Fase 1 — Planejamento da Contratação
Do surgimento da necessidade até a aprovação do Termo de Referência. Artefatos: PCA, DFD, Portaria EPC, ETP, MGR, Pesquisa de Preços, IMR, TR.

Visão geral da Fase de Planejamento
Visão geral da Fase de Planejamento
A Fase de Planejamento é onde nasce a contratação. Tudo começa com uma necessidade ("preciso de X para fazer Y") e termina com um Termo de Referência aprovado — o documento que diz ao mercado exatamente o que você quer comprar.
Por que planejar é obrigatório?
A Lei 14.133/2021 (art. 18) determina que a fase preparatória é caracterizada pelo planejamento. Não existe atalho: sem planejamento documentado, o processo é nulo.
Além de ser obrigatório, planejar bem:
Reduz o risco de comprar algo que não resolve o problema
Evita gastos desnecessários (pesquisa de preços correta)
Previne questionamentos do TCU/CGU (documentação rastreável)
Acelera a fase de seleção (edital sem ambiguidades = menos impugnações)
Sequência dos artefatos
Cada artefato depende do anterior. A ordem não é aleatória — existe uma lógica:
#
Artefato
Por que vem nesta ordem
1
PCA (Plano de Contratações Anual)
Tem que estar previsto antes de começar
2
DFD (Documento de Formalização da Demanda)
Formaliza "eu preciso" — é o gatilho
3
Portaria da EPC
Designa quem vai fazer o trabalho
4
ETP (Estudo Técnico Preliminar)
Estuda o problema, analisa alternativas
5
MGR (Mapa de Gerenciamento de Riscos)
Identifica o que pode dar errado
6
Pesquisa de Preços
Descobre quanto custa no mercado
7
IMR (Instrumento de Medição de Resultado)
Define como medir a qualidade (se serviço)
8
TR (Termo de Referência)
Consolida tudo num documento final
Onde cada artefato é feito
Artefato
Sistema
PCA
Compras.gov.br (módulo PGC)
DFD
Compras.gov.br + SUAP (versão com assinaturas)
Portaria EPC
SUAP (documento interno)
ETP
Compras.gov.br (ETP Digital)
MGR
Compras.gov.br (módulo de riscos)
Pesquisa de Preços
Painel de Preços + cotações manuais
IMR
Documento livre (modelo AGU disponível na CCETI)
TR
Compras.gov.br (modelo SGD/AGU)
Quanto tempo leva?
Depende da complexidade do objeto:
Tipo de contratação
Prazo típico de planejamento
Compra simples (notebooks, licenças)
30–45 dias
Serviço continuado (suporte, nuvem)
45–60 dias
SRP com múltiplos itens
60–90 dias
Projeto complexo (data center, fábrica de software)
90–120 dias
Esses prazos consideram o trabalho da equipe dedicada. Interrupções (férias, mudança de prioridade, falta de informação) estendem o prazo.
Dica prática
Não tente fazer todos os artefatos sozinho em sequência perfeita. Na prática:
O ETP e a pesquisa de preços podem ser feitos em paralelo parcial
O MGR evolui junto com o ETP (riscos aparecem durante o estudo)
O IMR é elaborado antes do TR porque o TR referencia os indicadores do IMR
Se precisar de orientação sobre como paralelizar atividades, consulte o integrante técnico da sua EPC ou a CCETI (apoio consultivo disponível).
As próximas páginas detalham cada artefato individualmente.

PCA — Plano de Contratações Anual
PCA — Plano de Contratações Anual
O que é
O Plano de Contratações Anual (PCA) é a lista de tudo que o órgão pretende contratar no exercício financeiro seguinte. Funciona como um "orçamento de compras" — se o item não está no PCA, em regra ele não pode ser contratado.
O PCA é regulamentado pelo Decreto nº 10.947/2022 e pela IN SEGES 58/2022.
Por que existe
Transparência: permite que o mercado se prepare antecipadamente
Planejamento orçamentário: a área financeira sabe o que virá
Governança: a alta administração aprova as prioridades do ano
Controle: o TCU verifica se as contratações estão alinhadas ao planejamento
O que você precisa saber
Se o item já está no PCA
Boa notícia — basta iniciar o DFD e referenciar o número do item no PCA. Tire um print do sistema Compras.gov.br (PGC) mostrando o item incluído e junte ao processo.
Se o item NÃO está no PCA
É possível contratar mesmo assim, mas você precisa:
Justificar por que não estava previsto (demanda nova, urgência superveniente)
Solicitar inclusão extemporânea (se houver janela)
Ou demonstrar que se enquadra numa exceção (art. 4º, §3º, Decreto 10.947/2022)
A CCETI pode orientar sobre como proceder caso o item não conste no PCA vigente.
Quando é feito
O PCA é elaborado anualmente, geralmente entre julho e setembro do ano anterior ao da execução. Cada área demandante informa suas necessidades via DFD preliminar.
