Submissão de projetos e eventos de extensão

1. Considerações gerais

  EDITAIS  

Após fazer o login no SUAP, há três formas de acessar os Editais de Extensão:

a) Identificando na página inicial a mensagem de editais disponíveis e clicando no botão;

b) Selecionando no menu lateral:

c) Ainda, é possível acessar diretamente utilizando a função Buscar Item de Menu.

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  ACESSANDO O MENU DE SUBMISSÃO  

Para submeter propostas, acesse EXTENSÃO > Atividades de Extensão > Submeter, selecione o edital de seu interesse e clique em Adicionar Projeto. Essa tela apresenta somente os editais com inscrições abertas. Ainda, é possível ter acesso aos anexos relacionados para a submissão.

Recomenda-se a leitura completa do edital e dos anexos antes do início da submissão.

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Os anexos indicados no edital devem ser preenchidos, assinados e carregados durante a submissão da atividade. Sempre que possível, os anexos serão na forma de documentos eletrônicos emitidos pelo próprio SUAP.

Verifique aqui mais informações sobre como gerar documentos eletrônicos.

 

  DICAS  

Além de seguir as orientações apresentadas no formulário de propostas, deve-se considerar as orientações abaixo.

Título

Carga horária

Considerar a carga horária destinada ao desenvolvimento de todas as atividades/ações do projeto.

Exemplo: CH do mês 1

A atividade X prevê ações das 09h às 15h diariamente.

A atividade Y prevê ações das 10h às 18h diariamente.

Total de horas por dia = 9 horas (09h às 18h).

Logo, a carga horária do mês 1 será o produto de: 9 horas por dia, 5 dias por semana, 4 semanas por mês = 180 horas

Beneficiários

Orçamento (Plano de aplicação)

Lembre-se que é necessário elaborar o orçamento do projeto, caso o edital, além de bolsa discente, contemple o fomento de material de consumo, material permanente ou serviço. Para isso, deve-se seguir a Instrução Normativa nº 3/2017 do Ministério do Planejamento, Desenvolvimento e Gestão, em especial o seu artigo 2º:

Art. 2º A pesquisa de preços será realizada mediante a utilização dos seguintes parâmetros:

I - Painel de Preços, disponível no endereço eletrônico http://paineldeprecos.planejamento.gov.br;

II - Contratações similares de outros entes públicos, em execução ou concluídos nos 180 (cento e oitenta) dias anteriores à datada pesquisa de preços;

III - Pesquisa publicada em mídia especializada, sítios eletrônicos especializados ou de domínio amplo, desde que contenha a data e hora de acesso; ou

IV - Pesquisa com os fornecedores, desde que as datas das pesquisas não se diferenciem em mais de 180 (cento e oitenta) dias.

§1º Os parâmetros previstos nos incisos deste artigo poderão ser utilizados de forma combinada ou não, devendo ser priorizados os previstos nos incisos I e II e demonstrada no processo administrativo a metodologia utilizada para obtenção do preço de referência.

Para pesquisar os preços dos materiais solicitados, utilize o Painel de Preços (http://paineldeprecos.planejamento.gov.br/) e, somente se não encontrar o material que procura, utilize os demais parâmetros.

Lembre-se de respeitar os valores máximos descritos no edital ao qual deseja submeter projetos.

Em caso de dúvidas sobre a natureza de despesa de um determinado material, verifique aqui a sua classificação.

 

  EVENTOS  

A submissão de eventos é semelhante à de projetos. Todavia, por ser uma atividade com menor grau de complexidade, o formulário é mais enxuto e a carga horária dos eventos deve considerar apenas sua EXECUÇÃO. Assim, por meio da leitura das orientações relacionadas à submissão de projetos, é possível submeter um evento.

 

2. Informações preliminares e dados do projeto/evento

  PREENCHENDO AS INFORMAÇÕES PRELIMINARES  

O número e descrição do edital já aparecerão preenchidos.

Selecione o campus clicando na barra de rolagem ao lado da caixa indicada e atribua um Título que reflita os objetivos da proposta de projeto.

Em seguida, atribua a quantidade de horas semanais que serão destinadas ao projeto (Carga Horária Semanal). Pode-se utilizar números ou as setas laterais.

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  PREENCHENDO OS DADOS DO PROJETO  

Os Dados do Projeto devem estar de acordo com as informações do Edital. É importante a leitura cuidadosa do Edital antes de iniciar o preenchimento da proposta.

a) Início da Execução: selecionar data, considerando os prazos do edital;

b) Término da Execução: selecionar data, considerando os prazos do edital;

c) Foco Tecnológico: escolher entre as opções que constam na barra de rolagem;

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d) Requerer financiamento: Ative a caixa caso o edital permita solicitar bolsas para os estudantes, aquisição de material de consumo, aquisição de equipamentos (permanente) ou contratação de serviços de terceiros (Pessoa Jurídica);

No caso de editais de fomento, a caixa deverá estar necessariamente selecionada.

