Sistec - Orientações CEx

Manual de orientações para as Coordenadorias de Extensão na inserção de informações sobre Cursos de Extensão na Plataforma SISTEC (Sistema Nacional de Informações da Educação Profissional e Tecnológica). Adaptação do Manual produzido pela Diretoria de Dados e Gestão Acadêmica da Pró-Reitoria de Ensino - PRE do IFSP.

Apresentação

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APRESENTAÇÃO

PADRONIZAÇÃO E ATUALIZAÇÃO DAS INFORMAÇÕES

 

 

Acesso ao SISTEC

ACESSO

Tutorial para cadastro no Portal Gov.br: http://faq-login-unico.servicos.gov.br/en/latest/_perguntasdafaq/contaacesso.html

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RECUPERAÇÃO DE SENHA

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Obs: a senha de acesso ao Sistec é a mesma da plataforma Gov.br.

 

 

Perfis de Acesso

Perfis de Acesso

Gestor responsável pela unidade de ensino (Reitor)

Este perfil responde formalmente pela unidade perante os órgãos competentes. Possui privilégios em todas as funcionalidades do SISTEC em sua Unidade de Ensino, inclusive pode ser o único responsável pela validação de diplomas. Pode realizar lançamento de frequência da Bolsa-Formação.*

Gestor da unidade de ensino (normalmente o Diretor-Geral do Câmpus)

Perfil com a prerrogativa de criar usuários para o perfil de Assessor da Unidade de Ensino. Não possui a funcionalidade de validar diplomas, mas pode lançar frequência de alunos da Bolsa-Formação.

Assessor da unidade de ensino (Coordenadores de Registros Acadêmicos / Coordenadores de Extensão)

Perfil responsável pela execução direta das tarefas de atualização de turmas e matrículas no SISTEC. Não possui a funcionalidade de validar diplomas, mas pode lançar frequência de alunos da Bolsa-Formação.*

Gestor autenticador (coordenadores de registros acadêmicos)

Perfil com a prerrogativa de validar os Diplomas dos cursos Técnicos na Unidade de Ensino. Não valida diplomas dos alunos da Bolsa-Formação.
O acesso para os gestores autenticadores é realizado no perfil “Gestor responsável pela unidade de ensino”.

Assessor – Matrícula

Perfil responsável pelo gerenciamento de matrículas exclusivamente da Bolsa-Formação (Ofertante).

Gestor Acadêmico

Perfil responsável somente pelo registro de frequência das ofertas de turma na Unidade de Ensino onde está cadastrado e por atualizar a situação das matrículas exclusivamente da Bolsa-Formação.

Aluno da Bolsa-Formação

Este perfil é exclusivo para os alunos da Bolsa-Formação, no âmbito do PRONATEC. De acordo com o artigo 71 da Portaria MEC nº 817, de 13 de agosto de 2015, cabe à instituição ofertante registrar a frequência do aluno e cabe ao estudante da Bolsa-Formação confirmar sua própria frequência, diretamente no SISTEC, por meio de senha pessoal, confidencial e intransferível.

Cadastros e Atualizações

Atualizando as Informações da Unidade de Ensino

Apenas três perfis estão autorizados a atualizar os dados da Unidade de Ensino:

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Na tela que será exibida, com os dados da unidade, clique em “alterar”, no canto inferior esquerdo.

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Na tela seguinte, o sistema abrirá uma janela solicitando para justificar o motivo da alteração.

Exemplo: para atualização de endereço, basta informar a frase “mudança de endereço”.

Depois de especificar o motivo e clicar em continuar, o sistema mostrará a tela de edição das informações.

Dados que o sistema permite alterar:

 

Cadastro de Cursos

Cadastro de Cursos

Cadastros e Atualizações

Cursos FIC ou Curso de Extensão

Os Cursos de Formação Inicial ou Continuada - FICs são cursos de curta duração que visam qualificar profissionalmente o trabalhador.

No SISTEC, tais cursos são divididos em duas categorias: Formação Inicial e Formação Continuada.

