Projetos de Extensão

Manuais referente à operacionalização de projetos no Suap.
Última atualização: nov/2020.

Atividades de Extensão

Atividades de Extensão

A Extensão no IFSP

A EXTENSÃO

A Extensão está prevista na legislação brasileira desde 1931, quando foi promulgado o primeiro Estatuto das Universidades Brasileiras, mas é somente com a promulgação da Constituição Federal de 1988 que a atividade ganha destaque, já que a carta magna passa a considerar indissociável a relação entre ensino, pesquisa e extensão.

Desde a promulgação da Lei nº 11.892/08, que instituiu a Rede Federal de Educação Profissional, Científica e Tecnológica e criou os Institutos Federais, a extensão ganha visibilidade também na educação profissional e tecnológica, ao ser reconhecida como atividade fim, figurando entre as finalidades e os objetivos dessas instituições.

O Instituto Federal de São Paulo compreende, em sua Política de Extensão, os conceitos e as diretrizes de Extensão pactuados pelo Fórum de Pró-Reitores de Extensão das Universidades Públicas Brasileiras (FORPROEX) e pelo Fórum de Pró-reitores de Extensão ou Cargos Equivalentes das Instituições da Rede Federal de Educação Profissional, Científica e Tecnológica (FORPROEXT).

A extensão universitária é o processo educativo, cultural e científico que articula o ensino e a pesquisa de forma indissociável e viabiliza a relação transformadora entre a universidade e a sociedade. A extensão é uma via de mão-dupla, com trânsito assegurado à comunidade acadêmica, que encontrará, na sociedade, a oportunidade da elaboração da práxis de um conhecimento acadêmico. No retorno à universidade, docentes e discentes trarão um aprendizado que, submetido à reflexão teórica, será acrescido àquele conhecimento. Este fluxo, que estabelece a troca de saberes sistematizados/acadêmico e popular, terá como consequência: a produção de conhecimento resultante do confronto com a realidade brasileira e regional; e a democratização do conhecimento acadêmico e a participação efetiva da comunidade na atuação da universidade. Além de instrumentalizadora deste processo dialético de teoria/prática, a extensão é um trabalho interdisciplinar que favorece a visão integrada do social. (FORPROEX, 1987)

Articulada ao Ensino e à Pesquisa, a Extensão configura-se como dimensão formativa que, por conseguinte, corrobora com a formação cidadã e integral dos estudantes. Pautada na interdisciplinaridade, na interprofissionalidade, no protagonismo estudantil e no envolvimento ativo da comunidade externa, a Extensão propicia um espaço privilegiado de vivências e de trocas de experiências e saberes, promovendo a reflexão crítica dos envolvidos e impulsionando o desenvolvimento socioeconômico, equitativo e sustentável. Além disso, é uma ponte para diálogos e articulações com instituições públicas e privadas, movimentos sociais, mundo do trabalho, arranjos produtivos sociais e locais, proporcionando e impulsionando o desenvolvimento socioeconômico, tecnológico, científico e cultural na sociedade.

As áreas temáticas da Extensão perpassam por diversas discussões que emergem na contemporaneidade e refletem seu caráter interdisciplinar, contemplando:

 

Atualmente, a Portaria nº 2.968/15 regulamenta as ações de extensão no IFSP.

 

Atividades de Extensão

Atividades de Extensão

As ações de extensão podem ser caracterizadas como programa, projeto, curso de extensão, evento e prestação de serviço. Todas devem ser desenvolvidas com a comunidade externa e participação, com protagonismo, de estudantes. Além das ações, a Extensão é responsável por atividades que dialogam com o mundo do trabalho como o estágio e o acompanhamento de egressos. Desse modo, a Extensão contribui para a democratização de debates e da produção de conhecimentos amplos e plurais no âmbito da educação profissional, pública e estatal.

Saiba mais sobre cada atividade de extensão, de acordo com a Portaria nº 2.968/2015:

 

PROGRAMA

É o conjunto articulado de projetos e outras ações de extensão (cursos, eventos e prestação de serviços), com caráter orgânico-institucional, clareza de diretrizes e orientação para um objetivo comum, sendo executado a médio ou longo prazo, integrando ações de extensão, pesquisa e ensino.
O programa deve ser elaborado e executado em articulação entre docentes, técnicos-administrativos, discentes e membros da comunidade externa.

 

PROJETO

É o conjunto de atividades interdisciplinares de caráter educativo, tecnológico, artístico, científico, social e cultural, desenvolvido e aplicado na interação com a comunidade interna e externa, preferencialmente por uma multidisciplinar. Tem objetivos específicos e prazos determinados, visando à interação transformadora entre a comunidade acadêmica e a sociedade, tratando-se de ação processual.

 

PROGRAMA X PROJETO X ROTINAS

É comum que haja confusão ao se conceituar projetos e programas, pois ambos têm algumas características comuns como, por exemplo, serem resultado de planejamento e preverem mudanças da realidade.
Além disso, ambos possuem como especificidade a participação da comunidade externa, propiciando uma relação dialógica e criando espaços de construções e de vivências transformadoras. Assim, corroboram com a formação cidadã emancipadora, contextualizando e conscientizando a comunidade acadêmica e seu entorno.
Entretanto, a diferença entre as duas ações se relaciona a sua complexidade.
O escopo do programa é mais abrangente, sendo necessário o desenvolvimento e articulação de vários projetos para que o objetivo seja plenamente atingido. Assim, o objetivo do programa é superior ao dos projetos separadamente e, sem que haja uma articulação, não é possível alcançá-lo.

Além disso, é essencial entender a diferença entre projetos e atividades de rotina. Enquanto o projeto é planejado e executado especificamente para um fim, possui tempo certo de execução e busca criar um produto, impacto ou serviço, as rotinas administrativas visam a manutenção das atividades da organização, apresentando processos contínuos e repetitivos.

 

EVENTO

Evento de extensão implica na apresentação pública, livre ou direcionada, com envolvimento da comunidade externa, do conhecimento ou produto cultural, artístico, esportivo, científico e tecnológico desenvolvido, conservado ou reconhecido pelo IFSP.

São considerados eventos: ciclo de debates, curso com menos de 8 horas, congresso, encontro, exposição, evento esportivo, festival entre outros.

 

CURSO DE EXTENSÃO

Ação pedagógica de caráter teórico e prático, planejado e organizado de modo sistemático para atender às necessidades da sociedade, visando o desenvolvimento, a atualização e o aperfeiçoamento de conhecimentos. São classificados como:

 Curso Livre de Extensão: cursos com carga horária mínima de 8 horas e máxima de 40 horas.

 Curso de Formação Inicial e Continuada – FIC

o Curso de Formação Inicial

o Curso de Formação Continuada

 

PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS

Ação que implica na prestação de serviços à comunidade em nome do IFSP, que envolva a realização de assessorias e consultorias, emissão de laudos técnicos, análises laboratoriais, palestras entre outros. Vinculadas às áreas de atuação da instituição, respondem às necessidades específicas da sociedade e do mundo do trabalho, priorizando iniciativas de diminuição de desigualdades sociais.

 

Atividades de Extensão

Contato

Em caso de dúvidas, envie e-mail para prx@ifsp.edu.br

Confira as informações completas sobre a extensão em https://www.ifsp.edu.br/pro-reitoria-de-extensao

 

Submissão de projetos de extensão


Submissão de projetos de extensão

1. Considerações gerais

  EDITAIS  

Após fazer o login no SUAP, há três formas de acessar os Editais de Extensão:

a) Identificando na página inicial a mensagem de editais disponíveis e clicando no botão;

b) Selecionando no menu lateral:

c) Ainda, é possível acessar diretamente utilizando a função Buscar Item de Menu.

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  ACESSANDO O MENU DE SUBMISSÃO  

Para submeter propostas, acesse EXTENSÃO > Atividades de Extensão > Submeter, selecione o edital de seu interesse e clique em Adicionar Projeto. Essa tela apresenta somente os editais com inscrições abertas. Ainda, é possível ter acesso aos anexos relacionados para a submissão.

Recomenda-se a leitura completa do edital e dos anexos antes do início da submissão.

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Os anexos indicados no edital devem ser preenchidos, assinados e carregados durante a submissão da atividade. Sempre que possível, os anexos serão na forma de documentos eletrônicos emitidos pelo próprio SUAP.

Verifique aqui mais informações sobre como gerar documentos eletrônicos.

  DICAS  

Além de seguir as orientações apresentadas no formulário de propostas, deve-se considerar as orientações abaixo.

