| **FASE** | **DESCRIÇÃO** | **ATRIBUIÇÕES** | **RESPONSÁVEIS** |
| 1ª | Planejamento | • Reunião de planejamento • Definição dos objetos dos processos • Definição dos responsáveis pela elaboração dos processos • Abertura e organização IRP, SRP e processos eletrônicos | DLA-PRA CGRP-PRA |
| 2ª | Relação de Itens | • Definição da planilha de itens | CÂMPUS/SETOR/COMISSÃO RESPONSÁVEL |
| 3ª | Lançamento dos itens no Comprasnet 4.0 - IRP e devolução do processo eletrônico | • Elaboração da planilha final de itens • Elaboração da documentação processual e lançamento IRP no sistema • Análise prévia da documentação pela CGRP-PRA • Montagem e devolução do processo eletrônico | CÂMPUS/SETOR/COMISSÃO RESPONSÁVEL CGRP-PRA |
| 4ª | Checklist documental e conferência do lançamento da IRP | • Realizar checklist da documentação inserida no processo eletrônico • Conferência do lançamento na IRP • Abertura para Manifestação de Interesse/Estimativa de quantitativo. | CGRP-PRA |
| 5ª | Manifestação de Interesse/Estimativa de quantitativo, análise/negociação e confirmação da IRP | Órgão Participante: Manifestação de interesse no sistema IRP, confirmação da manifestação de interesse no sistema IRP e montagem do processo de participação Órgão Participante sem UASG: Manifestação de interesse por trâmites internos e montagem do processo de participação Órgão Gerenciador - Disponibilizar IRP para manifestação de interesse, realizar análise e negociação, comunicado para confirmação da manifestação de interesse no sistema IRP, inserção dos quantitativos dos câmpus avançados e pró-reitorias no Divulgação de Compras e concluir montagem do processo com valor total estimado da licitação | CÂMPUS PLENO (Órgão Participante) CÂMPUS AVANÇADOS E PRÓ-REITORIAS (Órgão Participante sem UASG) DLA-PRA e CGRP-PRA (Órgão Gerenciador) |
| 6ª | Minuta da Ata, Minuta do Contrato, Minuta do Edital e Análise jurídica | • Elaboração da Minuta da Ata de Registro de Preços • Elaboração da Minuta de Contrato (se necessário) • Elaboração da Minuta do Edital • Autorização para abertura dos procedimentos licitatórios + ENQUETES IFSP • Envio para análise jurídica • Realizar adequações (se necessário) junto aos responsáveis | CGRP-PRA COC-PRA CLT-PRA |
| 7ª | Licitação | • Publicação do aviso de licitação no DOU • Realização do certame licitatório • Análise das propostas e de amostras, se necessário • Habilitação do fornecedor, adjudicação, homologação e convocação de fornecedores para cadastro reserva | CLT-PRA CÂMPUS/SETOR/COMISSÃO RESPONSÁVEL DLA-PRA |
| 8ª | Assinatura das atas | • Elaboração das atas • Coleta de assinaturas • Inserir ata no Sistema de Contratos > Gestão de Ata • Publicação no DOU | CGRP-PRA |
| 9ª | Atas Vigentes | • Processo de aquisição • Solicitação de remanejamento, se necessário • Atualização Planilha de Status SRP • Comunicado de ata vigente • Recepcionar processos de aquisição dos câmpus avançados e pró-reitorias • Remanejamento de quantitativo de todo o IFSP • Aprovar adesões como Órgão Gerenciador • Solicitar adesões para as Pró-Reitorias • Gerir possíveis alterações de marca/modelo/valor e cancelamentos solicitados pelos fornecedores detentores das atas • Aplicação de penalidades (caso necessário) | Órgão Participante CGRP-PRA |
| 10ª | Atas Vencidas/encerradas | - | - |
Para cada ano há um cronograma específico dos processo de SRP. Para consultar cronograma do ano vigente, acesse o link a seguir: [https://drive.google.com/drive/u/3/folders/1ttFvjGBBcSjsSxK3xJl3dN7pXvku2er\_](https://drive.google.com/drive/u/3/folders/1ttFvjGBBcSjsSxK3xJl3dN7pXvku2er_)
Para acompanhar o andamento dos processos, acesse a Planilha de Status SRP disponível no link: [https://docs.google.com/spreadsheets/d/1JsZEhYOyPF22bcel\_djuorOC7L3ksygQ/edit#gid=32864890](https://docs.google.com/spreadsheets/d/1JsZEhYOyPF22bcel_djuorOC7L3ksygQ/edit#gid=32864890).
