Registro e finalização de projetos e eventos de extensão

• 1. Orientações gerais
• 2. Registro das atividades - beneficiários
• 3. Registro das atividades - equipe
• 4. Registro das atividades - metas e atividades
• 5. Registro das atividades - plano de desembolso e prestação de contas
• 6. Registro das atividades - anexos, fotos e lições aprendidas
• 7. Registro das atividades - verificar pendências
• 8. Finalizando o projeto ou evento
• 9. Substituir coordenador, cancelar ação e declaração de participação

1. Orientações gerais

ORIENTAÇÕES GERAIS

Coordenadores(as) de Atividades de Extensão

Por ter como perspectiva o contínuo acompanhamento das atividades de Extensão, é necessário que o registro de cada etapa seja realizado logo após sua execução. Os relatórios, parcial e final, são gerados automaticamente pelo sistema conforme o(a) coordenador(a) da atividade insere a execução no SUAP. Em caso de dúvidas, entre em contato com o(a) Monitor(a) do seu projeto/evento ou a Coordenadoria de Extensão do seu câmpus.

Coordenadorias de Extensão

Recomenda-se fortemente que as CEx estabeleçam uma rotina de validação das atividades lançadas no sistema com objetivo garantir o adequado acompanhamento, bem como evitar eventuais equívocos no desenvolvimento de atividades. 

 

ACESSANDO A ATIVIDADE       

Acesse, no menu lateral, EXTENSÃO > Atividades de Extensão > Minhas submissões:

Clique no nome da proposta:

Durante o desenvolvimento do evento ou do projeto, o coordenador da ação deve lançar quais as atividades que foram realizadas. Para isso, deve acessar as abas que constam no registro do evento ou projeto.

 

 

 

2. Registro das atividades - beneficiários

CARACTERIZAÇÃO DOS BENEFICIÁRIOS

Nessa aba é indicada a quantidade e a descrição dos beneficiários realmente atendidos pela atividade. Utilize o botão Registrar.

Insira a quantidade de pessoas efetivamente atendidas, por grupos de beneficiários.

Também é possível inserir novos públicos em Adicionar Caracterização dos Beneficiários.

Realize o registro para todos os Públicos indicados na proposta.

 

3. Registro das atividades - equipe

EQUIPE

Nessa aba deverá ser feita a conferência de quem realmente atuou no projeto e do tempo dedicado, verificando o plano de trabalho cadastrado na submissão. É possível ajustar também:

• inclusão de outros membros que participaram do desenvolvimento da ação, para que seja possível a emissão de declaração de participação e certificados;
• encerramento da participação de membros da equipe;
• substituição de coordenação do projeto/evento, por outro membro ativo da equipe de execução;
• avaliações dos discentes, quando disponível;
• indicação de orientador dos bolsistas que não necessariamente seja do coordenador da proposta;
• gerenciamento dos anexos da equipe, quando forem obrigatórios.

Veja as opções disponíveis na aba Equipe. Basta acessar o botão correspondente e inserir as informações solicitadas no sistema.

 

Atenção! Os anexos obrigatórios do edital, relacionados aos membros da equipe, embora apareçam na aba “Anexos”, devem ser inseridos nesta página, no botão Gerenciar Anexos.

 

 

Anexos obrigatórios que não estão relacionados a membros da equipe, como Projeto Pedagógico de Curso, termo de voluntariado ou termo de adesão de instituições externas, devem ser anexados na aba Anexos.

Caso tenha dúvidas sobre como inserir os anexos, verifique esta etapa.

 

4. Registro das atividades - metas e atividades

METAS/ATIVIDADES

Nessa aba é necessário registrar a execução das atividades propostas, podendo indicar se a atividade foi "Atendida", "Atendida Parcialmente" ou "Não Atendida". 

Deve ser indicado também: a quantidade de atividades, alterar o início e o final da atividade, descrevê-la ou justificá-la e adicionar um anexo a título de comprovação (pode ser arquivo, foto etc.).

É possível ainda acrescentar metas e atividades que foram desenvolvidas após a submissão da proposta.

Insira os indicadores qualitativos, a quantidade, o início e término da execução e a descrição de cada atividade realizada.

Deverá ser registrada a execução de todas as atividades cadastradas nesta aba.

Insira também um comprovante da atividade. Pode ser ata de reunião, formulário de avaliação, fotos, lista de presença, material produzido, entre outros.

 

5. Registro das atividades - plano de desembolso e prestação de contas

PLANO DE DESEMBOLSO

Quando o projeto prevê bolsista e disponibilização de recursos, é necessário Gerenciar os Gastos na aba Plano de Desembolso.

Ao clicar em Gerenciar Gasto será aberta uma janela na qual tem o mês de execução do projeto, a descrição, a quantidade, o valor unitário, observação e local para anexar (Nota Fiscal ou Cupom e Cotação de Preços). Nas observações indicar se houve alguma alteração no gasto programado. Este campo também pode ser utilizado para a prestação de contas.

