Fase 1 — Planejamento da Contratação

Do surgimento da necessidade até a aprovação do Termo de Referência. Artefatos: PCA, DFD, Portaria EPC, ETP, MGR, Pesquisa de Preços, IMR, TR.

Visão geral da Fase de Planejamento

Visão geral da Fase de Planejamento

A Fase de Planejamento é onde nasce a contratação. Tudo começa com uma necessidade ("preciso de X para fazer Y") e termina com um Termo de Referência aprovado — o documento que diz ao mercado exatamente o que você quer comprar.

Por que planejar é obrigatório?

A Lei 14.133/2021 (art. 18) determina que a fase preparatória é caracterizada pelo planejamento. Não existe atalho: sem planejamento documentado, o processo é nulo.

Além de ser obrigatório, planejar bem:

Sequência dos artefatos

Cada artefato depende do anterior. A ordem não é aleatória — existe uma lógica:

# Artefato Por que vem nesta ordem
1 PCA (Plano de Contratações Anual) Tem que estar previsto antes de começar
2 DFD (Documento de Formalização da Demanda) Formaliza "eu preciso" — é o gatilho
3 Portaria da EPC Designa quem vai fazer o trabalho
4 ETP (Estudo Técnico Preliminar) Estuda o problema, analisa alternativas
5 MGR (Mapa de Gerenciamento de Riscos) Identifica o que pode dar errado
6 Pesquisa de Preços Descobre quanto custa no mercado
7 IMR (Instrumento de Medição de Resultado) Define como medir a qualidade (se serviço)
8 TR (Termo de Referência) Consolida tudo num documento final

Onde cada artefato é feito

Artefato Sistema
PCA Compras.gov.br (módulo PGC)
DFD Compras.gov.br + SUAP (versão com assinaturas)
Portaria EPC SUAP (documento interno)
ETP Compras.gov.br (ETP Digital)
MGR Compras.gov.br (módulo de riscos)
Pesquisa de Preços Painel de Preços + cotações manuais
IMR Documento livre (modelo AGU disponível na CCETI)
TR Compras.gov.br (modelo SGD/AGU)

Quanto tempo leva?

Depende da complexidade do objeto:

Tipo de contratação Prazo típico de planejamento
Compra simples (notebooks, licenças) 30–45 dias
Serviço continuado (suporte, nuvem) 45–60 dias
SRP com múltiplos itens 60–90 dias
Projeto complexo (data center, fábrica de software) 90–120 dias

Esses prazos consideram o trabalho da equipe dedicada. Interrupções (férias, mudança de prioridade, falta de informação) estendem o prazo.

Dica prática

Não tente fazer todos os artefatos sozinho em sequência perfeita. Na prática:

Se precisar de orientação sobre como paralelizar atividades, consulte o integrante técnico da sua EPC ou a CCETI (apoio consultivo disponível).

As próximas páginas detalham cada artefato individualmente.

PCA — Plano de Contratações Anual

PCA — Plano de Contratações Anual

O que é

O Plano de Contratações Anual (PCA) é a lista de tudo que o órgão pretende contratar no exercício financeiro seguinte. Funciona como um "orçamento de compras" — se o item não está no PCA, em regra ele não pode ser contratado.

O PCA é regulamentado pelo Decreto nº 10.947/2022 e pela IN SEGES 58/2022.

Por que existe

O que você precisa saber

Se o item já está no PCA

Boa notícia — basta iniciar o DFD e referenciar o número do item no PCA. Tire um print do sistema Compras.gov.br (PGC) mostrando o item incluído e junte ao processo.

Se o item NÃO está no PCA

É possível contratar mesmo assim, mas você precisa:

  1. Justificar por que não estava previsto (demanda nova, urgência superveniente)
  2. Solicitar inclusão extemporânea (se houver janela)
  3. Ou demonstrar que se enquadra numa exceção (art. 4º, §3º, Decreto 10.947/2022)

A CCETI pode orientar sobre como proceder caso o item não conste no PCA vigente.

Quando é feito

O PCA é elaborado anualmente, geralmente entre julho e setembro do ano anterior ao da execução. Cada área demandante informa suas necessidades via DFD preliminar.

