# Fases internas (CEx) - Projetos # Elaboração do edital **1. ELABORAÇÃO DO EDITAL** Primeiro, é importante entender que os editais podem ser realizados com ou sem fomento (recurso financeiro):
**COM FOMENTO**
Publicado pelo Campus Publicado pela PRX
**SEM FOMENTO**
Publicado pela PRX (fluxo contínuo Eventos e Projetos)
Os editais de fluxo contínuo são publicados para que possamos manter o devido registro das atividades de extensão desenvolvidas no IFSP. O Edital publicado pelo câmpus (com fomento) deve ser encaminhado para a PRX-IFSP via e-mail, com a solicitação para que o mesmo seja disponibilizado no SUAP. ** 2. MODELO DE EDITAL ELETRÔNICO** A fim de facilitar a elaboração dos editais de extensão, estão disponíveis no Suap modelos de documentos eletrônicos. Os modelos contam também com informações específicas que o Suap solicita quando cadastramos o edital no sistema. Para acessar os documentos, eletrônicos, acesse o menu: **DOCUMENTOS / PROCESSOS > Documentos Eletrônicos > Adicionar Documento de Texto** Tipo do Documento: Edital Geral (exceto licitações) Modelos disponíveis: - Edital para seleção de projetos de extensão - Edital para seleção de bolsistas de projetos de extensão - Edital de extensão – Errata **3. OUTROS DOCUMENTOS ELETRÔNICOS** Além dos editais elaborados eletronicamente pelo Suap, os principais anexos dos editais também estão disponíveis como modelo de documento eletrônico no Suap. Para acessar os documentos, eletrônicos, acesse o menu: **DOCUMENTOS / PROCESSOS > Documentos Eletrônicos > Adicionar Documento de Texto** Tipo do Documento: Termo Modelos disponíveis: - Termo de anuência para execução de projetos de extensão - Termo de Compromisso – Coordenador(a) de Projeto de Extensão - Termo de adesão ao serviço voluntário – Extensão - Termo de adesão a ação de extensão para instituições/organizações externas - Termo de anuência para cursos de extensão a distância **4. CADASTRO DO EDITAL** O cadastro do edital é de responsabilidade da PRX. Veja quais são os principais dados solicitados pelo Suap: [![image-1614625137266.png](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2021-03/scaled-1680-/image-1614625137266.png)](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2021-03/image-1614625137266.png) [![image-1614625146288.png](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2021-03/scaled-1680-/image-1614625146288.png)](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2021-03/image-1614625146288.png) Nas **Configurações do Edital**, as opções marcadas na imagem abaixo são o padrão do edital. Apesar de ser uma funcionalidade exclusiva de gerentes sistêmicos de Extensão, ao formular os editais, ou ao solicitar o cadastro pela PRX, as Coordenadorias de Extensão (CEx) podem solicitar a ativação/desativação de algumas opções. [![image-1614625159663.png](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2021-03/scaled-1680-/image-1614625159663.png)](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2021-03/image-1614625159663.png) [![image-1614625165668.png](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2021-03/scaled-1680-/image-1614625165668.png)](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2021-03/image-1614625165668.png) **Exige lições aprendidas**: trata-se de uma avaliação qualitativa elaborada pelo coordenador do projeto sobre gerenciamento do tempo, do escopo, da equipe, das comunicações, entre outros. **Exige avaliações dos alunos**: é a avaliação do aluno feita pelo coordenador do projeto, também de forma qualitativa. **Pode submeter com projeto pendente a partir do ano?**: Esta opção permite que servidores mantenham mais de um projeto sob sua coordenação. Ela permite, contudo, que um servidor com pendência também submeta projetos, por isso sugerimos que o controle, neste caso, ocorra na fase de pré-avaliação (projetos) ou avaliação (eventos), nas quais é possível devolver o projeto proposto. Por padrão, ela não é habilitada, mas a PRX pode alterar de acordo com a solicitação da Coordenadoria de Extensão do câmpus. **Atividade todo mês**: torna obrigatória a previsão de pelo menos uma atividade em cada mês de execução do projeto. **Prazo máximo de cada atividade (em dias)**: permite que cada atividade tenha um prazo máximo para ser executado, evitando a previsão de atividades de longa duração que dificultam o monitoramento do projeto. **Permite colaborador voluntário**: permite a inclusão de colaborador voluntário nas equipes dos projetos. (Para mais informações, acesse o tópico colaborador voluntário) **Permite voluntário vinculado ao Núcleo de Arte**: permite a inclusão de colaborador voluntário vinculado ao núcleo de arte nas equipes dos projetos. **Permite cadastrar aluno sem identificá-lo**: permite a inserção de um discente bolsista sem identificação para permitir que sua correta indicação ocorra após o processo de seleção de bolsistas. **Atenção!