Automaticamente serão feitos os lançamentos dos valores executados na aba Plano de Aplicação.

Insira todos os dados solicitados no sistema para cada gasto.

ATENÇÃO! Insira os valores efetivamente executados.

Por exemplo:

• Valores pagos aos bolsistas proporcionais aos dias de atuação no projeto (se necessário, verifique com a Coordenadoria de Extensão do seu campus);
• Valores não executados por indisponibilidade orçamentária (no campo Valor executado, informe 0,00, com a devida justificativa);
• Recursos inicialmente não previstos, mas disponibilizados após a aprovação do projeto, também devem ser devidamente registrados.

Realizar o mesmo procedimento sempre que forem executados recursos financeiros para o desenvolvimento da atividade, até não restarem mais pendências.

 

PRESTAÇÃO DE CONTAS

Nessa aba devem ser anexados os comprovantes de recolhimento de GRU e também os extratos mensais, somente quando for o caso. como, por exemplo, de projetos executados com Cartão Pesquisador ou com financiamento externo com participação de Fundação de Apoio.

 

6. Registro das atividades - anexos, fotos e lições aprendidas

ANEXOS

Nessa aba deverão constar os anexos não obrigatórios do projeto/evento, como carta de demanda da comunidade, termo de participação de instituições externas, documentação dos discentes bolsistas, listas de frequência e demais documentos gerados durante o desenvolvimento da ação de extensão. Utilize o botão Adicionar Anexo para incluir novos ou Atualizar Anexo para alterar os que já foram inseridos.

Note que nesta aba também aparecem os anexos da equipe (anexos obrigatórios do edital), porém eles devem ser gerenciados na aba Equipe, conforme este passo.

 

FOTOS       

Aqui deverão ser anexadas os principais registros fotográficos da realização da ação, indicando do que se trata na legenda. Não esqueça de verificar a qualidade da imagem antes de enviar.

Ao inserir as fotos, é possível também adicionar legenda.

 

LIÇÕES APRENDIDAS   

Em alguns editais é disponibilizada a inserção de lições aprendidas. Trata-se de uma avaliação qualitativa sobre a execução do projeto, que visam garantir melhorias ao longo da execução, podendo servir também como padrão nos próximos a serem desenvolvidos, como forma de evitar que erros ou equívocos se repitam em quaisquer atividades.

 

7. Registro das atividades - verificar pendências

PENDÊNCIAS

Caso o projeto já tenha sido executado, mas não seja possível efetivar sua finalização, acesse a aba “Pendências”. Nela, o Suap aponta quais são os passos que precisam ser seguidos para finalizar a atividade. Note que ao passar o mouse em cima da pendência, é possível clicar nela e ser direcionado automaticamente para a tela correspondente.

Verifique todos os passos para finalização do projeto aqui. 

8. Finalizando o projeto ou evento

CONCLUSÃO DO PROJETO

Registre a conclusão da atividade, respondendo às informações solicitadas pelo Suap: Resultados Alcançados, Disseminação dos Resultados e Observações. Os itens marcados com um asterisco (*) são de preenchimento obrigatório.

Caso o projeto/evento não tenha sido cumprido conforme o planejado, aproveite para justificar as novas decisões tomadas.

Após lançar o registro da conclusão, aguarde o monitor realizar a validação de todas as informações lançadas. O nome do monitor pode ser visto no cabeçalho da proposta. Caso necessário, avise que as atividades precisam de validação. 

Depois que o monitor validar todas as informações, acesse novamente a atividade e clique em finalizar.

Notifique novamente ao monitor a finalização do projeto/evento, pois ele deverá emitir um parecer para o encerramento.

 

 

9. Substituir coordenador, cancelar ação e declaração de participação

SUBSTITUINDO O COORDENADOR DA AÇÃO  

Caso o coordenador da ação seja substituído no decorrer da sua execução, é possível proceder com a sua alteração na aba Equipe, utilizando o botão Substituir Coordenador.

Informe o novo coordenador. Essa pessoa já deve ser membro ativo da equipe, por isso, se necessário, utilize antes o botão Incluir Servidor.

Caso o coordenador da ação não seja mais servidor ativo do câmpus, ou esteja em qualquer tipo de afastamento, solicite à Pró-Reitoria de Extensão a alteração. 

 

CANCELAMENTO DA AÇÃO

Caso o projeto ou evento não tenha sido realizado, é possível solicitar o seu cancelamento. Na tela inicial do projeto, clique no botão Cancelar. Justifique o cancelamento.

Avise ao coordenador de extensão do câmpus, pois ele deverá avaliar o pedido de cancelamento.

 

DECLARAÇÃO DE PARTICIPAÇÃO

Os membros da equipe podem acessar a Declaração de Participação (durante a execução do projeto) ou o Certificado de Participação (após a finalização do projeto) na aba Equipe, utilizando o botão correspondente.