Etapa Quando Responsável
Áreas enviam DFDs preliminares Jul–Ago (ano anterior) Áreas demandantes
Consolidação e priorização Set–Out CPCA-PRA + alta administração
Aprovação e publicação Nov–Dez Autoridade competente
Disponibilização no PNCP Até 30/abr do ano de execução Área administrativa

No processo: como comprovar

Ao instruir o processo, junte ao SUAP:

Resumo

Item Detalhe
O que é Lista de contratações previstas para o ano
Quem faz Áreas demandantes + consolidação pela PRA
Onde Compras.gov.br (módulo PGC)
Quando Ano anterior à execução
Documento no processo Print do PGC ou justificativa de ausência

DFD — Documento de Formalização da Demanda

DFD — Documento de Formalização da Demanda

O que é

O DFD é o documento que diz formalmente: "eu preciso contratar isso". É o gatilho que inicia o processo de contratação. Sem DFD, não existe demanda oficial.

Quem faz: você, demandante. O DFD é de responsabilidade da área requisitante — ou seja, de quem tem a necessidade.

Norma Dispositivo O que determina
Lei 14.133/2021 Art. 18, I O DFD é o primeiro documento obrigatório da fase preparatória
IN SGD 94/2022 Art. 10 Define conteúdo obrigatório do DFD para contratações de TIC
Decreto 10.947/2022 Art. 2º, IV O DFD fundamenta a inclusão do item no PCA

O art. 18, I da Lei 14.133 é taxativo: a fase preparatória deve ser iniciada pelo DFD. Processo sem DFD é processo nulo.

Por que existe

O DFD obriga você a responder perguntas básicas antes de sair comprando:

Isso evita contratações impulsivas e garante rastreabilidade da decisão.

Como é feito (passo a passo)

No IFSP, o DFD é feito em dois lugares:

1. DFD no Compras.gov.br (obrigatório — IN SGD 94, art. 10, §1º)

Acesse o módulo PGC no Compras.gov.br e preencha os campos:

2. DFD no SUAP (versão institucional)

Crie um documento no SUAP com as mesmas informações, mas com assinaturas eletrônicas. Este é o documento que tramita internamente no IFSP.

O que colocar no DFD

Campo O que escrever Exemplo
Descrição do objeto O que você quer contratar (sem detalhe técnico excessivo) "Contratação de serviço de computação em nuvem pública (IaaS/PaaS)"
Justificativa Por que precisa — qual problema resolve "Os servidores on-premise atingiram 95% de capacidade e haverá indisponibilidade em 6 meses"
Quantitativo Estimativa inicial (pode ser refinada no ETP) "Créditos equivalentes a R$ 300.000/ano"
Alinhamento estratégico Qual objetivo do PDTIC ou PEI atende "PDTIC 2024-2026, Objetivo 3: Modernizar infraestrutura"
Tipo Compra, Serviço continuado ou Serviço não continuado "Serviço continuado"
Área requisitante Quem está pedindo "Diretoria de TI — Campus Campinas"

Erros comuns

Erro Consequência legal Como evitar
DFD muito genérico ("contratar TIC") Não atende art. 10, IN SGD 94 — pode ser devolvido Seja específico: o que, para que, para quem
DFD que já define a solução Antecipa conclusões do ETP — vicia o processo (art. 11, IN SGD 94 exige análise de alternativas) O DFD descreve o PROBLEMA, não a solução
Esquecer o DFD no Compras.gov O ETP Digital exige vinculação ao DFD no PGC Faça primeiro no Compras.gov, depois replique no SUAP
Quantitativo sem justificativa TCU questiona — Acórdão 2.622/2015-Plenário exige fundamentação Referencie base histórica, projeção ou demanda formal
DFD sem vínculo ao PDTIC Descumpre IN SGD 94, art. 7º — contratação deve estar alinhada ao planejamento de TIC Cite o item específico do PDTIC que a contratação atende

Quem faz o DFD no IFSP?

Situação Quem elabora o DFD Apoio
Demanda de campus Você (servidor do campus que tem a necessidade) Equipe de TI local pode apoiar na parte técnica
Demanda da Reitoria/DTI Área demandante da Reitoria CCETI pode auxiliar na redação técnica
Demanda de setor administrativo Chefia do setor demandante CPCA-PRA orienta sobre formato

O DFD é sempre responsabilidade de quem demanda. Ninguém pode formalizar sua necessidade por você — só você sabe o que precisa e por quê.

