Módulo Eventos - SUAP

• Introdução
• Adicionando um Evento (Servidores)
• Avaliando um evento (CEx e PRX) / Acompanhamento dos Eventos (CEx e PRX)
• Inscrição em Eventos (Interessados)
• Gerenciando Eventos (Proponentes) - (em construção)

Introdução

Gestão de Eventos via SUAP

Módulo Comunicação Social

Vantagens:

• Gestão centralizada no SUAP de forma horizontalizada;
• Todos os servidores podem criar e gerenciar um evento;
• Geração dos certificados para todos os envolvidos (organizadores, palestrantes, participantes, entre outros) com recuperação pelo CPF;
• Inscrição independente de acesso;
• Inclusão dos eventos no calendário dentro do próprio SUAP;
• Processo simplificado;
• Autorizações dentro do próprio SUAP sem a necessidade de edital;
• Cadastro de participantes por importação.

Adicionando um Evento (Servidores)

Ao acessar o SUAP, localizar no menu lateral esquerdo a aba "Comunicação Social".

Ao clicar na aba "Comunicação Social" será aberta uma relação, clicar em "Eventos"

 

Será aberta a tela inicial dos Eventos no SUAP

 

Clicar em "Adicionar Evento".

 

Preenchendo as informações de um Evento

 

Dados Gerais

Insira os Dados Gerais do Evento conforme solicitado no formulário:

* Campos obrigatórios

Nome*: Nome completo do Evento, conforme deve constar nos certificados, se for o caso.

Dimensões*: Determina em que nível de gestão o evento será aprovado.

1. Institucional - multicampi ou pró-reitorias
2. Local - Câmpus

Apresentação*: Espaço para que sejam descritos os objetivos principais etc.

Imagem: Logotipo ou algo que ilustre o evento, preferencialmente banner.

Carga Horária*: Carga-Horária total do evento que constará no certificado.

Site: URL da página do evento, caso exista.

 

Local e Data

Insira os dados de Local e Data do Evento conforme solicitado no formulário:

* Campos obrigatórios

Local*: Se online, colocar o link de transmissão ou deixar o endereço genérico.

Início das Inscrições*: Indicar a data na qual serão liberadas as inscrições para o Evento.

Hora de Início*: Indicar o horário no qual serão liberadas as inscrições para o Evento (para que se inicie no primeiro momento da data, indicar 0:00).

Data de Fim*: Indicar a data na qual serão fechadas as inscrições para o Evento.

Hora de Fim*: Indicar o horário no qual serão finalizadas as inscrições para o Evento (para que as inscrições fechem ao final do dia, indicar 23:59).

 

Coordenação e Organização

Insira os dados de Coordenação e Organização do Evento conforme solicitado no formulário:

* Campos obrigatórios

Coordenador*: presidente da comissão ou coordenador do evento. É quem submete o evento para aprovação.

Câmpus*: selecionar na lista suspensa.

Setor*: selecionar na "árvore". Para abrir os menus, clicar no triângulo ao lado da sigla.

Organizadores*: Procurar por parte do nome - É possível selecionar mais de uma pessoa.

Todos que estão na base do SUAP podem ser incluídos aqui, tanto servidores quanto estudantes.

Inscrição Online*: Caixa de seleção

Marque essa opção caso deseje que as inscrições sejam realizadas pelos próprios participantes através do link "Realizar Inscrição em Evento" na tela de login do SUAP.

Gera Certificado?*: Caixa de seleção

Marque essa opção caso deseje que certificados sejam emitidos e enviados por e-mail para os participantes após a realização do evento.

Obs.:  Pode ocorrer destas informações não estarem disponíveis para preenchimento devido ao perfil sistêmico. Entendendo-se assim como coordenador aquele que inscreve o evento no sistema.

 

Classificação

Selecione nas caixas de seleção a classificação do Evento conforme solicitado no formulário:

* Campos obrigatórios

Classificação*: selecione clicando sobre a bolinha a classificação do Evento. Neste caso só é possível selecionar um tipo. 

Tipo*: selecione clicando sobre a bolinha o tipo de Evento. É possível selecionar mais de uma classificação.

 

Público-Alvo*: selecione clicando sobre a caixa de seleção o público-alvo do Evento. É possível selecionar mais de um público-alvo.

Este será o perfil que será exibido no formulário de inscrição.