Título

Carga horária

Considerar a carga horária destinada ao desenvolvimento de todas as atividades/ações do projeto.

Exemplo: CH do mês 1

A atividade X prevê ações das 09h às 15h diariamente.

A atividade Y prevê ações das 10h às 18h diariamente.

Total de horas por dia = 9 horas (09h às 18h).

Logo, a carga horária do mês 1 será o produto de: 9 horas por dia, 5 dias por semana, 4 semanas por mês = 180 horas

Beneficiários

Orçamento (Plano de aplicação)

Lembre-se que é necessário elaborar o orçamento do projeto, caso o edital, além de bolsa discente, contemple o fomento de material de consumo, material permanente ou serviço. Para isso, deve-se seguir a Instrução Normativa nº 3/2017 do Ministério do Planejamento, Desenvolvimento e Gestão, em especial o seu artigo 2º:

Art. 2º A pesquisa de preços será realizada mediante a utilização dos seguintes parâmetros:

I - Painel de Preços, disponível no endereço eletrônico http://paineldeprecos.planejamento.gov.br;

II - Contratações similares de outros entes públicos, em execução ou concluídos nos 180 (cento e oitenta) dias anteriores à datada pesquisa de preços;

III - Pesquisa publicada em mídia especializada, sítios eletrônicos especializados ou de domínio amplo, desde que contenha a data e hora de acesso; ou

IV - Pesquisa com os fornecedores, desde que as datas das pesquisas não se diferenciem em mais de 180 (cento e oitenta) dias.

§1º Os parâmetros previstos nos incisos deste artigo poderão ser utilizados de forma combinada ou não, devendo ser priorizados os previstos nos incisos I e II e demonstrada no processo administrativo a metodologia utilizada para obtenção do preço de referência.

Para pesquisar os preços dos materiais solicitados, utilize o Painel de Preços (http://paineldeprecos.planejamento.gov.br/) e, somente se não encontrar o material que procura, utilize os demais parâmetros.

Lembre-se de respeitar os valores máximos descritos no edital ao qual deseja submeter projetos.

Em caso de dúvidas sobre a natureza de despesa de um determinado material, verifique aqui a sua classificação.

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2. Informações preliminares e dados do projeto

  PREENCHENDO AS INFORMAÇÕES PRELIMINARES  

O número e descrição do edital já aparecerão preenchidos.

Selecione o campus clicando na barra de rolagem ao lado da caixa indicada e atribua um Título que reflita os objetivos da proposta de projeto.

Em seguida, atribua a quantidade de horas semanais que serão destinadas ao projeto (Carga Horária Semanal). Pode-se utilizar números ou as setas laterais.

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  PREENCHENDO OS DADOS DO PROJETO  

Os Dados do Projeto devem estar de acordo com as informações do Edital. É importante a leitura cuidadosa do Edital antes de iniciar o preenchimento da proposta.

a) Início da Execução: selecionar data, considerando os prazos do edital;

b) Término da Execução: selecionar data, considerando os prazos do edital;

c) Foco Tecnológico: escolher entre as opções que constam na barra de rolagem;

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d) Requerer financiamento: Ative a caixa caso o edital permita solicitar bolsas para os estudantes, aquisição de material de consumo, aquisição de equipamentos (permanente) ou contratação de serviços de terceiros (Pessoa Jurídica);

No caso de editais de fomento, a caixa deverá estar necessariamente selecionada.

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e) O Coordenador Receberá Bolsa?: só ativar esta caixa no caso de constar no Edital esta possibilidade;

f) Possui Cunho Social: ativar esta caixa no caso do projeto prever ações inclusivas e de tecnologias sociais, preferencialmente, para populações e comunidades em situação de risco, atendendo às áreas temáticas da extensão;

g) Contempla Ações de Empreendedorismo, Cooperativismo ou Economia Solidária Criativa: ativar esta caixa caso o projeto contemple as ações descritas;

h) Área do Conhecimento: escolher entre as opções que constam na barra de rolagem;

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i) Área Temática: escolher entre as opções que constam na barra de rolagem;

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j) Tema: escolher entre as opções que constam na barra de rolagem;

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Para prevenir perda de dados, você pode salvar seu progresso até o momento clicando em salvar ao final desta página. Para salvar, é necessário que todos os campos estejam preenchidos. Por isso, caso não tenha informações suficientes para preencher todo o formulário, deve-se preencher todos os campos de forma provisória.

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3. Descrição do projeto

Nesta plataforma (SUAP) é possível formatar as informações inseridas, utilizar-se de elementos gráficos e tabelas da mesma forma como é feito em um software de edição de textos. É necessário preencher todos campos marcados com asterisco (*), que são obrigatórios, mas lembre-se que os outros campos auxiliarão na avaliação da proposta.

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a) Resumo do Projeto

b) Justificativa

c) Fundamentação Teórica

d) Objetivo Geral

e) Metodologia da execução do projeto

f) Acompanhamento e avaliação do projeto durante a execução

g) Disseminação dos Resultados:

  1. Definição do que será objeto de divulgação (metodologias, técnicas, experiências);
  2. Definição dos produtos por meio dos quais será feita a divulgação (livros, artigos para revistas/jornais, vídeos, seminários, propriedades piloto);
  3. Definição das atividades de divulgação (palestras, reuniões);
  4. Definição da abrangência da divulgação (local ou regional);
  5. Definição do público que se pretende atingir (outras populações com características semelhantes às dos beneficiários do projeto, órgãos públicos, setores acadêmicos, organizações não governamentais etc.

h) Referências Bibliográficas

i) Processo de elaboração do projeto

j) Necessidade de equipamentos do Campus

k) Necessidade de espaço físico do Campus

l) Recurso financeiro do Campus

Agora você deve salvar seu progresso até o momento clicando em Salvar ao final da página.

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4. Detalhamento do projeto - Programa e Beneficiários

Após o preenchimento completo dos quadros requisitados na parte inicial e seu salvamento, o sistema apresentará a parte de detalhamento do projeto, contendo seis abas a serem devidamente preenchidas: Programa; Caracterização dos Beneficiários; Equipe; Metas/Atividades; Plano de Aplicação; Plano de Desembolso; Anexos.

Basta clicar nas abas para inserir as informações do detalhamento do projeto.

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a) Programa

Esta aba deve ser preenchida somente se houver um programa cadastrado no Suap cujo projeto faça parte dele. Clique no botão Adicionar Programa e selecione o programa disponível, se for o caso.

 

b) Caracterização dos Beneficiários

Deve-se colocar o público-alvo e a quantidade prevista a ser atendida pelo Projeto de Extensão, clicando no botão Adicionar Caracterização dos Beneficiários.

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Ao clicar em Adicionar Caracterização dos Beneficiários será possível escolher entre as opções que constam na barra de rolagem:

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Depois de caracterizar o público-alvo e indicar o quantitativo, clique em salvar para fixar as informações.

Você pode inserir vários públicos-alvo diferentes, com quantitativos diferentes. Repita os passos anteriores caracterizando os públicos-alvo de seu projeto.

A caracterização ficará da seguinte forma:

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5. Detalhamento do projeto - Equipe e Metas/Atividades

c) Equipe

Nesta aba é apresentada a equipe executora do Projeto de Extensão.

Para adicionar servidores, clique em Adicionar Servidor.

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Preencha as informações solicitadas.

Servidores somente poderão ser indicados como bolsistas se a autorização constar expressamente no edital.

Escreva a carga horária semanal a ser dedicada por este membro no item correspondente.

Digite o nome do servidor para que o Suap o registre a partir de seu cadastro. Selecione o participante clicando sobre o seu nome.

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Digite a data de entrada do servidor como membro da equipe.

Clique em salvar para adicioná-lo.

 

Para adicionar alunos, clique em Adicionar Aluno.

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Conforme o edital, a inclusão de pelo menos um aluno na equipe é obrigatória.

Preencha as informações solicitadas.

Os alunos contemplados em edital de fomento com bolsa extensão devem ser marcados como bolsistas.

Escreva a carga horária semanal a ser dedicada por este membro no item correspondente.

Digite o nome do aluno para que o Suap o registre a partir de seu cadastro. Selecione o participante clicando sobre o seu nome.

Em alguns editais, é permitida a inclusão do Aluno após a seleção do discente em edital e início do projeto, sendo necessário marcar a caixa Indicar o Aluno Posteriormente.