 

Para cadastrar um curso FIC

(Etapa realizada pela PRX)

  1. Acesse a aba “Cursos”;
  2. Clique na pasta “Cadastro”;
  3. Em seguida, na pasta “FIC”;
  4. Selecione a opção “Criar”;
  5. Complete com os dados do curso e clique em salvar.

 

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  1. Escolher a categoria: “Inicial” ou “Continuada
  2. Após selecionar o eixo tecnológico, caso o curso não conste entre as opções disponíveis na caixa “Nome do Curso”:
    1. Verifique se o eixo selecionado condiz com o curso que estiver sendo cadastrado, caso contrário, selecione o eixo correto.
    2. Se estiver tudo certo e mesmo assim o curso não aparecer no eixo adequado, selecione a opção “Cadastrar Novo Curso FIC”.
    3. Insira os dados do curso (nome do curso, perfil, se possui curso técnico relacionado e modalidade de ensino).

Consultar Cursos FIC

Para consultar os cursos FIC já inseridos no sistema, siga os mesmos passos do cadastro e, em vez de clicar em “Criar”, clique emListar Existentes”.

Neste caso, apenas os perfis de Gestor da Unidade e Gestor Responsável conseguem excluir.

Quando um curso FIC é excluído, todos os estudantes e ciclos de matrícula vinculados a ele também serão.

 

Ciclos de Matrícula

Ciclos de Matrícula

 

Para cada turma de Curso de Extensão, deverá ser cadastrado um Ciclo de Matrícula no Sistec

 

Cadastros e Atualizações

O conceito de ciclo de matrícula está associado à oferta de vagas para determinado curso e possui as seguintes características:

Cada ciclo de matrícula apresenta uma visão relativa a dois momentos do estudante no curso:

Para cada oferta de vagas, para os cursos da instituição, são criados ciclos de matrícula como o exemplo a seguir:

Para criar um ciclo de matrículas no SISTEC, basta selecionar a aba “Administração”, pasta “Ciclo de Matrícula”, opção “Criar”, conforme figura a seguir:

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ATENÇÃO:

O prazo para cadastrar um ciclo de matrícula vai até o dia 25 do mês seguinte à data de início das aulas.
Por exemplo, se as aulas começaram em fevereiro de 2022, independentemente do dia desse mês, tal ciclo pode ser cadastrado até o dia 25 de março de 2022.

 

Visualizar Ciclo de Matrícula

O sistema disponibilizará as seguintes opções (ações) para aplicar aos ciclos listados:

 

Cadastro dos Estudantes: Em Grupo e Individual com e sem CPF

Cadastro dos Estudantes: Em Grupo

Cadastros e Atualizações

 

Somente é possível cadastrar os alunos após a criação do ciclo de matrículas.

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Continuação da figura...

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ATENÇÃO:
O prazo para cadastrar as matrículas vai até o dia 25 do mês seguinte à data de ocorrência

 

Cadastro dos Estudantes: Individual com CPF

Cadastros e Atualizações

 

Cadastro dos Estudantes: Individual sem CPF

Cadastros e Atualizações

Obs.: o sistema gerará um código que deverá ser anotado no prontuário do aluno para uma futura consulta ou vinculação do CPF.

 

Cadastro dos Estudantes: Informações Adicionais

 

 

 

Status dos Estudantes

Status dos Estudantes

Cadastros e Atualizações

 

O SISTEC trabalha com o termo “status do aluno”. Quando o estudante é cadastrado, fica com o status “EM CURSO”, mas, ao longo do período previsto para conclusão do curso, o status poderá ser alterado para:

 

 

Status utilizado para os cursos de extensão.

 

Consultar Estudantes

Consultar Estudantes

Cadastros e Atualizações

 

Para gerar uma lista com os estudantes matriculados no Câmpus, escolha a aba “Ciclo de Matrícula”, pasta “Aluno” e selecione a opção “Pesquisar Aluno”.

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Outra forma de baixar a relação de alunos de acordo com o Ciclo de Matrículas é:

 

 

Referências