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e) O Coordenador Receberá Bolsa?: só ativar esta caixa no caso de constar no Edital esta possibilidade;

f) Possui Cunho Social: ativar esta caixa no caso do projeto prever ações inclusivas e de tecnologias sociais, preferencialmente, para populações e comunidades em situação de risco, atendendo às áreas temáticas da extensão;

g) Contempla Ações de Empreendedorismo, Cooperativismo ou Economia Solidária Criativa: ativar esta caixa caso o projeto contemple as ações descritas;

h) Área do Conhecimento: escolher entre as opções que constam na barra de rolagem;

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i) Área Temática: escolher entre as opções que constam na barra de rolagem;

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j) Tema: escolher entre as opções que constam na barra de rolagem;

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Para prevenir perda de dados, você pode salvar seu progresso até o momento clicando em salvar ao final desta página. Para salvar, é necessário que todos os campos estejam preenchidos. Por isso, caso não tenha informações suficientes para preencher todo o formulário, deve-se preencher todos os campos de forma provisória.

 

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3. Descrição do projeto/evento

Nesta plataforma (SUAP) é possível formatar as informações inseridas, utilizar-se de elementos gráficos e tabelas da mesma forma como é feito em um software de edição de textos. É necessário preencher todos campos marcados com asterisco (*), que são obrigatórios, mas lembre-se que os outros campos auxiliarão na avaliação da proposta.

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a) Resumo do Projeto

b) Justificativa

c) Fundamentação Teórica

d) Objetivo Geral

e) Metodologia da execução do projeto

f) Acompanhamento e avaliação do projeto durante a execução

g) Disseminação dos Resultados:

  1. Definição do que será objeto de divulgação (metodologias, técnicas, experiências);
  2. Definição dos produtos por meio dos quais será feita a divulgação (livros, artigos para revistas/jornais, vídeos, seminários, propriedades piloto);
  3. Definição das atividades de divulgação (palestras, reuniões);
  4. Definição da abrangência da divulgação (local ou regional);
  5. Definição do público que se pretende atingir (outras populações com características semelhantes às dos beneficiários do projeto, órgãos públicos, setores acadêmicos, organizações não governamentais etc.

h) Referências Bibliográficas

i) Processo de elaboração do projeto

j) Necessidade de equipamentos do Campus

k) Necessidade de espaço físico do Campus

l) Recurso financeiro do Campus

 

Agora você deve salvar seu progresso até o momento clicando em Salvar ao final da página.

 

 

 

4. Detalhamento do projeto - Programa e Beneficiários

Após o preenchimento completo dos quadros requisitados na parte inicial e seu salvamento, o sistema apresentará a parte de detalhamento do projeto, contendo seis abas a serem devidamente preenchidas: Programa; Caracterização dos Beneficiários; Equipe; Metas/Atividades; Plano de Aplicação; Plano de Desembolso; Anexos.

Basta clicar nas abas para inserir as informações do detalhamento do projeto.

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a) Programa

Esta aba deve ser preenchida somente se houver um programa cadastrado no Suap cujo projeto faça parte dele. Clique no botão Adicionar Programa e selecione o programa disponível, se for o caso.

 

b) Caracterização dos Beneficiários

Deve-se colocar o público-alvo e a quantidade prevista a ser atendida pelo Projeto de Extensão, clicando no botão Adicionar Caracterização dos Beneficiários.

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Ao clicar em Adicionar Caracterização dos Beneficiários será possível escolher entre as opções que constam na barra de rolagem:

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Depois de caracterizar o público-alvo e indicar o quantitativo, clique em salvar para fixar as informações.

Você pode inserir vários públicos-alvo diferentes, com quantitativos diferentes. Repita os passos anteriores caracterizando os públicos-alvo de seu projeto.

A caracterização ficará da seguinte forma:

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5. Detalhamento do projeto - Equipe e Metas/Atividades

c) Equipe

Nesta aba é apresentada a equipe executora do Projeto de Extensão.

Para adicionar servidores, clique em Adicionar Servidor.

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Preencha as informações solicitadas.

Servidores somente poderão ser indicados como bolsistas se a autorização constar expressamente no edital.

Escreva a carga horária semanal a ser dedicada por este membro no item correspondente.

Digite o nome do servidor para que o Suap o registre a partir de seu cadastro. Selecione o participante clicando sobre o seu nome.