O campo Carga Horária de Extensão deve ser preenchido somente se o aluno tiver, em seu curso, carga horária obrigatória dedicada a atividades de extensão, de acordo com a Resolução n.º 07/2018, que trata da creditação da extensão em cursos superiores.

Clique em salvar para adicioná-lo.

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Para adicionar colaboradores voluntários, ou seja, membros de outras instituições que fazem parte da equipe de execução do projeto, clique em Adicionar Colaborador Voluntário. Siga os mesmos passos realizados para cadastrar alunos e servidores.

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Lembre-se que, neste caso, o(a) Coordenador(a) de Extensão do campus deverá antes efetuar o cadastro do colaborador no SUAP, seguindo este manual.

Os dados necessários para o cadastro são: Nome completo; CPF; E-mail; Telefone para Contato; Instituição; Titulação; e Documentação, que pode ser um documento de identificação ou o termo de adesão voluntária ao projeto.

 

d) Metas/Atividades

Gerencie o cronograma do projeto por meio da inclusão e ordenação de metas na aba Metas/Atividades, pelo botão Adicionar Meta

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Adicione as informações solicitadas e clique em Salvar.

Construa um cronograma utilizando-se deste item.

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Para cada meta, adicione as atividades para alcança-la clicando em Adicionar Atividade.

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Para cada Meta é necessária a adição de, pelo menos, uma atividade.

Para cada atividade preencher os itens solicitados: Ordem, Descrição, Indicador Quantitativo, Quantidade, Indicador Qualitativo, Responsável, Integrantes da Atividade, Início da Execução, Fim da Execução.

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Atribua um ou mais responsáveis para execução de cada atividade, marcando seu nome em Integrantes da atividade. Ao fazer essa atribuição, as atividades imediatamente serão relacionadas ao(s) membro(s) da equipe, e passarão a compor o Plano de Trabalho de cada membro, que é visualizado na aba Equipe.

 

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Estas informações serão importantes no desenvolvimento do projeto. Possibilitarão acompanhar o seu desenvolvimento e a proporção de execução.

 

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6. Detalhamento do projeto - Plano de aplicação e Plano de desembolso

e) Plano de Aplicação

Aos projetos que requererem orçamento financeiro, na aba de Plano de Aplicação, pelo botão Adicionar Memória de Cálculo, devem ser incluídos os valores referentes ao financiamento dos elementos de despesa descritos no Edital (bolsa para servidor docente; bolsa estudantil; bolsa para colaborador externo; material de consumo; material permanente; serviço de terceiros). Todos os valores das bolsas devem estar de acordo com as especificações discriminadas nos itens do referido Edital.

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Clique em Adicionar Memória de Cálculo para inserir as informações de desembolso, as quais serão contabilizadas no Valor Planejado.

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Os recursos podem ser, conforme especificado em edital:

Primeiramente selecione, dentre os disponíveis para o edital, para qual recurso que está sendo planejado o desembolso:

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ATENÇÃO! O auxílio estudantil pode ser disponibilizado, além da bolsa discente, de mais duas formas: auxílio para telefonia e internet (usado durante a pandemia do novo coronavírus) ou bolsa auxílio extensão (utilizado no Programa Mulheres do IFSP). Neste caso, repita a natureza de despesa (339018 - Auxílio financeiro a estudante / bolsa discente), descrevendo corretamente a destinação do recurso.

 

Preencha os dados da Memória de Cálculo e clique em salvar. Veja um exemplo de preenchimento:

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Após a inserção das Memórias de Cálculo, o Plano de Aplicação indicará os valores planejados:

 

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Neste momento será possível observar o Planejamento Financeiro com o valor planejado, e na Memória de Cálculo haverá o detalhamento das despesas. O valor distribuído será calculado automaticamente após a execução do próximo passo.

Atenção! É indicado que o desembolso dos bolsistas seja cadastrado separadamente (adicionar uma Memória de Cálculo por bolsista), para indicar claramente a quantidade de estudantes requerida no projeto.

 

f) Plano de Desembolso

Cadastre o período previsto para a execução das despesas inseridas em Plano de Aplicação. Os dados financeiros constantes nessas duas abas devem estar estritamente relacionados.

Primeiramente clique em Adicionar Item para adicionar os desembolsos.

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Os campos a serem preenchidos serão:

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Selecione o item da Memória de Cálculo que você pretende inserir o planejamento de desembolso na barra de rolagem:

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Selecione o ano, que deverá ser o de execução do projeto.

Selecione o mês de execução do projeto no qual será feito o planejamento de desembolso.

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Atenção: o número do mês relaciona-se com a execução do projeto. Assim, mesmo que o projeto tenha início em março, o primeiro mês de execução do projeto deve ser indicado como mês 1.

Preencha também o valor no campos correspondente, e por quanto tempo o desembolso será efetuado, no campo Repetir desembolso até o mês.

O Plano de Desembolso ficará da seguinte forma:

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Ao retornar à aba Plano de Aplicação, serão visualizadas as ações de Planejamento Financeiro, sua distribuição e os totais orçados. Os valores informados na Memória de Cálculo estão idênticos aos que constam no Plano de Desembolso (Planejado e Distribuído). O Plano de Desembolso deve ser efetuado para todas as Despesas previstas no projeto.

 

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7. Detalhamento do projeto - Anexos

g) Anexos

Esta aba indica os anexos da proposta de projeto de extensão submetida.

Esta aba contém uma peculiaridade que demanda atenção: ela é dividida em Anexos da Equipe e Outros Anexos.

Os anexos obrigatórios à submissão fazem parte dos Anexos da Equipe e aparecerão como Aguardando submissão do arquivo na coluna Arquivo Digitalizado.

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Os modelos dos anexos obrigatórios encontram-se disponíveis na aba Dados do Edital. Para carregar os anexos obrigatórios deste Edital você deverá retornar à aba Equipe. Ao identificar o coordenador da proposta, clique em Gerenciar Anexos.

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Clicar em Atualizar Anexo ao lado do tipo de anexo para o qual se deseja carregar o arquivo.

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Selecione o arquivo no seu computador e clique em Enviar.

Ao ser carregado, o nome do arquivo anexado aparecerá ao lado do nome do Anexo, na coluna Arquivo Digitalizado. Confira o nome do arquivo para se certificar se o mesmo corresponde ao arquivo que se pretendia anexar.

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Após anexar todos os arquivos, clique em Retornar ao Projeto para retornar à página de Detalhamento do Projeto.

Somente o Coordenador do Projeto pode anexar arquivos no item Anexos da Equipe.

Durante o desenvolvimento do projeto e na fase de conclusão, deve-se anexar todos os documentos/arquivos que comprovem a execução.

Os anexos não obrigatórios (como termo de voluntariado, termo de adesão de instituições externas, listas de presença, entre outros) devem ser submetidos na aba Anexos, no botão Adicionar Anexo.

 

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8. Enviando o projeto para avaliação

Feita a edição do projeto, de modo a concluir a inscrição dele no edital, clique em Enviar Projeto, dentro do prazo estabelecido em edital.

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O projeto então ficará aguardando a pré-avaliação.

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Para você visualizar todo o projeto, poderá acessá-lo clicando em Visualizar e logo após em Impressão.

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Será aberta uma página com todas as informações inseridas na proposta de Projeto de Extensão.

Caso tenha iniciado a submissão, mas ainda não a tenha enviado, o caminho para acessar a proposta novamente é: EXTENSÃO > Atividades de Extensão > Minhas Submissões.

Nesta tela aparecerá um quadro com as suas propostas em Edição e/ou submetidas.

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Para acessar a proposta em edição basta clicar em Visualizar. A proposta só estará salva em suas submissões se as informações dos Dados do Projeto e Descrição do Projeto estiverem preenchidas. Caso necessário, os dados ainda podem ser alterados clicando em Editar na página inicial da visualização do projeto.

Após o envio para avaliação não será possível mais a edição da proposta.

 

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9. Resultados e Interposição de recurso

VERIFICANDO O RESULTADO

Na data estabelecida no cronograma, é possível verificar os resultados parcial e final do edital, por meio dos menus:

Também na data estabelecida em edital, caso aprovado, o status do projeto passa a constar “Em execução”.

INTERPOSIÇÃO DE RECURSOS

Dentro do período estabelecido em edital, o proponente poderão recursos à decisão, diretamente do projeto que pode ser acessado por meio do menu  EXTENSÃO > Ações de Extensão > Minhas submissões. Deve clicar no título do projeto e no Botão Recurso, disponível na aba Dados Gerais. 