Etapa
Quando
Responsável
Áreas enviam DFDs preliminares
Jul–Ago (ano anterior)
Áreas demandantes
Consolidação e priorização
Set–Out
CPCA-PRA + alta administração
Aprovação e publicação
Nov–Dez
Autoridade competente
Disponibilização no PNCP
Até 30/abr do ano de execução
Área administrativa
No processo: como comprovar
Ao instruir o processo, junte ao SUAP:
Print da tela do PGC (Compras.gov.br) mostrando o item com status "incluído" no PCA vigente
Ou, se não estava no PCA, a justificativa formal de inclusão/dispensa
Base legal
Lei 14.133/2021, art. 12, §7º — contratações devem ser previstas no PCA
Decreto nº 10.947/2022 — regulamenta o PCA
IN SEGES/ME nº 58/2022 — procedimentos operacionais do PCA no Compras.gov.br
Resumo
Item
Detalhe
O que é
Lista de contratações previstas para o ano
Quem faz
Áreas demandantes + consolidação pela PRA
Onde
Compras.gov.br (módulo PGC)
Quando
Ano anterior à execução
Documento no processo
Print do PGC ou justificativa de ausência

DFD — Documento de Formalização da Demanda
DFD — Documento de Formalização da Demanda
O que é
O DFD é o documento que diz formalmente: "eu preciso contratar isso". É o gatilho que inicia o processo de contratação. Sem DFD, não existe demanda oficial.
Quem faz: você, demandante. O DFD é de responsabilidade da área requisitante — ou seja, de quem tem a necessidade.
Fundamento legal
Norma
Dispositivo
O que determina
Lei 14.133/2021
Art. 18, I
O DFD é o primeiro documento obrigatório da fase preparatória
IN SGD 94/2022
Art. 10
Define conteúdo obrigatório do DFD para contratações de TIC
Decreto 10.947/2022
Art. 2º, IV
O DFD fundamenta a inclusão do item no PCA
O art. 18, I da Lei 14.133 é taxativo: a fase preparatória deve ser iniciada pelo DFD. Processo sem DFD é processo nulo.
Por que existe
O DFD obriga você a responder perguntas básicas antes de sair comprando:
O que preciso?
Por que preciso? (qual problema resolve?)
Quanto preciso? (quantitativo estimado)
Está alinhado ao PDTIC e ao PEI?
Isso evita contratações impulsivas e garante rastreabilidade da decisão.
Como é feito (passo a passo)
No IFSP, o DFD é feito em dois lugares:
1. DFD no Compras.gov.br (obrigatório — IN SGD 94, art. 10, §1º)
Acesse o módulo PGC no Compras.gov.br e preencha os campos:
Descrição sucinta do objeto
Justificativa da necessidade
Quantitativo estimado
Alinhamento ao PDTIC
Indicação se é compra ou serviço (continuado/não continuado)
Área requisitante
2. DFD no SUAP (versão institucional)
Crie um documento no SUAP com as mesmas informações, mas com assinaturas eletrônicas. Este é o documento que tramita internamente no IFSP.
O que colocar no DFD
Campo
O que escrever
Exemplo
Descrição do objeto
O que você quer contratar (sem detalhe técnico excessivo)
"Contratação de serviço de computação em nuvem pública (IaaS/PaaS)"
Justificativa
Por que precisa — qual problema resolve
"Os servidores on-premise atingiram 95% de capacidade e haverá indisponibilidade em 6 meses"
Quantitativo
Estimativa inicial (pode ser refinada no ETP)
"Créditos equivalentes a R$ 300.000/ano"
Alinhamento estratégico
Qual objetivo do PDTIC ou PEI atende
"PDTIC 2024-2026, Objetivo 3: Modernizar infraestrutura"
Tipo
Compra, Serviço continuado ou Serviço não continuado
"Serviço continuado"
Área requisitante
Quem está pedindo
"Diretoria de TI — Campus Campinas"
Erros comuns
Erro
Consequência legal
Como evitar
DFD muito genérico ("contratar TIC")
Não atende art. 10, IN SGD 94 — pode ser devolvido
Seja específico: o que, para que, para quem
DFD que já define a solução
Antecipa conclusões do ETP — vicia o processo (art. 11, IN SGD 94 exige análise de alternativas)
O DFD descreve o PROBLEMA, não a solução
Esquecer o DFD no Compras.gov
O ETP Digital exige vinculação ao DFD no PGC
Faça primeiro no Compras.gov, depois replique no SUAP
Quantitativo sem justificativa
TCU questiona — Acórdão 2.622/2015-Plenário exige fundamentação
Referencie base histórica, projeção ou demanda formal
DFD sem vínculo ao PDTIC
Descumpre IN SGD 94, art. 7º — contratação deve estar alinhada ao planejamento de TIC
Cite o item específico do PDTIC que a contratação atende
Quem faz o DFD no IFSP?
Situação
Quem elabora o DFD
Apoio
Demanda de campus
Você (servidor do campus que tem a necessidade)
Equipe de TI local pode apoiar na parte técnica
Demanda da Reitoria/DTI
Área demandante da Reitoria
CCETI pode auxiliar na redação técnica
Demanda de setor administrativo
Chefia do setor demandante
CPCA-PRA orienta sobre formato
O DFD é sempre responsabilidade de quem demanda. Ninguém pode formalizar sua necessidade por você — só você sabe o que precisa e por quê.
