# Fases internas (CEx) - Projetos
# Elaboração do edital
**1. ELABORAÇÃO DO EDITAL**
Primeiro, é importante entender que os editais podem ser realizados com ou sem fomento (recurso financeiro):
Os editais de fluxo contínuo são publicados para que possamos manter o devido registro das atividades de extensão desenvolvidas no IFSP.
O Edital publicado pelo câmpus (com fomento) deve ser encaminhado para a PRX-IFSP via e-mail, com a solicitação para que o mesmo seja disponibilizado no SUAP.
** 2. MODELO DE EDITAL ELETRÔNICO**
A fim de facilitar a elaboração dos editais de extensão, estão disponíveis no Suap modelos de documentos eletrônicos. Os modelos contam também com informações específicas que o Suap solicita quando cadastramos o edital no sistema.
Para acessar os documentos, eletrônicos, acesse o menu: **DOCUMENTOS / PROCESSOS > Documentos Eletrônicos > Adicionar Documento de Texto**
Tipo do Documento: Edital Geral (exceto licitações)
Modelos disponíveis:
- Edital para seleção de projetos de extensão
- Edital para seleção de bolsistas de projetos de extensão
- Edital de extensão – Errata
**3. OUTROS DOCUMENTOS ELETRÔNICOS**
Além dos editais elaborados eletronicamente pelo Suap, os principais anexos dos editais também estão disponíveis como modelo de documento eletrônico no Suap.
Para acessar os documentos, eletrônicos, acesse o menu: **DOCUMENTOS / PROCESSOS > Documentos Eletrônicos > Adicionar Documento de Texto**
Tipo do Documento: Termo
Modelos disponíveis:
- Termo de anuência para execução de projetos de extensão
- Termo de Compromisso – Coordenador(a) de Projeto de Extensão
- Termo de adesão ao serviço voluntário – Extensão
- Termo de adesão a ação de extensão para instituições/organizações externas
- Termo de anuência para cursos de extensão a distância
**4. CADASTRO DO EDITAL**
O cadastro do edital é de responsabilidade da PRX. Veja quais são os principais dados solicitados pelo Suap:
[](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2021-03/image-1614625137266.png)
[](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2021-03/image-1614625146288.png)
Nas **Configurações do Edital**, as opções marcadas na imagem abaixo são o padrão do edital. Apesar de ser uma funcionalidade exclusiva de gerentes sistêmicos de Extensão, ao formular os editais, ou ao solicitar o cadastro pela PRX, as Coordenadorias de Extensão (CEx) podem solicitar a ativação/desativação de algumas opções.
[](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2021-03/image-1614625159663.png)
[](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2021-03/image-1614625165668.png)
**Exige lições aprendidas**: trata-se de uma avaliação qualitativa elaborada pelo coordenador do projeto sobre gerenciamento do tempo, do escopo, da equipe, das comunicações, entre outros.
**Exige avaliações dos alunos**: é a avaliação do aluno feita pelo coordenador do projeto, também de forma qualitativa.
**Pode submeter com projeto pendente a partir do ano?**: Esta opção permite que servidores mantenham mais de um projeto sob sua coordenação. Ela permite, contudo, que um servidor com pendência também submeta projetos, por isso sugerimos que o controle, neste caso, ocorra na fase de pré-avaliação (projetos), nas quais é possível devolver o projeto proposto. Por padrão, ela não é habilitada, mas a PRX pode alterar de acordo com a solicitação da Coordenadoria de Extensão do câmpus.
**Atividade todo mês**: torna obrigatória a previsão de pelo menos uma atividade em cada mês de execução do projeto.
**Prazo máximo de cada atividade (em dias)**: permite que cada atividade tenha um prazo máximo para ser executado, evitando a previsão de atividades de longa duração que dificultam o monitoramento do projeto.
**Permite colaborador voluntário**: permite a inclusão de colaborador voluntário nas equipes dos projetos. (Para mais informações, acesse o tópico colaborador voluntário)
**Permite voluntário vinculado ao Núcleo de Arte**: permite a inclusão de colaborador voluntário vinculado ao núcleo de arte nas equipes dos projetos.
**Permite cadastrar aluno sem identificá-lo**: permite a inserção de um discente bolsista sem identificação para permitir que sua correta indicação ocorra após o processo de seleção de bolsistas.
**Atenção!**
O calendário exige um período para **pré-avaliação** separado da avaliação, por isso essa informação deve constar também no Edital.
Os itens **Valor financiado por projeto** e **Quantidade de projetos selecionados** dependem do recurso total do campus ou da reitoria disponibilizado para o fomento dos projetos. Os valores inseridos nestes campos determinam a quantidade de projetos que entrarão “em execução”. Como valor padrão, a PRX insere “10” projetos selecionados, por isso, caso percebam que há mais ou menos projetos selecionados em relação ao recurso disponibilizado, é necessário entrar em contato com a PRX para fazer o ajuste.
# Devolução de projeto durante a submissão
Enquanto o edital está recebendo submissões, é possível devolver o que já foi submetido, caso seja detectada alguma falha, ou a pedido do proponente.
