| **FASE** | **DESCRIÇÃO** | **ATRIBUIÇÕES** | **RESPONSÁVEIS** |
| 1ª | PLANEJAMENTO INSTITUCIONAL INICIAL | - Identificar necessidade institucional - Definir objeto da contratação - Definir unidade responsável - Realizar reunião inicial de planejamento - Definir cronograma macro - Abrir processo eletrônico no SUAP - Elaborar DFD | Setor demandante / CGRP-PRA/ Comissão SRP |
| 2ª | SOLICITAÇÃO E EMISSÃO DA PORTARIA DA EQUIPE DE PLANEJAMENTO DA CONTRATAÇÃO (EPC) | - Elaborar despacho de solicitação - Submeter à autoridade competente - Emitir Portaria - Publicar Portaria - Juntar Portaria no SUAP | Setor demandante / CGRP-PRA/Gabinete / Secretaria Administrativa |
| 3ª | CONSTITUIÇÃO E ORGANIZAÇÃO DA EPC | - Realizar reunião inicial - Definir coordenador da EPC - Distribuir atribuições - Planejar cronograma detalhado | DLA-PRA CGRP-PRA EPC |
| 4ª | DEFINIÇÃO PRELIMINAR DOS ITENS | - Levantar necessidades técnicas - Elaborar planilha preliminar - Padronizar descrições - Definir unidades de fornecimento - Estimar quantitativos iniciais | Setor demandante EPC |
| 5ª | ELABORAÇÃO DO ESTUDO TÉCNICO PRELIMINAR (ETP) | - Analisar necessidade - Levantar soluções de mercado (ESTUDO DE MERCADO) - Realizar análise de mercado - Definir solução mais vantajosa - Justificar SRP - Consolidar ETP - Validar ETP | Setor demandante EPC CGRP-PRA |
| 6ª | PESQUISA DE PREÇOS | - Elaborar a Pesquisa de preços - Mapa comparativo e Análise crítica de preços (se necessário) - Instrumento de Medição de Resultado - IMR (se necessário) | EPC |
| 7ª | ELABORAÇÃO DO TERMO DE REFERÊNCIA (TR) MINUTA | - Elaborar especificações técnicas - Definir obrigações da contratada - Definir obrigações da Administração - Definir ME/EPP, Margem de Preferência, Consórcio e Cooperativa - Definir critérios de habilitação e justificar - Definir critérios de medição e pagamento - Definir prazos, garantias e penalidades | EPC |
| 8ª | GERENCIAMENTO DE RISCOS | - Elaborar Matriz de riscos ou justificar dispensa | EPC |
| 9ª | CADASTRO E LANÇAMENTO DA IRP (edição) | - Anexar documentação no SUAP - Submeter processo à análise - Cadastrar IRP - Cadastrar Itens da IRP | EPC CGRP-PRA |
| 10ª | CHECKLIST DOCUMENTAL E LIBERAÇÃO DA IRP | - Conferir IRP - Corrigir inconsistências - Anexar documentação: ETP e TR preliminares; - Anexos do TR e Termo de concordância - Abrir Manifestação de interesse IRP (mínimo 8 dias úteis) - Publicar comunicado institucional | CGRP-PRA EPC |
| 11ª | MANIFESTAÇÃO DE INTERESSE DOS PARTICIPANTES (abertura) | - Abrir prazo para confirmação (mínimo 2 dias úteis) - Negociar quantitativos/Analisar participantes - Consolidar quantitativos | *Campi* participantes CGRP-PRA |
| 12ª | CONSOLIDAÇÃO FINAL DA IRP | - Gerar PDF de QUADRO IRP e inserir no SUAP - Atualizar valor unitário e global estimados - TR/ETP - Atualizar planilha final - Google Sheets - Transferir IRP | CGRP-PRA |