** O calendário exige um período para **pré-avaliação** separado da avaliação, por isso essa informação deve constar também no Edital. Os itens **Valor financiado por projeto** e **Quantidade de projetos selecionados** dependem do recurso total do campus ou da reitoria disponibilizado para o fomento dos projetos. Os valores inseridos nestes campos determinam a quantidade de projetos que entrarão “em execução”. Como valor padrão, a PRX insere “10” projetos selecionados, por isso, caso percebam que há mais ou menos projetos selecionados em relação ao recurso disponibilizado, é necessário entrar em contato com a PRX para fazer o ajuste. # Devolução de projeto durante a submissão Enquanto o edital está recebendo submissões, é possível devolver o que já foi submetido, caso seja detectada alguma falha, ou a pedido do proponente. Acesse o menu **EXTENSÃO > Atividades de Extensão > Projetos**. Acesse o projeto e, na **aba Dados Gerais**, clique em **Devolver**. [![image-1614628408787.png](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2021-03/scaled-1680-/image-1614628408787.png)](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2021-03/image-1614628408787.png) Insira a justificativa e clique em **Salvar**. [![image-1614628429604.png](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2021-03/scaled-1680-/image-1614628429604.png)](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2021-03/image-1614628429604.png) A devolução constará no histórico de movimentação do projeto. [![image-1614628442352.png](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2021-03/scaled-1680-/image-1614628442352.png)](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2021-03/image-1614628442352.png) **ATENÇÃO!** A devolução do projeto nesta fase não isenta a efetivação da pré-avaliação, conforme período estabelecido no cronograma do edital. # Pré-avaliação de projetos A pré-avaliação de projetos é atribuída automaticamente ao CEx. Caso isso não aconteça, é necessário acessar o Suap e seguir com a indicação de Pré-Avaliação pelo menu **EXTENSÃO > Atividades de Extensão > Indicar pré-avaliador**. [![image-1614626695756.png](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2021-03/scaled-1680-/image-1614626695756.png)](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2021-03/image-1614626695756.png) Selecione o edital ao qual o projeto foi submetido e clique em **Indicar Pré-avaliador**. [![image-1614626858207.png](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2021-03/scaled-1680-/image-1614626858207.png)](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2021-03/image-1614626858207.png) Ao receber a submissão, o CEx deve fazer a pré-avaliação, em **EXTENSÃO > Atividades de Extensão > Pré-avaliar**, verificando a conformidade e o atendimento da proposta ao edital cadastrado. A pré-avaliação permite a escolha de três opções: **aceitar** (projeto segue para avaliação), **devolver** (para alterações pelo proponente) ou **rejeitar** (encerra o processo de submissão do projeto). **IMPORTANTE!** Nos editais com fomento, é imprescindível verificar se foram corretamente cadastrados o “Plano de Aplicação” e o “Plano de Desembolso”. Há abas específicas na submissão projeto para isso. O [Manual de submissão de projetos](https://manuais.ifsp.edu.br/books/extens%C3%A3o/chapter/submiss%C3%A3o-de-projetos-e-eventos-de-extens%C3%A3o) apresenta o passo a passo para a submissão correta dos itens previstos. Caso tenha sido identificado um erro na submissão (referente aos valores cadastrados, falta de documentação solicita no edital ou outras informações), o projeto deve ser devolvido para adequação. Caso a proposta seja recomendada, mas em seguida seja identificado um sério erro, é necessário solicitar por e-mail para que a PRX cancele a Pré-Avaliação o mais breve possível. Lembre-se que este é o último momento que o projeto pode ser retornado para correções.

**ATENÇÃO!** Em todos os editais com prazo determinado para submissão e pré-avaliação, a devolução e ressubmissão devem ser realizadas durante o período de pré-avaliação. Veja **[neste manual](https://manuais.ifsp.edu.br/books/extens%C3%A3o/page/devolu%C3%A7%C3%A3o-de-projeto-durante-a-submiss%C3%A3o)** como devolver o projeto.

