP e responsabilidades 4. FASES DA SRP FASE DESCRIÇÃO ATRIBUIÇÕES RESPONSÁVEIS 1ª PLANEJAMENTO INSTITUCIONAL INICIAL Identificar necessidade institucional Definir objeto da contratação Definir unidade responsável Realizar reunião inicial de planejamento Definir cronograma macro Abrir processo eletrônico no SUAP Elaborar DFD Setor demandante / CGRP-PRA/ Comissão SRP  2ª SOLICITAÇÃO E EMISSÃO DA PORTARIA DA EQUIPE DE PLANEJAMENTO DA CONTRATAÇÃO (EPC) Elaborar despacho de solicitação Submeter à autoridade competente Emitir Portaria Publicar Portaria Juntar Portaria no SUAP Setor demandante / CGRP-PRA/Gabinete / Secretaria Administrativa 3ª CONSTITUIÇÃO E ORGANIZAÇÃO DA EPC Realizar reunião inicial Definir coordenador da EPC Distribuir atribuições Planejar cronograma detalhado DLA-PRA CGRP-PRA EPC 4ª DEFINIÇÃO PRELIMINAR DOS ITENS Levantar necessidades técnicas Elaborar planilha preliminar Padronizar descrições Definir unidades de fornecimento Estimar quantitativos iniciais Setor demandante EPC 5ª ELABORAÇÃO DO ESTUDO TÉCNICO PRELIMINAR (ETP) Analisar necessidade Levantar soluções de mercado (ESTUDO DE MERCADO) Realizar análise de mercado Definir solução mais vantajosa Justificar SRP Consolidar ETP Validar ETP Setor demandante EPC CGRP-PRA 6ª  PESQUISA DE PREÇOS Elaborar a Pesquisa de preços  Mapa comparativo e Análise crítica de preços (se necessário)  Instrumento de Medição de Resultado - IMR (se necessário)  EPC 7ª ELABORAÇÃO DO TERMO DE REFERÊNCIA (TR) MINUTA Elaborar especificações técnicas Definir obrigações da contratada Definir obrigações da Administração Definir ME/EPP, Margem de Preferência, Consórcio e Cooperativa Definir critérios de habilitação e justificar Definir critérios de medição e pagamento Definir prazos, garantias e penalidades EPC 8ª GERENCIAMENTO DE RISCOS Elaborar Matriz de riscos ou justificar dispensa EPC 9ª CADASTRO E LANÇAMENTO DA IRP (edição) Anexar documentação no SUAP Submeter processo à análise Cadastrar IRP  Cadastrar Itens da IRP  EPC CGRP-PRA   10ª CHECKLIST DOCUMENTAL E LIBERAÇÃO DA IRP Conferir IRP Corrigir inconsistências Anexar documentação: ETP e TR preliminares; Anexos do TR e Termo de concordância Abrir Manifestação de interesse IRP (mínimo 8 dias úteis) Publicar comunicado institucional CGRP-PRA EPC   11ª MANIFESTAÇÃO DE INTERESSE DOS PARTICIPANTES (abertura) Abrir prazo para confirmação (mínimo 2 dias úteis) Negociar quantitativos/Analisar participantes Consolidar quantitativos Campi participantes CGRP-PRA 12ª CONSOLIDAÇÃO FINAL DA IRP Gerar PDF de QUADRO IRP e inserir no SUAP Atualizar valor unitário e global estimados - TR/ETP Atualizar planilha final - Google Sheets Transferir IRP CGRP-PRA 13ª DIVULGAÇÃO DE COMPRAS Incluir licitação SRP Alterar licitação Incluir quantitativo dos campi sem UASG (locais de entrega) Corrigir inconsistências Formar grupos (se houver) Gerar RELATÓRIO DE ITENS no módulo IRP do compras.gov.br e inserir SUAP Atualizar quantidades, valor global e locais de entrega no TR  CGRP-PRA 14ª ELABORAÇÃO DAS MINUTAS Inserir minuta de Termo de Concordância Solicitar lançamento no PCA Elaborar minuta da ARP Elaborar minuta de contrato (se houver) Elaborar minuta do edital Incluir Autorização para Abertura dos Procedimentos Licitatórios + Portarias Definir Pregoeiro e Equipe de Apoio (Inserir Portaria) Solicitar previsão orçamentária Lista de Verificação ELIC Elaborar Certificação Processual ELIC Revisar minutas CGRP-PRA Participantes CPCA-PRA COC-PRA CLT-PRA DOF-PRA 15ª ANÁLISE JURÍDICA Encaminhar à Procuradoria Emitir parecer Resposta/Justificativa ao Parecer Jurídico CLT-PRA Procuradoria Jurídica/ELIC CGRP-PRA COC-PRA  CPCA-PRA EPC 16ª CONSOLIDAÇÃO FINAL DOS ITENS Consolidar planilha  Consolidar ETP e TR (assinar) EPC CGRP-PRA   17ª PUBLICAÇÃO Consolidar versão final dos documentos de planejamento Coletar Assinaturas (TR e Edital) Publicar aviso de contratação do compras Inserir o extrato da publicação DOU e PNCP no SUAP Responder eventuais pedidos de esclarecimento e impugnação CGRP-PRA CLT-PRA COC-PRA