| 13ª | DIVULGAÇÃO DE COMPRAS | - Incluir licitação SRP - Alterar licitação - Incluir quantitativo dos campi sem UASG (locais de entrega) - Corrigir inconsistências - Formar grupos (se houver) - Gerar RELATÓRIO DE ITENS no módulo IRP do *compras.gov.b*r e inserir SUAP - Atualizar quantidades, valor global e locais de entrega no TR | CGRP-PRA |
| 14ª | ELABORAÇÃO DAS MINUTAS | - Inserir minuta de Termo de Concordância - Solicitar lançamento no PCA - Elaborar minuta da ARP - Elaborar minuta de contrato (se houver) - Elaborar minuta do edital - Incluir Autorização para Abertura dos - Procedimentos Licitatórios + Portarias - Definir Pregoeiro e Equipe de Apoio (Inserir Portaria) - Solicitar previsão orçamentária - Lista de Verificação ELIC - Elaborar Certificação Processual ELIC - Revisar minutas | CGRP-PRA Participantes CPCA-PRA COC-PRA CLT-PRA DOF-PRA |
| 15ª | ANÁLISE JURÍDICA | - Encaminhar à Procuradoria - Emitir parecer - Resposta/Justificativa ao Parecer Jurídico | CLT-PRA Procuradoria Jurídica/ELIC CGRP-PRA COC-PRA CPCA-PRA EPC |
| 16ª | CONSOLIDAÇÃO FINAL DOS ITENS | - Consolidar planilha - Consolidar ETP e TR (assinar) | EPC CGRP-PRA |
| 17ª | PUBLICAÇÃO | - Consolidar versão final dos documentos de planejamento - Coletar Assinaturas (TR e Edital) - Publicar aviso de contratação do compras - Inserir o extrato da publicação DOU e PNCP no SUAP - Responder eventuais pedidos de esclarecimento e impugnação | CGRP-PRA CLT-PRA COC-PRA CPCA-PRA EPC Pregoeiro |
| 18ª | REALIZAÇÃO DO PREGÃO | - Conduzir sessão - Análise propostas - Análise de amostras (se necessário) - Julgar e habilitar fornecedor - Responder eventuais recursos - Adjudicar - Homologar - Inserir termos de julgamento, habilitação e homologação no processo SUAP - Inserir propostas e documentos de habilitação dos vencedores por item/grupo no processo SUAP | Pregoeiro CGRP-PRA CLT-PRA COC-PRA CPCA-PRA EPC Autoridade competente |
| 19ª | RELANÇAMENTO DE ITENS FRACASSADOS (se necessário) | - Encaminhar processo para verificar viabilidade - Analisar motivos do fracasso e elaborar nova SRP com os ajustes necessários - Atualizar pesquisa de preços (se necessário) - Iniciar os trabalhos a partir da etapa 9 | CGRP-PRA EPC |
| 20ª | FORMALIZAÇÃO DA ATA | - Elaborar ARP nos "Artefatos digitais" do *compras.gov.br* - Coletar assinaturas - Publicar no PNCP - Inserir no SUAP - Comunicar vigência da SRP | CGRP-PRA |
| 21ª | GESTÃO DA ATA VIGENTE | - Analisar, com antecedência mínima recomendada de 120 dias, a possibilidade jurídica e operacional de aditamento de prazo e/ou renovação de quantitativos - Submeter decisão à autoridade competente - Emitir nota técnica ou despacho conclusivo indicando: I. viabilidade de prorrogação/aditamento ou II. necessidade de iniciar novo processo licitatório - Caso inviável a renovação: iniciar tempestivamente novo processo de contratação (retorno à Etapa 1) | CGRP-PRA Autoridade competente |
Para acompanhar o andamento dos processos, acesse a Planilha de Status SRP disponível no link: [https://docs.google.com/spreadsheets/d/1JsZEhYOyPF22bcel\_djuorOC7L3ksygQ/edit#gid=32864890](https://docs.google.com/spreadsheets/d/1JsZEhYOyPF22bcel_djuorOC7L3ksygQ/edit#gid=32864890).