Este perfil será utilizado para a emissão dos certificados, quando previstos.

Natureza*: selecione clicando sobre a caixa de seleção a natureza do Evento. É possível selecionar mais de uma classificação.

 

Financeiro

Indicar os Recursos Envolvidos - Valor em R$ do total de recurso público destinado a realização do evento.

 

Tipos de Participante

Indicar os tipos de participante do Evento conforme solicitado no formulário:

Tipo de participação: indicar o tipo de participação escolhendo na lista suspensa.

Podem ser cadastrados vários Tipos de Participação, inclusive com diferentes certificações.

Para adicionar outros Tipos de Participação, clique em "Adicionar outro(a) Tipo de Participação".

Tipos de participação cadastrados:

1. Tradutor e Intérprete de Libras
2. Ouvinte
3. Palestrante
4. Mediador
5. Organizador
6. Participante

Outras formas de participação podem ser adicionadas à listagem, necessitando encaminhar solicitação à PRX (prx@ifsp.edu.br).

Limite de Inscrições: número máximo de participantes permitidos para o Tipo de Participação.

Se deixado em brando o Limite de Inscrições, não haverá número máximo, sendo consideradas todas as inscrições realizadas durante o período de inscrições previsto no item Local e Data.

Modelo de Certificado: já há um modelo padrão pré-definido pela PRX, porém há a possibilidade de cadastrar modelos padronizados.

• O arquivo de modelo deve ser um arquivo .docx contendo as marcações #EVENTO#, #PARTICIPANTE#, #CPF#, #CAMPUS#, #CIDADE#, #UF#, #DATA#, #CODIGOVERIFICADOR#.
• Não preencher caso deseje utilizar o modelo padrão.

Frente:
Verso:

 

Finalizando a inscrição do Evento

Para finalizar a inscrição do Evento no SUAP, clique em "Salvar" ao final da página.

É possível Salvar o Evento atual e abrir outro formulário de inscrição para um novo evento.

É possível salvar o Evento que que está sendo editado e continuar editando-o.

 

Ao clicar em salvar, se todos os campos obrigatórios (*) estiverem preenchidos o evento seguirá para avaliação.

• Eventos com dimensão CAMPUS e MULTICAMPI serão avaliados pelos CExs.
• Eventos com dimensão REITORIA - INSTITUCIONAL serão avaliados pela PRX.

 

Avaliando um evento (CEx e PRX) / Acompanhamento dos Eventos (CEx e PRX)

Avaliando um evento

 

Acessando a proposta de Evento

Para avaliar um Evento, o CEx ou PRX deve acessar o módulo Eventos no SUAP utilizando o caminho Menu lateral esquerdo >> Comunicação Social >> Eventos.

Também está disponível o acesso na página inicial do SUAP, na qual há o aviso de que há Eventos a serem avaliados.

Os Eventos que estão aguardando a avaliação estarão na aba "Aguardando Minha Aprovação".

Para acessar o Evento a ser avaliado, clique na imagem da Lupa ao lado esquerdo do Evento.

O sistema irá abrir a página do Evento a ser avaliado.

 

Verificando as informações cadastradas para o Evento

Visualize as informações cadastradas para o Evento rolando a página para baixo.

Nesta visualização é possível verificar o Título e o Folder/Banner inserido.

Cheque os Dados Gerais cadastrados, conferindo as informações.

Neste caso, têm-se:

• • • O Evento se chamará: Comunicação não violenta: primeiros passos;
    • Foi cadastrada uma breve apresentação que será mostrada quando o mesmo for acessado no momento da realização das inscrições;
    • Será realizado no dia 13/01/2022 das 3 p.m. às 4 p.m.;
    • As inscrições serão públicas, não é necessário estar cadastrado no SUAP para realizar a inscrição, ou seja, disponível para a comunidade externa realizar inscrições;
    • Serão gerados certificados para os participantes (Organizadores, Tradutores e Intérpretes de Libras, Palestrantes e Participantes);
    • Não foi informado o site de transmissão do evento e nem onde estarão mais informações;
    • A URL pra inscrição foi gerada pelo sistema e pode ser compartilhada;
    • O projeto de Evento foi Submetido;
    • O projeto de Evento ainda não foi Deferido (aguardando avaliação);
    • O projeto de Evento encontra-se ativo.

Verifique se foram cadastrados os Tipos de Participantes e os modelos de certificados.