Resumo

Item Detalhe
O que é Formalização da necessidade de contratar
Quem faz Você (área requisitante / demandante)
Onde Compras.gov.br (PGC) + SUAP
Quando Antes de tudo — é o 1º passo
Produto DFD registrado no Compras.gov + versão assinada no SUAP
Apoio disponível CCETI (orientação técnica), CPCA (formato processual)

Portaria da Equipe de Planejamento (EPC)

Portaria da Equipe de Planejamento (EPC)

O que é

A Portaria da EPC é o ato administrativo que designa formalmente os servidores responsáveis por conduzir o planejamento da contratação. Sem essa portaria, nenhum documento produzido pela equipe tem validade.

Por que existe

A IN SGD 94/2022 (art. 9º) exige que toda contratação de TIC seja planejada por uma equipe com, no mínimo, três integrantes com papéis definidos. A portaria:

Composição obrigatória

Papel Perfil O que faz
Integrante Requisitante Servidor da área que precisa da solução Define necessidades de negócio, valida se a solução atende
Integrante Técnico Servidor de TI (CCETI, DTI ou equipe do campus) Especifica tecnicamente, pesquisa mercado, redige ETP e TR
Integrante Administrativo Servidor da área administrativa (CPCA-PRA) Pesquisa de preços, instrução processual, formalidades

Cada integrante deve ter titular e substituto (para garantir continuidade em caso de afastamento).

Modelo simplificado

PORTARIA Nº ____/IFSP, DE __ DE ________ DE 20__

O [autoridade], no uso de suas atribuições (...), RESOLVE:

Art. 1º Instituir a Equipe de Planejamento da Contratação de [descrição sucinta do objeto].

Art. 2º Designar os seguintes servidores:

  Integrante Requisitante: [Nome] — SIAPE [nº]
  Integrante Requisitante substituto: [Nome] — SIAPE [nº]
  Integrante Técnico: [Nome] — SIAPE [nº]
  Integrante Técnico substituto: [Nome] — SIAPE [nº]
  Integrante Administrativo: [Nome] — SIAPE [nº]
  Integrante Administrativo substituto: [Nome] — SIAPE [nº]

Art. 3º A Equipe deverá concluir o ETP no prazo de [XX] dias.

Art. 4º Esta Portaria entra em vigor na data de sua assinatura.

Quem assina

A autoridade competente para designar a EPC. No IFSP:

Quando fazer

Imediatamente após a aprovação do DFD. A equipe só pode começar a trabalhar no ETP depois de publicada a portaria.

Sequência Evento
1 DFD aprovado
2 Autoridade designa a EPC (portaria)
3 EPC inicia o ETP

Pontos de atenção

Resumo

Item Detalhe
O que é Portaria que designa a equipe responsável pelo planejamento
Quem faz Autoridade competente (DTI-PRD ou Diretor campus)
Onde SUAP (documento interno)
Quando Logo após aprovação do DFD
Produto Portaria publicada com nomes, papéis e prazo

ETP — Estudo Técnico Preliminar

ETP — Estudo Técnico Preliminar

O que é

O ETP é o documento que fundamenta a necessidade da contratação e demonstra que a solução escolhida é a mais adequada. É o "coração" do planejamento — se o ETP for fraco, todo o processo fica vulnerável a questionamentos.

Pense no ETP como a resposta documentada para: "Provei que estudei o problema, analisei as alternativas e esta é a melhor solução considerando custo, risco e viabilidade."

Por que é o documento mais importante

O ETP é onde você:

Se algum dia o TCU perguntar "por que vocês contrataram isso?", a resposta está no ETP.

Onde é feito

No ETP Digital do Compras.gov.br. A plataforma oferece um formulário estruturado com todos os campos obrigatórios. Acesse via:

Conteúdo obrigatório (IN SGD 94/2022, art. 11)

# Campo do ETP O que preencher
1 Descrição da necessidade Qual problema de negócio precisa ser resolvido
2 Área requisitante Quem está pedindo (setor, campus)
3 Necessidades de negócio Objetivos estratégicos que serão atendidos (vincular ao PDTIC)
4 Necessidades tecnológicas Requisitos técnicos da solução
5 Demais requisitos SLA, segurança, acessibilidade, sustentabilidade
6 Estimativa da demanda Quantitativo fundamentado (base histórica ou projeção)
7 Levantamento de soluções Alternativas de mercado pesquisadas (mínimo 3)
8 Análise comparativa Prós e contras de cada alternativa
9 Registro de soluções descartadas Por que as outras opções não servem
10 Solução escolhida Qual foi selecionada e por que
11 Estimativa de custo Valor preliminar (será refinado na pesquisa de preços)
12 Declaração de viabilidade Conclusão: "é viável e recomendo prosseguir"

