Fases internas (CEx) - Projetos

• Elaboração do edital
• Devolução de projeto durante a submissão
• Pré-avaliação de projetos
• Avaliação de eventos de extensão
• Monitoramento
• Resultado, cancelamento e interposição de recurso
• Cadastro de colaborador voluntário

Elaboração do edital

1. ELABORAÇÃO DO EDITAL

Primeiro, é importante entender que os editais podem ser realizados com ou sem fomento (recurso financeiro):

COM FOMENTO
Publicado pelo Campus	Publicado pela PRX
SEM FOMENTO
Publicado pela PRX (fluxo contínuo Eventos e Projetos)

 

Os editais de fluxo contínuo são publicados para que possamos manter o devido registro das atividades de extensão desenvolvidas no IFSP.

O Edital publicado pelo câmpus (com fomento) deve ser encaminhado para a PRX-IFSP via e-mail, com a solicitação para que o mesmo seja disponibilizado no SUAP.

 

 2. MODELO DE EDITAL ELETRÔNICO

A fim de facilitar a elaboração dos editais de extensão, estão disponíveis no Suap modelos de documentos eletrônicos. Os modelos contam também com informações específicas que o Suap solicita quando cadastramos o edital no sistema.

Para acessar os documentos, eletrônicos, acesse o menu: DOCUMENTOS / PROCESSOS > Documentos Eletrônicos > Adicionar Documento de Texto

Tipo do Documento: Edital Geral (exceto licitações)

Modelos disponíveis:

• Edital para seleção de projetos de extensão
• Edital para seleção de bolsistas de projetos de extensão
• Edital de extensão – Errata

 

3. OUTROS DOCUMENTOS ELETRÔNICOS

Além dos editais elaborados eletronicamente pelo Suap, os principais anexos dos editais também estão disponíveis como modelo de documento eletrônico no Suap.

Para acessar os documentos, eletrônicos, acesse o menu: DOCUMENTOS / PROCESSOS > Documentos Eletrônicos > Adicionar Documento de Texto

Tipo do Documento: Termo

Modelos disponíveis:

• Termo de anuência para execução de projetos de extensão
• Termo de Compromisso – Coordenador(a) de Projeto de Extensão
• Termo de adesão ao serviço voluntário – Extensão
• Termo de adesão a ação de extensão para instituições/organizações externas
• Termo de anuência para cursos de extensão a distância

 

4. CADASTRO DO EDITAL

O cadastro do edital é de responsabilidade da PRX. Veja quais são os principais dados solicitados pelo Suap:

 

Nas Configurações do Edital, as opções marcadas na imagem abaixo são o padrão do edital. Apesar de ser uma funcionalidade exclusiva de gerentes sistêmicos de Extensão, ao formular os editais, ou ao solicitar o cadastro pela PRX, as Coordenadorias de Extensão (CEx) podem solicitar a ativação/desativação de algumas opções.

Exige lições aprendidas: trata-se de uma avaliação qualitativa elaborada pelo coordenador do projeto sobre gerenciamento do tempo, do escopo, da equipe, das comunicações, entre outros.

Exige avaliações dos alunos: é a avaliação do aluno feita pelo coordenador do projeto, também de forma qualitativa.

Pode submeter com projeto pendente a partir do ano?: Esta opção permite que servidores mantenham mais de um projeto sob sua coordenação. Ela permite, contudo, que um servidor com pendência também submeta projetos, por isso sugerimos que o controle, neste caso, ocorra na fase de pré-avaliação (projetos) ou avaliação (eventos), nas quais é possível devolver o projeto proposto. Por padrão, ela não é habilitada, mas a PRX pode alterar de acordo com a solicitação da Coordenadoria de Extensão do câmpus. 

Atividade todo mês: torna obrigatória a previsão de pelo menos uma atividade em cada mês de execução do projeto.

Prazo máximo de cada atividade (em dias): permite que cada atividade tenha um prazo máximo para ser executado, evitando a previsão de atividades de longa duração que dificultam o monitoramento do projeto.

Permite colaborador voluntário: permite a inclusão de colaborador voluntário nas equipes dos projetos. (Para mais informações, acesse o tópico colaborador voluntário)

Permite voluntário vinculado ao Núcleo de Arte: permite a inclusão de colaborador voluntário vinculado ao núcleo de arte nas equipes dos projetos.

Permite cadastrar aluno sem identificá-lo: permite a inserção de um discente bolsista sem identificação para permitir que sua correta indicação ocorra após o processo de seleção de bolsistas.

 

Atenção!

O calendário exige um período para pré-avaliação separado da avaliação, por isso essa informação deve constar também no Edital.