Registro e finalização de projetos e eventos de extensão

Registro e finalização de projetos e eventos de extensão

1. Orientações gerais

ORIENTAÇÕES GERAIS

Coordenadores(as) de Atividades de Extensão

Por ter como perspectiva o contínuo acompanhamento das atividades de Extensão, é necessário que o registro de cada etapa seja realizado logo após sua execução. Os relatórios, parcial e final, são gerados automaticamente pelo sistema conforme o(a) coordenador(a) da atividade insere a execução no SUAP. Em caso de dúvidas, entre em contato com o(a) Monitor(a) do seu projeto/evento ou a Coordenadoria de Extensão do seu câmpus.

Coordenadorias de Extensão

Recomenda-se fortemente que as CEx estabeleçam uma rotina de validação das atividades lançadas no sistema com objetivo garantir o adequado acompanhamento, bem como evitar eventuais equívocos no desenvolvimento de atividades. 

 

ACESSANDO A ATIVIDADE       

Acesse, no menu lateral, EXTENSÃO > Atividades de Extensão > Minhas submissões:

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Clique no nome da proposta:

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Durante o desenvolvimento do evento ou do projeto, o coordenador da ação deve lançar quais as atividades que foram realizadas. Para isso, deve acessar as abas que constam no registro do evento ou projeto.

 

 

 

Registro e finalização de projetos e eventos de extensão

2. Registro das atividades - beneficiários

CARACTERIZAÇÃO DOS BENEFICIÁRIOS

Nessa aba é indicada a quantidade e a descrição dos beneficiários realmente atendidos pela atividade. Utilize o botão Registrar.

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Insira a quantidade de pessoas efetivamente atendidas, por grupos de beneficiários.

Também é possível inserir novos públicos em Adicionar Caracterização dos Beneficiários.

Realize o registro para todos os Públicos indicados na proposta.

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Registro e finalização de projetos e eventos de extensão

3. Registro das atividades - equipe

EQUIPE

Nessa aba deverá ser feita a conferência de quem realmente atuou no projeto e do tempo dedicado, verificando o plano de trabalho cadastrado na submissão. É possível ajustar também:

Veja as opções disponíveis na aba Equipe. Basta acessar o botão correspondente e inserir as informações solicitadas no sistema.

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Atenção! Os anexos obrigatórios do edital, relacionados aos membros da equipe, embora apareçam na aba “Anexos”, devem ser inseridos nesta página, no botão Gerenciar Anexos.

 

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Anexos obrigatórios que não estão relacionados a membros da equipe, como Projeto Pedagógico de Curso, termo de voluntariado ou termo de adesão de instituições externas, devem ser anexados na aba Anexos.

Caso tenha dúvidas sobre como inserir os anexos, verifique esta etapa.

 

Registro e finalização de projetos e eventos de extensão

4. Registro das atividades - metas e atividades

METAS/ATIVIDADES

Nessa aba é necessário registrar a execução das atividades propostas, podendo indicar se a atividade foi "Atendida", "Atendida Parcialmente" ou "Não Atendida". 

Deve ser indicado também: a quantidade de atividades, alterar o início e o final da atividade, descrevê-la ou justificá-la e adicionar um anexo a título de comprovação (pode ser arquivo, foto etc.).

É possível ainda acrescentar metas e atividades que foram desenvolvidas após a submissão da proposta.

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Insira os indicadores qualitativos, a quantidade, o início e término da execução e a descrição de cada atividade realizada.

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Deverá ser registrada a execução de todas as atividades cadastradas nesta aba.

Insira também um comprovante da atividade. Pode ser ata de reunião, formulário de avaliação, fotos, lista de presença, material produzido, entre outros.

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Registro e finalização de projetos e eventos de extensão

5. Registro das atividades - plano de desembolso e prestação de contas

PLANO DE DESEMBOLSO

Quando o projeto prevê bolsista e disponibilização de recursos, é necessário Gerenciar os Gastos na aba Plano de Desembolso.

Ao clicar em Gerenciar Gasto será aberta uma janela na qual tem o mês de execução do projeto, a descrição, a quantidade, o valor unitário, observação e local para anexar (Nota Fiscal ou Cupom e Cotação de Preços). Nas observações indicar se houve alguma alteração no gasto programado. Este campo também pode ser utilizado para a prestação de contas.

Automaticamente serão feitos os lançamentos dos valores executados na aba Plano de Aplicação.

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Insira todos os dados solicitados no sistema para cada gasto.

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ATENÇÃO! Insira os valores efetivamente executados.

Por exemplo:

Realizar o mesmo procedimento sempre que forem executados recursos financeiros para o desenvolvimento da atividade, até não restarem mais pendências.

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PRESTAÇÃO DE CONTAS

Nessa aba devem ser anexados os comprovantes de recolhimento de GRU e também os extratos mensais, somente quando for o caso. como, por exemplo, de projetos executados com Cartão Pesquisador ou com financiamento externo com participação de Fundação de Apoio.

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Registro e finalização de projetos e eventos de extensão

6. Registro das atividades - anexos, fotos e lições aprendidas

ANEXOS

Nessa aba deverão constar os anexos não obrigatórios do projeto/evento, como carta de demanda da comunidade, termo de participação de instituições externas, documentação dos discentes bolsistas, listas de frequência e demais documentos gerados durante o desenvolvimento da ação de extensão. Utilize o botão Adicionar Anexo para incluir novos ou Atualizar Anexo para alterar os que já foram inseridos.

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Note que nesta aba também aparecem os anexos da equipe (anexos obrigatórios do edital), porém eles devem ser gerenciados na aba Equipe, conforme este passo.

 

FOTOS       

Aqui deverão ser anexadas os principais registros fotográficos da realização da ação, indicando do que se trata na legenda. Não esqueça de verificar a qualidade da imagem antes de enviar.

Ao inserir as fotos, é possível também adicionar legenda.

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LIÇÕES APRENDIDAS   

Em alguns editais é disponibilizada a inserção de lições aprendidas. Trata-se de uma avaliação qualitativa sobre a execução do projeto, que visam garantir melhorias ao longo da execução, podendo servir também como padrão nos próximos a serem desenvolvidos, como forma de evitar que erros ou equívocos se repitam em quaisquer atividades.

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Registro e finalização de projetos e eventos de extensão

7. Registro das atividades - verificar pendências

PENDÊNCIAS

Caso o projeto já tenha sido executado, mas não seja possível efetivar sua finalização, acesse a aba “Pendências”. Nela, o Suap aponta quais são os passos que precisam ser seguidos para finalizar a atividade. Note que ao passar o mouse em cima da pendência, é possível clicar nela e ser direcionado automaticamente para a tela correspondente.

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Verifique todos os passos para finalização do projeto aqui. 

Registro e finalização de projetos e eventos de extensão

8. Finalizando o projeto ou evento

CONCLUSÃO DO PROJETO

Registre a conclusão da atividade, respondendo às informações solicitadas pelo Suap: Resultados Alcançados, Disseminação dos Resultados e Observações. Os itens marcados com um asterisco (*) são de preenchimento obrigatório.

Caso o projeto/evento não tenha sido cumprido conforme o planejado, aproveite para justificar as novas decisões tomadas.

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Após lançar o registro da conclusão, aguarde o monitor realizar a validação de todas as informações lançadas. O nome do monitor pode ser visto no cabeçalho da proposta. Caso necessário, avise que as atividades precisam de validação. 

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Depois que o monitor validar todas as informações, acesse novamente a atividade e clique em finalizar.

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Notifique novamente ao monitor a finalização do projeto/evento, pois ele deverá emitir um parecer para o encerramento.

 

 

Registro e finalização de projetos e eventos de extensão

9. Substituir coordenador, cancelar ação e declaração de participação

SUBSTITUINDO O COORDENADOR DA AÇÃO  

Caso o coordenador da ação seja substituído no decorrer da sua execução, é possível proceder com a sua alteração na aba Equipe, utilizando o botão Substituir Coordenador.

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Informe o novo coordenador. Essa pessoa já deve ser membro ativo da equipe, por isso, se necessário, utilize antes o botão Incluir Servidor.

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Caso o coordenador da ação não seja mais servidor ativo do câmpus, ou esteja em qualquer tipo de afastamento, solicite à Pró-Reitoria de Extensão a alteração. 

 

CANCELAMENTO DA AÇÃO

Caso o projeto ou evento não tenha sido realizado, é possível solicitar o seu cancelamento. Na tela inicial do projeto, clique no botão Cancelar. Justifique o cancelamento.

