Planos de Entregas - Elaboração e Homologação

• Elaboração do Plano de Entregas da unidade
• Gerenciamento da equipe da unidade
• Homologação do Plano de Entregas

Elaboração do Plano de Entregas da unidade

Este manual assume que você está familiarizado com os conceitos e definições do novo PGD. Dessa forma, antes de prosseguir, recomendamos a leitura das Definições e Visão Geral do Ciclo PGD. 

Listagem dos Planos de Entregas

Local: Gestão de Pessoas > PGD v2 > Planos de Entregas
Permissões requeridas: Ser servidor ativo.

Todo o acesso aos planos de entrega cadastrados, é feito através dessa interface. Através dela é possível buscar planos por unidade, situação e vigência, além de acessar os planos cadastrados e elaborar novos planos.

Por padrão, a listagem será filtrada para exibir os planos da Unidade Executora na qual o servidor encontra-se em exercício atualmente. Para exibir planos de outras unidades, basta utilizar os filtros.

Visualização do Plano de Entregas

Para visualizar um plano de entregas, basta utilizar o ícone de visualização do plano na lista. A visualização do plano é segmentada nos seguintes blocos:

• Informações principais: Localizada no topo da tela, irá conter as informações básicas do plano, como o seu período e unidade de execução. Nesse bloco, são exibidos também diversos indicadores coloridos sobre a situação do plano.
• Ações principais: Acima do bloco de informações principais são localizadas as ações principais do plano, tais como as ações para o fluxo de homologação do plano, conclusão ou cancelamento.
• Avisos: Abaixo do blooco de informações principais são exibidos avisos diversos sobre o plano, como alertas sobre pendências, mensagens de devolução, dentre outras. (na imagem de exemplo abaixo não há nenhum aviso)
• Abas: Por fim, abaixo das informações principais e dos avisos é localizado o bloco das abas específicas. As abas irão variar a depender das permissões do usuário e da situação atual do plano. (os detalhes de cada aba são explicados nos manuais específicos das funcionalidades que à envolvem).

Elaboração do Plano

Local: Gestão de Pessoas > PGD v2 > Planos de Entregas
Permissões requeridas: Ser chefia ou substituto de uma Unidade Executora.

Para elaborar um novo plano de entregas, a chefia deve selecionar a opção Elaborar Plano de Entregas à partir da listagem de Planos de Entregas.

Será exibido um formulário para indicar a unidade, o qual será preenchido por padrão com a unidade de exercício da chefia, e dois campos de data para indicar o período do plano.

O formulário é bastante simples, mas há uma série de exigências quanto às datas de início e fim do plano:

• A data de fim do Plano de Entregas sempre deve ser o último dia de um período do calendário, considerando as opções de períodicidade aceitas para planos de entregas definidas pela DGP (ver Regramento Vigente para mais detalhes). Por exemplo, se as períodicidades disponíveis forem apenas trimestre e ano, isso significa que um plano com início em 09/01 deve obrigatoriamente terminar em 31/03 (fim do trimestre) ou 31/12 (fim do ano). Vale citar que nesse exemplo, mesmo que o plano se inicie em fevereiro ou março, ele deve terminar nas mesmas datas (31/03 ou 31/12), pois a definição dos períodos é em relação ao calendário anual.
• O início do plano deve estar dentro dos limites de antecedência/retroatividade para os planos de entregas definidos em normativa e configurados pela DGP (ver Regramento Vigente para mais detalhes). Em um exemplo, onde o limite estabelecido é de até 10 dias de retroatividade e no máximo 60 dias de antecedência e estando no dia 16/01, o início do plano poderia ser retroativo até o dia 06/01 e futuro até 17/03. Dessa forma, se ocorrer uma demora para o cadastro do plano, a unidade pode ficar sem um plano por algum tempo, impossibilitando que os participantes criem planos e podendo ocorrer em penalidades e suspensão do PGD, conforme normativa.
• O período do plano deve estar dentro de um período para o qual a Unidade Instituidora Descentralizada possui uma adesão vigente. Por exemplo, se o diretor do campus tiver cadastrado uma adesão ao PGD com inicio em 01/03, nenhuma unidade subordinada poderá elaborar um plano com data de início anterior à 01/03 (a menos que exista outra adesão anterior).
  