Neste caso, têm-se:

• • • Foram cadastrados para o Evento os segintes Tipos de Participantes: Organizador, Tradutor e Intérprete de Libras, Palestrante e Participante;
    • Os modelos de certificados estão cadastrados e/ou foram gerados automaticamente pelo sistema.

Visualize as informações da Coordenação do Evento.

Neste caso, têm-se:

• • • O(A) Coordenador(a) do Evento está lotado(a) na Reitoria e no Setor CFOR-DGP.

Verifique as informações de Classificação da proposta de Evento.

Neste caso, têm-se:

• • • Que a abrangência do Evento é Nacional;
    • Que o Tipo de Atividade é "Atividades sociais/educacionais";
    • Que o público-alvo informado é "Servidor e Público Externo";
    • E que trata-se de uma "Palestra" (Natureza do Evento).

Verifique se foram cadastradas as informações da aba Organizador.

Neste caso, têm-se:

• • • São três organizadores(as) para Este Evento;
    • Os(As) organizadores(as) estão inscritos na proposta de Evento;
    • Não foi realizada a confirmação da Presença;
    • Não foi realizado o envio do certificado.

Verifique se foi(ram) cadastrado(s) Tradutore e Intérprete de Libras.

Neste caso, têm-se:

• • • Não há Tradutor e Intérprete de Libras cadastrado;
    • Há a possibilidade de cadastro após a proposta de Evento ser Deferida.

Verifique se há Palestrante cadastrado.

Neste caso, têm-se:

• • • Não há Palestrante cadastrado;
    • Há a possibilidade de cadastro após a proposta de Evento ser Deferida.

Verifique se há Participante cadastrado.

Neste caso, têm-se:

• • • Não há Participante cadastrado;
    • Há a necessidade de aguardar o período de inscrições para a visualização.

O Histórico da proposta de Evento pode ser visualizado na aba "Histórico".

 

Avaliando a proposta de Evento

Após verificar as informações cadastradas na proposta de Evento, retorne ao início da página, na parte superior direita há quatro botões de avaliação (Deferir, Devolver, Indeferir e Suspender Evento), conforme pode ser visualizado na figura abaixo.

Conforme sua avaliação utilize o botão que reflete a situação da proposta de Evento:

• Deferir: quando a proposta de Evento está corretamente cadastrada e não há necessidade de alterações e/ou correções.
• Devolver: quando forem necessários ajustes a pedido do(a) Coordenador(a) de Extensão ou no interesse da administração.
• Indeferir: quando for negada a realização do Evento.
• Suspender Evento: quando por algum motivo o Evento necessitar ser suspenso, por motivos da administração, da organização ou de força maior.

Nos casos DEVOLVER, INDEFERIR E SUSPENDER EVENTO é obrigatório inserir justificativa.

 

Ao Deferir o Evento será mostrada a mensagem "O Evento foi deferido"

• Ainda será possível realizar o cancelamento da avaliação ("Cancelar Avaliação") ou a suspensão do Evento ("Suspender Evento").

1. Eventos aprovados seguem direto para o calendário do Câmpus.
2. Eventos pendentes de aprovação aparecem na tela inicial para alertar os responsáveis pela análise.

 

Acompanhando as propostas de Eventos

O status das propostas de Eventos pode ser acompanhado pelos Perfis Gestores (CEx e Diretores) que possuem uma dashboard com as abas:

• Públicos (já publicados para inscrição)
• Aguardando Minha Aprovação
• Aguardando Aprovação
• Sob Minha Organização
• Sob Minha Coordenação

 

 

Inscrição em Eventos (Interessados)

Como realizar a Inscrição em Eventos

 

Após a aprovação o evento se torna público para inscrição e será inserido no calendário do SUAP de acordo com a sua abrangência.

 

Para realizar a inscrição

São formas de inscrição em eventos:

1. Inscrição Pública: inscrição realizada diretamente pelo participante do evento no link gerado pelo próprio SUAP informando os dados solicitados, ou através do acesso pela página inicial do SUAP utilizando-se do link “Realizar Inscrição em Evento”
2. Inscrição Manual: inscrição realizada pela organização do evento preenchendo os dados necessários para inclusão individual do participante na base de dados.
3. Inscrição em Lote: inscrição realizada pela organização do evento por meio de carregamento de arquivo no formato ".xlsx", sem cabeçalho, contendo as seguintes colunas: CPF, Nome Completo, e-mail e Perfil.