Base legal detalhada
Lei 14.133/2021, art. 18, I — DFD como primeiro documento do planejamento
Lei 14.133/2021, art. 18, §1º — conteúdo mínimo da fase preparatória
IN SGD 94/2022, art. 10 — conteúdo obrigatório do DFD para TIC
IN SGD 94/2022, art. 10, §1º — elaboração no sistema PGC (Compras.gov)
IN SGD 94/2022, art. 7º — vinculação ao PDTIC
Decreto 10.947/2022, art. 2º, IV — DFD como base do PCA
Resumo
Item
Detalhe
O que é
Formalização da necessidade de contratar
Quem faz
Você (área requisitante / demandante)
Onde
Compras.gov.br (PGC) + SUAP
Quando
Antes de tudo — é o 1º passo
Produto
DFD registrado no Compras.gov + versão assinada no SUAP
Apoio disponível
CCETI (orientação técnica), CPCA (formato processual)

Portaria da Equipe de Planejamento (EPC)
Portaria da Equipe de Planejamento (EPC)
O que é
A Portaria da EPC é o ato administrativo que designa formalmente os servidores responsáveis por conduzir o planejamento da contratação. Sem essa portaria, nenhum documento produzido pela equipe tem validade.
Por que existe
A IN SGD 94/2022 (art. 9º) exige que toda contratação de TIC seja planejada por uma equipe com, no mínimo, três integrantes com papéis definidos. A portaria:
Formaliza quem são essas pessoas
Define responsabilidades
Protege juridicamente (cada um responde por sua competência)
Estabelece prazo para conclusão do ETP
Composição obrigatória
Papel
Perfil
O que faz
Integrante Requisitante
Servidor da área que precisa da solução
Define necessidades de negócio, valida se a solução atende
Integrante Técnico
Servidor de TI (CCETI, DTI ou equipe do campus)
Especifica tecnicamente, pesquisa mercado, redige ETP e TR
Integrante Administrativo
Servidor da área administrativa (CPCA-PRA)
Pesquisa de preços, instrução processual, formalidades
Cada integrante deve ter titular e substituto (para garantir continuidade em caso de afastamento).
Modelo simplificado
PORTARIA Nº ____/IFSP, DE __ DE ________ DE 20__
O [autoridade], no uso de suas atribuições (...), RESOLVE:
Art. 1º Instituir a Equipe de Planejamento da Contratação de [descrição sucinta do objeto].
Art. 2º Designar os seguintes servidores:
  Integrante Requisitante: [Nome] — SIAPE [nº]
  Integrante Requisitante substituto: [Nome] — SIAPE [nº]
  Integrante Técnico: [Nome] — SIAPE [nº]
  Integrante Técnico substituto: [Nome] — SIAPE [nº]
  Integrante Administrativo: [Nome] — SIAPE [nº]
  Integrante Administrativo substituto: [Nome] — SIAPE [nº]
Art. 3º A Equipe deverá concluir o ETP no prazo de [XX] dias.
Art. 4º Esta Portaria entra em vigor na data de sua assinatura.
Quem assina
A autoridade competente para designar a EPC. No IFSP:
Contratações da Reitoria: DTI-PRD (Diretor de TI) ou PRA
Contratações de campus: Diretor-Geral do campus
Quando fazer
Imediatamente após a aprovação do DFD. A equipe só pode começar a trabalhar no ETP depois de publicada a portaria.
Sequência
Evento
1
DFD aprovado
2
Autoridade designa a EPC (portaria)
3
EPC inicia o ETP
Pontos de atenção
Conflito de interesse: integrantes não podem ter relação comercial com fornecedores do objeto
Capacitação: integrante técnico deve conhecer o mercado do objeto; integrante administrativo deve conhecer o rito processual
Prazo: o art. 6º da portaria-modelo define prazo para o ETP — recomenda-se 30 a 60 dias úteis, dependendo da complexidade do objeto
Substituição: se alguém sair da equipe, nova portaria deve ser publicada
Base legal
IN SGD 94/2022, art. 9º — obrigatoriedade e composição da EPC
IPPC-TIC AGU/MGI, p. 30–33 — modelo de portaria e orientações
Resumo
Item
Detalhe
O que é
Portaria que designa a equipe responsável pelo planejamento
Quem faz
Autoridade competente (DTI-PRD ou Diretor campus)
Onde
SUAP (documento interno)
Quando
Logo após aprovação do DFD
Produto
Portaria publicada com nomes, papéis e prazo

ETP — Estudo Técnico Preliminar
ETP — Estudo Técnico Preliminar
O que é
O ETP é o documento que fundamenta a necessidade da contratação e demonstra que a solução escolhida é a mais adequada. É o "coração" do planejamento — se o ETP for fraco, todo o processo fica vulnerável a questionamentos.
Pense no ETP como a resposta documentada para: "Provei que estudei o problema, analisei as alternativas e esta é a melhor solução considerando custo, risco e viabilidade."
Por que é o documento mais importante
O ETP é onde você:
Descreve a necessidade real (não apenas "quero comprar X")
Demonstra que pesquisou alternativas (inclusive não contratar)
Justifica a escolha da solução
Estima custos e prazos
Identifica requisitos técnicos e de negócio
Se algum dia o TCU perguntar "por que vocês contrataram isso?", a resposta está no ETP.
