Fase 3 — Gestão do Contrato
Da assinatura ao encerramento. Fiscalização, medição, pagamento, aditivos, sanções.

Visão geral da Gestão Contratual
Visão geral da Gestão Contratual
A Fase 3 começa quando o contrato é assinado e termina quando o objeto é entregue, o contrato encerrado e as contas prestadas. É a fase mais longa — pode durar de 12 a 60 meses — e é onde o planejamento feito na Fase 1 é posto à prova.
O que é gestão contratual
Gestão contratual é o conjunto de atividades que garantem que o fornecedor entregue o que prometeu, no prazo certo, com a qualidade esperada e pelo preço combinado.
Se o TR define "o que eu quero" e o contrato formaliza "o que foi combinado", a gestão contratual responde: "estou recebendo o que paguei?"
Por que é crítica
Um contrato mal gerido:
Paga por serviços não entregues
Permite degradação de qualidade sem consequência
Perde prazos de renovação ou encerramento
Gera responsabilização do fiscal (pessoal, não do órgão)
Resulta em achados de auditoria pelo TCU/CGU
Atores da gestão contratual
Papel
Quem
Responsabilidade
Fiscal Técnico
Servidor de TI designado
Verifica a qualidade da entrega, aplica IMR, emite parecer técnico
Fiscal Administrativo
Servidor administrativo designado
Controla vigência, prazos, conformidade documental
Gestor do Contrato
Pode ser o fiscal técnico ou outro designado
Coordena fiscais, relaciona-se com o fornecedor, decide sobre glosas
Autoridade Competente
DTI-PRD ou PRA
Autoriza pagamentos, aditivos, sanções
COC-PRA
Coord. de Contratos
Formaliza aditivos, apostilamentos, publicações
Ciclo de vida do contrato
Documentos da gestão contratual
Momento
Documento
Início
Portaria de designação de fiscais (titular + substituto)
Início
Publicação do extrato no DOU/PNCP
Início
Registro contratual (NL no SIAFI)
Periódico
Relatório de fiscalização (mensal ou conforme contrato)
Periódico
Medição de resultados (IMR)
Periódico
Atesto de pagamento
Eventual
Notificação ao fornecedor (descumprimento)
Eventual
Termo aditivo (prorrogação, acréscimo, reequilíbrio)
Eventual
Processo sancionatório
Final
Termo de recebimento definitivo
Final
Prestação de contas final
Vigência contratual
Tipo de contrato
Vigência máxima
Serviço continuado
Até 5 anos (prorrogável por até 10 anos, art. 107)
Compra com entrega imediata
Sem contrato formal (empenho substitui)
Compra com entrega parcelada
Até o prazo de entrega + garantia
Obra
Até conclusão do objeto
O que as próximas páginas cobrem
Fiscalização — como fiscalizar no dia a dia
Medição e pagamento — como medir resultados e autorizar pagamento
Aditivos — quando e como alterar o contrato
Sanções — o que fazer quando o fornecedor descumpre
Encerramento — como encerrar corretamente

Fiscalização do contrato
Fiscalização do contrato
O que é
Fiscalização é o acompanhamento sistemático da execução contratual. O fiscal verifica se o fornecedor está cumprindo tudo que o contrato (e o TR) determina: prazos, qualidade, quantidade, SLA.
A fiscalização é obrigatória (art. 117, Lei 14.133/2021) e é exercida por servidor designado.
Quem fiscaliza
Fiscal
Função
Fiscal Técnico
Acompanha a execução técnica — verifica qualidade, SLA, entregas
Fiscal Administrativo
Acompanha vigência, documentação, regularidade fiscal do fornecedor
Substitutos
Atuam nas ausências dos titulares
A designação é feita por portaria da autoridade competente, publicada antes do início da execução.
O que o fiscal faz na prática
Rotina mensal (serviços continuados)
Receber relatório do fornecedor — ex: relatório de chamados atendidos, uptime, entregas
Verificar dados contra o IMR — os indicadores estão dentro da meta?