A organização do evento pode utilizar outros meios para fazer a inscrição, porém para o lançamento no módulo SUAP Comunicação Social Eventos sempre será necessário, no mínimo, as informações de CPF, Nome Completo, e-mail e Perfil.

Realizando uma inscrição Pública

O interessado deverá clicar em "Realizar Inscrição em Evento" no menu lateral esquerdo da página inicial do SUAP (suap.ifsp.edu.br).

Ou também pode utilizar o link informado pela comissão organizadora do Evento.

Exemplo: https://suap.ifsp.edu.br/eventos/inscricao_publica/210/

Será aberta uma página com as informações do Evento quando utilizado o link fornecido, ou se entrou pelo menu lateral dos eventos que estão com inscrições abertas.

Após verificar as informações do Evento (Nome, Descrição, Período de Inscrição), para realizar a inscrição clicar em "Realizar Inscrição".

Abrirá a página de inscrições do Evento escolhido.

Nesta página podem ser visualizadas as informações do Evento e a figura/Banner carregada(o).

Rolar a página para baixo.

Serão mostradas mais informações sobre o Evento.

E também as informações que precisam ser preenchidas para realizar a inscrição.

Preencha as informações solicitadas.

Selecione o perfil utilizando a barra de rolagem.

Na caixa de seleção clique em "Não sou um robô, e clique em "Enviar".

O sistema mostrará a mensagem "Inscrição realizada com sucesso. O comprovante de inscrição será enviado para o e-mail informado assim que a inscrição for confirmada".

O remetente do e-mail será: suap@nao-responda.ifsp.edu.br

A mensagem do e-mail será:

Gerenciando Eventos (Proponentes) - (em construção)

Gerenciando as informações no Módulo Eventos

 

Após o Deferimento da proposta de Evento as atividades de gerenciamento do Módulo estarão disponíveis para o(a) proponente e os(as) organizadores(as).

Para acessar a proposta cadastrada de Evento, no menu lateral esquerdo do SUAP, clique em "Comunicação Social" e posteriormente em "Eventos". Aparecerá uma página com a relação dos Eventos, nas abas disponíveis selecione aquela com "Sob minha Organização" ou "Sob minha Coordenação". Nestas, estarão listados os eventos que você pode editar inserir informações e gerenciar as inscrições e certificados.

Para acessar o Evento a ser gerenciado, clique na "Lupa" do lado esquerdo do título do Evento Cadastrado.

A página do cadastro do Evento abrirá.

Ao rolar a página para baixo você encontrará várias abas com informações.

O proponente ou o(s) organizador(es) deverá(ão) proceder as seguintes atividades :

• Verificação e complementação dos organizadores na aba "Organizador";
• Verificação e inserção do(s) palestrante(s) na aba "Palestrante";
• Verificação e inserção do(s) participante(s) na aba "Participante";

Caso haja mais perfis cadastrados, haverá mais abas para inserção e verificação das informações, por exemplo, Intérpretes de Libras, Mediadores etc.

 

Aba Organizador

Além do(a) Organizador(a), nesta aba poderão ser inscritos, confirmados e certificados mais pessoas que compõe ou compuseram a comissão organizadora do Evento.

Neste aba é possível, mesmo que a proposta de Evento esteja Deferida, adicionar organizadores. Para tanto deve-se clicar em "Adicionar Participante" no botão da parte superior direita da aba.

Ao clicar em "Adicionar Participante" abrirá uma janela para inserir as informações.

Complete as informações e clique em "Salvar".

Obs.: A "Carga Horária de Extensão" deverá ser 0 (zero) ou deixada em branco.

Também podem ser inseridos organizadores em "Lote" utilizando o botão "Importar Participantes" a partir de um arquivo com extensão .xlsx sem cabeçalho que deverá conter as informações de:

• Nome completo
• CPF
• e-mail
• perfil: mesmos perfis cadastrados na proposta de Evento

Caso haja alguma informação incorreta para os participantes, estas podem ser editadas clicando no ícone "Editar" ao lado do nome do participante. Abrirá uma nova janela com as informações inseridas que poderão ser editadas. Após as correções basta clicar no botão "Salvar".

Após realizar a inserção de todos os organizadores, é necessário que sejam confirmadas as inscrições, confirmadas as presenças e enviados os certificados.