Fases da SRP e responsabilidades

4. FASES DA SRP

Setores mencionados na tabela acima:

• DLA-PRA = Diretoria de Logística e Aquisições;
• CGRP-PRA = Coordenadoria de Gestão de Registro de Preços;
• EPC= Equipe de planejamento da contratação (GT da Comissão Permanente de Sistema de Registro de Preços);
• CLT-PRA = Coordenadoria de Licitações e Contratação Direta;
• COC-PRA = Coordenadoria de Contratos;
• CPCA-PRA = Planejamento de Contratações, responsáveis por inserir as demandas da Reitoria no Plano Anual de Contratações (PAC);
• ELIC = Equipe de Licitações e Contratos, unidade especializada da Procuradoria-Geral Federal (PGF);
• Campus/Setor/Comissão SRP= Figura responsável por elaborar os documentos do planejamento da contratação, Termo de Referência, entre outros, para a Reitoria do IFSP.

Para acompanhar o andamento dos processos, acesse a Planilha de Status SRP disponível no link: https://docs.google.com/spreadsheets/d/1JsZEhYOyPF22bcel_djuorOC7L3ksygQ/edit#gid=32864890. 

5. RESPONSABILIDADES

5.1 DA DIRETORIA DE LOGÍSTICA E AQUISIÇÕES E SETORES CORRELACIONADOS (ÓRGÃO GERENCIADOR):

• Promover questionários/encontros/reuniões/videoconferências para planejamento das ações e levantamento de informações;
• Organizar e coordenar a abertura dos processos eletrônicos, abertura das Intenções de Registro de Preços - IRP no sistema e a numeração dos pregões;
• Disponibilizar manuais e modelos de documentos que envolvam os processos de registro de preços;
• Realizar análise prévia da documentação elaborada pelo Campus/Setor/Comissão responsável, além dos lançamentos realizados no sistema IRP e o preenchimento realizado nas planilhas de itens;
• Recepcionar o processo eletrônico elaborado pelo Campus/Setor/Comissão responsável;
• Divulgar para toda a comunidade do IFSP, através de comunicado, as datas para realização da Manifestação de Interesse/Estimativa de quantitativos e confirmação da Manifestação de Interesse;
• Recepcionar a estimativa de quantitativo e/ou documentos dos Órgãos participantes sem UASG e Órgãos participantes externos, de acordo com as informações do item 9 do presente manual;
• Realizar análise/negociação da Manifestação de Interesse no sistema compras.gov.br - IRP;
• Realizar lançamento do quantitativo dos Órgãos participantes sem UASG no Divulgação de Compras;
• Realizar a conclusão do processo com o valor total estimado da licitação;
• Elaborar minuta da ata de registro de preços e minuta do contrato (se necessário);
• Elaborar minuta do edital, solicitar autorização para abertura dos procedimentos licitatórios e preenchimento do formulário ENQUETES IFSP;
• Submeter os autos à análise jurídica, procedendo com as alterações das documentações junto ao Campus/Setor/Comissão responsável, caso haja apontamentos da PRF;
• Realizar os procedimentos licitatórios e, quando couber, descentralizar a realização do certame ao campus responsável pela elaboração da documentação;
• Realizar homologação dos pregões e convocação dos fornecedores para formação de cadastro reserva;
• Elaborar, coletar assinaturas e publicar no DOU as atas de registro de preços;
• Inserir vigência das atas no sistema SIASG (HOD SERPRO);
• Divulgar para toda a comunidade do IFSP o início da vigência das atas, através de comunicado e atualização da Planilha de Status SRP;
• Realizar a gestão das atas de registro de preços (processos de aquisições das Pró-Reitorias, confirmar quantitativo dos campi sem UASG no momento das aquisições, autorizar as adesões solicitadas no sistema, remanejar quantitativos, recepcionar solicitações de alterações de marca e/ou modelo e cancelamentos de ata);
• Solicitar análise técnica ao Campus/Setor/Comissão responsável, durante e após a vigência da ata, sobre possíveis solicitações de alteração de marca e/ou modelo;
• Divulgar para toda a comunidade do IFSP, através de comunicado, as informações sobre alterações de marca e/ou modelo e os cancelamentos de atas.

5.2 Da Comissão Permanente de Sistema de Registro de Preços (SRP) e Equipe de Planejamento da Contratação (EPC):

• Tomar conhecimento dos documentos divulgados pela Reitoria do IFSP com relação aos Registros de Preços;
• Seguir os manuais e modelos disponibilizados pela Reitoria do IFSP, visando a padronização dos processos;
• Obedecer os prazos estabelecidos no cronograma SRP do ano vigente;
• Definir planilha de itens, elaborar documentação processual, realizar lançamento da IRP no sistema e devolver o processo eletrônico devidamente instruído com base nas informações dos itens 6 e 7 do presente manual; 
• Se necessário, responder apontamentos da análise jurídica;
• Realizar os procedimentos licitatórios e/ou compor a equipe de apoio do pregão;
• Realizar análise das propostas e amostras, se for o caso, durante a realização dos certames;
• Se necessário, elaborar e coletar as assinaturas das atas de registro de preços;
• Realizar análise das solicitações de alteração de marca e/ou modelo durante e após o término da vigência da ata que se enquadrou como responsável;
• Sanar dúvidas com relação as descrições completas, unidade de fornecimento, orçamentos, entre outros, durante todo o decorrer dos procedimentos e vigência da ata.

5.3 DOS CAMPI E PRÓ-REITORIAS (ÓRGÃOS PARTICIPANTES/ÓRGÃOS PARTICIPANTES SEM UASG)

• Tomar conhecimento dos documentos divulgados pela Reitoria do IFSP com relação aos Registros de Preços;
• Seguir os manuais e modelos disponibilizados pela Reitoria do IFSP, visando a padronização dos processos;
• Realizar análise dos itens constantes nas atas de Registro de Preços do IFSP, visando evitar a duplicidade de itens nos processos de licitação tradicional;
• Realizar a manifestação de interesse/estimativa de quantitativo, no prazo estipulado no comunicado, e documentos de acordo com as informações constantes no item 9 do presente manual;
• Confirmar a manifestação de interesse, através do sistema compras.gov.br – IRP, no prazo estipulado (somente Campus com UASG);
• Montar os processos de participação nos pregões SRP (somente Campus com UASG);
• Montar os processos de aquisição dos itens, no momento oportuno;
• Solicitar remanejamentos ao Órgão Gerenciador, mediante aceite de doação de demais órgãos participantes e aceite de alteração de local de entrega dos fornecedores envolvidos, conforme disposto na IN SLTI nº 06/2014;
• Aplicar, garantida a ampla defesa e o contraditório, as penalidades decorrentes do descumprimento do pactuado na ata de registro de preços ou do descumprimento das obrigações contratuais, em relação às suas próprias contratações, informando as ocorrências ao órgão gerenciador;
• Acompanhar página destinada às atas de Registro de Preços no Portal do IFSP, além de informativos, comunicados e e-mails encaminhados pelo órgão gerenciador referente a todas as fases dos processos de registro de preços.