Módulo Eventos - SUAP

Manual de procedimentos para cadastro, avaliação e inscrição de propostas no Módulo Eventos do SUAP

Gestão de Eventos via SUAP - Módulo Comunicação Social

Elaboração:
PRÓ-REITORIA DE EXTENSÃO / DIRETORIA DE ARTICULAÇÃO E INTEGRAÇÃO
DIRETORIA DE COMUNICAÇÃO SOCIAL
PRÓ-REITORIA DE PLANEJAMENTO E DESENVOLVIMENTO INSTITUCIONAL
Gestão 2021 - 2025

Revisão: Gabriela de Godoy Cravo Arduino

Introdução

Gestão de Eventos via SUAP

Módulo Comunicação Social

Vantagens:

Adicionando um Evento (Servidores)

Ao acessar o SUAP, localizar no menu lateral esquerdo a aba "Comunicação Social".

Ao clicar na aba "Comunicação Social" será aberta uma relação, clicar em "Eventos"

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Será aberta a tela inicial dos Eventos no SUAP

 

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Clicar em "Adicionar Evento".

 

Preenchendo as informações de um Evento

 

Dados Gerais

Insira os Dados Gerais do Evento conforme solicitado no formulário:

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* Campos obrigatórios

Nome*: Nome completo do Evento, conforme deve constar nos certificados, se for o caso.

Dimensões*: Determina em que nível de gestão o evento será aprovado.

  1. Institucional - multicampi ou pró-reitorias
  2. Local - Câmpus

Apresentação*: Espaço para que sejam descritos os objetivos principais etc.

Imagem: Logotipo ou algo que ilustre o evento, preferencialmente banner.

Carga Horária*: Carga-Horária total do evento que constará no certificado.

Site: URL da página do evento, caso exista.

 

Local e Data

Insira os dados de Local e Data do Evento conforme solicitado no formulário:

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* Campos obrigatórios

Local*: Se online, colocar o link de transmissão ou deixar o endereço genérico.

Início das Inscrições*: Indicar a data na qual serão liberadas as inscrições para o Evento.

Hora de Início*: Indicar o horário no qual serão liberadas as inscrições para o Evento (para que se inicie no primeiro momento da data, indicar 0:00).

Data de Fim*: Indicar a data na qual serão fechadas as inscrições para o Evento.

Hora de Fim*: Indicar o horário no qual serão finalizadas as inscrições para o Evento (para que as inscrições fechem ao final do dia, indicar 23:59).

 

Coordenação e Organização

Insira os dados de Coordenação e Organização do Evento conforme solicitado no formulário:

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* Campos obrigatórios

Coordenador*: presidente da comissão ou coordenador do evento. É quem submete o evento para aprovação.

Câmpus*: selecionar na lista suspensa.

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Setor*: selecionar na "árvore". Para abrir os menus, clicar no triângulo ao lado da sigla.

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Organizadores*: Procurar por parte do nome - É possível selecionar mais de uma pessoa.

Todos que estão na base do SUAP podem ser incluídos aqui, tanto servidores quanto estudantes.

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Inscrição Online*: Caixa de seleção

Marque essa opção caso deseje que as inscrições sejam realizadas pelos próprios participantes através do link "Realizar Inscrição em Evento" na tela de login do SUAP.

Gera Certificado?*: Caixa de seleção

Marque essa opção caso deseje que certificados sejam emitidos e enviados por e-mail para os participantes após a realização do evento.

Obs.:  Pode ocorrer destas informações não estarem disponíveis para preenchimento devido ao perfil sistêmico. Entendendo-se assim como coordenador aquele que inscreve o evento no sistema.

 

Classificação

Selecione nas caixas de seleção a classificação do Evento conforme solicitado no formulário:

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* Campos obrigatórios

Classificação*: selecione clicando sobre a bolinha a classificação do Evento. Neste caso só é possível selecionar um tipo. 

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Tipo*: selecione clicando sobre a bolinha o tipo de Evento. É possível selecionar mais de uma classificação.

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Público-Alvo*: selecione clicando sobre a caixa de seleção o público-alvo do Evento. É possível selecionar mais de um público-alvo.

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Este será o perfil que será exibido no formulário de inscrição.

Este perfil será utilizado para a emissão dos certificados, quando previstos.

Natureza*: selecione clicando sobre a caixa de seleção a natureza do Evento. É possível selecionar mais de uma classificação.

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Financeiro

Indicar os Recursos Envolvidos - Valor em R$ do total de recurso público destinado a realização do evento.