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Avise ao coordenador de extensão do câmpus, pois ele deverá avaliar o pedido de cancelamento.

 

DECLARAÇÃO DE PARTICIPAÇÃO

Os membros da equipe podem acessar a Declaração de Participação (durante a execução do projeto) ou o Certificado de Participação (após a finalização do projeto) na aba Equipe, utilizando o botão correspondente.

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Avaliação de projetos de extensão

Avaliação de projetos de extensão

Cadastro de avaliadores internos

Os servidores do IFSP – docentes ou técnico-administrativos – se cadastram como avaliadores no Suap acessando o menu EXTENSÃO > Atividades de extensão > Áreas Temáticas de Seu Interesse.

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Clique no botão Selecionar e então marque as opções desejadas.

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ATENÇÃO! Para quem avalia com frequência os projetos de extensão, sugerimos que marque todas as áreas de interesse listadas, pois só poderemos atribuir um projeto para avaliação se ele for da mesma área indicada pelo avaliador.

 

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Avaliação de projetos de extensão

Cadastro de avaliadores externos

O Coordenador de Extensão do câmpus deve encaminhar os seguintes dados do avaliador externo para que a PRX faça o cadastro no Suap: NOME, CPF, TITULAÇÃO, INSTITUIÇÃO, E-MAIL, TELEFONE, LATTES E ÁREA DE ATUAÇÃO.

As áreas de atuação possíveis de serem indicadas são: Comunicação, Cultura, Direitos Humanos e Justiça, Educação, Meio Ambiente, Multidisciplinar, Saúde, Tecnologia e Produção, Trabalho.

Não é necessário encaminhar documentos comprobatórios. Contudo, fica a critério de cada câmpus solicitá-los para guarda interna.

ATENÇÃO! A indicação da área temática “multidisciplinar” não habilita o avaliador a avaliar quaisquer tipos de projetos, mas somente aqueles indicados como multidisciplinar.

Após o cadastro pela PRX, o avaliador receberá um e-mail com o link para acessar o Suap.

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Siga as instruções da tela.

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O CPF cadastrado pelo Coordenador de Extensão será usado em substituição à matrícula, utilizado pelos servidores do IFSP.

Após o envio, o sistema enviará um e-mail para mudança de senha. Seguir as instruções deste e-mail.

Retornar à tela inicial do Suap e inserir usuário e senha da seguinte forma:

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Ler atentamente o Termo de Uso. Se estiver de acordo, clicar em “Li e concordo com o termo”. Em seguida, clicar em “Avançar”.

 

Avaliação de projetos de extensão

Como avaliar projetos de extensão

Após a atribuição da avaliação, que é feita pelo CEx (no caso de eventos e pré-avaliação de projetos) ou pela PRX (no caso de avaliação projetos), acesse o menu EXTENSÃO > Atividades de extensão > Avaliar.

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Selecione o campus com avaliação pendente.

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Clique em Visualizar para verificar o projeto todo e em Avaliar para efetivar a avaliação.

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ATENÇÃO! O Suap pode "esconder" algumas colunas na tela. Caso os botões Avaliar, Visualizar e Imprimir não apareçam na sua tela, diminua o zoom da página e/ou encontre a barra de rolagem ao final da página, para encontrar os botões à direita da tela.

Avalie o projeto conforme os itens estabelecidos no edital e no formulário disponível. Acrescente o parecer com as impressões e sugestões sobre o projeto. Ao final, clique em Enviar.

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ATENÇÃO! A avaliação de eventos segue alguns passos diferentes. Certifique-se de conferir no Manual de Avaliação de eventos de extensão.

 

Avaliação de projetos de extensão

Orientações gerais para avaliação de projetos de extensão

Antes de verificar as orientações gerais para avaliação de projetos e eventos de extensão no Suap, verifique as páginas sobre a Extensão no IFSP e sobre as atividades de extensão.

 

De forma simplificada, os projetos submetidos ao Edital do Programa Institucional de Apoio a Ações de Extensão do IFSP passam pelas seguintes etapas de avaliação:

Coordenadoria de Extensão

Pró-reitoria de Extensão

Avaliadores

Cada proposta é avaliada por dois consultores, sendo que a nota final é composta pela média aritmética das duas notas atribuídas.

Os eventos passam por processo de avaliação simplificado, sendo que o mérito da proposta e a verificação do atendimento aos requisitos do edital são realizados principalmente pela Coordenadoria de Extensão.

Os programas de extensão são submetidos à análise do Conselho de Extensão do IFSP – CONEX, que poderá solicitar adequações.

Os cursos de extensão são analisados pela Comissão de Extensão do campus ou equivalente, pela PRX e, no caso de cursos com carga horária de 160 horas ou mais, pelo CONEX.

 

CRITÉRIOS DE AVALIAÇÃO

Cada campus tem autonomia para definir os requisitos de avaliação de acordo com o seu contexto. Contudo, alguns itens básicos são comuns e devem ser observados em todas as avaliações:

Veja alguns problemas frequentes em propostas de atividades de extensão:

Com relação aos critérios de avaliação, conforme disponibilidade no formulário de avaliação, veja como avaliar cada item:

Item

Critérios

Título do projeto

Identifica claramente o projeto e o tema central

Resumo

Apresenta as informações essenciais do projeto (tema, objetivos e resultados esperados), de forma clara e objetiva

Participação discente

Descreve com detalhes a participação do discente no projeto

Prevê o seu protagonismo da execução das atividades

Identifica o perfil dos discentes, voluntários ou bolsistas

Identifica se o projeto valoriza o conhecimento do aluno a ser transmitido para as comunidades

Descreve o impacto na formação dos discentes

Objetivos

Estão organizados em objetivos gerais e específicos

Apresentam-se em tópicos, com verbos no infinitivo

Estão alinhados com a justificativa e com as metas/atividades propostas

Justificativa

Considera uma demanda real da região em que o campus está inserido

Atendimento ao público, à área temática e linha de extensão

Explica a relevância para o público alvo e o impacto esperando

Projeto se mostra efetivo sobre o público alvo, considerando sua amplitude e sua eficácia

Demonstra aproximação e parceria comprovada com agentes da comunidade, seja do setor público ou privado

Evidência de interação concreta com a sociedade e com os diversos segmentos sociais (especificando o tipo e quantidade do público-alvo e/ou área de abrangência)

Relevância social da proposta

Metodologia

Descreve detalhadamente como cada meta/atividade prevista será executada

Atividades e metas

Estão relacionadas diretamente aos objetivos e ao cronograma da proposta

Os responsáveis estão indicados

Tempo de execução previsto e carga horária de cada membro é viável

Equipe de execução é formada por docentes, discentes e técnicos administrativos

Acompanhamento e avaliação

Descreve detalhadamente as técnicas e os instrumentos utilizados para acompanhamento e avaliação das atividades previstas, dos membros da equipe e do projeto como um todo, bem como o uso da informação coletada

Disseminação dos resultados

Define: os meios de divulgação do projeto; os produtos que se espera gerar a partir do projeto (livros, artigos, apresentação em eventos, material multimídia, cartilhas etc); a abrangência da divulgação

Recurso financeiro e material

Projeto prevê e detalha os recursos necessários para sua execução

Existência de parceiros no financiamento e/ou execução

Compatibilidade entre os recursos solicitados e as exigências do projeto

Indissociabilidade entre ensino, pesquisa e extensão

Explicita se está relacionado a outros projetos de ensino ou pesquisa em andamento ou finalizados

Descreve as possibilidades de articulação entre ensino, pesquisa e extensão, prevendo a realização de investigação associada ao ensino e ao atendimento comunitário

Considera a extensão uma dimensão formativa cujo papel central é a democratização e o acesso ao conhecimento científico, tecnológico, cultural, entre outros

Possui relação com outras áreas do conhecimento e eixos de atuação do campus, demonstrando caráter interdisciplinar

Elaboração do projeto

Descreve de maneira sucinta o envolvimento dos servidores, de discentes e de instituições parcerias na elaboração do projeto

Apresenta parcerias consolidadas para execução do projeto

Descreve o histórico do projeto e do proponente com ações de extensão, a articulação com outras práticas que serão desenvolvidas ou já existentes no câmpus

Considera resultados das versões anteriores do projeto, quando for o caso

Referências bibliográficas

Citação correta no texto e adequadas às normas da ABNT

 

Verifique como avaliar os projetos no Suap neste manual. 