Acesse o menu **EXTENSÃO > Atividades de Extensão > Projetos**.
Acesse o projeto e, na **aba Dados Gerais**, clique em **Devolver**.
[](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2021-03/image-1614628408787.png)
Insira a justificativa e clique em **Salvar**.
[](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2021-03/image-1614628429604.png)
A devolução constará no histórico de movimentação do projeto.
[](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2021-03/image-1614628442352.png)
**ATENÇÃO!** A devolução do projeto nesta fase não isenta a efetivação da pré-avaliação, conforme período estabelecido no cronograma do edital.
# Pré-avaliação de projetos
A pré-avaliação de projetos é atribuída automaticamente ao CEx.
Caso isso não aconteça, é necessário acessar o Suap e seguir com a indicação de Pré-Avaliação pelo menu **EXTENSÃO > Atividades de Extensão > Indicar pré-avaliador**.
[](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2021-03/image-1614626695756.png)
Selecione o edital ao qual o projeto foi submetido e clique em **Indicar Pré-avaliador**.
[](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2021-03/image-1614626858207.png)
Ao receber a submissão, o CEx deve fazer a pré-avaliação verificando a conformidade e o atendimento da proposta ao edital cadastrado.
**IMPORTANTE!** Nos editais com fomento, é imprescindível verificar se foram corretamente cadastrados o “Plano de Aplicação” e o “Plano de Desembolso”. Há abas específicas na submissão projeto para isso. O [Manual de submissão de projetos](https://manuais.ifsp.edu.br/books/extens%C3%A3o/chapter/submiss%C3%A3o-de-projetos-e-eventos-de-extens%C3%A3o) apresenta o passo a passo para a submissão correta dos itens previstos.
Caso tenha sido identificado um erro na submissão (quanto aos campos previstos no edital, valores cadastrados, falta de documentação solicitada no edital ou outras informações), o projeto pode ser devolvido para adequação.
A pré-avaliação permite três opções:
**Pré-selecionar** - Projeto segue para avaliação
**Não pré-selecionar** - Encerra o processo de submissão do projeto
**Devolver** - Retornar ao proponente para alterações
As opções **Pré-selecionar** e **Não pré-selecionar** estão disponíveis no menu **EXTENSÃO > Atividades de Extensão > Pré-avaliar**. É necessário selecionar o edital ao qual o projeto foi submetido e registrar a opção no projeto.
A opção de **Devolver** está disponível diretamente no projeto, na aba Dados Gerais. Mais informações sobre a devolução de projetos [aqui](https://manuais.ifsp.edu.br/books/projetos-de-extensao/page/devolu%C3%A7%C3%A3o-de-projeto-durante-a-submiss%C3%A3o)
**ATENÇÃO!** Em todos os editais com prazo determinado para submissão e pré-avaliação, a devolução e ressubmissão devem ser realizadas durante o período de pré-avaliação. Veja **[neste manual](https://manuais.ifsp.edu.br/books/extens%C3%A3o/page/devolu%C3%A7%C3%A3o-de-projeto-durante-a-submiss%C3%A3o)** como devolver o projeto.
Caso a proposta seja recomendada, mas em seguida seja identificado um sério erro, é necessário solicitar por e-mail para que a PRX cancele a Pré-Avaliação o mais breve possível. Lembre-se que este é o último momento que o projeto pode ser retornado para correções.
A etapa seguinte é a de **Avaliação**.
No caso dos editais do campus e dos editais da PRX sem fomento, via de regra, quem avalia são os membros designados pela Comissão de Extensão do câmpus e da própria CEx. Membros da equipe do projeto não podem fazer parte da avaliação do mesmo.
Para indicação de avaliadores é necessário que a CEx envie para a e-mail contendo:
- Título do projeto
- Edital ao qual o projeto está submetido
- Avaliador 1 - nome completo e Avaliador 2 - nome completo
Nos editais de fomento da PRX, as avaliações são encaminhadas para avaliadores *ad hoc*.
# Avaliação de projetos de extensão
Ao ser pré-avaliado o projeto entra em modo para avaliação.
No caso de Editais de fluxo contínuo ou fomento do campus, a vinculação dos avaliadores é realizada no SUAP PRX a partir da indicação da CEx.
**Equipe PRX** deve acessar o menu **Extensão > Atividades de extensão > Indicar avaliador**.
[](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2021-03/image-1614627101083.png)
Após selecionar o edital abrirá a tela abaixo; clicar no botão **Selecionar avaliadores**.
[](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2021-03/image-1614627147136.png)
Vai aparecer uma lista com todos os avaliadores disponíveis. Por enquanto, aparecerão avaliadores de todo o IFSP, e caso seja preciso adicionar alguém, deverá ser solicitado à PRX.
[](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2021-03/image-1614627168756.png)
# Monitoramento
À medida que o projeto é executado, o coordenador do projeto deve registrar cada atividade executada e meta cumprida. O monitor tem a responsabilidade de validar as informações inseridas no Suap pelo coordenador do projeto. O próprio sistema indica automaticamente o pré-avaliador do projeto como monitor do projeto.