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Tipos de Participante

Indicar os tipos de participante do Evento conforme solicitado no formulário:

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Tipo de participação: indicar o tipo de participação escolhendo na lista suspensa.

Podem ser cadastrados vários Tipos de Participação, inclusive com diferentes certificações.

Para adicionar outros Tipos de Participação, clique em "Adicionar outro(a) Tipo de Participação".

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Tipos de participação cadastrados:

  1. Tradutor e Intérprete de Libras
  2. Ouvinte
  3. Palestrante
  4. Mediador
  5. Organizador
  6. Participante

Outras formas de participação podem ser adicionadas à listagem, necessitando encaminhar solicitação à PRX (prx@ifsp.edu.br).

Limite de Inscrições: número máximo de participantes permitidos para o Tipo de Participação.

Se deixado em brando o Limite de Inscrições, não haverá número máximo, sendo consideradas todas as inscrições realizadas durante o período de inscrições previsto no item Local e Data.

Modelo de Certificado: já há um modelo padrão pré-definido pela PRX, porém há a possibilidade de cadastrar modelos padronizados.

Frente:
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Verso:

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Finalizando a inscrição do Evento

Para finalizar a inscrição do Evento no SUAP, clique em "Salvar" ao final da página.

É possível Salvar o Evento atual e abrir outro formulário de inscrição para um novo evento.

É possível salvar o Evento que que está sendo editado e continuar editando-o.

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Ao clicar em salvar, se todos os campos obrigatórios (*) estiverem preenchidos o evento seguirá para avaliação.

 

Avaliando um evento (CEx e PRX) / Acompanhamento dos Eventos (CEx e PRX)

Avaliando um evento

 

Acessando a proposta de Evento

Para avaliar um Evento, o CEx ou PRX deve acessar o módulo Eventos no SUAP utilizando o caminho Menu lateral esquerdo >> Comunicação Social >> Eventos.

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Também está disponível o acesso na página inicial do SUAP, na qual há o aviso de que há Eventos a serem avaliados.

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Os Eventos que estão aguardando a avaliação estarão na aba "Aguardando Minha Aprovação".

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Para acessar o Evento a ser avaliado, clique na imagem da Lupa ao lado esquerdo do Evento.

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O sistema irá abrir a página do Evento a ser avaliado.

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Verificando as informações cadastradas para o Evento

Visualize as informações cadastradas para o Evento rolando a página para baixo.

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Nesta visualização é possível verificar o Título e o Folder/Banner inserido.

Cheque os Dados Gerais cadastrados, conferindo as informações.

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Neste caso, têm-se:

Verifique se foram cadastrados os Tipos de Participantes e os modelos de certificados.

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Neste caso, têm-se:

Visualize as informações da Coordenação do Evento.

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Neste caso, têm-se:

Verifique as informações de Classificação da proposta de Evento.

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Neste caso, têm-se:

Verifique se foram cadastradas as informações da aba Organizador.

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Neste caso, têm-se:

Verifique se foi(ram) cadastrado(s) Tradutore e Intérprete de Libras.

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Neste caso, têm-se:

Verifique se há Palestrante cadastrado.

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Neste caso, têm-se:

Verifique se há Participante cadastrado.

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Neste caso, têm-se:

O Histórico da proposta de Evento pode ser visualizado na aba "Histórico".

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Avaliando a proposta de Evento

Após verificar as informações cadastradas na proposta de Evento, retorne ao início da página, na parte superior direita há quatro botões de avaliação (Deferir, Devolver, Indeferir e Suspender Evento), conforme pode ser visualizado na figura abaixo.

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Conforme sua avaliação utilize o botão que reflete a situação da proposta de Evento:

Nos casos DEVOLVER, INDEFERIR E SUSPENDER EVENTO é obrigatório inserir justificativa.

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Ao Deferir o Evento será mostrada a mensagem "O Evento foi deferido"

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  1. Eventos aprovados seguem direto para o calendário do Câmpus.
  2. Eventos pendentes de aprovação aparecem na tela inicial para alertar os responsáveis pela análise.

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Acompanhando as propostas de Eventos

O status das propostas de Eventos pode ser acompanhado pelos Perfis Gestores (CEx e Diretores) que possuem uma dashboard com as abas:

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Inscrição em Eventos (Interessados)

Como realizar a Inscrição em Eventos

 

Após a aprovação o evento se torna público para inscrição e será inserido no calendário do SUAP de acordo com a sua abrangência.