Os itens Valor financiado por projeto e Quantidade de projetos selecionados dependem do recurso total do campus ou da reitoria disponibilizado para o fomento dos projetos. Os valores inseridos nestes campos determinam a quantidade de projetos que entrarão “em execução”. Como valor padrão, a PRX insere “10” projetos selecionados, por isso, caso percebam que há mais ou menos projetos selecionados em relação ao recurso disponibilizado, é necessário entrar em contato com a PRX para fazer o ajuste.

 

Devolução de projeto durante a submissão

Enquanto o edital está recebendo submissões, é possível devolver o que já foi submetido, caso seja detectada alguma falha, ou a pedido do proponente.

Acesse o menu EXTENSÃO > Atividades de Extensão > Projetos.

Acesse o projeto e, na aba Dados Gerais, clique em Devolver.

Insira a justificativa e clique em Salvar.

A devolução constará no histórico de movimentação do projeto.

 

ATENÇÃO! A devolução do projeto nesta fase não isenta a efetivação da pré-avaliação, conforme período estabelecido no cronograma do edital. 

 

Pré-avaliação de projetos

A pré-avaliação de projetos é atribuída automaticamente ao CEx.

Caso isso não aconteça, é necessário acessar o Suap e seguir com a indicação de Pré-Avaliação pelo menu EXTENSÃO > Atividades de Extensão > Indicar pré-avaliador. 

Selecione o edital ao qual o projeto foi submetido e clique em Indicar Pré-avaliador.

Ao receber a submissão, o CEx deve fazer a pré-avaliação, em EXTENSÃO > Atividades de Extensão > Pré-avaliar, verificando a conformidade e o atendimento da proposta ao edital cadastrado.

A pré-avaliação permite a escolha de três opções: aceitar (projeto segue para avaliação), devolver (para alterações pelo proponente) ou rejeitar (encerra o processo de submissão do projeto).

IMPORTANTE! Nos editais com fomento, é imprescindível verificar se foram corretamente cadastrados o “Plano de Aplicação” e o “Plano de Desembolso”. Há abas específicas na submissão projeto para isso. O Manual de submissão de projetos apresenta o passo a passo para a submissão correta dos itens previstos.

Caso tenha sido identificado um erro na submissão (referente aos valores cadastrados, falta de documentação solicita no edital ou outras informações), o projeto deve ser devolvido para adequação.

Caso a proposta seja recomendada, mas em seguida seja identificado um sério erro, é necessário solicitar por e-mail para que a PRX cancele a Pré-Avaliação o mais breve possível. Lembre-se que este é o último momento que o projeto pode ser retornado para correções.

ATENÇÃO! Em todos os editais com prazo determinado para submissão e pré-avaliação, a devolução e ressubmissão devem ser realizadas durante o período de pré-avaliação. Veja neste manual como devolver o projeto.

A etapa seguinte é a de avaliação.

No caso dos editais do campus e dos editais da PRX sem fomento, via de regra, quem avalia são os membros designados pela Comissão de Extensão do câmpus e da própria CEx. Nos editais de fomento da PRX, as avaliações são encaminhadas para avaliadores ad hoc.

É necessário que a CEx envie para a PRX, por e-mail, o nome de dois avaliadores por projeto. Lembre-se que os membros da equipe do projeto não podem fazer parte da avaliação do mesmo.

Avaliação de eventos de extensão

A avaliação de eventos ocorre em um fluxo simplificado, disponível somente para este tipo de atividade.

Ao ser submetido, o projeto é pré-avaliado automaticamente pelo Suap e vai direto para avaliação. Esta avaliação não será mais atribuída pela PRX aos avaliadores, como ocorre com os projetos, mas pelo Coordenador de Extensão.

Após a submissão, o CEx deve acessar o menu Extensão > Atividades de extensão > Indicar avaliador. Vão aparecer os editais de fluxo contínuo que estiverem em período de avaliação.

Após selecionar o edital abrirá a tela abaixo; clicar no botão Selecionar avaliadores.

Vai aparecer uma lista com todos os avaliadores disponíveis. Por enquanto, aparecerão avaliadores de todo o IFSP, e caso seja preciso adicionar alguém, deverá ser solicitado à PRX.

Para selecionar, clique na caixa correspondente ao nome. Somente um avaliador será necessário.

Feita a indicação, o evento segue para avaliação, com algumas diferenças em relação à avaliação de projetos.

Acessar o menu EXTENSÃO > Atividades de extensão > Avaliar

Selecionar a opção que estiver pendente e seguir para avaliação.

A etapa seguinte mesclou as opções que temos hoje na pré-avaliação e na avaliação: existe a possibilidade de devolver o projeto nesta etapa. Seguindo para avaliação em si, o projeto pode então ser aprovado ou reprovado.

A avaliação é feita conforme os critérios estabelecidos no edital:

Se reprovado, o projeto não pode mais ser alterado.

Se aprovado, o projeto segue direto para execução.