CPCA-PRA EPC Pregoeiro 18ª REALIZAÇÃO DO PREGÃO Conduzir sessão Análise propostas Análise de amostras (se necessário) Julgar e habilitar fornecedor Responder eventuais recursos Adjudicar Homologar Inserir termos de julgamento, habilitação e homologação no processo SUAP Inserir propostas e documentos de habilitação dos vencedores por item/grupo no processo SUAP Pregoeiro CGRP-PRA  CLT-PRA  COC-PRA CPCA-PRA  EPC Autoridade competente 19ª RELANÇAMENTO DE ITENS FRACASSADOS (se necessário) Encaminhar processo para verificar viabilidade  Analisar motivos do fracasso e elaborar nova SRP com os ajustes necessários Atualizar pesquisa de preços (se necessário) Iniciar os trabalhos a partir da etapa 9 CGRP-PRA EPC 20ª FORMALIZAÇÃO DA ATA Elaborar ARP nos "Artefatos digitais" do compras.gov.br Coletar assinaturas Publicar no PNCP Inserir no SUAP Comunicar vigência da SRP CGRP-PRA 21ª GESTÃO DA ATA VIGENTE Analisar, com antecedência mínima recomendada de 120 dias, a possibilidade jurídica e operacional de aditamento de prazo e/ou renovação de quantitativos Submeter decisão à autoridade competente Emitir nota técnica ou despacho conclusivo indicando:  I. viabilidade de prorrogação/aditamento ou II. necessidade de iniciar novo processo licitatório Caso inviável a renovação: iniciar tempestivamente novo processo de contratação (retorno à Etapa 1) CGRP-PRA Autoridade competente Setores mencionados na tabela acima: DLA-PRA = Diretoria de Logística e Aquisições; CGRP-PRA = Coordenadoria de Gestão de Registro de Preços; EPC= Equipe de planejamento da contratação (GT da Comissão Permanente de Sistema de Registro de Preços); CLT-PRA = Coordenadoria de Licitações e Contratação Direta; COC-PRA = Coordenadoria de Contratos; CPCA-PRA = Planejamento de Contratações, responsáveis por inserir as demandas da Reitoria no Plano Anual de Contratações (PAC); ELIC = Equipe de Licitações e Contratos, unidade especializada da Procuradoria-Geral Federal (PGF); Campus/Setor/Comissão SRP= Figura responsável por elaborar os documentos do planejamento da contratação, Termo de Referência, entre outros, para a Reitoria do IFSP. Para acompanhar o andamento dos processos, acesse a Planilha de Status SRP disponível no link: https://docs.google.com/spreadsheets/d/1JsZEhYOyPF22bcel_djuorOC7L3ksygQ/edit#gid=32864890.  5. RESPONSABILIDADES 5.1 DA DIRETORIA DE LOGÍSTICA E AQUISIÇÕES E SETORES CORRELACIONADOS (ÓRGÃO GERENCIADOR): Promover questionários/encontros/reuniões/videoconferências para planejamento das ações e levantamento de informações; Organizar e coordenar a abertura dos processos eletrônicos, abertura das Intenções de Registro de Preços - IRP no sistema e a numeração dos pregões; Disponibilizar manuais e modelos de documentos que envolvam os processos de registro de preços; Realizar análise prévia da documentação elaborada pelo Campus/Setor/Comissão responsável, além dos lançamentos realizados no sistema IRP e o preenchimento realizado nas planilhas de itens; Recepcionar o processo eletrônico elaborado pelo Campus/Setor/Comissão responsável; Divulgar para toda a comunidade do IFSP, através de comunicado, as datas para realização da Manifestação de Interesse/Estimativa de quantitativos e confirmação da Manifestação de Interesse; Recepcionar a estimativa de quantitativo e/ou documentos dos Órgãos participantes sem UASG e Órgãos participantes externos, de acordo com as informações do item 9 do presente manual; Realizar análise/negociação da Manifestação de Interesse no sistema compras.gov.br - IRP; Realizar lançamento do quantitativo dos Órgãos participantes sem UASG no Divulgação de Compras; Realizar a conclusão do processo com o valor total estimado da licitação; Elaborar minuta da ata de registro de preços e minuta do contrato (se necessário); Elaborar minuta do edital, solicitar autorização para abertura dos procedimentos licitatórios e preenchimento do formulário ENQUETES IFSP; Submeter os autos à análise jurídica, procedendo com as alterações das documentações junto ao Campus/Setor/Comissão