Registrar ocorrências — problemas, atrasos, descumprimentos
Calcular glosas — se o SLA não foi atingido, aplicar desconto conforme IMR
Emitir parecer técnico — "atesto que o serviço foi prestado conforme o contrato" (ou não)
Encaminhar para pagamento — com atesto e relatório
Rotina para compras (entrega única)
Receber o material — verificar se corresponde à especificação do TR
Teste de conformidade — ligar, configurar, testar funcionalidades essenciais
Termo de recebimento provisório — "recebi, vou verificar"
Prazo de verificação — testar em condições reais (geralmente 15–30 dias)
Termo de recebimento definitivo — "conferi, está tudo certo"
Encaminhar para pagamento
Registros obrigatórios
O fiscal deve documentar sua atuação. Registros necessários:
Registro
Periodicidade
Finalidade
Relatório de fiscalização
Mensal
Documenta o acompanhamento
Registro de ocorrências
Sempre que houver
Evidência para glosa ou sanção
Comunicações com fornecedor
Sempre que necessário
Rastreabilidade (usar e-mail institucional)
Atesto de pagamento
A cada medição/entrega
Autoriza a liquidação
Fotos / prints / evidências
Quando pertinente
Comprovação de entrega ou falha
Direitos e limites do fiscal
O fiscal PODE:
Solicitar esclarecimentos ao fornecedor
Notificar descumprimentos
Aplicar glosas previstas no IMR
Recusar entregas fora de especificação
Solicitar substituição de profissional do fornecedor (se previsto no contrato)
O fiscal NÃO PODE:
Alterar cláusulas contratuais (isso é aditivo — precisa de autoridade + jurídico)
Autorizar serviços extras sem cobertura contratual
Dar ordens diretas a funcionários do fornecedor (subordinação = vínculo)
Atestar o que não verificou
Cuidados
Situação
O que fazer
Fornecedor atrasou
Notificar por escrito com prazo para regularização
Qualidade abaixo do esperado
Registrar ocorrência, aplicar glosa conforme IMR, notificar
Fornecedor pede aditivo
Encaminhar à COC-PRA para análise formal
Fiscal discorda da cobrança
Registrar divergência no relatório, escalar para gestor
Fiscal sai de férias
Substituto assume (portaria deve prever)
Base legal
Lei 14.133/2021, art. 117 — obrigatoriedade de designar fiscal
Lei 14.133/2021, art. 121 — responsabilidade do fiscal
IN SGD 94/2022, art. 34–39 — gestão e fiscalização de contratos de TIC
Resumo
Item
Detalhe
O que é
Acompanhamento da execução do contrato pelo servidor designado
Quem faz
Fiscal técnico + fiscal administrativo (portaria)
Periodicidade
Mensal (serviços) ou por entrega (compras)
Produto
Relatório de fiscalização + atesto de pagamento
Risco de não fazer
Responsabilização pessoal, pagamento indevido, achado de auditoria

Medição de resultados e pagamento
Medição de resultados e pagamento
O que é
Medição é o processo de verificar quantitativamente se o fornecedor atingiu as metas definidas no contrato (via IMR). Pagamento é a liberação financeira após confirmação de que o serviço/bem foi entregue conforme o combinado.
A regra é simples: só se paga o que foi entregue e verificado.
Fluxo de medição e pagamento
Como medir usando o IMR
O IMR (definido na Fase 1) estabelece indicadores com metas e glosas. Na prática mensal:
Passo
Ação
1
Coletar dados do período (relatórios do fornecedor, monitoramento, chamados)
2
Calcular cada indicador conforme fórmula do IMR
3
Comparar com a meta
4
Se abaixo da meta → calcular glosa (desconto)
5
Registrar no relatório de fiscalização
Exemplo prático
Indicador
Meta
Resultado
Glosa
Disponibilidade
≥ 99,5%
98,7%
0,5% do valor mensal por cada 0,1% abaixo → 4 × 0,5% = 2% de desconto
Tempo de resposta (crítico)
≤ 1h
45min (média)
Sem glosa (dentro da meta)
Chamados resolvidos no prazo
≥ 95%
91%
Glosa proporcional conforme tabela do IMR
Documentos do ciclo de pagamento
#
Documento
Responsável
1
Relatório de serviço/entrega (fornecedor)
Fornecedor
2
Relatório de fiscalização (com medição IMR)
Fiscal técnico
3
Atesto de pagamento
Fiscal técnico
4
Nota Fiscal / Fatura
Fornecedor
5
Verificação de regularidade fiscal (SICAF)
Fiscal administrativo
6
Ordem de pagamento
Autoridade competente
7
Liquidação
CCT-PRA
8
Pagamento efetivo
DACF-PRA
Prazos de pagamento
A Lei 14.133/2021 (art. 141) estabelece:
Pagamento em até 30 dias após protocolo da nota fiscal (regra geral)
O contrato pode prever prazo menor
Atraso do pagamento pela Administração gera atualização monetária
Glosas vs. Sanções
Conceito
O que é
Quando aplicar
Glosa
Desconto no pagamento por não atingir meta do IMR
Todo mês em que o indicador ficar abaixo
Sanção
Penalidade administrativa (advertência, multa, suspensão)
Descumprimento contratual grave ou reiterado
Glosa é automática (prevista no IMR). Sanção exige processo administrativo com defesa.