 

Monitoramento

À medida que o projeto é executado, o coordenador do projeto deve registrar cada atividade executada e meta cumprida. O monitor tem a responsabilidade de validar as informações inseridas no Suap pelo coordenador do projeto. O próprio sistema indica automaticamente o pré-avaliador do projeto (ou o avaliador do evento) como monitor do projeto.

Para acessar a tela de monitoramento, siga para EXTENSÃO > Atividades de Extensão > Monitoramento.

Note a legenda: o projeto ou evento com o texto marcado em vermelho está com prestação de contas das atividades em atraso; o que está marcado em amarelo, precisa de validação do monitor. Clique no botão Acompanhar validação.

Após leitura das informações inseridas, clique em Aprovar ou Não aprovar.

As atividades aprovadas aparecerão da seguinte forma:

Caso seja percebido um equívoco na aprovação da atividade, é possível cancelar a avaliação, o que vai liberar o acesso ao coordenador do projeto para eventuais alterações.

Estando tudo aprovado, o coordenador pode finalizar o projeto ou o evento, conforme Manual de finalização de projetos. No caso dos eventos, o cadastro é imediatamente finalizado. No caso dos projetos, o monitor ainda deve retornar à tela de monitoramento e validar a conclusão do projeto:

Caso seja necessário alterar o monitor de um projeto/evento, acesse o menu EXTENSÃO > Atividades de Extensão > Gerenciar Monitores e faça a nova atribuição, selecionando o edital ao qual o projeto/evento foi submetido e clicando no botão Indicar Monitor.

 

 

Resultado, cancelamento e interposição de recurso

VERIFICANDO O RESULTADO

Na data estabelecida no cronograma, é possível verificar os resultados parcial e final do edital, por meio dos menus:

• EXTENSÃO > Atividades de Extensão > Editais > Resultado Parcial
• EXTENSÃO > Atividades de Extensão > Editais > Resultado Final

Também na data estabelecida em edital, caso aprovado, o status do projeto passa a constar “Em execução”.

Caso a CEx tenha por hábito publicar o resultado no site do câmpus ou outros meios, é possível publicar o próprio relatório emitido pelo Suap, nos menus informados acima.

 

INTERPOSIÇÃO DE RECURSO

Dentro do período estabelecido em edital, o proponente que tiver sua submissão rejeitada ou não concordar com a nota recebida poderá interpor recurso à decisão. O CEx deverá acessar o menu EXTENSÃO > Atividades de Extensão > Interposição de recurso, também dentro do período estabelecido em edital, e avaliar a requisição.

 

CANCELAMENTO DE PROJETO

Caso um projeto submetido e aprovado não seja executado, o proponente pode solicitar o seu cancelamento, devidamente justificado. O monitor do projeto/evento deve acessar o menu EXTENSÃO > Atividades de Extensão > Cancelamentos. Após selecionar o projeto/evento, deve avaliar o pedido e emitir parecer. Caso o projeto esteja no início da execução e seja possível ainda redirecionar o recurso a outro projeto, é possível marcar a opção “Aprovar Próximo Projeto”. Se não, somente marcar a opção “Cancelar Projeto” e salvar decisão.

 

Cadastro de colaborador voluntário

As funções relacionadas ao cadastro de colaboradores voluntários estão disponíveis para os Coordenadores de Extensão.

O cadastro de colaborador voluntário permite inserir pessoas sem vínculo com o IFSP nas equipes de projetos, possibilitando o registro da participação da sociedade. Antes de realizar o cadastro de colaborador voluntário, é necessário cadastrar a instituição a qual se vincula.

Para isso, basta preencher um formulário simples, em EXTENSÃO > Atividades de Extensão > Cadastros > Instituição, botão Adicionar Instituição. Verifique antes de criar uma nova Instituição se já há um cadastro ativo.

O campo “Instituição” deve ser preenchido com letra maiúscula.

Para possibilitar correto cadastro de organizações que não sejam enquadradas como UASG, é possível utilizar o “CNPJ” como preenchimento opcional.

Como somente o campo “Instituição” é de preenchimento obrigatório, o sistema permite a inserção de movimentos sociais e outras organizações não formalizadas que participem de atividades de Extensão. Excetuando esses casos, recomenda-se que todas as informações sejam lançadas no Suap.

Após o cadastro da instituição, faz-se necessária a inserção do colaborador voluntário por meio de um breve formulário disponível no sistema em EXTENSÃO > Atividades de Extensão > Cadastros > Colaborador Voluntário, botão Adicionar Colaborador Voluntário.

Assim como no caso do cadastro das instituições, recomenda-se a inserção de todas as informações do colaborador no SUAP.

No campo Documentação, sugere-se a inserção do termo de voluntariado assinado pelo participante do projeto e um documento pessoal com CPF (RG ou CNH).