Após especificar as datas, estando dentro dos limites válidos, o plano será criado e o usuário será redirecionado para a visualização do plano de entregas. (Posteriormente, é possível acessar a visualização através da listagem dos planos de entregas).

Uma vez que o plano foi criado, é necessário especificar as entregas planejadas para o período.

Especificando Entregas

A especificação de entregas é feita através da aba Entregas. Nesta aba é possível visualizar as entregas planejadas e, enquanto o plano está na situação Em elaboração, adicionar novas entregas e alterar ou remover as configuradas.

Observação: Devido a natureza do plano de entregas, de ser um mecânismo utilizado para planejamento e avaliação do trabalho da unidade, o qual é autorizado e avaliado pelo superior hierarquico, somente a chefia da unidade e seu substituto podem adicionar, alterar ou remover as entregas do plano. Superiores hierarquicos ficam com sua atuação limitada a homologar, acompanhar e avaliar o plano, não podendo alterar o seu conteúdo.

O que são entregas

Antes de adicionar uma entrega, é essencial entender o que é uma entrega e como elas devem ser definidas. Para uma explicação detalhada e exemplos de especificação de entregas,  ver Definições e Visão Geral do Ciclo PGD. 

Adicionando entregas

Para adicionar uma entrega ao plano, a chefia deve selecionar a opção Adicionar, localizado no topo do conteúdo da aba Entregas. Será então exibido um formulário, com os seguintes campos:

• Título da entrega: Produto ou serviço que planeja-se entregar. 
  
• Descrição: Descrição detalhada da entrega.
• Previsão de início: Data a partir da qual a unidade pretende começar a trabalhar na entrega.
• Previsão de conclusão: É o prazo ou previsão para a conclusão da entrega.
• Demandante: O setor que originou a demanda para a entrega.
• Destinatário: Quem vai se beneficiar da entrega.
• Tipo de meta: Especifica a forma como a meta é contabilizada.
• Descrição da meta: Descreve os valores da meta.
• Meta geral a ser alcançada: Quantidade ou percentual a ser produzido de forma geral.
• Meta a ser alcançada no fim do plano: Quantidade ou percentual a ser produzido até o fim do plano.
• Situação anterior da meta no início do plano: Quantidade ou percentual entregue até a data de início do plano.

Após especificar os detalhes da entrega e submeter o formulário, a lista de entregas do plano será exibida, contendo agora a nova entrega adicionada.

Abaixo do título da entrega será exibido um indicador informando o andamento da entrega em relação à sua meta. Como a entrega acabou de ser cadastrada, é normal que seja exibido Abaixo do esperado. Após a homologação do plano, a medida que o progresso da entrega for atualizado, esse indicador será atualizado.

Enquanto o plano estiver em elaboração, é possível alterar as entregas cadastradas ou removê-las completamente. Para isso, basta utilizar as opções Editar, a qual irá exibir um formulário identico ao de adição de entregas, ou a opção Excluir, o qual exigirá uma simples confirmação para excluir a entrega completamente do plano.

Próximos passos

Após elaborar o plano, é necessário efetuar as seguintes ações (em qualquer ordem):

• Homologar o plano de entregas junto ao superior hierarquico (ver Homologação do Plano de Entregas)
• Definir a força de trabalho do plano de entregas (ver Gerenciamento da Equipe da Unidade)

Gerenciamento da equipe da unidade

Homologação do Plano de Entregas

Este manual assume que você está familiarizado com os conceitos e definições do novo PGD. Dessa forma, antes de prosseguir, recomendamos a leitura das Definições e Visão Geral do Ciclo PGD. 

Após elaborar o plano de entregas (para mais informações, ver https://manuais.ifsp.edu.br/books/pgd-v2-a-partir-de-032025/page/elaboracao-do-plano-de-entregas-da-unidade), é preciso homologá-lo junto com o superior hierarquico. 