responsável, caso haja apontamentos da PRF; Realizar os procedimentos licitatórios e, quando couber, descentralizar a realização do certame ao campus responsável pela elaboração da documentação; Realizar homologação dos pregões e convocação dos fornecedores para formação de cadastro reserva; Elaborar, coletar assinaturas e publicar no DOU as atas de registro de preços; Inserir vigência das atas no sistema SIASG (HOD SERPRO); Divulgar para toda a comunidade do IFSP o início da vigência das atas, através de comunicado e atualização da Planilha de Status SRP; Realizar a gestão das atas de registro de preços (processos de aquisições das Pró-Reitorias, confirmar quantitativo dos campi sem UASG no momento das aquisições, autorizar as adesões solicitadas no sistema, remanejar quantitativos, recepcionar solicitações de alterações de marca e/ou modelo e cancelamentos de ata); Solicitar análise técnica ao Campus/Setor/Comissão responsável, durante e após a vigência da ata, sobre possíveis solicitações de alteração de marca e/ou modelo; Divulgar para toda a comunidade do IFSP, através de comunicado, as informações sobre alterações de marca e/ou modelo e os cancelamentos de atas. 5.2 Da Comissão Permanente de Sistema de Registro de Preços (SRP) e Equipe de Planejamento da Contratação (EPC): Tomar conhecimento dos documentos divulgados pela Reitoria do IFSP com relação aos Registros de Preços; Seguir os manuais e modelos disponibilizados pela Reitoria do IFSP, visando a padronização dos processos; Obedecer os prazos estabelecidos no cronograma SRP do ano vigente; Definir planilha de itens, elaborar documentação processual, realizar lançamento da IRP no sistema e devolver o processo eletrônico devidamente instruído com base nas informações dos itens 6 e 7 do presente manual;  Se necessário, responder apontamentos da análise jurídica; Realizar os procedimentos licitatórios e/ou compor a equipe de apoio do pregão; Realizar análise das propostas e amostras, se for o caso, durante a realização dos certames; Se necessário, elaborar e coletar as assinaturas das atas de registro de preços; Realizar análise das solicitações de alteração de marca e/ou modelo durante e após o término da vigência da ata que se enquadrou como responsável; Sanar dúvidas com relação as descrições completas, unidade de fornecimento, orçamentos, entre outros, durante todo o decorrer dos procedimentos e vigência da ata. 5.3 DOS CAMPI E PRÓ-REITORIAS (ÓRGÃOS PARTICIPANTES/ÓRGÃOS PARTICIPANTES SEM UASG) Tomar conhecimento dos documentos divulgados pela Reitoria do IFSP com relação aos Registros de Preços; Seguir os manuais e modelos disponibilizados pela Reitoria do IFSP, visando a padronização dos processos; Realizar análise dos itens constantes nas atas de Registro de Preços do IFSP, visando evitar a duplicidade de itens nos processos de licitação tradicional; Realizar a manifestação de interesse/estimativa de quantitativo, no prazo estipulado no comunicado, e documentos de acordo com as informações constantes no item 9 do presente manual; Confirmar a manifestação de interesse, através do sistema compras.gov.br – IRP, no prazo estipulado (somente Campus com UASG); Montar os processos de participação nos pregões SRP (somente Campus com UASG); Montar os processos de aquisição dos itens, no momento oportuno; Solicitar remanejamentos ao Órgão Gerenciador, mediante aceite de doação de demais órgãos participantes e aceite de alteração de local de entrega dos fornecedores envolvidos, conforme disposto na IN SLTI nº 06/2014; Aplicar, garantida a ampla defesa e o contraditório, as penalidades decorrentes do descumprimento do pactuado na ata de registro de preços ou do descumprimento das obrigações contratuais, em relação às suas próprias contratações, informando as ocorrências ao órgão gerenciador; Acompanhar página destinada às atas de Registro de Preços no Portal do IFSP, além de informativos, comunicados e e-mails encaminhados pelo órgão gerenciador referente a todas as fases dos processos de registro de preços.