O que o fiscal NÃO deve fazer
Atestar pagamento sem verificar a entrega ("assinar sem conferir")
Pagar por mês completo quando houve interrupção do serviço
Ignorar indicadores abaixo da meta ("deixar passar")
Aceitar relatório do fornecedor sem conferência independente
Base legal
Lei 14.133/2021, art. 140–141 — recebimento e pagamento
IN SGD 94/2022, art. 19 — IMR como base de medição
Lei 4.320/1964, art. 62–63 — empenho e liquidação
Resumo
Item
Detalhe
O que é
Verificação de cumprimento do contrato + liberação de pagamento
Quem faz
Fiscal técnico (medição) + fiscal administrativo (docs) + financeiro (pagamento)
Periodicidade
Mensal (serviços) ou por entrega (compras)
Base
Indicadores do IMR
Prazo de pagamento
Até 30 dias após NF
Instrumento
Relatório de fiscalização + atesto

Aditivos contratuais
Aditivos contratuais
O que é
Aditivo é a alteração formal do contrato — modificação de prazo, valor, quantitativo ou condições que foram originalmente pactuadas. Toda alteração contratual deve ser formalizada por Termo Aditivo e publicada.
Tipos de alteração
Tipo
O que muda
Limite
Prorrogação
Prazo de vigência
Até o máximo legal (5 anos, podendo chegar a 10 para continuados)
Acréscimo
Quantitativo ou valor
Até 25% do valor original (obras: até 50% para acréscimo)
Supressão
Redução de quantitativo
Até 25% do valor original
Reequilíbrio econômico-financeiro
Valor (por evento imprevisível)
Sem limite fixo (deve ser comprovado)
Reajuste
Atualização por índice (previsto no contrato)
Conforme índice contratual (IPCA, ICTI, etc.)
Apostilamento
Alteração que não modifica cláusula contratual
Não precisa de aditivo (registro unilateral)
Diferença: Aditivo vs. Apostilamento vs. Reajuste
Instrumento
Quando usar
Precisa de concordância do fornecedor?
Aditivo
Qualquer alteração de cláusula (prazo, quantitativo, condições)
Sim (bilateral)
Apostilamento
Reajuste por índice previsto em contrato, mudança de dotação orçamentária
Não (unilateral)
Reajuste
Atualização periódica de preços conforme índice contratual
Depende: se previsto no contrato, apostilamento; se não, aditivo
Quando fazer aditivo de prorrogação
Condição
Pode prorrogar?
Serviço continuado, dentro do limite de vigência
Sim
Fornecedor concorda em manter as condições
Sim
Preço ainda é vantajoso (verificar mercado)
Sim
Contrato já atingiu o limite máximo
Não → nova licitação
Fornecedor não concorda em prorrogar
Não → nova licitação
Prazo para solicitar prorrogação: geralmente 90–120 dias antes do vencimento (tempo para formalizar + parecer jurídico).
Limites de acréscimo e supressão (art. 125)
Tipo
Limite
Acréscimo (serviços e compras)
Até 25% do valor original
Supressão
Até 25% do valor original
Acréscimo (reforma de edifício / equipamento)
Até 50%
Exemplo: Contrato original de R$ 100.000 → pode adicionar até R$ 25.000 por aditivo.
