Serviço Protocolar Documentos no IFSP - gov.br
Possibilita aos cidadãos (portador ou interessado), aos órgãos e às entidades públicas e privadas protocolar documentos e processos pela Internet, de forma eletrônica junto ao Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia de São Paulo - IFSP, sem a necessidade de se deslocarem fisicamente até os Câmpus ou Reitoria do IFSP e, ainda, evitar gastos com o envio de correspondência postal.

Ao solicitar este serviço o solicitante declara que está ciente de que este serviço não tem por objetivo a realização de qualquer outro serviço digital deste órgão disponibilizados no endereço eletrônico de “Serviços e Informações do Brasil / Órgãos / Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia de São Paulo (IFSP)".

Orientações ao Cidadão - Protocolar Documentos junto ao IFSP - gov.br

Orientações ao cidadão - Protocolar Documentos junto ao IFSP - gov.br
1. Acessar a URL https://www.gov.br/pt-br/servicos/protocolar-documentos-junto-ao-ifsp
2. Clicar em Iniciar para protocolar documentos junto ao IFSP
3. Acessar sua conta do gov.br, caso já não esteja conectado(a) a ela:
 Informar o CPF;
 Clicar no Botão Continuar para avançar.
4. Autorizar o uso de dados pessoais no serviço de Catálogo Digital:
5. Preencher os dados requisitados; campos com asterisco (*) são obrigatórios e podem ser anexados até 5 documentos por solicitação:
 Assunto da solicitação (título do texto)
 Descrição da solicitação (corpo do texto)
 Campus consultado, o qual analisará a solicitação
 Descrição do primeiro documento a ser enviado ao IFSP
 Primeiro documento que deseja protocolar (apenas são aceitos arquivos no formato PDF de até 2,0 MB)
Os campos de preenchimento (assunto, descrição geral e descrição dos arquivos) permitem até 255 ca racteres cada um na solicitação do Balcão Digital
6. Confirmar declaração e clicar em Enviar para mandar a solicitação de serviço:
 Confirmar que está de acordo com a declaração (obrigatório)
 Enviar solicitação com dados informados
7. Aguardar análise da solicitação no protocolo do campus de escolha:
Elaboração: André Alfonso Peixoto (DDI-PRD)
Diagramação: Regiani Aparecida da Silva (CEPR-PRD)
Revisão: Antonio Airton Palladino (CEPR-PRD)
IFSP - Versão 01 - janeiro/2023

Servidor Atendente - Protocolar documentos junto ao IFSP - gov.br

Orientações ao Servidor Atendente - Protocolar documentos junto ao IFSP - gov.br
1. Acessar o Suap, selecionar o módulo “Catálogo Digital 
” e clicar em “Solicitações 
”.
Figura - 1
Para uma visualização mais nítida das figuras, clicar sobre elas.
2. Selecionar o ícone da lupa 
 associado ao serviço: Protocolar documentos junto ao IFSP:
Figura - 2 
3. Assumir ou atribuir atendimento 
 a um atendente habilitado.
Figura - 3
4. Analisar, na etapa 1 
, todos os campos preenchidos e alterar de “Aguardando Avaliação” para uma das seguintes situações: OK ou CP (Com Problema)
Figura - 4
5. Analisar, na etapa 2 
, todos os campos preenchidos e alterar de “Aguardando Avaliação” para uma das seguintes situações: OK ou CP (Com Problema)
Figura - 5
Caso o câmpus indicado pelo cidadão não corresponda ao do pedido, é possível alterá-lo, conforme abaixo 
:
Figura - 6
6.   Salvar 
 ajustes na avaliação dos campos
Figura - 7
Pedir correção de dados (C.P) quando necessário. Será exibida tela de que existem campos avaliados “Com Problema” caso haja marcação de “C.P” em pelo menos um campo e não reste nenhum campo assinalado com “Aguardando Avaliação” (A.A.).
Figura - 8 
7.  Solicitar ao cidadão correção de dados 
Figura - 9 
 Indeferir solicitação 
 caso ela não seja compatível com o serviço
Figura - 10
Use modelos de texto padronizados para auxiliar no retorno ao cidadão sobre o indeferimento de sua solicitação
Nº
Opção
1
Canal de solicitação incorreto
2
Dados insuficientes/incorretos
3
Prazo para correção encerrado
4
Solicitação já atendida antes
5
Outros (especificar)
O sistema permite escrita de até 255 caracteres (com espaço) sobre a situação da solicitação no Suap, contudo o cidadão apenas visualiza até 30 caracteres (com espaço) no Balcão Digital, conforme a imagem abaixo:
Figura - 11
8. Executar 
 solicitação caso não haja inconsistências que impliquem seu indeferimento
Figura - 12
9. Criar processo com solicitação:
  Interessados no processo: por padrão, o cidadão e o IFSP
  Tipo de processo (semelhante a um processo comum)
  Assunto do processo (campo livre)
  Nível de acesso (público, restrito ou privado)
  Hipótese legal para nível de acesso restrito ou privado
  Setor no qual o processo será criado
Figura - 13
10. Enviar para setor que tratará dos trâmites do processo criado.
  Setor de destino no Campus da requisição
  Criar e enviar processo para o setor de destino
Figura - 14
Visão do Cidadão - Solicitação atendida
Figura - 15
Demonstração das telas em "gif". Clicar sobre a imagem para assistir com melhor qualidade de resolução:
 
Acesso à Central de Serviços no Suap e abra um chamado sobre o serviço de protocolar documentos junto ao IFSP:
 