Fases internas (CEx) - Projetos

Fases internas (CEx) - Projetos

Elaboração do edital

1. ELABORAÇÃO DO EDITAL

Primeiro, é importante entender que os editais podem ser realizados com ou sem fomento (recurso financeiro):

COM FOMENTO

Publicado pelo Campus

Publicado pela PRX

SEM FOMENTO

Publicado pela PRX (fluxo contínuo Eventos e Projetos)

 

Os editais de fluxo contínuo são publicados para que possamos manter o devido registro das atividades de extensão desenvolvidas no IFSP.

O Edital publicado pelo câmpus (com fomento) deve ser encaminhado para a PRX-IFSP via e-mail, com a solicitação para que o mesmo seja disponibilizado no SUAP.

 

 2. MODELO DE EDITAL ELETRÔNICO

A fim de facilitar a elaboração dos editais de extensão, estão disponíveis no Suap modelos de documentos eletrônicos. Os modelos contam também com informações específicas que o Suap solicita quando cadastramos o edital no sistema.

Para acessar os documentos, eletrônicos, acesse o menu: DOCUMENTOS / PROCESSOS > Documentos Eletrônicos > Adicionar Documento de Texto

Tipo do Documento: Edital Geral (exceto licitações)

Modelos disponíveis:

 

3. OUTROS DOCUMENTOS ELETRÔNICOS

Além dos editais elaborados eletronicamente pelo Suap, os principais anexos dos editais também estão disponíveis como modelo de documento eletrônico no Suap.

Para acessar os documentos, eletrônicos, acesse o menu: DOCUMENTOS / PROCESSOS > Documentos Eletrônicos > Adicionar Documento de Texto

Tipo do Documento: Termo

Modelos disponíveis:

 

4. CADASTRO DO EDITAL

O cadastro do edital é de responsabilidade da PRX. Veja quais são os principais dados solicitados pelo Suap:

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Nas Configurações do Edital, as opções marcadas na imagem abaixo são o padrão do edital. Apesar de ser uma funcionalidade exclusiva de gerentes sistêmicos de Extensão, ao formular os editais, ou ao solicitar o cadastro pela PRX, as Coordenadorias de Extensão (CEx) podem solicitar a ativação/desativação de algumas opções.

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Exige lições aprendidas: trata-se de uma avaliação qualitativa elaborada pelo coordenador do projeto sobre gerenciamento do tempo, do escopo, da equipe, das comunicações, entre outros.

Exige avaliações dos alunos: é a avaliação do aluno feita pelo coordenador do projeto, também de forma qualitativa.

Pode submeter com projeto pendente a partir do ano?: Esta opção permite que servidores mantenham mais de um projeto sob sua coordenação. Ela permite, contudo, que um servidor com pendência também submeta projetos, por isso sugerimos que o controle, neste caso, ocorra na fase de pré-avaliação (projetos) ou avaliação (eventos), nas quais é possível devolver o projeto proposto. Por padrão, ela não é habilitada, mas a PRX pode alterar de acordo com a solicitação da Coordenadoria de Extensão do câmpus. 

Atividade todo mês: torna obrigatória a previsão de pelo menos uma atividade em cada mês de execução do projeto.

Prazo máximo de cada atividade (em dias): permite que cada atividade tenha um prazo máximo para ser executado, evitando a previsão de atividades de longa duração que dificultam o monitoramento do projeto.

Permite colaborador voluntário: permite a inclusão de colaborador voluntário nas equipes dos projetos. (Para mais informações, acesse o tópico colaborador voluntário)

Permite voluntário vinculado ao Núcleo de Arte: permite a inclusão de colaborador voluntário vinculado ao núcleo de arte nas equipes dos projetos.

Permite cadastrar aluno sem identificá-lo: permite a inserção de um discente bolsista sem identificação para permitir que sua correta indicação ocorra após o processo de seleção de bolsistas.

 

Atenção!

O calendário exige um período para pré-avaliação separado da avaliação, por isso essa informação deve constar também no Edital.

Os itens Valor financiado por projeto e Quantidade de projetos selecionados dependem do recurso total do campus ou da reitoria disponibilizado para o fomento dos projetos. Os valores inseridos nestes campos determinam a quantidade de projetos que entrarão “em execução”. Como valor padrão, a PRX insere “10” projetos selecionados, por isso, caso percebam que há mais ou menos projetos selecionados em relação ao recurso disponibilizado, é necessário entrar em contato com a PRX para fazer o ajuste.

 

Fases internas (CEx) - Projetos

Devolução de projeto durante a submissão

Enquanto o edital está recebendo submissões, é possível devolver o que já foi submetido, caso seja detectada alguma falha, ou a pedido do proponente.

Acesse o menu EXTENSÃO > Atividades de Extensão > Projetos.

Acesse o projeto e, na aba Dados Gerais, clique em Devolver.

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Insira a justificativa e clique em Salvar.

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A devolução constará no histórico de movimentação do projeto.

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ATENÇÃO! A devolução do projeto nesta fase não isenta a efetivação da pré-avaliação, conforme período estabelecido no cronograma do edital. 

 

Fases internas (CEx) - Projetos

Pré-avaliação de projetos

A pré-avaliação de projetos é atribuída automaticamente ao CEx.

Caso isso não aconteça, é necessário acessar o Suap e seguir com a indicação de Pré-Avaliação pelo menu EXTENSÃO > Atividades de Extensão > Indicar pré-avaliador. 

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Selecione o edital ao qual o projeto foi submetido e clique em Indicar Pré-avaliador.

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Ao receber a submissão, o CEx deve fazer a pré-avaliação, em EXTENSÃO > Atividades de Extensão > Pré-avaliar, verificando a conformidade e o atendimento da proposta ao edital cadastrado.

A pré-avaliação permite a escolha de três opções: aceitar (projeto segue para avaliação), devolver (para alterações pelo proponente) ou rejeitar (encerra o processo de submissão do projeto).

IMPORTANTE! Nos editais com fomento, é imprescindível verificar se foram corretamente cadastrados o “Plano de Aplicação” e o “Plano de Desembolso”. Há abas específicas na submissão projeto para isso. O Manual de submissão de projetos apresenta o passo a passo para a submissão correta dos itens previstos.

Caso tenha sido identificado um erro na submissão (referente aos valores cadastrados, falta de documentação solicita no edital ou outras informações), o projeto deve ser devolvido para adequação.

Caso a proposta seja recomendada, mas em seguida seja identificado um sério erro, é necessário solicitar por e-mail para que a PRX cancele a Pré-Avaliação o mais breve possível. Lembre-se que este é o último momento que o projeto pode ser retornado para correções.

ATENÇÃO! Em todos os editais com prazo determinado para submissão e pré-avaliação, a devolução e ressubmissão devem ser realizadas durante o período de pré-avaliação. Veja neste manual como devolver o projeto.

A etapa seguinte é a de avaliação.

No caso dos editais do campus e dos editais da PRX sem fomento, via de regra, quem avalia são os membros designados pela Comissão de Extensão do câmpus e da própria CEx. Nos editais de fomento da PRX, as avaliações são encaminhadas para avaliadores ad hoc.

É necessário que a CEx envie para a PRX, por e-mail, o nome de dois avaliadores por projeto. Lembre-se que os membros da equipe do projeto não podem fazer parte da avaliação do mesmo.

Fases internas (CEx) - Projetos

Avaliação de eventos de extensão

A avaliação de eventos ocorre em um fluxo simplificado, disponível somente para este tipo de atividade.

Ao ser submetido, o projeto é pré-avaliado automaticamente pelo Suap e vai direto para avaliação. Esta avaliação não será mais atribuída pela PRX aos avaliadores, como ocorre com os projetos, mas pelo Coordenador de Extensão.

Após a submissão, o CEx deve acessar o menu Extensão > Atividades de extensão > Indicar avaliador. Vão aparecer os editais de fluxo contínuo que estiverem em período de avaliação.

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Após selecionar o edital abrirá a tela abaixo; clicar no botão Selecionar avaliadores.

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Vai aparecer uma lista com todos os avaliadores disponíveis. Por enquanto, aparecerão avaliadores de todo o IFSP, e caso seja preciso adicionar alguém, deverá ser solicitado à PRX.

Para selecionar, clique na caixa correspondente ao nome. Somente um avaliador será necessário.

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Feita a indicação, o evento segue para avaliação, com algumas diferenças em relação à avaliação de projetos.

Acessar o menu EXTENSÃO > Atividades de extensão > Avaliar

Selecionar a opção que estiver pendente e seguir para avaliação.