Fluxo de um aditivo
#
Etapa
Responsável
1
Fiscal identifica necessidade de alteração
Fiscal técnico
2
Justificativa técnica (por que precisa do aditivo)
Fiscal + EPC
3
Pesquisa de preços (se acréscimo de valor)
Integrante técnico/admin
4
Aprovação da autoridade competente
DTI-PRD / PRA
5
Parecer jurídico
PF/ELIC
6
Elaboração do Termo Aditivo
COC-PRA
7
Assinatura (Administração + fornecedor)
Autoridade + representante legal
8
Publicação (DOU/PNCP)
COC-PRA
9
Registro contratual atualizado (NL SIAFI)
CCF-PRA
Erros comuns
Erro
Risco
Como evitar
Solicitar prorrogação em cima da hora
Contrato vence sem aditivo → descontinuidade
Iniciar 90+ dias antes do vencimento
Aditivo sem justificativa técnica
TCU questiona → pode anular
Documente claramente o motivo
Ultrapassar 25% sem nova licitação
Irregularidade grave
Monitore o saldo contratual
Confundir reajuste com aditivo
Processo desnecessário
Se o índice está no contrato, apostilamento basta
Base legal
Lei 14.133/2021, art. 124–136 — alterações contratuais
Lei 14.133/2021, art. 107 — vigência máxima
Lei 14.133/2021, art. 125 — limites de acréscimo e supressão
Resumo
Item
Detalhe
O que é
Alteração formal do contrato (prazo, valor, condições)
Quem inicia
Fiscal técnico (identifica necessidade)
Quem formaliza
COC-PRA
Limite de valor
25% de acréscimo/supressão
Prazo para solicitar
90+ dias antes do vencimento (prorrogação)
Documento
Termo Aditivo (bilateral) ou Apostilamento (unilateral)

Sanções e penalidades
Sanções e penalidades
O que é
Sanções são penalidades administrativas aplicadas ao fornecedor quando ele descumpre obrigações contratuais. Diferente da glosa (desconto automático no pagamento), a sanção é uma punição formal que exige processo com direito de defesa.
Tipos de sanção (art. 156, Lei 14.133/2021)
Sanção
Gravidade
Efeito
Advertência
Leve
Registro formal de descumprimento — "atenção, não faça de novo"
Multa
Média
Desconto financeiro (percentual do contrato)
Impedimento de licitar
Grave
Proibido contratar com a União por até 3 anos
Declaração de inidoneidade
Gravíssima
Proibido contratar com qualquer ente público por 3–6 anos
Quando aplicar
Situação
Sanção típica
Atraso na entrega (1ª vez, prazo curto)
Advertência + multa moratória
Atraso reiterado (padrão de descumprimento)
Multa + impedimento
Não entrega / abandono
Multa + impedimento ou inidoneidade
Entrega com qualidade inaceitável (sem correção)
Multa + possível rescisão
Fraude documentos de habilitação
Declaração de inidoneidade
Subcontratação não autorizada
Advertência (1ª vez) ou multa
Processo sancionatório (garantias do fornecedor)
A Administração não pode punir sem processo. O fornecedor tem direito a:
Etapa
Prazo
Notificação do descumprimento
Imediata (escrita)
Prazo para defesa prévia
15 dias úteis
Análise da defesa
Autoridade competente
Decisão fundamentada
Publicação da decisão
Recurso
15 dias úteis após decisão
Análise do recurso
Autoridade superior
Multas contratuais
As multas devem estar previstas no contrato/TR. Estrutura típica:
Tipo
Base de cálculo
Exemplo
Multa moratória (atraso)
% por dia de atraso sobre o valor da parcela
0,5% por dia, limitado a 10%
Multa compensatória (inexecução)
% sobre o valor total do contrato
10% a 30% do valor total
Fluxo simplificado
Papel do fiscal nas sanções
O fiscal não aplica a sanção — ele:
Identifica e registra o descumprimento
Notifica o fornecedor por escrito
Dá prazo para regularização (se cabível)
Encaminha à autoridade competente com relatório fundamentado
A autoridade decide sobre a abertura do processo sancionatório
Cuidados
Ponto
Atenção
Proporcionalidade
Sanção deve ser compatível com a gravidade — não aplique impedimento por atraso de 1 dia
Documentação
Toda sanção precisa de evidência documental do descumprimento
Defesa
Nunca aplique sanção sem dar prazo de defesa — é nulidade
SICAF
Sanções de impedimento/inidoneidade devem ser registradas no SICAF
Gradação
Prefira escalada: advertência → multa → impedimento. Salvo casos graves
Base legal
Lei 14.133/2021, art. 155–163 — sanções administrativas
Lei 14.133/2021, art. 156 — tipos de sanção e prazos
Resumo
Item
Detalhe
O que é
Penalidade ao fornecedor por descumprimento contratual
Quem identifica
Fiscal técnico
Quem aplica
Autoridade competente (após processo com defesa)
Garantia do fornecedor
Defesa prévia (15 dias) + recurso (15 dias)
Tipos
Advertência, multa, impedimento, inidoneidade
Registro
SICAF (para impedimento e inidoneidade)

Encerramento do contrato
Encerramento do contrato
O que é
Encerramento é a conclusão formal do contrato — quando o objeto foi integralmente entregue, os pagamentos realizados e as obrigações cumpridas por ambas as partes. É o ponto final do ciclo de vida da contratação.