Para acessar a tela de monitoramento, siga para **EXTENSÃO > Atividades de Extensão > Monitoramento**.
Note a legenda: o projeto com o texto marcado em vermelho está com prestação de contas das atividades em atraso; o que está marcado em amarelo, precisa de validação do monitor. Clique no botão **Acompanhar validação**.
[](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2021-03/image-1614627860009.png)
[](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2021-03/image-1614627865210.png)
Após leitura das informações inseridas, clique em **Aprovar** ou **Não aprovar**.
[](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2021-03/image-1614627947753.png)
As atividades aprovadas aparecerão da seguinte forma:
[](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2021-03/image-1614627962656.png)
Caso seja percebido um equívoco na aprovação da atividade, é possível cancelar a avaliação, o que vai liberar o acesso ao coordenador do projeto para eventuais alterações.
Estando tudo aprovado, o coordenador pode finalizar o projeto, conforme **[Manual de finalização de projetos](https://manuais.ifsp.edu.br/books/extens%C3%A3o/chapter/finaliza%C3%A7%C3%A3o-de-projetos-de-extens%C3%A3o)**.
O monitor ainda deve retornar à tela de monitoramento e validar a conclusão do projeto:
[](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2021-03/image-1614628022366.png)
[](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2021-03/image-1614628031726.png)
Caso seja necessário alterar o monitor de um projeto, acesse o menu **EXTENSÃO > Atividades de Extensão > Gerenciar Monitores **e faça a nova atribuição, selecionando o edital ao qual o projeto foi submetido e clicando no botão Indicar Monitor.
[](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2021-03/image-1614628067926.png)
# Resultado, cancelamento e interposição de recurso
**VERIFICANDO O RESULTADO**
Na data estabelecida no cronograma, é possível verificar os resultados parcial e final do edital, por meio dos menus:
- EXTENSÃO > Atividades de Extensão > Editais > Resultado Parcial
- EXTENSÃO > Atividades de Extensão > Editais > Resultado Final
Também na data estabelecida em edital, caso aprovado, o status do projeto passa a constar “Em execução”.
Caso a CEx tenha por hábito publicar o resultado no site do câmpus ou outros meios, é possível publicar o próprio relatório emitido pelo Suap, nos menus informados acima.
**INTERPOSIÇÃO DE RECURSO**
Dentro do período estabelecido em edital, o proponente que tiver sua submissão rejeitada ou não concordar com a nota recebida poderá interpor recurso à decisão. O CEx deverá acessar o menu **EXTENSÃO > Atividades de Extensão > Interposição de recurso**, também dentro do período estabelecido em edital, e **avaliar a requisição**.
**CANCELAMENTO DE PROJETO**
Caso um projeto submetido e aprovado não seja executado, o proponente pode solicitar o seu cancelamento, devidamente justificado. O monitor do projeto deve acessar o menu **EXTENSÃO > Atividades de Extensão > Cancelamentos**. Após selecionar o projeto, deve avaliar o pedido e emitir parecer. Caso o projeto esteja no início da execução e seja possível ainda redirecionar o recurso a outro projeto, é possível marcar a opção “Aprovar Próximo Projeto”. Se não, somente marcar a opção “Cancelar Projeto” e salvar decisão.
[](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2021-03/image-1614628230386.png)
# Cadastro de colaborador voluntário
As funções relacionadas ao cadastro de colaboradores voluntários estão disponíveis para os Coordenadores de Extensão.
O cadastro de colaborador voluntário permite inserir pessoas sem vínculo com o IFSP nas equipes de projetos, possibilitando o registro da participação da sociedade. Antes de realizar o cadastro de colaborador voluntário, é necessário cadastrar a instituição a qual se vincula.
Para isso, basta preencher um formulário simples, em **EXTENSÃO > Atividades de Extensão > Cadastros > Instituição**, botão **Adicionar Instituição**. Verifique antes de criar uma nova Instituição se já há um cadastro ativo.
[](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2021-03/image-1614628278350.png)
O campo “Instituição” deve ser preenchido com letra maiúscula.
Para possibilitar correto cadastro de organizações que não sejam enquadradas como UASG, é possível utilizar o “CNPJ” como preenchimento opcional.
Como somente o campo “Instituição” é de preenchimento obrigatório, o sistema permite a inserção de movimentos sociais e outras organizações não formalizadas que participem de atividades de Extensão. Excetuando esses casos, recomenda-se que todas as informações sejam lançadas no Suap.
Após o cadastro da instituição, faz-se necessária a inserção do colaborador voluntário por meio de um breve formulário disponível no sistema em **EXTENSÃO > Atividades de Extensão > Cadastros > Colaborador Voluntário**, botão **Adicionar Colaborador Voluntário**.
[](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2021-03/image-1614628325394.png)
[](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2021-03/image-1614628345141.png)
[](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2021-03/image-1614628350345.png)
Assim como no caso do cadastro das instituições, recomenda-se a inserção de todas as informações do colaborador no SUAP.
No campo **Documentação**, sugere-se a inserção do termo de voluntariado assinado pelo participante do projeto e um documento pessoal com CPF (RG ou CNH).