Ordem sugerida de preenchimento

Não preencha na ordem numérica dos campos. A sequência lógica recomendada é:

Ordem Campo Motivo
1º Descrição da necessidade Comece pelo problema
2º Área requisitante Quem pede
3º Necessidades de negócio Por que importa
4º Levantamento de soluções O que existe no mercado
5º Necessidades tecnológicas Requisitos que filtram alternativas
6º Análise comparativa Compara o que sobrou
7º Estimativa da demanda Quanto preciso
8º Estimativa de custo Quanto custa (preliminar)
9º Demais requisitos Complementos
10º Declaração de viabilidade Conclusão

Dicas práticas para um bom ETP

  1. Descreva o problema, não a solução. "Os servidores estão com 95% de ocupação e haverá indisponibilidade em 6 meses" é melhor que "Preciso comprar servidor Dell PowerEdge".

  2. Pesquise pelo menos 3 alternativas. Inclua sempre a opção "não contratar" (o que acontece se não fizer nada?).

  3. Use dados. Números, métricas, histórico. "O consumo cresceu 30% ao ano nos últimos 3 anos" é verificável.

  4. Referencie o PDTIC. Mostre que a contratação está prevista no planejamento institucional.

  5. Não copie de outros ETPs sem adaptar. Cada contratação tem contexto próprio. O TCU identifica ETPs genéricos.

Erros comuns

Erro Consequência Como evitar
ETP genérico ("contratação necessária para melhorar a TI") TCU/CGU pode questionar motivação Seja específico: dados, métricas, impacto
Não analisar alternativas Aparenta direcionamento Sempre liste e compare pelo menos 3 opções
Copiar ETP de outro órgão sem adaptar Contexto diferente = justificativa inválida Use como referência, mas adapte ao IFSP
Estimativa de custo sem fonte Preço inventado Base em pesquisa preliminar (painel de preços, contratos similares)
Não considerar "não contratar" Falta análise de alternativa zero Explique o risco de não fazer nada

Participação em IRP (Intenção de Registro de Preços)

Se a contratação for via Sistema de Registro de Preços (SRP) e outro órgão já estiver gerenciando um pregão com objeto similar, você pode participar como órgão participante. Nesse caso:

Norma Dispositivo O que determina
Lei 14.133/2021 Art. 18, §1º ETP é obrigatório e deve caracterizar o interesse público e a melhor solução
Lei 14.133/2021 Art. 6º, XX Define ETP como "documento constitutivo da primeira etapa do planejamento"
IN SGD 94/2022 Art. 11, caput Lista os campos obrigatórios do ETP para TIC
IN SGD 94/2022 Art. 11, §1º ETP deve ser elaborado no sistema ETP Digital (Compras.gov)
IN SGD 94/2022 Art. 11, §2º Dispensa de ETP apenas para contratações de mesma natureza já estudadas
IN SGD 94/2022 Art. 9º, §2º, II Integrante técnico é responsável principal pela elaboração
IPPC-TIC AGU/MGI p. 34–57 Orientações detalhadas de preenchimento de cada campo

Atenção: O art. 18, §2º da Lei 14.133 permite dispensa do ETP apenas quando a contratação envolver "valores inferiores a 1/4 do limite do inciso II do art. 75" (≈ R$ 14.302) E o objeto for de baixa complexidade. Fora disso, o ETP é sempre obrigatório.

Resumo

Item Detalhe
O que é Estudo que fundamenta a necessidade e escolha da solução
Quem faz Equipe de Planejamento (liderado pelo integrante técnico)
Onde ETP Digital — Compras.gov.br
Quando Após designação da EPC
Produto ETP aprovado e assinado pela equipe
Prazo típico 15–30 dias úteis

MGR — Mapa de Gerenciamento de Riscos

MGR — Mapa de Gerenciamento de Riscos

O que é

O MGR é o documento que identifica o que pode dar errado na contratação e define o que fazer para prevenir ou minimizar esses problemas. É uma análise de riscos aplicada ao processo de contratação.

Por que existe

Toda contratação tem incertezas. O MGR força a equipe a pensar antecipadamente sobre cenários de falha:

Identificar riscos antes evita surpresas depois.