Quando o contrato se encerra
Situação
Tipo de encerramento
Vigência expirou e não será prorrogada
Natural
Objeto entregue integralmente (compra)
Por conclusão
Rescisão por interesse público
Unilateral (Administração)
Rescisão por descumprimento do fornecedor
Unilateral (após processo sancionatório)
Rescisão consensual
Bilateral (acordo entre as partes)
Rescisão judicial
Determinada por decisão judicial
Providências do encerramento
Para serviços continuados
#
Ação
Responsável
Prazo
1
Notificar fornecedor sobre o fim da vigência
Fiscal / COC-PRA
90 dias antes
2
Última medição e pagamento
Fiscal técnico
Último mês
3
Recebimento de todos os entregáveis finais
Fiscal técnico
Até o fim da vigência
4
Transferência de conhecimento (se aplicável)
Fornecedor → IFSP
Período de transição
5
Devolução de acessos, credenciais, equipamentos
Fornecedor
Data do encerramento
6
Termo de encerramento
Fiscal + COC-PRA
Até 30 dias após o fim
7
Liberação de garantia contratual (se houver)
COC-PRA
Após termo de encerramento
Para compras (entrega única)
#
Ação
Responsável
1
Termo de recebimento provisório
Fiscal (no ato da entrega)
2
Verificação de conformidade
Fiscal (prazo de 15–30 dias)
3
Termo de recebimento definitivo
Fiscal (após verificação)
4
Pagamento final
Financeiro
5
Encerramento do processo
CPCA-PRA
Transferência de conhecimento
Para serviços de TIC (especialmente suporte, desenvolvimento, operação), o encerramento deve incluir:
Item
Exemplo
Documentação técnica
Manuais, diagramas, senhas, configurações
Base de conhecimento
Chamados, soluções aplicadas, procedimentos
Dados
Backup completo, exportação de dados em formato aberto
Acessos
Revogação de credenciais do fornecedor, transferência de administração
Transição
Período de overlap com novo fornecedor (se houver)
Isso deve estar previsto no TR (Modelo de Execução ou cláusula de encerramento).
Garantia contratual
Se o contrato previu garantia (caução, seguro, fiança):
Só liberar após o recebimento definitivo e a quitação de todas as obrigações
Se houver pendências (multas, glosas não pagas), descontar da garantia antes de liberar
Prazo para liberação: geralmente 30 dias após o encerramento formal
Cuidados no encerramento
Risco
Prevenção
Perda de dados / acessos
Exigir entrega de backups e documentação antes do último dia
Descontinuidade do serviço
Iniciar nova contratação com antecedência (6+ meses para serviços críticos)
Pendências financeiras
Concluir todos os pagamentos antes de encerrar formalmente
Fornecedor "desaparece"
Garantir transferência de conhecimento no penúltimo mês
Base legal
Lei 14.133/2021, art. 137–139 — extinção do contrato
Lei 14.133/2021, art. 140 — recebimento do objeto
Resumo
Item
Detalhe
O que é
Conclusão formal do contrato após cumprimento de todas as obrigações
Quem conduz
Fiscal + COC-PRA
Quando planejar
90+ dias antes do fim da vigência
Documentos
Termo de encerramento / Termo de recebimento definitivo
Ponto crítico
Transferência de conhecimento e dados
Garantia
Só libera após encerramento formal e quitação