Onde é feito
No ETP Digital do Compras.gov.br. A plataforma oferece um formulário estruturado com todos os campos obrigatórios. Acesse via:
https://www.gov.br/compras → módulo de planejamento → ETP Digital
Conteúdo obrigatório (IN SGD 94/2022, art. 11)
#
Campo do ETP
O que preencher
1
Descrição da necessidade
Qual problema de negócio precisa ser resolvido
2
Área requisitante
Quem está pedindo (setor, campus)
3
Necessidades de negócio
Objetivos estratégicos que serão atendidos (vincular ao PDTIC)
4
Necessidades tecnológicas
Requisitos técnicos da solução
5
Demais requisitos
SLA, segurança, acessibilidade, sustentabilidade
6
Estimativa da demanda
Quantitativo fundamentado (base histórica ou projeção)
7
Levantamento de soluções
Alternativas de mercado pesquisadas (mínimo 3)
8
Análise comparativa
Prós e contras de cada alternativa
9
Registro de soluções descartadas
Por que as outras opções não servem
10
Solução escolhida
Qual foi selecionada e por que
11
Estimativa de custo
Valor preliminar (será refinado na pesquisa de preços)
12
Declaração de viabilidade
Conclusão: "é viável e recomendo prosseguir"
Ordem sugerida de preenchimento
Não preencha na ordem numérica dos campos. A sequência lógica recomendada é:
Ordem
Campo
Motivo
1º
Descrição da necessidade
Comece pelo problema
2º
Área requisitante
Quem pede
3º
Necessidades de negócio
Por que importa
4º
Levantamento de soluções
O que existe no mercado
5º
Necessidades tecnológicas
Requisitos que filtram alternativas
6º
Análise comparativa
Compara o que sobrou
7º
Estimativa da demanda
Quanto preciso
8º
Estimativa de custo
Quanto custa (preliminar)
9º
Demais requisitos
Complementos
10º
Declaração de viabilidade
Conclusão
Dicas práticas para um bom ETP
Descreva o problema, não a solução. "Os servidores estão com 95% de ocupação e haverá indisponibilidade em 6 meses" é melhor que "Preciso comprar servidor Dell PowerEdge".
Pesquise pelo menos 3 alternativas. Inclua sempre a opção "não contratar" (o que acontece se não fizer nada?).
Use dados. Números, métricas, histórico. "O consumo cresceu 30% ao ano nos últimos 3 anos" é verificável.
Referencie o PDTIC. Mostre que a contratação está prevista no planejamento institucional.
Não copie de outros ETPs sem adaptar. Cada contratação tem contexto próprio. O TCU identifica ETPs genéricos.
Erros comuns
Erro
Consequência
Como evitar
ETP genérico ("contratação necessária para melhorar a TI")
TCU/CGU pode questionar motivação
Seja específico: dados, métricas, impacto
Não analisar alternativas
Aparenta direcionamento
Sempre liste e compare pelo menos 3 opções
Copiar ETP de outro órgão sem adaptar
Contexto diferente = justificativa inválida
Use como referência, mas adapte ao IFSP
Estimativa de custo sem fonte
Preço inventado
Base em pesquisa preliminar (painel de preços, contratos similares)
Não considerar "não contratar"
Falta análise de alternativa zero
Explique o risco de não fazer nada
Participação em IRP (Intenção de Registro de Preços)
Se a contratação for via Sistema de Registro de Preços (SRP) e outro órgão já estiver gerenciando um pregão com objeto similar, você pode participar como órgão participante. Nesse caso:
O ETP deve demonstrar compatibilidade com o TR do órgão gerenciador
Você não precisa refazer o TR, apenas fundamentar que atende sua necessidade
Referência: IN SGD 94/2022, art. 9º, §2º
Base legal detalhada
Norma
Dispositivo
O que determina
Lei 14.133/2021
Art. 18, §1º
ETP é obrigatório e deve caracterizar o interesse público e a melhor solução
Lei 14.133/2021
Art. 6º, XX
Define ETP como "documento constitutivo da primeira etapa do planejamento"
IN SGD 94/2022
Art. 11, caput
Lista os campos obrigatórios do ETP para TIC
IN SGD 94/2022
Art. 11, §1º
ETP deve ser elaborado no sistema ETP Digital (Compras.gov)
IN SGD 94/2022
Art. 11, §2º
Dispensa de ETP apenas para contratações de mesma natureza já estudadas
IN SGD 94/2022
Art. 9º, §2º, II
Integrante técnico é responsável principal pela elaboração
IPPC-TIC AGU/MGI
p. 34–57
Orientações detalhadas de preenchimento de cada campo
Atenção: O art. 18, §2º da Lei 14.133 permite dispensa do ETP apenas quando a contratação envolver "valores inferiores a 1/4 do limite do inciso II do art. 75" (≈ R$ 14.302) E o objeto for de baixa complexidade. Fora disso, o ETP é sempre obrigatório.
Resumo
Item
Detalhe
O que é
Estudo que fundamenta a necessidade e escolha da solução
Quem faz
Equipe de Planejamento (liderado pelo integrante técnico)
Onde
ETP Digital — Compras.gov.br
Quando
Após designação da EPC
Produto
ETP aprovado e assinado pela equipe
Prazo típico
15–30 dias úteis

MGR — Mapa de Gerenciamento de Riscos
MGR — Mapa de Gerenciamento de Riscos
O que é
O MGR é o documento que identifica o que pode dar errado na contratação e define o que fazer para prevenir ou minimizar esses problemas. É uma análise de riscos aplicada ao processo de contratação.