**5. RESPONSABILIDADES** **5.1 DA DIRETORIA DE LOGÍSTICA E AQUISIÇÕES E SETORES CORRELACIONADOS (ÓRGÃO GERENCIADOR):** 1. Promover questionários/encontros/reuniões/videoconferências para planejamento das ações e levantamento de informações; 2. Organizar e coordenar a abertura dos processos eletrônicos, abertura das Intenções de Registro de Preços - IRP no sistema e a numeração dos pregões; 3. Disponibilizar manuais e modelos de documentos que envolvam os processos de registro de preços; 4. Realizar análise prévia da documentação elaborada pelo Câmpus/Setor/Comissão responsável, além dos lançamentos realizados no sistema IRP e o preenchimento realizado nas planilhas de itens; 5. Recepcionar o processo eletrônico elaborado pelo Câmpus/Setor/Comissão responsável; 6. Divulgar para toda a comunidade do IFSP, através de comunicado, as datas para realização da Manifestação de Interesse/Estimativa de quantitativos e confirmação da Manifestação de Interesse; 7. Recepcionar a estimativa de quantitativo e/ou documentos dos Órgãos participantes sem UASG e Órgãos participantes externos, de acordo com as informações do item 9 do presente manual; 8. Realizar análise/negociação da Manifestação de Interesse no sistema Comprasnet 4.0 - IRP; 9. Realizar lançamento do quantitativo dos Órgãos participantes sem UASG no Divulgação de Compras; 10. Realizar a conclusão do processo com o valor total estimado da licitação; 11. Elaborar minuta da ata de registro de preços e minuta do contrato (se necessário); 12. Elaborar minuta do edital, solicitar autorização para abertura dos procedimentos licitatórios e preenchimento do formulário ENQUETES IFSP; 13. Submeter os autos à análise jurídica, procedendo com as alterações das documentações junto ao Câmpus/Setor/Comissão responsável, caso haja apontamentos da PRF; 14. Realizar os procedimentos licitatórios e, quando couber, descentralizar a realização do certame ao câmpus responsável pela elaboração da documentação; 15. Realizar homologação dos pregões e convocação dos fornecedores para formação de cadastro reserva; 16. Elaborar, coletar assinaturas e publicar no DOU as atas de registro de preços; 17. Inserir vigência das atas no sistema SIASG (HOD SERPRO); 18. Divulgar para toda a comunidade do IFSP o início da vigência das atas, através de comunicado e atualização da Planilha de Status SRP; 19. Realizar a gestão das atas de registro de preços (processos de aquisições das pró-reitorias, confirmar quantitativo dos câmpus avançados no momento das aquisições, autorizar as adesões solicitadas no sistema, remanejar quantitativos, recepcionar solicitações de alterações de marca e/ou modelo e cancelamentos de ata); 20. Solicitar análise técnica ao Câmpus/Setor/Comissão responsável, durante e após a vigência da ata, sobre possíveis solicitações de alteração de marca e/ou modelo; 21. Divulgar para toda a comunidade do IFSP, através de comunicado, as informações sobre alterações de marca e/ou modelo e os cancelamentos de atas. **5.2 DO CÂMPUS, SETOR E COMISSÃO RESPONSÁVEL:** 1. Tomar conhecimento dos documentos divulgados pela Reitoria do IFSP com relação aos Registros de Preços; 2. Seguir os manuais e modelos disponibilizados pela Reitoria do IFSP, visando a padronização dos processos; 3. Obedecer os prazos estabelecidos no cronograma SRP do ano vigente; 4. Definir planilha de itens, elaborar documentação processual, realizar lançamento da IRP no sistema e devolver o processo eletrônico devidamente instruído com base nas informações dos itens 6 e 7 do presente manual; 5. Se necessário, responder apontamentos da análise jurídica; 6. Realizar os procedimentos licitatórios e/ou compor a equipe de apoio do pregão; 7. Realizar análise das propostas e amostras, se for o caso, durante a realização dos certames; 8. Se necessário, elaborar e coletar as assinaturas das atas de registro de preços; 9. Realizar análise das solicitações de alteração de marca e/ou modelo durante e após o término da vigência da ata que se enquadrou como responsável; 10. Sanar dúvidas com relação as descrições completas, unidade de fornecimento, orçamentos, entre outros, durante todo o decorrer dos procedimentos e vigência da ata. **5.3 DO CÂMPUS PLENO, CÂMPUS AVANÇADO E PRÓ-REITORIA (ÓRGÃO PARTICIPANTE/ÓRGÃO PARTICIPANTE SEM UASG)** 1. Tomar conhecimento dos documentos divulgados pela Reitoria do IFSP com relação aos Registros de Preços; 2. Seguir os manuais e modelos disponibilizados pela Reitoria do IFSP, visando a padronização dos processos; 3. Realizar análise dos itens constantes nas atas de Registro de Preços do IFSP, visando evitar a duplicidade de itens nos processos de licitação tradicional; 4. Realizar a manifestação de interesse/estimativa de quantitativo, no prazo estipulado no comunicado, e documentos de acordo com as informações constantes no item 9 do presente manual; 5. Confirmar a manifestação de interesse, através do sistema Comprasnet 4.0 – IRP, no prazo estipulado (somente Câmpus Pleno); 6. Montar os processos de participação nos pregões SRP (somente Câmpus Pleno); 7. Montar os processos de aquisição dos itens, no momento oportuno; 8. Solicitar remanejamentos ao Órgão Gerenciador, mediante aceite de doação de demais órgãos participantes e aceite de alteração de local de entrega dos fornecedores envolvidos, conforme disposto na IN SLTI nº 06/2014; 9. Aplicar, garantida a ampla defesa e o contraditório, as penalidades decorrentes do descumprimento do pactuado na ata de registro de preços ou do descumprimento das obrigações contratuais, em relação às suas próprias contratações, informando as ocorrências ao órgão gerenciador; 10. Acompanhar página destinada às atas de Registro de Preços no Portal do IFSP, além de informativos, comunicados e e-mails encaminhados pelo órgão gerenciador referente a todas as fases dos processos de registro de preços.