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A etapa seguinte mesclou as opções que temos hoje na pré-avaliação e na avaliação: existe a possibilidade de devolver o projeto nesta etapa. Seguindo para avaliação em si, o projeto pode então ser aprovado ou reprovado.

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A avaliação é feita conforme os critérios estabelecidos no edital:

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Se reprovado, o projeto não pode mais ser alterado.

Se aprovado, o projeto segue direto para execução.

 

Fases internas (CEx) - Projetos

Monitoramento

À medida que o projeto é executado, o coordenador do projeto deve registrar cada atividade executada e meta cumprida. O monitor tem a responsabilidade de validar as informações inseridas no Suap pelo coordenador do projeto. O próprio sistema indica automaticamente o pré-avaliador do projeto (ou o avaliador do evento) como monitor do projeto.

Para acessar a tela de monitoramento, siga para EXTENSÃO > Atividades de Extensão > Monitoramento.

Note a legenda: o projeto ou evento com o texto marcado em vermelho está com prestação de contas das atividades em atraso; o que está marcado em amarelo, precisa de validação do monitor. Clique no botão Acompanhar validação.

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Após leitura das informações inseridas, clique em Aprovar ou Não aprovar.

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As atividades aprovadas aparecerão da seguinte forma:

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Caso seja percebido um equívoco na aprovação da atividade, é possível cancelar a avaliação, o que vai liberar o acesso ao coordenador do projeto para eventuais alterações.

Estando tudo aprovado, o coordenador pode finalizar o projeto ou o evento, conforme Manual de finalização de projetos. No caso dos eventos, o cadastro é imediatamente finalizado. No caso dos projetos, o monitor ainda deve retornar à tela de monitoramento e validar a conclusão do projeto:

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Caso seja necessário alterar o monitor de um projeto/evento, acesse o menu EXTENSÃO > Atividades de Extensão > Gerenciar Monitores e faça a nova atribuição, selecionando o edital ao qual o projeto/evento foi submetido e clicando no botão Indicar Monitor.

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Fases internas (CEx) - Projetos

Resultado, cancelamento e interposição de recurso

VERIFICANDO O RESULTADO

Na data estabelecida no cronograma, é possível verificar os resultados parcial e final do edital, por meio dos menus:

Também na data estabelecida em edital, caso aprovado, o status do projeto passa a constar “Em execução”.

Caso a CEx tenha por hábito publicar o resultado no site do câmpus ou outros meios, é possível publicar o próprio relatório emitido pelo Suap, nos menus informados acima.

 

INTERPOSIÇÃO DE RECURSO

Dentro do período estabelecido em edital, o proponente que tiver sua submissão rejeitada ou não concordar com a nota recebida poderá interpor recurso à decisão. O CEx deverá acessar o menu EXTENSÃO > Atividades de Extensão > Interposição de recurso, também dentro do período estabelecido em edital, e avaliar a requisição.

 

CANCELAMENTO DE PROJETO

Caso um projeto submetido e aprovado não seja executado, o proponente pode solicitar o seu cancelamento, devidamente justificado. O monitor do projeto/evento deve acessar o menu EXTENSÃO > Atividades de Extensão > Cancelamentos. Após selecionar o projeto/evento, deve avaliar o pedido e emitir parecer. Caso o projeto esteja no início da execução e seja possível ainda redirecionar o recurso a outro projeto, é possível marcar a opção “Aprovar Próximo Projeto”. Se não, somente marcar a opção “Cancelar Projeto” e salvar decisão.

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Fases internas (CEx) - Projetos

Cadastro de colaborador voluntário

As funções relacionadas ao cadastro de colaboradores voluntários estão disponíveis para os Coordenadores de Extensão.

O cadastro de colaborador voluntário permite inserir pessoas sem vínculo com o IFSP nas equipes de projetos, possibilitando o registro da participação da sociedade. Antes de realizar o cadastro de colaborador voluntário, é necessário cadastrar a instituição a qual se vincula.

Para isso, basta preencher um formulário simples, em EXTENSÃO > Atividades de Extensão > Cadastros > Instituição, botão Adicionar Instituição. Verifique antes de criar uma nova Instituição se já há um cadastro ativo.

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O campo “Instituição” deve ser preenchido com letra maiúscula.

Para possibilitar correto cadastro de organizações que não sejam enquadradas como UASG, é possível utilizar o “CNPJ” como preenchimento opcional.

Como somente o campo “Instituição” é de preenchimento obrigatório, o sistema permite a inserção de movimentos sociais e outras organizações não formalizadas que participem de atividades de Extensão. Excetuando esses casos, recomenda-se que todas as informações sejam lançadas no Suap.

Após o cadastro da instituição, faz-se necessária a inserção do colaborador voluntário por meio de um breve formulário disponível no sistema em EXTENSÃO > Atividades de Extensão > Cadastros > Colaborador Voluntário, botão Adicionar Colaborador Voluntário.

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Assim como no caso do cadastro das instituições, recomenda-se a inserção de todas as informações do colaborador no SUAP.

No campo Documentação, sugere-se a inserção do termo de voluntariado assinado pelo participante do projeto e um documento pessoal com CPF (RG ou CNH).

Fases internas (CEx) - Projetos

Adicionar estudante ao projeto

Primeiro, é importante entender que existem três tipos de participação para estudante:

1. Adicionar participação do tipo "curricular por disciplina"

Acesse o projeto, em seguida clique na aba "Equipe", na sequência clique no botão "Importar Equipe do Diário".

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Selecione os diários a serem importados e informe a data de entrada dos estudantes no projeto, conforme imagem a seguir. Caso deseje, também importe os docentes, informando a carga horária e a data de entrada no projeto.

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Após a importação ter sido concluída, acesse a aba "Equipe" e verifique que os estudantes foram importados.

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Observações importantes:
- A carga horária curricular cumprida permanecerá "zero" enquanto o estudante não tiver sido aprovado na(s) disciplina(s);
- Os estudantes são automaticamente importados como não bolsistas, caso seja necessário edite a participação de cada um individualmente;

2. Adicionar participação do tipo "curricular por componente"

Acesse o projeto, em seguida clique na aba "Equipe", na sequência clique no botão "Adicionar Aluno".

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Informe o participante, selecione o tipo de participação "curricular por componente" e preencha a carga horária que será contabilizada como "curricular". Caso o estudante seja bolsista, também será obrigatório informar a carga horária em que ele participa como bolsista.
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Após preencher as demais informações e salvar, vá para a aba "Equipe" novamente e verifique que o estudante foi devidamente adicionado.

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3. Adicionar participação do tipo "não curricular"

Acesse o projeto, em seguida clique na aba "Equipe", na sequência clique no botão "Adicionar Aluno".

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Informe os dados necessários e salve.
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Vá para a aba "Equipe" novamente e verifique que o estudante foi devidamente adicionado.

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Cartão Pesquisador

Cartão Pesquisador

Solicitação do cartão pesquisador

O uso do cartão pesquisador é regulamentado no IFSP pela Portaria n.º 1.815/2019. As informações deste manual são complementares a ela. Leia o documento atentamente!

FORMULÁRIO

Com o projeto aprovado, o coordenador deve solicitar o cartão pesquisador à Pró-reitoria de Extensão ou à Coordenadoria de Extensão do seu câmpus (conforme estabelecido no edital que aprovou seu projeto).

O primeiro passo é preencher o formulário de solicitação do cartão (Cartão Corporativo  BB Pesquisa - Cadastro de portador), disponível em https://www45.bb.com.br/fmc/frm/fw0706350_1.jsp

Preencha a primeira parte do formulário com os seguintes dados:

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Preencha a seção seguinte com seus dados pessoais:

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Não preencher as linhas abaixo, pois o faturamento ocorre pela Reitoria do IFSP. Em tipo de cartão, selecione Corporate.

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A seção abaixo deve ser preenchida somente se o solicitante não tiver cadastro no Banco do Brasil. Caso já possua conta no banco, não é necessário preencher.

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Preencha os campos abaixo conforme indicado e conforme o valor disponibilizado em edital e aprovado no projeto.

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Nos filtros, marque todos os estabelecimentos em que a compra poderá ser efetuada e preencha os campos correspondentes com o valor limite aprovado para o projeto.

Sugerimos seguir o preenchimento como demonstrado a seguir.

Repita o limite por dia nos campos da semana e do mês, em todos os estabelecimentos marcados. Anule as demais linhas com um traço.

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Lembre-se de repetir os valores em todos os campos assinalados.

Deverá ficar desta forma:

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Após o preenchimento, leia as observações, date e assine nos locais indicados.