Estrutura de cada risco

Cada risco segue a estrutura Causa → Evento → Consequência:

Elemento Pergunta Exemplo
Causa O que provoca o risco? Especificação técnica muito restritiva
Evento O que pode acontecer? Pregão fracassa (nenhuma empresa participa)
Consequência Qual o impacto? Atraso de 6 meses na contratação + necessidade de nova pesquisa

Classificação de riscos

Cada risco é classificado por probabilidade e impacto:

Nível Probabilidade Impacto
Baixo Improvável que ocorra Efeito mínimo no processo
Médio Pode ocorrer Atraso ou custo adicional moderado
Alto Provável que ocorra Compromete a contratação ou causa prejuízo

Tratamento dos riscos

Para cada risco identificado, defina uma ação:

Estratégia Quando usar Exemplo
Prevenir Eliminar a causa Ampliar especificação para permitir mais fornecedores
Mitigar Reduzir probabilidade ou impacto Fazer pesquisa de mercado mais ampla
Transferir Passar o risco para outra parte Incluir cláusula de garantia no contrato
Aceitar Risco baixo, custo de tratamento desproporcional Documentar e monitorar

Onde é feito

No módulo de Gestão de Riscos do Compras.gov.br. O sistema oferece uma interface para cadastrar riscos com classificação e tratamento.

Tutorial detalhado: consulte o arquivo TUTORIALGESTODERISCOS.pdf disponível na pasta de legislação da CCETI.

Riscos típicos em contratações de TIC

# Risco Tratamento usual
1 Pregão fracassado (ninguém aparece) Pesquisa de preços com fornecedores reais; especificação não restritiva
2 Fornecedor não entrega no prazo Cláusulas de SLA + sanção gradativa no TR
3 Solução incompatível com o ambiente Exigir prova de conceito ou demonstração técnica
4 Aditivo por subdimensionamento Estimativa conservadora + previsão de crescimento no ETP
5 Dependência de fornecedor único (lock-in) Avaliar alternativas no ETP; exigir portabilidade
6 Atraso no parecer jurídico Iniciar planejamento com antecedência; usar minutas padrão AGU
7 Mudança de escopo durante o planejamento Definir escopo claramente no DFD; formalizar alterações

Formalização

O MGR deve ser:

  1. Elaborado pela Equipe de Planejamento
  2. Assinado pelos três integrantes (Req. + Téc. + Adm.)
  3. Aprovado via ofício com assinaturas eletrônicas
  4. Juntado ao processo no SUAP
Norma Dispositivo O que determina
Lei 14.133/2021 Art. 18, §1º, X A fase preparatória deve contemplar "a análise dos riscos que possam comprometer o sucesso da licitação e a boa execução contratual"
Lei 14.133/2021 Art. 169 Órgãos devem implementar programa de integridade com gestão de riscos
IN SGD 94/2022 Art. 14 Mapa de riscos deve conter identificação, análise e tratamento dos riscos
IN SGD 94/2022 Art. 14, §1º Riscos devem ser monitorados ao longo de todo o processo
IPPC-TIC AGU/MGI p. 58–61 Estrutura causa-evento-consequência + orientações de tratamento
Acórdão 2.622/2015-TCU Plenário Exige análise de riscos proporcionais à complexidade do objeto

Nota: Para contratações de baixo valor (dispensa art. 75, I e II), o MGR pode ser simplificado proporcionalmente, mas não dispensado — a Lei 14.133 não prevê dispensa da análise de riscos.

Resumo

Item Detalhe
O que é Identificação e tratamento de riscos da contratação
Quem faz Equipe de Planejamento (todos os integrantes)
Onde Compras.gov.br (módulo Gestão de Riscos)
Quando Em paralelo com o ETP (riscos surgem durante o estudo)
Produto MGR assinado + Ofício de aprovação
Prazo típico 5–10 dias úteis (junto com o ETP)

Pesquisa de Preços

Pesquisa de Preços

O que é

A pesquisa de preços é o levantamento que determina quanto o mercado cobra pelo objeto que você quer contratar. É obrigatória para qualquer contratação pública e serve para:

Norma Dispositivo O que determina
Lei 14.133/2021 Art. 23, caput Valor estimado deve ser compatível com mercado
Lei 14.133/2021 Art. 23, §1º Lista os 5 parâmetros de pesquisa (bancos públicos, contratações similares, mídia, cotações, NF-e)
IN SEGES 65/2021 Art. 5º Detalha parâmetros e critérios de pesquisa
IN SEGES 65/2021 Art. 5º, §2º Cotação com fornecedores exige justificativa da escolha
IN SEGES 65/2021 Art. 6º Metodologia e memória de cálculo obrigatórias
IN SGD 94/2022 Art. 20, caput Pesquisa de preços para TIC segue a IN SEGES 65
IN SGD 94/2022 Art. 20, §1º Pesquisa exclusivamente com fornecedores exige justificativa adicional
IN SGD 94/2022 Art. 20, §3º PMC-TIC deve ser usado como referência de preço (se item catalogado)
IN SGD 94/2022 Art. 20, §4º Estimativas de modelos SGD podem ser usadas como preço estimado

Fontes de pesquisa (parâmetros)

A IN SEGES 65/2021 define 5 fontes, que podem ser usadas de forma combinada:

# Fonte Como usar Prioridade
1 Painel de Preços (Compras.gov) Consultar preços registrados em atas e contratos vigentes Alta (preferencial)
2 Contratações similares Buscar pregões/contratos de outros órgãos (último 1 ano) Alta
3 Mídia especializada / tabelas oficiais Preços em portais especializados, catálogos Média
4 Cotação direta com fornecedores Solicitar proposta via ofício ou e-mail (mín. 3) Média
5 Notas fiscais eletrônicas Consultar base nacional de NF-e Complementar

Quantas fontes são necessárias?

Mínimo 3 fontes (preferencialmente). Se não for possível obter 3, justifique por escrito por que não conseguiu (mercado restrito, produto novo, etc.).

Regras importantes

Regra Detalhe
Validade Orçamentos devem ter no máximo 6 meses de antecedência
Cotação com fornecedores Deve ser via ofício/e-mail formal; justificar a escolha dos fornecedores consultados
Valores inexequíveis Excluir valores manifestamente fora de mercado (muito abaixo ou acima) — justificar a exclusão
Metodologia Declarar qual método usou (mediana, menor preço, média) e por que
PMC-TIC Se o item consta no Catálogo de Soluções de TIC (PMC-TIC), usar como referência de preço

Passo a passo no IFSP

  1. Consultar o Painel de Preços (Compras.gov) — buscar por CATMAT/CATSER ou palavra-chave
  2. Buscar contratações similares — procurar pregões de outros IFs ou universidades no Compras.gov
  3. Solicitar cotações — enviar ofício/e-mail para pelo menos 3 fornecedores (de preferência fabricantes)
  4. Montar a planilha comparativa — organizar todos os preços coletados
  5. Calcular o valor estimado — mediana ou média (justificar a escolha)
  6. Excluir outliers — descartar preços inexequíveis ou superfaturados (com justificativa)
  7. Redigir a Nota Técnica — documento que explica a metodologia e o resultado

Nota Técnica de Pesquisa de Preços

Além da planilha de preços, a equipe deve produzir uma Nota Técnica (art. 6º, IN SEGES 65/2021) contendo:

Aprovação

A pesquisa de preços deve ser aprovada pelos três integrantes da EPC, via Ofício de Aprovação do Mapa de Preços com assinaturas eletrônicas.

Erros comuns

Erro Problema Como evitar
Usar apenas cotações de fornecedores Parcialidade — fornecedor infla preço Priorizar Painel de Preços e contratações similares
Orçamentos com mais de 6 meses Valores desatualizados — processo pode ser questionado Renovar cotações antes de finalizar
Não justificar exclusão de outliers Aparenta manipulação do preço Documentar critério estatístico (ex: desvio > 30% da mediana)
Não consultar o PMC-TIC Para itens catalogados, o PMC-TIC é referência obrigatória Verificar sempre o catálogo antes de pesquisar
Pesquisar preço antes de definir o objeto Pesquisa sem foco — preços incomparáveis Primeiro defina no ETP o que quer, depois pesquise quanto custa

Dica específica para TIC

Para software proprietário (Microsoft, VMware, Oracle etc.):

Para serviços de nuvem (AWS, Azure, GCP):

Resumo

Item Detalhe
O que é Levantamento de preços de mercado para estimar o valor da contratação
Quem faz Integrante técnico + integrante administrativo
Onde Painel de Preços (Compras.gov) + cotações diretas
Quando Após o ETP (quando o objeto já está definido)
Produto Planilha de preços + Nota Técnica + Ofício de aprovação
Prazo típico 10–20 dias úteis

IMR — Instrumento de Medição de Resultado

IMR — Instrumento de Medição de Resultado

O que é

O IMR é o documento que define como medir se o serviço contratado está sendo bem entregue. Ele estabelece indicadores, metas e penalidades (glosas) que serão aplicados durante a execução do contrato.