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Digite a data de entrada do servidor como membro da equipe.

Clique em salvar para adicioná-lo.

 

Para adicionar alunos, clique em Adicionar Aluno.

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Conforme o edital, a inclusão de pelo menos um aluno na equipe é obrigatória.

Preencha as informações solicitadas.

Os alunos contemplados em edital de fomento com bolsa extensão devem ser marcados como bolsistas.

Escreva a carga horária semanal a ser dedicada por este membro no item correspondente.

Digite o nome do aluno para que o Suap o registre a partir de seu cadastro. Selecione o participante clicando sobre o seu nome.

Em alguns editais, é permitida a inclusão do Aluno após a seleção do discente em edital e início do projeto, sendo necessário marcar a caixa Indicar o Aluno Posteriormente.

O campo Carga Horária de Extensão deve ser preenchido somente se o aluno tiver, em seu curso, carga horária obrigatória dedicada a atividades de extensão, de acordo com a Resolução n.º 07/2018, que trata da creditação da extensão em cursos superiores.

Clique em salvar para adicioná-lo.

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Para adicionar colaboradores voluntários, ou seja, membros de outras instituições que fazem parte da equipe de execução do projeto, clique em Adicionar Colaborador Voluntário. Siga os mesmos passos realizados para cadastrar alunos e servidores.

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Lembre-se que, neste caso, o(a) Coordenador(a) de Extensão do campus deverá antes efetuar o cadastro do colaborador no SUAP, seguindo este manual.

Os dados necessários para o cadastro são: Nome completo; CPF; E-mail; Telefone para Contato; Instituição; Titulação; e Documentação, que pode ser um documento de identificação ou o termo de adesão voluntária ao projeto.

 

d) Metas/Atividades

Gerencie o cronograma do projeto por meio da inclusão e ordenação de metas na aba Metas/Atividades, pelo botão Adicionar Meta

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Adicione as informações solicitadas e clique em Salvar.

Construa um cronograma utilizando-se deste item.

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Para cada meta, adicione as atividades para alcança-la clicando em Adicionar Atividade.

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Para cada Meta é necessária a adição de, pelo menos, uma atividade.

Para cada atividade preencher os itens solicitados: Ordem, Descrição, Indicador Quantitativo, Quantidade, Indicador Qualitativo, Responsável, Integrantes da Atividade, Início da Execução, Fim da Execução.

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Atribua um ou mais responsáveis para execução de cada atividade, marcando seu nome em Integrantes da atividade. Ao fazer essa atribuição, as atividades imediatamente serão relacionadas ao(s) membro(s) da equipe, e passarão a compor o Plano de Trabalho de cada membro, que é visualizado na aba Equipe.

 

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Estas informações serão importantes no desenvolvimento do projeto. Possibilitarão acompanhar o seu desenvolvimento e a proporção de execução.

 

6. Detalhamento do projeto - Plano de aplicação e Plano de desembolso

e) Plano de Aplicação

Aos projetos que requererem orçamento financeiro, na aba de Plano de Aplicação, pelo botão Adicionar Memória de Cálculo, devem ser incluídos os valores referentes ao financiamento dos elementos de despesa descritos no Edital (bolsa para servidor docente; bolsa estudantil; bolsa para colaborador externo; material de consumo; material permanente; serviço de terceiros). Todos os valores das bolsas devem estar de acordo com as especificações discriminadas nos itens do referido Edital.

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Clique em Adicionar Memória de Cálculo para inserir as informações de desembolso, as quais serão contabilizadas no Valor Planejado.

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Os recursos podem ser, conforme especificado em edital:

Primeiramente selecione, dentre os disponíveis para o edital, para qual recurso que está sendo planejado o desembolso:

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ATENÇÃO! O auxílio estudantil pode ser disponibilizado, além da bolsa discente, de mais duas formas: auxílio para telefonia e internet (usado durante a pandemia do novo coronavírus) ou bolsa auxílio extensão (utilizado no Programa Mulheres do IFSP). Neste caso, repita a natureza de despesa (339018 - Auxílio financeiro a estudante / bolsa discente), descrevendo corretamente a destinação do recurso.

 

Preencha os dados da Memória de Cálculo e clique em salvar. Veja um exemplo de preenchimento:

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Após a inserção das Memórias de Cálculo, o Plano de Aplicação indicará os valores planejados:

 

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Neste momento será possível observar o Planejamento Financeiro com o valor planejado, e na Memória de Cálculo haverá o detalhamento das despesas. O valor distribuído será calculado automaticamente após a execução do próximo passo.

Atenção! É indicado que o desembolso dos bolsistas seja cadastrado separadamente (adicionar uma Memória de Cálculo por bolsista), para indicar claramente a quantidade de estudantes requerida no projeto.