Elaboração: André Alfonso Peixoto (DDI-PRD)
Diagramação: Regiani Aparecida da Silva (CEPR-PRD)
Revisão: Antonio Airton Palladino (CEPR-PRD)
IFSP - Versão 02 - agosto/2023

Servidor Atendente - Trilha de aprendizagem
Sugestão de cursos para aprimoramento dos conhecimentos do servidor atendente referentes ao serviço digital "Protocolar Documentos junto ao IFSP" - gov.br
 Conhecimentos de Protocolo
Procedimentos de protocolo
O curso foi desenvolvido com foco na necessidade de padronizar e adequar os procedimentos para realizar as atividades de protocolo nos órgãos e entidades do Poder Executivo federal, levando em consideração as mudanças, sobretudo tecnológicas e informacionais, que aconteceram devido ao desenvolvimento dessas atividades.
https://www.escolavirtual.gov.br/curso/791/
 Formação Geral
Papel do Cidadão
O curso foi desenvolvido com foco na necessidade de desenvolver conhecimentos básicos sobre cidadania, participação política e social, proporcionando uma melhor compreensão do papel de cada um na sociedade.
https://www.escolavirtual.gov.br/curso/788/
Acesso à Informação
O curso demonstra as bases normativas, conceituais e operacionais que podem ser utilizadas na aplicação da Lei de Acesso à Informação (LAI), oferecendo subsídios aos cidadãos e à administração pública em geral para a realização consciente e eficiente de atos relacionados a essa área.
https://www.escolavirtual.gov.br/curso/76/
UX: Como Melhorar a Experiência do Usuário no Serviço Público Digital
Hoje, inúmeros serviços são acessados pelos meios digitais, e é necessário unificar esses recursos. Você conhece o papel do design centrado no usuário? Sabia que é possível otimizar as interações entre pessoas e computadores? Inscreva-se e venha conhecer a Experiência do Usuário e sua aplicabilidade, que vai além das interfaces digitais e serve para todos os tipos de serviços, produtos e máquinas. Vamos lá?
https://www.escolavirtual.gov.br/curso/537/
 Conhecimentos sobre Gestão Documental
Elaboração de instrumentos de gestão de documentos arquivísticos relativos às atividades-fim
Neste curso você irá conhecer os conceitos básicos e os instrumentos de gestão para a classificação e avaliação de documentos de arquivos e compreenderá como se elabora o seu Código de Classificação e a Tabela de Temporalidade e Destinação de documentos relativos às atividades-fim.
https://www.escolavirtual.gov.br/curso/858/
Gestão da Informação e Documentação - Conceitos Básicos em Gestão Documental
Esse curso é uma ótima oportunidade para quem deseja conhecer um pouco mais sobre o universo da Gestão da Informação e Documentação. O objetivo do curso é disseminar conhecimentos relacionados à gestão da documentação, tendo como foco o conceito de gestão documental.
https://www.escolavirtual.gov.br/curso/73
Gestão e preservação de documentos digitais
Neste curso você aprenderá a identificar e distinguir a autenticação e autenticidade de documentos de arquivos digitais e também a controlar o seu ciclo de vida, de forma a compreender os principais conceitos inerentes ao processo de gestão e as estratégias de preservação de documentos arquivísticos digitais, e os aspectos gerais sobre o Repositório Digital Arquivístico Confiável (RDC-ARQ) e as suas normas de certificação
https://www.escolavirtual.gov.br/curso/857/
 
Conhecimentos sobre Proteção de Dados
Proteção de Dados Pessoais no Setor Público
Que tal saber mais sobre a Lei Geral de Proteção de Dados (LGDP) e sua aplicabilidade? Você aprenderá conhecimentos importantes sobre os processos e as medidas de segurança para tratar e proteger dados pessoais no setor público. O curso propõe esclarecer aos participantes os diversos pontos apresentados na lei. Fique por dentro desse assunto!
https://www.escolavirtual.gov.br/curso/290/
Fundamentos da Lei Geral de Proteção de Dados
O curso foi desenvolvido com foco na apresentação de conceitos gerais da LGPD e nos impactos desta Lei em processos rotineiros de pessoas e empresas. Também pretende-se fomentar o debate sobre a proteção de dados pessoais e a segurança da informação, em face das bases legais existentes. Foi desenvolvido pelo Serpro - Serviço Federal de Processamento de Dados, em 2020, originalmente para a capacitação do corpo funcional. Agora é ofertado ao público em geral, por meio de parceria com a Escola Nacional de Administração Pública - Enap.
https://www.escolavirtual.gov.br/curso/603/
Introdução à Lei Geral Brasileira de Proteção de Dados Pessoais
O curso apresenta um panorama sobre a nova legislação brasileira de proteção de dados pessoais (Lei 13.709/18), compreendendo os temas mais importantes para a sua implementação, como: fundamentos e campo de aplicação, princípios e direitos do titular, responsabilidades dos agentes, aspectos internacionais, segurança e a Autoridade Nacional de Proteção de Dados, entre outros. O objetivo do curso é capacitar as pessoas para entenderem, de forma rápida e acessível, o funcionamento e diretrizes básicas expostas na nova lei geral de proteção de dados do Brasil.
https://www.escolavirtual.gov.br/curso/153/
Elaboração: Regiani Aparecida da Silva (CEPR-PRD)
Colaboração: Ana Paula Gonçalves de Oliveira (CDIN-PRD)
Revisão: Antonio Airton Palladino (CEPR-PRD)
IFSP - Versão 01 - janeiro/2023