**5. RESPONSABILIDADES** **5.1 DA DIRETORIA DE LOGÍSTICA E AQUISIÇÕES E SETORES CORRELACIONADOS (ÓRGÃO GERENCIADOR):** - Promover questionários/encontros/reuniões/videoconferências para planejamento das ações e levantamento de informações; - Organizar e coordenar a abertura dos processos eletrônicos, abertura das Intenções de Registro de Preços - IRP no sistema e a numeração dos pregões; - Disponibilizar manuais e modelos de documentos que envolvam os processos de registro de preços; - Realizar análise prévia da documentação elaborada pelo Campus/Setor/Comissão responsável, além dos lançamentos realizados no sistema IRP e o preenchimento realizado nas planilhas de itens; - Recepcionar o processo eletrônico elaborado pelo Campus/Setor/Comissão responsável; - Divulgar para toda a comunidade do IFSP, através de comunicado, as datas para realização da Manifestação de Interesse/Estimativa de quantitativos e confirmação da Manifestação de Interesse; - Recepcionar a estimativa de quantitativo e/ou documentos dos Órgãos participantes sem UASG e Órgãos participantes externos, de acordo com as informações do item 9 do presente manual; - Realizar análise/negociação da Manifestação de Interesse no sistema *compras.gov.br* - IRP; - Realizar lançamento do quantitativo dos Órgãos participantes sem UASG no Divulgação de Compras; - Realizar a conclusão do processo com o valor total estimado da licitação; - Elaborar minuta da ata de registro de preços e minuta do contrato (se necessário); - Elaborar minuta do edital, solicitar autorização para abertura dos procedimentos licitatórios e preenchimento do formulário ENQUETES IFSP; - Submeter os autos à análise jurídica, procedendo com as alterações das documentações junto ao Campus/Setor/Comissão responsável, caso haja apontamentos da PRF; - Realizar os procedimentos licitatórios e, quando couber, descentralizar a realização do certame ao campus responsável pela elaboração da documentação; - Realizar homologação dos pregões e convocação dos fornecedores para formação de cadastro reserva; - Elaborar, coletar assinaturas e publicar no DOU as atas de registro de preços; - Inserir vigência das atas no sistema SIASG (HOD SERPRO); - Divulgar para toda a comunidade do IFSP o início da vigência das atas, através de comunicado e atualização da Planilha de Status SRP; - Realizar a gestão das atas de registro de preços (processos de aquisições das Pró-Reitorias, confirmar quantitativo dos *campi* sem UASG no momento das aquisições, autorizar as adesões solicitadas no sistema, remanejar quantitativos, recepcionar solicitações de alterações de marca e/ou modelo e cancelamentos de ata); - Solicitar análise técnica ao Campus/Setor/Comissão responsável, durante e após a vigência da ata, sobre possíveis solicitações de alteração de marca e/ou modelo; - Divulgar para toda a comunidade do IFSP, através de comunicado, as informações sobre alterações de marca e/ou modelo e os cancelamentos de atas. **5.2 Da Comissão Permanente de Sistema de Registro de Preços (SRP) e Equipe de Planejamento da Contratação (EPC):** - Tomar conhecimento dos documentos divulgados pela Reitoria do IFSP com relação aos Registros de Preços; - Seguir os manuais e modelos disponibilizados pela Reitoria do IFSP, visando a padronização dos processos; - Obedecer os prazos estabelecidos no cronograma SRP do ano vigente; - Definir planilha de itens, elaborar documentação processual, realizar lançamento da IRP no sistema e devolver o processo eletrônico devidamente instruído com base nas informações dos itens 6 e 7 do presente manual; - Se necessário, responder apontamentos da análise jurídica; - Realizar os procedimentos licitatórios e/ou compor a equipe de apoio do pregão; - Realizar análise das propostas e amostras, se for o caso, durante a realização dos certames; - Se necessário, elaborar e coletar as assinaturas das atas de registro de preços; - Realizar análise das solicitações de alteração de marca e/ou modelo durante e após o término da vigência da ata que se enquadrou como responsável; - Sanar dúvidas com relação as descrições completas, unidade de fornecimento, orçamentos, entre outros, durante todo o decorrer dos procedimentos e vigência da ata. **5.3 DOS *CAMPI* E PRÓ-REITORIAS (ÓRGÃOS PARTICIPANTES/ÓRGÃOS PARTICIPANTES SEM UASG)** - Tomar conhecimento dos documentos divulgados pela Reitoria do IFSP com relação aos Registros de Preços; - Seguir os manuais e modelos disponibilizados pela Reitoria do IFSP, visando a padronização dos processos; - Realizar análise dos itens constantes nas atas de Registro de Preços do IFSP, visando evitar a duplicidade de itens nos processos de licitação tradicional; - Realizar a manifestação de interesse/estimativa de quantitativo, no prazo estipulado no comunicado, e documentos de acordo com as informações constantes no item 9 do presente manual; - Confirmar a manifestação de interesse, através do sistema *compras.gov.br* – IRP, no prazo estipulado (somente Campus com UASG); - Montar os processos de participação nos pregões SRP (somente Campus com UASG); - Montar os processos de aquisição dos itens, no momento oportuno; - Solicitar remanejamentos ao Órgão Gerenciador, mediante aceite de doação de demais órgãos participantes e aceite de alteração de local de entrega dos fornecedores envolvidos, conforme disposto na IN SLTI nº 06/2014; - Aplicar, garantida a ampla defesa e o contraditório, as penalidades decorrentes do descumprimento do pactuado na ata de registro de preços ou do descumprimento das obrigações contratuais, em relação às suas próprias contratações, informando as ocorrências ao órgão gerenciador; - Acompanhar página destinada às atas de Registro de Preços no Portal do IFSP, além de informativos, comunicados e e-mails encaminhados pelo órgão gerenciador referente a todas as fases dos processos de registro de preços.