Por que existe
Toda contratação tem incertezas. O MGR força a equipe a pensar antecipadamente sobre cenários de falha:
E se o fornecedor não entregar?
E se o preço subir muito entre a pesquisa e a contratação?
E se a solução não funcionar no ambiente do IFSP?
E se houver atraso no parecer jurídico?
Identificar riscos antes evita surpresas depois.
Estrutura de cada risco
Cada risco segue a estrutura Causa → Evento → Consequência:
Elemento
Pergunta
Exemplo
Causa
O que provoca o risco?
Especificação técnica muito restritiva
Evento
O que pode acontecer?
Pregão fracassa (nenhuma empresa participa)
Consequência
Qual o impacto?
Atraso de 6 meses na contratação + necessidade de nova pesquisa
Classificação de riscos
Cada risco é classificado por probabilidade e impacto:
Nível
Probabilidade
Impacto
Baixo
Improvável que ocorra
Efeito mínimo no processo
Médio
Pode ocorrer
Atraso ou custo adicional moderado
Alto
Provável que ocorra
Compromete a contratação ou causa prejuízo
Tratamento dos riscos
Para cada risco identificado, defina uma ação:
Estratégia
Quando usar
Exemplo
Prevenir
Eliminar a causa
Ampliar especificação para permitir mais fornecedores
Mitigar
Reduzir probabilidade ou impacto
Fazer pesquisa de mercado mais ampla
Transferir
Passar o risco para outra parte
Incluir cláusula de garantia no contrato
Aceitar
Risco baixo, custo de tratamento desproporcional
Documentar e monitorar
Onde é feito
No módulo de Gestão de Riscos do Compras.gov.br. O sistema oferece uma interface para cadastrar riscos com classificação e tratamento.
Tutorial detalhado: consulte o arquivo 
TUTORIALGESTODERISCOS.pdf disponível na pasta de legislação da CCETI.
Riscos típicos em contratações de TIC
#
Risco
Tratamento usual
1
Pregão fracassado (ninguém aparece)
Pesquisa de preços com fornecedores reais; especificação não restritiva
2
Fornecedor não entrega no prazo
Cláusulas de SLA + sanção gradativa no TR
3
Solução incompatível com o ambiente
Exigir prova de conceito ou demonstração técnica
4
Aditivo por subdimensionamento
Estimativa conservadora + previsão de crescimento no ETP
5
Dependência de fornecedor único (lock-in)
Avaliar alternativas no ETP; exigir portabilidade
6
Atraso no parecer jurídico
Iniciar planejamento com antecedência; usar minutas padrão AGU
7
Mudança de escopo durante o planejamento
Definir escopo claramente no DFD; formalizar alterações
Formalização
O MGR deve ser:
Elaborado pela Equipe de Planejamento
Assinado pelos três integrantes (Req. + Téc. + Adm.)
Aprovado via ofício com assinaturas eletrônicas
Juntado ao processo no SUAP
Base legal detalhada
Norma
Dispositivo
O que determina
Lei 14.133/2021
Art. 18, §1º, X
A fase preparatória deve contemplar "a análise dos riscos que possam comprometer o sucesso da licitação e a boa execução contratual"
Lei 14.133/2021
Art. 169
Órgãos devem implementar programa de integridade com gestão de riscos
IN SGD 94/2022
Art. 14
Mapa de riscos deve conter identificação, análise e tratamento dos riscos
IN SGD 94/2022
Art. 14, §1º
Riscos devem ser monitorados ao longo de todo o processo
IPPC-TIC AGU/MGI
p. 58–61
Estrutura causa-evento-consequência + orientações de tratamento
Acórdão 2.622/2015-TCU
Plenário
Exige análise de riscos proporcionais à complexidade do objeto
Nota: Para contratações de baixo valor (dispensa art. 75, I e II), o MGR pode ser simplificado proporcionalmente, mas não dispensado — a Lei 14.133 não prevê dispensa da análise de riscos.
