3.4. Modelo de resposta para simplificação

A seguir disponibilizamos exemplos hipotéticos de simplificação e os padrões de respostas sugeridos.

Solicitação Hipotética A:

"Gostaria sugerir a simplificação dos procedimentos de reopção de curso, para não termos de apresentar tantos documentos que já tem no câmpus."

I. síntese do motivo da solicitação de simplificação: reduzir o número de documentos requeridos para reopção de curso.

Nessa situação hipotética, há dois cenários possíveis:

I. após análise do pedido de simplificação pela Diretoria de Gestão Acadêmica e Processo Seletivo, verificou-se que é possível otimizar o processo de reopção de curso, criando um edital de interesse contínuo e não mais solicitando documentos que podem ser acessados internamente via Suap pelo câmpus onde o curso de interesse é ofertado. O novo formato do serviço será estruturado nos próximos meses, para que a seleção para ingresso via reopção de curso já ocorra no novo formato.

II. após análise do pedido de simplificação pela Diretoria de Gestão Acadêmica e Processo Seletivo, verificou-se que não é possível otimizar o processo de reopção de curso, conforme requerido, pois todos os documentos solicitados ainda não estão disponíveis para acesso entre câmpus. Assim, a implementação de um novo formato de seleção demandaria a reestruturação do Suap, para que todos os câmpus possam acessar os dados acadêmicos que não sejam de alunos de sua unidade, o que demanda tempo e recursos financeiros e de pessoal. Portanto, no curto prazo não é possível atender a solicitação.

Padrão de resposta sugerido para o Cenário I:

Em atenção à presente solicitação de simplificação do serviço de reopção de curso do Instituto Federal de São Paulo (IFSP), após análise verificou-se a possibilidade de implementar um edital de interesse contínuo e a exclusão da exigência da apresentação de documentos que já constam no prontuário dos estudantes.  Os documentos poderão ser acessados pela unidade onde o curso de interesse é ofertado por meio do Sistema Unificado de Administração Pública (Suap), dispensando a exigência de nova apresentação pelo candidato.

O processo de estruturação do novo formato do serviço será iniciado neste mês e tem prazo previsto para conclusão até o próximo mês, com implementação no mês subsequente. Espera-se que os estudantes já possam usufruir do serviço remodelado para reopção de cursos com ingresso no próximo semestre.

O acompanhamento das ações poderá ocorrer por meio da publicação das normas e demais documentos que serão editados a respeito do funcionamento do serviço, a serem publicados em www.ifsp.edu.br. Também será dada amplo conhecimento aos estudantes de todos os câmpus via e-mail institucional e mensagem no Suap.

Padrão de resposta sugerido para o Cenário II:

Em atenção à presente solicitação de simplificação do serviço de reopção de curso do Instituto Federal de São Paulo (IFSP), após análise verificou-se que não será possível implementar a alteração do serviço neste momento, pois não dispomos de recursos tecnológicos que dispensem a apresentação dos documentos requeridos atualmente.

No momento, o acesso aos registros do prontuário dos estudantes é feito apenas na unidade onde se encontram matriculados. Assim, para dispensar a apresentação de documentos é necessária uma alteração na programação do Sistema Unificado de Administração Pública (Suap), o que não é viável no momento, pois exige recursos humanos e financeiros. 

Agradecemos seu interesse em contribuir para a simplificação de nossos serviços e informamos que, tão logo seja viável revisar os fluxos de prestação do serviço de reopção de curso, toda a comunidade acadêmica tomará ciência por meio dos canais de comunicação institucionais.