A etapa seguinte é a de avaliação. No caso dos editais do campus e dos editais da PRX sem fomento, via de regra, quem avalia são os membros designados pela Comissão de Extensão do câmpus e da própria CEx. Nos editais de fomento da PRX, as avaliações são encaminhadas para avaliadores *ad hoc*. **É necessário que a CEx envie para a PRX, por e-mail, o nome de dois avaliadores por projeto.** Lembre-se que os membros da equipe do projeto não podem fazer parte da avaliação do mesmo. # Avaliação de eventos de extensão A avaliação de eventos ocorre em um fluxo simplificado, disponível somente para este tipo de atividade. Ao ser submetido, o projeto é pré-avaliado automaticamente pelo Suap e vai direto para avaliação. Esta avaliação não será mais atribuída pela PRX aos avaliadores, como ocorre com os projetos, mas pelo Coordenador de Extensão. Após a submissão, o CEx deve acessar o menu **Extensão > Atividades de extensão > Indicar avaliador**. Vão aparecer os editais de fluxo contínuo que estiverem em período de avaliação. [![image-1614627101083.png](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2021-03/scaled-1680-/image-1614627101083.png)](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2021-03/image-1614627101083.png) Após selecionar o edital abrirá a tela abaixo; clicar no botão **Selecionar avaliadores**. [![image-1614627147136.png](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2021-03/scaled-1680-/image-1614627147136.png)](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2021-03/image-1614627147136.png) Vai aparecer uma lista com todos os avaliadores disponíveis. Por enquanto, aparecerão avaliadores de todo o IFSP, e caso seja preciso adicionar alguém, deverá ser solicitado à PRX. Para selecionar, clique na caixa correspondente ao nome. **Somente um avaliador será necessário.** [![image-1614627168756.png](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2021-03/scaled-1680-/image-1614627168756.png)](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2021-03/image-1614627168756.png) Feita a indicação, o evento segue para avaliação, com algumas diferenças em relação à avaliação de projetos. Acessar o menu** EXTENSÃO > Atividades de extensão > Avaliar** Selecionar a opção que estiver pendente e seguir para avaliação. [![image-1614627220175.png](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2021-03/scaled-1680-/image-1614627220175.png)](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2021-03/image-1614627220175.png) A etapa seguinte mesclou as opções que temos hoje na pré-avaliação e na avaliação: existe a possibilidade de **devolver** o projeto nesta etapa. Seguindo para avaliação em si, o projeto pode então ser **aprovado** ou **reprovado**. [![image-1614627248308.png](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2021-03/scaled-1680-/image-1614627248308.png)](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2021-03/image-1614627248308.png) A avaliação é feita conforme os critérios estabelecidos no edital: [![image-1614627264352.png](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2021-03/scaled-1680-/image-1614627264352.png)](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2021-03/image-1614627264352.png) Se reprovado, o projeto não pode mais ser alterado. Se aprovado, o projeto segue direto para execução. # Monitoramento À medida que o projeto é executado, o coordenador do projeto deve registrar cada atividade executada e meta cumprida. O monitor tem a responsabilidade de validar as informações inseridas no Suap pelo coordenador do projeto. O próprio sistema indica automaticamente o pré-avaliador do projeto (ou o avaliador do evento) como monitor do projeto. Para acessar a tela de monitoramento, siga para **EXTENSÃO > Atividades de Extensão > Monitoramento**. Note a legenda: o projeto ou evento com o texto marcado em vermelho está com prestação de contas das atividades em atraso; o que está marcado em amarelo, precisa de validação do monitor. Clique no botão **Acompanhar validação**. [![image-1614627860009.png](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2021-03/scaled-1680-/image-1614627860009.png)](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2021-03/image-1614627860009.png) [![image-1614627865210.png](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2021-03/scaled-1680-/image-1614627865210.png)](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2021-03/image-1614627865210.png) Após leitura das informações inseridas, clique em **Aprovar** ou **Não aprovar**. [![image-1614627947753.png](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2021-03/scaled-1680-/image-1614627947753.png)](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2021-03/image-1614627947753.png) As atividades aprovadas aparecerão da seguinte forma: [![image-1614627962656.png](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2021-03/scaled-1680-/image-1614627962656.png)](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2021-03/image-1614627962656.png) Caso seja percebido um equívoco na aprovação da atividade, é possível cancelar a avaliação, o que vai liberar o acesso ao coordenador do projeto para eventuais alterações. Estando tudo aprovado, o coordenador pode finalizar o projeto ou o evento, conforme **[Manual de finalização de projetos](https://manuais.ifsp.edu.br/books/extens%C3%A3o/chapter/finaliza%C3%A7%C3%A3o-de-projetos-de-extens%C3%A3o)**. No