Resumo
Item
Detalhe
O que é
Identificação e tratamento de riscos da contratação
Quem faz
Equipe de Planejamento (todos os integrantes)
Onde
Compras.gov.br (módulo Gestão de Riscos)
Quando
Em paralelo com o ETP (riscos surgem durante o estudo)
Produto
MGR assinado + Ofício de aprovação
Prazo típico
5–10 dias úteis (junto com o ETP)

Pesquisa de Preços
Pesquisa de Preços
O que é
A pesquisa de preços é o levantamento que determina quanto o mercado cobra pelo objeto que você quer contratar. É obrigatória para qualquer contratação pública e serve para:
Definir o valor estimado da contratação
Verificar se o preço é compatível com o mercado
Prevenir superfaturamento
Subsidiar a reserva orçamentária
Base legal principal
Norma
Dispositivo
O que determina
Lei 14.133/2021
Art. 23, caput
Valor estimado deve ser compatível com mercado
Lei 14.133/2021
Art. 23, §1º
Lista os 5 parâmetros de pesquisa (bancos públicos, contratações similares, mídia, cotações, NF-e)
IN SEGES 65/2021
Art. 5º
Detalha parâmetros e critérios de pesquisa
IN SEGES 65/2021
Art. 5º, §2º
Cotação com fornecedores exige justificativa da escolha
IN SEGES 65/2021
Art. 6º
Metodologia e memória de cálculo obrigatórias
IN SGD 94/2022
Art. 20, caput
Pesquisa de preços para TIC segue a IN SEGES 65
IN SGD 94/2022
Art. 20, §1º
Pesquisa exclusivamente com fornecedores exige justificativa adicional
IN SGD 94/2022
Art. 20, §3º
PMC-TIC deve ser usado como referência de preço (se item catalogado)
IN SGD 94/2022
Art. 20, §4º
Estimativas de modelos SGD podem ser usadas como preço estimado
Fontes de pesquisa (parâmetros)
A IN SEGES 65/2021 define 5 fontes, que podem ser usadas de forma combinada:
#
Fonte
Como usar
Prioridade
1
Painel de Preços (Compras.gov)
Consultar preços registrados em atas e contratos vigentes
Alta (preferencial)
2
Contratações similares
Buscar pregões/contratos de outros órgãos (último 1 ano)
Alta
3
Mídia especializada / tabelas oficiais
Preços em portais especializados, catálogos
Média
4
Cotação direta com fornecedores
Solicitar proposta via ofício ou e-mail (mín. 3)
Média
5
Notas fiscais eletrônicas
Consultar base nacional de NF-e
Complementar
Quantas fontes são necessárias?
Mínimo 3 fontes (preferencialmente). Se não for possível obter 3, justifique por escrito por que não conseguiu (mercado restrito, produto novo, etc.).
Regras importantes
Regra
Detalhe
Validade
Orçamentos devem ter no máximo 6 meses de antecedência
Cotação com fornecedores
Deve ser via ofício/e-mail formal; justificar a escolha dos fornecedores consultados
Valores inexequíveis
Excluir valores manifestamente fora de mercado (muito abaixo ou acima) — justificar a exclusão
Metodologia
Declarar qual método usou (mediana, menor preço, média) e por que
PMC-TIC
Se o item consta no Catálogo de Soluções de TIC (PMC-TIC), usar como referência de preço
Passo a passo no IFSP
Consultar o Painel de Preços (Compras.gov) — buscar por CATMAT/CATSER ou palavra-chave
Buscar contratações similares — procurar pregões de outros IFs ou universidades no Compras.gov
Solicitar cotações — enviar ofício/e-mail para pelo menos 3 fornecedores (de preferência fabricantes)
Montar a planilha comparativa — organizar todos os preços coletados
Calcular o valor estimado — mediana ou média (justificar a escolha)
Excluir outliers — descartar preços inexequíveis ou superfaturados (com justificativa)
Redigir a Nota Técnica — documento que explica a metodologia e o resultado
Nota Técnica de Pesquisa de Preços
Além da planilha de preços, a equipe deve produzir uma Nota Técnica (art. 6º, IN SEGES 65/2021) contendo:
Fontes consultadas
Metodologia de cálculo
Justificativa de exclusão de amostras
Memória de cálculo
Valor estimado final
Aprovação
A pesquisa de preços deve ser aprovada pelos três integrantes da EPC, via Ofício de Aprovação do Mapa de Preços com assinaturas eletrônicas.
Erros comuns
Erro
Problema
Como evitar
Usar apenas cotações de fornecedores
Parcialidade — fornecedor infla preço
Priorizar Painel de Preços e contratações similares
Orçamentos com mais de 6 meses
Valores desatualizados — processo pode ser questionado
Renovar cotações antes de finalizar
Não justificar exclusão de outliers
Aparenta manipulação do preço
Documentar critério estatístico (ex: desvio > 30% da mediana)
Não consultar o PMC-TIC
Para itens catalogados, o PMC-TIC é referência obrigatória
Verificar sempre o catálogo antes de pesquisar
Pesquisar preço antes de definir o objeto
Pesquisa sem foco — preços incomparáveis
Primeiro defina no ETP o que quer, depois pesquise quanto custa
Dica específica para TIC
Para software proprietário (Microsoft, VMware, Oracle etc.):
O fabricante geralmente tem lista de preços pública ou distribuidores autorizados
Consulte o portal do fabricante + pelo menos 2 revendas
Se houver PMC-TIC para o item, use como teto
Para serviços de nuvem (AWS, Azure, GCP):
Use calculadoras de preço dos provedores
Compare com atas vigentes de nuvem de outros órgãos
Considere o modelo de consumo (pay-as-you-go vs. reservado)
Resumo
Item
Detalhe
O que é
Levantamento de preços de mercado para estimar o valor da contratação
Quem faz
Integrante técnico + integrante administrativo
Onde
Painel de Preços (Compras.gov) + cotações diretas
Quando
Após o ETP (quando o objeto já está definido)
Produto
Planilha de preços + Nota Técnica + Ofício de aprovação
Prazo típico
10–20 dias úteis

IMR — Instrumento de Medição de Resultado
IMR — Instrumento de Medição de Resultado
O que é
O IMR é o documento que define como medir se o serviço contratado está sendo bem entregue. Ele estabelece indicadores, metas e penalidades (glosas) que serão aplicados durante a execução do contrato.