Se a contratação for de compra de bens (equipamentos, licenças perpétuas), o IMR geralmente não se aplica. Ele é obrigatório para serviços.

Por que existe

Sem indicadores claros, o fiscal do contrato não tem como avaliar objetivamente se o fornecedor está entregando o que prometeu. O IMR resolve isso:

Quando usar

Tipo de contratação IMR necessário?
Serviço continuado (suporte, nuvem, link) Sim — obrigatório
Serviço não continuado (projeto, implantação) Sim — obrigatório
Compra de bens (equipamento, licença) Geralmente não (usa aceite/termo de recebimento)

Estrutura típica de um indicador

Elemento O que é Exemplo
Nome do indicador O que está sendo medido Disponibilidade do serviço
Descrição Detalhamento Percentual de tempo em que o serviço ficou operacional
Fórmula Como calcular (Horas disponíveis / Horas totais no mês) × 100
Meta Valor aceitável ≥ 99,5% ao mês
Periodicidade Quando medir Mensal
Fonte de dados Onde verificar Relatório do sistema de monitoramento
Glosa Desconto por descumprimento 0,5% do valor mensal para cada 0,1% abaixo da meta

Exemplos de indicadores comuns em TIC

Serviço Indicador Meta típica
Nuvem (IaaS) Disponibilidade ≥ 99,9%
Suporte técnico Tempo de resposta (chamado crítico) ≤ 1 hora
Suporte técnico Tempo de solução (chamado normal) ≤ 8 horas úteis
Link de internet Disponibilidade ≥ 99,7%
Link de internet Latência ≤ 20ms
Outsourcing de impressão Atendimento a chamado técnico ≤ 4 horas úteis
Garantia de equipamento Tempo de substituição ≤ 1 dia útil (next business day)

Por que o IMR vem ANTES do TR

O IMR define os indicadores que serão incorporados ao Modelo de Gestão do Termo de Referência. Se você fizer o TR primeiro, vai ter que voltar e reescrever a seção de gestão. Sequência correta:

ETP → MGR → Pesquisa de Preços → IMR → TR
                                   ↓
                        (indicadores alimentam o TR)

Dicas práticas

  1. Não invente indicadores impossíveis de medir. Se você não tem ferramenta de monitoramento, não exija SLA de 99,99%.

  2. Seja proporcional. Glosas muito pesadas afastam fornecedores; glosas muito leves não incentivam performance.

  3. Consulte contratos similares. Veja quais indicadores outros órgãos usaram para o mesmo tipo de serviço.

  4. Evite indicadores binários ("cumpriu/não cumpriu"). Prefira escalas que permitam gradação.

  5. Alinhe com o fiscal. Quem vai medir precisa ser capaz de verificar os indicadores definidos.

Resumo

Item Detalhe
O que é Define indicadores de qualidade e penalidades por descumprimento
Quem faz Equipe de Planejamento (integrante técnico + requisitante)
Onde Documento livre (Word/SUAP) — modelo CCETI disponível
Quando Antes do TR (alimenta o Modelo de Gestão)
Produto Tabela de indicadores com metas e glosas
Prazo típico 3–5 dias úteis
Aplica-se a Serviços (continuados e não continuados)

TR — Termo de Referência

TR — Termo de Referência

O que é

O Termo de Referência (TR) é o documento mais completo da Fase de Planejamento. Ele consolida tudo que foi estudado nos artefatos anteriores (ETP, MGR, pesquisa de preços, IMR) num documento único que será a base do edital ou da contratação direta.

Na prática, o TR diz ao mercado: "Isso é o que eu quero, nestas condições, por este preço estimado, entregue desta forma, medido por estes indicadores."

Por que é crítico

Se o TR for mal escrito: pregão fracassa, contrato dá problema, fornecedor não entrega, fiscal não sabe cobrar.

Onde é feito

No Compras.gov.br, usando o modelo padronizado da AGU/MGI para TIC. Existem modelos específicos para:

Obrigatório: usar o modelo AGU/MGI. Não invente um modelo próprio.