caso dos eventos, o cadastro é imediatamente finalizado. No caso dos projetos, o monitor ainda deve retornar à tela de monitoramento e validar a conclusão do projeto: [![image-1614628022366.png](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2021-03/scaled-1680-/image-1614628022366.png)](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2021-03/image-1614628022366.png) [![image-1614628031726.png](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2021-03/scaled-1680-/image-1614628031726.png)](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2021-03/image-1614628031726.png) Caso seja necessário alterar o monitor de um projeto/evento, acesse o menu **EXTENSÃO > Atividades de Extensão > Gerenciar Monitores **e faça a nova atribuição, selecionando o edital ao qual o projeto/evento foi submetido e clicando no botão Indicar Monitor. [![image-1614628067926.png](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2021-03/scaled-1680-/image-1614628067926.png)](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2021-03/image-1614628067926.png) # Resultado, cancelamento e interposição de recurso **VERIFICANDO O RESULTADO** Na data estabelecida no cronograma, é possível verificar os resultados parcial e final do edital, por meio dos menus: - EXTENSÃO > Atividades de Extensão > Editais > Resultado Parcial - EXTENSÃO > Atividades de Extensão > Editais > Resultado Final Também na data estabelecida em edital, caso aprovado, o status do projeto passa a constar “Em execução”. Caso a CEx tenha por hábito publicar o resultado no site do câmpus ou outros meios, é possível publicar o próprio relatório emitido pelo Suap, nos menus informados acima. **INTERPOSIÇÃO DE RECURSO** Dentro do período estabelecido em edital, o proponente que tiver sua submissão rejeitada ou não concordar com a nota recebida poderá interpor recurso à decisão. O CEx deverá acessar o menu **EXTENSÃO > Atividades de Extensão > Interposição de recurso**, também dentro do período estabelecido em edital, e **avaliar a requisição**. **CANCELAMENTO DE PROJETO** Caso um projeto submetido e aprovado não seja executado, o proponente pode solicitar o seu cancelamento, devidamente justificado. O monitor do projeto/evento deve acessar o menu **EXTENSÃO > Atividades de Extensão > Cancelamentos**. Após selecionar o projeto/evento, deve avaliar o pedido e emitir parecer. Caso o projeto esteja no início da execução e seja possível ainda redirecionar o recurso a outro projeto, é possível marcar a opção “Aprovar Próximo Projeto”. Se não, somente marcar a opção “Cancelar Projeto” e salvar decisão. [![image-1614628230386.png](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2021-03/scaled-1680-/image-1614628230386.png)](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2021-03/image-1614628230386.png) # Cadastro de colaborador voluntário As funções relacionadas ao cadastro de colaboradores voluntários estão disponíveis para os Coordenadores de Extensão. O cadastro de colaborador voluntário permite inserir pessoas sem vínculo com o IFSP nas equipes de projetos, possibilitando o registro da participação da sociedade. Antes de realizar o cadastro de colaborador voluntário, é necessário cadastrar a instituição a qual se vincula. Para isso, basta preencher um formulário simples, em **EXTENSÃO > Atividades de Extensão > Cadastros > Instituição**, botão **Adicionar Instituição**. Verifique antes de criar uma nova Instituição se já há um cadastro ativo. [![image-1614628278350.png](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2021-03/scaled-1680-/image-1614628278350.png)](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2021-03/image-1614628278350.png) O campo “Instituição” deve ser preenchido com letra maiúscula. Para possibilitar correto cadastro de organizações que não sejam enquadradas como UASG, é possível utilizar o “CNPJ” como preenchimento opcional. Como somente o campo “Instituição” é de preenchimento obrigatório, o sistema permite a inserção de movimentos sociais e outras organizações não formalizadas que participem de atividades de Extensão. Excetuando esses casos, recomenda-se que todas as informações sejam lançadas no Suap. Após o cadastro da instituição, faz-se necessária a inserção do colaborador voluntário por meio de um breve formulário disponível no sistema em **EXTENSÃO > Atividades de Extensão > Cadastros > Colaborador Voluntário**, botão **Adicionar Colaborador Voluntário**. [![image-1614628325394.png](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2021-03/scaled-1680-/image-1614628325394.png)](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2021-03/image-1614628325394.png) [![image-1614628345141.png](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2021-03/scaled-1680-/image-1614628345141.png)](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2021-03/image-1614628345141.png) [![image-1614628350345.png](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2021-03/scaled-1680-/image-1614628350345.png)](https://manuais.ifsp.edu.br/uploads/images/gallery/2021-03/image-1614628350345.png) Assim como no caso do cadastro das instituições, recomenda-se a inserção de todas as informações do colaborador no SUAP. No campo **Documentação**, sugere-se a inserção do termo de voluntariado assinado pelo participante do projeto e um documento pessoal com CPF (RG ou CNH).