Se a contratação for de compra de bens (equipamentos, licenças perpétuas), o IMR geralmente não se aplica. Ele é obrigatório para serviços.
Por que existe
Sem indicadores claros, o fiscal do contrato não tem como avaliar objetivamente se o fornecedor está entregando o que prometeu. O IMR resolve isso:
Define o que será medido (indicador)
Define quanto é aceitável (meta/nível de serviço)
Define o que acontece se não atingir a meta (glosa/sanção)
Quando usar
Tipo de contratação
IMR necessário?
Serviço continuado (suporte, nuvem, link)
Sim — obrigatório
Serviço não continuado (projeto, implantação)
Sim — obrigatório
Compra de bens (equipamento, licença)
Geralmente não (usa aceite/termo de recebimento)
Estrutura típica de um indicador
Elemento
O que é
Exemplo
Nome do indicador
O que está sendo medido
Disponibilidade do serviço
Descrição
Detalhamento
Percentual de tempo em que o serviço ficou operacional
Fórmula
Como calcular
(Horas disponíveis / Horas totais no mês) × 100
Meta
Valor aceitável
≥ 99,5% ao mês
Periodicidade
Quando medir
Mensal
Fonte de dados
Onde verificar
Relatório do sistema de monitoramento
Glosa
Desconto por descumprimento
0,5% do valor mensal para cada 0,1% abaixo da meta
Exemplos de indicadores comuns em TIC
Serviço
Indicador
Meta típica
Nuvem (IaaS)
Disponibilidade
≥ 99,9%
Suporte técnico
Tempo de resposta (chamado crítico)
≤ 1 hora
Suporte técnico
Tempo de solução (chamado normal)
≤ 8 horas úteis
Link de internet
Disponibilidade
≥ 99,7%
Link de internet
Latência
≤ 20ms
Outsourcing de impressão
Atendimento a chamado técnico
≤ 4 horas úteis
Garantia de equipamento
Tempo de substituição
≤ 1 dia útil (next business day)
Por que o IMR vem ANTES do TR
O IMR define os indicadores que serão incorporados ao Modelo de Gestão do Termo de Referência. Se você fizer o TR primeiro, vai ter que voltar e reescrever a seção de gestão. Sequência correta:
ETP → MGR → Pesquisa de Preços → IMR → TR
                                   ↓
                        (indicadores alimentam o TR)
Dicas práticas
Não invente indicadores impossíveis de medir. Se você não tem ferramenta de monitoramento, não exija SLA de 99,99%.
Seja proporcional. Glosas muito pesadas afastam fornecedores; glosas muito leves não incentivam performance.
Consulte contratos similares. Veja quais indicadores outros órgãos usaram para o mesmo tipo de serviço.
Evite indicadores binários ("cumpriu/não cumpriu"). Prefira escalas que permitam gradação.
Alinhe com o fiscal. Quem vai medir precisa ser capaz de verificar os indicadores definidos.
Base legal
IN SGD 94/2022, art. 19 — obrigatoriedade do IMR para serviços de TIC
Lei 14.133/2021, art. 18, §1º, VI — modelo de gestão como elemento do planejamento
Resumo
Item
Detalhe
O que é
Define indicadores de qualidade e penalidades por descumprimento
Quem faz
Equipe de Planejamento (integrante técnico + requisitante)
Onde
Documento livre (Word/SUAP) — modelo CCETI disponível
Quando
Antes do TR (alimenta o Modelo de Gestão)
Produto
Tabela de indicadores com metas e glosas
Prazo típico
3–5 dias úteis
Aplica-se a
Serviços (continuados e não continuados)

TR — Termo de Referência
TR — Termo de Referência
O que é
O Termo de Referência (TR) é o documento mais completo da Fase de Planejamento. Ele consolida tudo que foi estudado nos artefatos anteriores (ETP, MGR, pesquisa de preços, IMR) num documento único que será a base do edital ou da contratação direta.
Na prática, o TR diz ao mercado: "Isso é o que eu quero, nestas condições, por este preço estimado, entregue desta forma, medido por estes indicadores."
Por que é crítico
É o documento que o fornecedor lê para decidir se participa
É a base que o pregoeiro usa para julgar propostas
É o padrão que o fiscal usa para cobrar a execução
É o que o TCU analisa quando quer saber se a contratação faz sentido
Se o TR for mal escrito: pregão fracassa, contrato dá problema, fornecedor não entrega, fiscal não sabe cobrar.
Onde é feito
No Compras.gov.br, usando o modelo padronizado da AGU/MGI para TIC. Existem modelos específicos para:
Compras de TIC
Serviços de TIC
Registro de Preços (SRP)
Obrigatório: usar o modelo AGU/MGI. Não invente um modelo próprio.