 

f) Plano de Desembolso

Cadastre o período previsto para a execução das despesas inseridas em Plano de Aplicação. Os dados financeiros constantes nessas duas abas devem estar estritamente relacionados.

Primeiramente clique em Adicionar Item para adicionar os desembolsos.

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Os campos a serem preenchidos serão:

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Selecione o item da Memória de Cálculo que você pretende inserir o planejamento de desembolso na barra de rolagem:

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Selecione o ano, que deverá ser o de execução do projeto.

Selecione o mês de execução do projeto no qual será feito o planejamento de desembolso.

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Atenção: o número do mês relaciona-se com a execução do projeto. Assim, mesmo que o projeto tenha início em março, o primeiro mês de execução do projeto deve ser indicado como mês 1.

Preencha também o valor no campos correspondente, e por quanto tempo o desembolso será efetuado, no campo Repetir desembolso até o mês.

O Plano de Desembolso ficará da seguinte forma:

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Ao retornar à aba Plano de Aplicação, serão visualizadas as ações de Planejamento Financeiro, sua distribuição e os totais orçados. Os valores informados na Memória de Cálculo estão idênticos aos que constam no Plano de Desembolso (Planejado e Distribuído). O Plano de Desembolso deve ser efetuado para todas as Despesas previstas no projeto.

 

7. Detalhamento do projeto - Anexos

g) Anexos

Esta aba indica os anexos da proposta de projeto de extensão submetida.

Esta aba contém uma peculiaridade que demanda atenção: ela é dividida em Anexos da Equipe e Outros Anexos.

Os anexos obrigatórios à submissão fazem parte dos Anexos da Equipe e aparecerão como Aguardando submissão do arquivo na coluna Arquivo Digitalizado.

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Os modelos dos anexos obrigatórios encontram-se disponíveis na aba Dados do Edital. Para carregar os anexos obrigatórios deste Edital você deverá retornar à aba Equipe. Ao identificar o coordenador da proposta, clique em Gerenciar Anexos.

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Clicar em Atualizar Anexo ao lado do tipo de anexo para o qual se deseja carregar o arquivo.

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Selecione o arquivo no seu computador e clique em Enviar.

Ao ser carregado, o nome do arquivo anexado aparecerá ao lado do nome do Anexo, na coluna Arquivo Digitalizado. Confira o nome do arquivo para se certificar se o mesmo corresponde ao arquivo que se pretendia anexar.

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Após anexar todos os arquivos, clique em Retornar ao Projeto para retornar à página de Detalhamento do Projeto.

Somente o Coordenador do Projeto pode anexar arquivos no item Anexos da Equipe.

Durante o desenvolvimento do projeto e na fase de conclusão, deve-se anexar todos os documentos/arquivos que comprovem a execução.

Os anexos não obrigatórios (como termo de voluntariado, termo de adesão de instituições externas, listas de presença, entre outros) devem ser submetidos na aba Anexos, no botão Adicionar Anexo.

 

8. Enviando o projeto para avaliação

Feita a edição do projeto, de modo a concluir a inscrição dele no edital, clique em Enviar Projeto, dentro do prazo estabelecido em edital.

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O projeto então ficará aguardando a pré-avaliação.

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Para você visualizar todo o projeto, poderá acessá-lo clicando em Visualizar e logo após em Impressão.

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Será aberta uma página com todas as informações inseridas na proposta de Projeto de Extensão.

Caso tenha iniciado a submissão, mas ainda não a tenha enviado, o caminho para acessar a proposta novamente é: EXTENSÃO > Atividades de Extensão > Minhas Submissões.

Nesta tela aparecerá um quadro com as suas propostas em Edição e/ou submetidas.

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Para acessar a proposta em edição basta clicar em Visualizar. A proposta só estará salva em suas submissões se as informações dos Dados do Projeto e Descrição do Projeto estiverem preenchidas. Caso necessário, os dados ainda podem ser alterados clicando em Editar na página inicial da visualização do projeto.

Após o envio para avaliação não será possível mais a edição da proposta.

 

9. Resultados e Interposição de recurso

VERIFICANDO O RESULTADO

Na data estabelecida no cronograma, é possível verificar os resultados parcial e final do edital, por meio dos menus:

Também na data estabelecida em edital, caso aprovado, o status do projeto passa a constar “Em execução”.

 

INTERPOSIÇÃO DE RECURSOS

Dentro do período estabelecido em edital, o proponente que tiver sua submissão rejeitada ou não concordar com a nota recebida poderá interpor recurso à decisão, por meio do menu EXTENSÃO > Atividades de Extensão > Interposição de recurso.