 

Para realizar a inscrição

São formas de inscrição em eventos:

  1. Inscrição Pública: inscrição realizada diretamente pelo participante do evento no link gerado pelo próprio SUAP informando os dados solicitados, ou através do acesso pela página inicial do SUAP utilizando-se do link “Realizar Inscrição em Evento”
  2. Inscrição Manual: inscrição realizada pela organização do evento preenchendo os dados necessários para inclusão individual do participante na base de dados.
  3. Inscrição em Lote: inscrição realizada pela organização do evento por meio de carregamento de arquivo no formato ".xlsx", sem cabeçalho, contendo as seguintes colunas: CPF, Nome Completo, e-mail e Perfil.

A organização do evento pode utilizar outros meios para fazer a inscrição, porém para o lançamento no módulo SUAP Comunicação Social Eventos sempre será necessário, no mínimo, as informações de CPF, Nome Completo, e-mail e Perfil.

Realizando uma inscrição Pública

O interessado deverá clicar em "Realizar Inscrição em Evento" no menu lateral esquerdo da página inicial do SUAP (suap.ifsp.edu.br).

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Ou também pode utilizar o link informado pela comissão organizadora do Evento.

Exemplo: https://suap.ifsp.edu.br/eventos/inscricao_publica/210/

Será aberta uma página com as informações do Evento quando utilizado o link fornecido, ou se entrou pelo menu lateral dos eventos que estão com inscrições abertas.

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Após verificar as informações do Evento (Nome, Descrição, Período de Inscrição), para realizar a inscrição clicar em "Realizar Inscrição".

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Abrirá a página de inscrições do Evento escolhido.

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Nesta página podem ser visualizadas as informações do Evento e a figura/Banner carregada(o).

Rolar a página para baixo.

Serão mostradas mais informações sobre o Evento.

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E também as informações que precisam ser preenchidas para realizar a inscrição.

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Preencha as informações solicitadas.

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Selecione o perfil utilizando a barra de rolagem.

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Na caixa de seleção clique em "Não sou um robô, e clique em "Enviar".

O sistema mostrará a mensagem "Inscrição realizada com sucesso. O comprovante de inscrição será enviado para o e-mail informado assim que a inscrição for confirmada".

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O remetente do e-mail será: suap@nao-responda.ifsp.edu.br

A mensagem do e-mail será:

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Gerenciando Eventos (Proponentes) - (em construção)

Gerenciando as informações no Módulo Eventos

 

Após o Deferimento da proposta de Evento as atividades de gerenciamento do Módulo estarão disponíveis para o(a) proponente e os(as) organizadores(as).

Para acessar a proposta cadastrada de Evento, no menu lateral esquerdo do SUAP, clique em "Comunicação Social" e posteriormente em "Eventos". Aparecerá uma página com a relação dos Eventos, nas abas disponíveis selecione aquela com "Sob minha Organização" ou "Sob minha Coordenação". Nestas, estarão listados os eventos que você pode editar inserir informações e gerenciar as inscrições e certificados.

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Para acessar o Evento a ser gerenciado, clique na "Lupa" do lado esquerdo do título do Evento Cadastrado.

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A página do cadastro do Evento abrirá.

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Ao rolar a página para baixo você encontrará várias abas com informações.

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O proponente ou o(s) organizador(es) deverá(ão) proceder as seguintes atividades :

Caso haja mais perfis cadastrados, haverá mais abas para inserção e verificação das informações, por exemplo, Intérpretes de Libras, Mediadores etc.

 

Aba Organizador

Além do(a) Organizador(a), nesta aba poderão ser inscritos, confirmados e certificados mais pessoas que compõe ou compuseram a comissão organizadora do Evento.

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Neste aba é possível, mesmo que a proposta de Evento esteja Deferida, adicionar organizadores. Para tanto deve-se clicar em "Adicionar Participante" no botão da parte superior direita da aba.

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Ao clicar em "Adicionar Participante" abrirá uma janela para inserir as informações.

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Complete as informações e clique em "Salvar".

Obs.: A "Carga Horária de Extensão" deverá ser 0 (zero) ou deixada em branco.

Também podem ser inseridos organizadores em "Lote" utilizando o botão "Importar Participantes" a partir de um arquivo com extensão .xlsx sem cabeçalho que deverá conter as informações de:

Caso haja alguma informação incorreta para os participantes, estas podem ser editadas clicando no ícone "Editar" ao lado do nome do participante. Abrirá uma nova janela com as informações inseridas que poderão ser editadas. Após as correções basta clicar no botão "Salvar".

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Após realizar a inserção de todos os organizadores, é necessário que sejam confirmadas as inscrições, confirmadas as presenças e enviados os certificados.