Link para os modelos: gov.br/governodigital — Templates TIC
Estrutura do TR (14 seções do modelo AGU/MGI)
Seção
Conteúdo
1
Condições gerais da contratação — objeto, natureza (compra/serviço), regime de execução
2
Fundamentação e descrição da necessidade — referência ao ETP
3
Descrição da solução — especificação técnica detalhada
4
Requisitos da contratação — o que o fornecedor precisa atender
5
Modelo de execução — como o serviço será prestado
6
Modelo de gestão — fiscalização, medição (aqui entra o IMR)
7
Critérios de medição e pagamento — quando e como se paga
8
Forma e critérios de seleção — tipo de julgamento (menor preço, técnica e preço)
9
Estimativas do valor — referência à pesquisa de preços
10
Adequação orçamentária — fonte de recurso (LOA, ação, PTRES)
11
Responsabilidades — obrigações das partes
12
Penalidades — sanções por descumprimento
13
Informações complementares — anexos, catalogação CATMAT/CATSER
14
Declaração de conformidade — que o TR segue os modelos AGU/MGI
Dicas para cada seção
Seção 3 (Descrição da solução) — A mais importante
Seja objetivo nas especificações: não exija marca, mas defina requisitos mínimos
Use termos técnicos reconhecidos pelo mercado
Se indicar marca (art. 41, I, Lei 14.133), justifique tecnicamente
Não superspecifique para não restringir competição
Não subespecifique para não receber produto inadequado
Seção 5 (Modelo de execução)
Defina prazos de entrega claros (dias corridos ou úteis)
Especifique local de entrega/execução
Defina critérios de aceite (o que significa "entregue e funcionando")
Seção 6 (Modelo de gestão)
Aqui entram os indicadores do IMR
Defina frequência de relatórios (mensal, trimestral)
Defina responsáveis pela medição
Seção 12 (Penalidades)
Use gradação: advertência → multa → suspensão → inidoneidade
Multas proporcionais ao descumprimento (não punitivas demais)
Permita defesa do contratado antes de aplicar sanção
Sistema de tags coloridas (IPPC-TIC / ELIC)
Ao preencher o modelo AGU/MGI, use o código de cores para destacar alterações:
Tipo de alteração
Cor
Texto suprimido do modelo
Tachado
Texto incluído (não estava no modelo)
Vermelho
Texto adaptado/ajustado
Verde
Lacunas preenchidas (campos entre colchetes)
Azul
Justificativas internas (não vão para publicação)
Cinza
Isso é exigido pela ELIC/PGF para análise jurídica. Sem as tags, o processo volta.
Aprovação
O TR deve ser:
Assinado pela Equipe de Planejamento
Aprovado pela Autoridade Máxima de TIC (no IFSP: DTI-PRD)
Erros comuns
Erro
Consequência
Como evitar
TR não segue modelo AGU/MGI
ELIC devolve para adequação (perde 30+ dias)
Sempre use o modelo atualizado
Especificação direcionada para marca
Impugnação do edital, anulação
Especifique requisitos, não produtos
Seção de gestão sem indicadores mensuráveis
Fiscal não consegue cobrar
Use o IMR como base
Valor estimado sem fonte
Questionamento pelo controle
Referencie a pesquisa de preços
Copiar TR de outro órgão sem adaptar
Requisitos incompatíveis com o IFSP
Adapte ao contexto: prazos, locais, quantitativos
Prazo de elaboração
Complexidade
Prazo típico
Compra simples (notebooks, licenças)
7–15 dias úteis
Serviço continuado (suporte, nuvem)
15–25 dias úteis
SRP com múltiplos itens/grupos
20–30 dias úteis
Objeto complexo (fábrica de SW, DC)
30–45 dias úteis
Base legal detalhada
Norma
Dispositivo
O que determina
Lei 14.133/2021
Art. 6º, XXIII
TR é o "documento necessário para que a contratação almejada seja precisa"
Lei 14.133/2021
Art. 18, §1º, I a XII
Conteúdo mínimo obrigatório do TR
Lei 14.133/2021
Art. 40, §1º
TR deve conter definição do objeto, fundamentação, descrição da solução, requisitos, modelo de execução e gestão
IN SGD 94/2022
Art. 12, caput
TR de TIC deve seguir modelo padronizado AGU/MGI
IN SGD 94/2022
Art. 12, §1º a §5º
Aprovação pela autoridade de TIC + assinatura da EPC
IN SGD 94/2022
Art. 13
Vedação de indicar marca sem justificativa técnica (art. 41, I, Lei 14.133)
IN SGD 94/2022
Art. 18
Termos de Compromisso e Ciência (sigilo) para serviços de TIC
IPPC-TIC AGU/MGI
Inteiro
Modelo obrigatório de 14 seções + sistema de tags coloridas
PN PGF 73/2025
Art. 14
Requisitos para aceite do TR pela ELIC (minutas padrão + certificação)
Consequência prática: se o TR não usar o modelo AGU/MGI ou não seguir o código de cores, a ELIC devolve sem analisar — atrasando o processo em 30+ dias.
Resumo
Item
Detalhe
O que é
Documento que especifica o objeto, condições, gestão e pagamento
Quem faz
Equipe de Planejamento (integrante técnico lidera)
Onde
Compras.gov.br (modelo AGU/MGI)
Quando
Após pesquisa de preços e IMR
Produto
TR assinado pela EPC + aprovado pela autoridade de TIC
Prazo típico
7–45 dias úteis (depende da complexidade)