Estrutura do TR (14 seções do modelo AGU/MGI)

Seção Conteúdo
1 Condições gerais da contratação — objeto, natureza (compra/serviço), regime de execução
2 Fundamentação e descrição da necessidade — referência ao ETP
3 Descrição da solução — especificação técnica detalhada
4 Requisitos da contratação — o que o fornecedor precisa atender
5 Modelo de execução — como o serviço será prestado
6 Modelo de gestão — fiscalização, medição (aqui entra o IMR)
7 Critérios de medição e pagamento — quando e como se paga
8 Forma e critérios de seleção — tipo de julgamento (menor preço, técnica e preço)
9 Estimativas do valor — referência à pesquisa de preços
10 Adequação orçamentária — fonte de recurso (LOA, ação, PTRES)
11 Responsabilidades — obrigações das partes
12 Penalidades — sanções por descumprimento
13 Informações complementares — anexos, catalogação CATMAT/CATSER
14 Declaração de conformidade — que o TR segue os modelos AGU/MGI

Dicas para cada seção

Seção 3 (Descrição da solução) — A mais importante

Seção 5 (Modelo de execução)

Seção 6 (Modelo de gestão)

Seção 12 (Penalidades)

Sistema de tags coloridas (IPPC-TIC / ELIC)

Ao preencher o modelo AGU/MGI, use o código de cores para destacar alterações:

Tipo de alteração Cor
Texto suprimido do modelo Tachado
Texto incluído (não estava no modelo) Vermelho
Texto adaptado/ajustado Verde
Lacunas preenchidas (campos entre colchetes) Azul
Justificativas internas (não vão para publicação) Cinza

Isso é exigido pela ELIC/PGF para análise jurídica. Sem as tags, o processo volta.

Aprovação

O TR deve ser:

  1. Assinado pela Equipe de Planejamento
  2. Aprovado pela Autoridade Máxima de TIC (no IFSP: DTI-PRD)

Erros comuns

Erro Consequência Como evitar
TR não segue modelo AGU/MGI ELIC devolve para adequação (perde 30+ dias) Sempre use o modelo atualizado
Especificação direcionada para marca Impugnação do edital, anulação Especifique requisitos, não produtos
Seção de gestão sem indicadores mensuráveis Fiscal não consegue cobrar Use o IMR como base
Valor estimado sem fonte Questionamento pelo controle Referencie a pesquisa de preços
Copiar TR de outro órgão sem adaptar Requisitos incompatíveis com o IFSP Adapte ao contexto: prazos, locais, quantitativos

Prazo de elaboração

Complexidade Prazo típico
Compra simples (notebooks, licenças) 7–15 dias úteis
Serviço continuado (suporte, nuvem) 15–25 dias úteis
SRP com múltiplos itens/grupos 20–30 dias úteis
Objeto complexo (fábrica de SW, DC) 30–45 dias úteis
Norma Dispositivo O que determina
Lei 14.133/2021 Art. 6º, XXIII TR é o "documento necessário para que a contratação almejada seja precisa"
Lei 14.133/2021 Art. 18, §1º, I a XII Conteúdo mínimo obrigatório do TR
Lei 14.133/2021 Art. 40, §1º TR deve conter definição do objeto, fundamentação, descrição da solução, requisitos, modelo de execução e gestão
IN SGD 94/2022 Art. 12, caput TR de TIC deve seguir modelo padronizado AGU/MGI
IN SGD 94/2022 Art. 12, §1º a §5º Aprovação pela autoridade de TIC + assinatura da EPC
IN SGD 94/2022 Art. 13 Vedação de indicar marca sem justificativa técnica (art. 41, I, Lei 14.133)
IN SGD 94/2022 Art. 18 Termos de Compromisso e Ciência (sigilo) para serviços de TIC
IPPC-TIC AGU/MGI Inteiro Modelo obrigatório de 14 seções + sistema de tags coloridas
PN PGF 73/2025 Art. 14 Requisitos para aceite do TR pela ELIC (minutas padrão + certificação)

Consequência prática: se o TR não usar o modelo AGU/MGI ou não seguir o código de cores, a ELIC devolve sem analisar — atrasando o processo em 30+ dias.

Resumo

Item Detalhe
O que é Documento que especifica o objeto, condições, gestão e pagamento
Quem faz Equipe de Planejamento (integrante técnico lidera)
Onde Compras.gov.br (modelo AGU/MGI)
Quando Após pesquisa de preços e IMR
Produto TR assinado pela EPC + aprovado pela autoridade de TIC
Prazo típico 7–45 dias úteis (depende da complexidade)