Encaminhe este formulário preenchido e assinado com a cópia de um documento de identificação que contenha RG, CPF e foto do solicitante.

 

PLANILHA DE MATERIAIS / SERVIÇOS

Os itens financiáveis com cartão pesquisador são:

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ATENÇÃO! VERIFIQUE SE O EDITAL TAMBÉM PERMITE O FINANCIAMENTO DE TODOS OS ITENS PREVISTOS NA PORTARIA 1.815/2019. VOCÊ PODERÁ SOLICITAR SOMENTE OS ITENS QUE CONSTAM EXPRESSAMENTE NO EDITAL.

Caso tenha dúvidas sobre a natureza de despesa do item a ser solicitado, verifique aqui a sua classificação.

Os itens não financiáveis com cartão pesquisador são: passagens e despesas com locomoção (passagens aéreas, terrestres, fluviais ou marítimas, taxas de embarque, combustível, seguro, táxi, pedágio, locação de veículos etc); diárias ou ajuda de custo, hospedagem e locação de imóveis; bolsa de qualquer natureza; seguro de vida ou saúde, despesas médicas, indenizações etc; reformas ou construções.

Para que o financeiro da Reitoria encaminhe ao banco a solicitação do cartão pesquisador, é necessário apresentar uma planilha de custos completa, contendo: Item; Descrição; Unidade de medida; Quantidade; Valor unitário (R$); Total (R$); Frete (R$); Total com frete (R$).

A lista de itens deverá ser encaminhada em planilha, com os itens separados conforme o grupo (capital e custeio) a natureza de despesa.

Acesse aqui o modelo da planilha de custos que deve ser apresentada.

Deverá ficar desta forma:

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A planilha será encaminhada para análise do financeiro da Reitoria. Se, após a aprovação da lista de materiais/serviços, ocorrer alteração na listagem de materiais previstas para o projeto de pesquisa, os novos materiais deverão ser submetidos a nova análise.

Após aprovado, não é permitido remanejamento de despesas de natureza diferentes (por exemplo, de capital para custeio e vice-versa).

CADASTRO DA SENHA E RECEBIMENTO DO CARTÃO

Após a aprovação do projeto e da planilha de materiais e serviços solicitados, e do envio do formulário de solicitação do cartão e documento de identificação, aguarde um comunicado da Reitoria sobre a liberação do cartão pesquisador.

Será necessário dirigir-se a qualquer agência do Banco do Brasil, e solicitar o cadastro da senha, conforme orientações disponíveis aqui.

Após o cadastro da senha, o cartão será encaminhado ao solicitante no endereço cadastrado no Banco do Brasil.

Ao receber o cartão, o pesquisador / coordenador do projeto deverá efetuar seu desbloqueio através de qualquer Terminal de Autoatendimento ou agência do Banco do Brasil.

 

ATENÇÃO AOS PROCEDIMENTOS!

Caso o edital com cartão pesquisador seja lançado pelo campus, é necessário a sua aprovação pela pró-reitoria correspondente. Por isso, os editais de extensão devem ser elaborados pelo Suap como documento eletrônico e compartilhados com a PRX para validação (Botão Compartilhar Documento > Com Setores > Setores que podem editar e ler > PRO-EXT) antes da sua assinatura. 

Após a divulgação do resultado final, é necessário seguir dois passos:

 

 

 

Cartão Pesquisador

Uso do cartão pesquisador

O uso do cartão pesquisador é regulamentado no IFSP pela Portaria n.º 1.815/2019. As informações deste manual são complementares a ela. Leia o documento atentamente!

ATENÇÃO! O uso do Cartão Pesquisador só é permitido após emissão das ordens bancárias e aporte de saldo na conta lastro BB Pesquisa.

REGRAS GERAIS

Atente para as regras gerais de uso do cartão pesquisador:

ATENÇÃO! O prazo para utilização do recurso será descrito no edital que o concedeu. É importante ficar atento às possíveis retificações.

 

COTAÇÃO DE PREÇOS

Aquisições cujo valor seja igual ou superior a R$ 800,00 devem apresentar, obrigatoriamente, três orçamentos.

Aquisições cujo valor seja inferior a R$ 800,00 será exigido ao menos um orçamento.

Os orçamentos apresentados na prestação de contas devem ser datados de antes da efetivação da aquisição.

As cotações devem ser feitas em até 180 dias antes da compra.

É importante atentar para os itens que devem compor o orçamento, pois nele deve constar: descrição do objeto, valor unitário, frete e valor total; número do CNPJ do proponente; endereço e telefone de contato; data de emissão do orçamento.

No caso de orçamento da internet, façam a impressão da página com cabeçalho e rodapé, assim é possível verificar a data e o site.

No caso de orçamento via e-mail, salvar o e-mail recebido com a cotação, devendo conter data, valor e quantidade do item, nome da empresa/razão social, CNPJ e nome do responsável com número de telefone para contato.

Para cotações no estabelecimento comercial, solicitar impressão da cotação com assinatura do responsável. O documento deverá conter telefone para contato, data, endereço do estabelecimento, CNPJ (preferencialmente, carimbo do estabelecimento).

 

COMPRAS

As compras poderão ser feitas somente posteriormente à liberação do recurso financeiro do cartão. Em hipótese alguma o cartão poderá ser utilizado a título de reembolso de compras executadas anteriormente à data da liberação do cartão para utilização.

O cartão pesquisador deve ser utilizado apenas na função crédito à vista.

Parcelamentos não estão autorizados.

Não é possível pagar na função débito.

Somente serão aceitas Notas Fiscais Eletrônicas para prestação de contas.

No caso de pagamento à pessoa jurídica, por serviços prestados ou aquisição de materiais e equipamentos, é imprescindível a emissão de Nota Fiscal Eletrônica. Os cupons fiscais serão aceitos desde que identificados com o nome e CPF do pesquisador portador do Cartão Pesquisador.

No caso de serviços executados por pessoa física, verificar orientações específicas do setor financeiro.

No momento da cotação, verificar a existência de custo de frete para entrega. Caso haja, é necessário considerar o valor, que deverá constar na Nota Fiscal de compra.

Em caso de entrega, utilizar sempre o endereço do câmpus de execução do projeto.

AQUISIÇÃO DE MATERIAL PERMANENTE: Ocorrendo a aquisição de material permanente móvel e/ou imóvel, o pesquisador deverá dirigir-se a Coordenadoria de Almoxarifado, Manutenção e Patrimônio (CAP) do campus de execução do projeto para as providências de doação e patrimoniamento.  A CAP expedirá o termo de cessão de uso, que garantirá ao pesquisador exclusividade no uso do material durante o período de vigência de seu projeto.

 

Cartão Pesquisador

Prestação de contas

O uso do cartão pesquisador é regulamentado no IFSP pela Portaria n.º 1.815/2019. As informações deste manual são complementares a ela. Leia o documento atentamente!

PRESTAÇÃO DE CONTAS

A prestação de contas deverá conter a seguinte documentação:

 

Os documentos comprobatórios das despesas realizadas deverão ser apresentados em perfeitas condições observando os seguintes aspectos:

 

GUIA DE RECOLHIMENTO DA UNIÃO

Caso o cartão tenha saldo não utilizado, é necessário gerar uma GRU (Guia de Recolhimento da União) e efetuar seu pagamento com o próprio cartão pesquisador, na modalidade crédito. A cópia da GRU deve ser anexada à prestação de contas.

Para gerar a GRU, acesse o endereço http://consulta.tesouro.fazenda.gov.br/gru_novosite/gru_simples.asp e preencha com os dados abaixo:

1 - Unidade Gestora: será aquela de onde saiu o recurso (158154, no caso da Reitoria; ou verificar o número da UG do câmpus);
2 - Para recursos disponibilizados em anos anteriores: utilizar código de recolhimento 18870-0;
3 - Para recursos do ano corrente: utilizar o código de recolhimento 68888-6;
4 - Número de referência: poderá ser preenchido com o número do edital a que se refere o projeto;
5 - CPF do contribuinte: Preencher com o CPF do pesquisador;
6 - Nome do contribuinte: Preencher com o nome do pesquisador.

 

ATENÇÃO! A aprovação da prestação de contas não impede a ocorrência de questionamento posterior e, se houver irregularidade não justificada constatada pela Controladoria Geral da União após o envio do Relatório Anual de Gestão, o procedimento a ser adotado é a instauração de processo de Tomada de Contas Especial, que se destina à apuração de responsabilidade.