Para simplicidade desse manual, todas as ações abaixo partem da interface de visualização do plano de entregas.

Submissão do Plano de Entregas para Homologação

Permissões requeridas: Ser chefia da Unidade Executora ou substituto.

O primeiro passo para homogar o Plano de Entregas é a chefia enviar o plano para homologação. Esta ação exige que as seguintes condições sejam atendidas:

• O plano de entregas deve estar Em elaboração;
• Todas as condições relacionadas ao período do Plano de Entregas que são exigidas durante a sua criação ainda sejam satisfeitas;
• O plano de entregas deve possuir ao menos uma entrega definida.

Estando todas as condições acima atendidas, para enviar o plano para homologação, basta utilizar a opção Submeter para homologação, localizada no bloco de ações principais da visualização do plano de entregas. A ação exige uma simples confirmação.

Se tudo ocorrer bem, a situação do plano será alterada para Aguardando Homologação. Isso tem os seguintes efeitos:

• Será liberada uma nova ação para a chefia da unidade reverter a submissão;
• Serão liberadas as ações para o superior homologar ou devolver o plano;
• A adição, alteração ou exclusão das entregas do plano serão bloqueadas.

Reversão da do Plano de Entregas para Homologação

Permissões requeridas: Ser chefia da Unidade Executora ou substituto.

Enquanto o plano está com a situação Aguardando Homologação, se a chefia da unidade detectar a necessidade de efetuar algum ajuste, é necessário utilizar a ação Reverter submissão para homologação. Esta ação exige uma simples confirmação e irá retornar o plano para Em elaboração, permitindo que as entregas sejam ajustadas.

Entretanto, vale notar que, se o superior já tiver homologado o plano, esta ação não estará mais disponível. Nesse caso, será necessário iniciar um processo de Repactuação do Plano de Entregas.

Vale citar também que o Gerenciamento da Equipe da Unidade não depende do plano estar em elaboração e continua disponível mesmo após a submissão do plano para homologação e até mesmo após sua homologação.

Homologação do Plano de Entregas

Permissões requeridas: Ser superior hierarquico em relação à Unidade Executora ou substituto do superior.

Após o plano ser submetido para homologação, cabe ao superior (ou substituto) análisar o plano elaborado e:

• Homologar o plano, permitindo assim que ele seja executado; ou
• Devolver o plano, solicitando ajustes no seu conteúdo.

Ambas ações são feitas através das ações Homologar ou Devolver localizadas no bloco de ações principais da visualização do plano de entregas. Em ambos os casos, é exibido um formulário contendo um campo para justificativa (opcional para o caso de homologação) e um campo de confirmação.

Caso o plano seja devolvido:

• A situação do Plano de Entregas retorna para Em elaboração, permitindo que a chefia da unidade possa fazer alterações nas suas entregas;
• A visualização do Plano de Entregas passará a exibir um aviso informando a justificativa para a devolução.

Caso o plano seja homologado:

• A situação do Plano de Entregas passa para Ativo, dando início à fase de Execução do Plano de Entregas;
  

Enquanto o plano está com a situação Aguardando Homologação, se a chefia da unidade detectar a necessidade de efetuar algum ajuste, é necessário utilizar a ação Reverter submissão para homologação. Esta ação exige uma simples confirmação e irá retornar o plano para Em elaboração, permitindo que as entregas sejam ajustadas.

Entretanto, vale notar que, se o superior já tiver homologado o plano, esta ação não estará mais disponível. Nesse caso, será necessário iniciar um processo de Repactuação do Plano de Entregas.

Vale citar também que o Gerenciamento da Equipe da Unidade não depende do plano estar em elaboração e continua disponível mesmo após a submissão do plano para homologação e até mesmo após sua homologação.

Próximos passos

Após ter o plano de entregas homologado, os participantes que já possuem TCR pactuado e estão na equipe da unidade já podem, elaborar planos de trabalho. 

Caso a definição da força de trabalho do plano de entregas ainda não tenha sido feita, é necessário executar os procedimentos para adicionar os participantes desejados na equipe do plano. Para mais detalhes, ver Gerenciamento da Equipe da Unidade.